Mudar los documentos a la nube puede simplificar la manera en que su equipo almacena, encuentra y comparte archivos. Pero sin la configuración adecuada, podría encontrarse con que el proceso se vuelve caótico rápidamente.
Los archivos duplicados, la propiedad poco clara y los permisos obsoletos se arrastran de tus sistemas actuales.
En esta guía, aprenderás sobre la administración de documentos en la nube y las mejores prácticas para organizar tus documentos en la nube para que tu equipo pueda encontrar, compartir y controlar el acceso a los archivos de manera más eficaz.
Si te estás preguntando qué es la administración de documentos a grandes rasgos, consulta nuestra guía sobre administración de documentos.
¿Qué es la administración de documentos en la nube?
La gestión de documentos en la nube es un sistema que añade estructura y control a tu solución de almacenamiento en la nube.
Los servicios de almacenamiento en la nube para empresas como Proton Drive, Dropbox y Google Drive te ofrecen un lugar para almacenar y consolidar archivos en línea. El proceso de definir las reglas de cómo se almacenan, comparten, nombran y trabajan los documentos es lo que hace que esos sistemas de gestión de documentos sean eficaces.
Sin una estructura clara y controles sólidos, tu equipo pasa más tiempo buscando archivos, se arriesga a compartir información incorrecta y pierde visibilidad sobre quién puede acceder a los datos confidenciales.
¿Por qué necesitan las empresas un sistema de gestión de documentos en la nube?
Gestionar documentos de manera eficaz en un entorno basado en la nube te permite:
- Trabajar desde cualquier lugar: cuando los documentos están almacenados en la nube, el trabajo puede continuar incluso si alguien no está en su escritorio o no tiene el dispositivo adecuado. De esta manera, tu equipo puede trabajar de forma eficiente y nadie se queda bloqueado esperando un archivo reenviado.
- Mantener los datos confidenciales seguros y conformes a las normativas: un sistema centralizado en la nube te permite aplicar controles de acceso, cifrado y registro de auditoría coherentes en todo, desde las políticas internas de recursos humanos hasta los datos financieros de los clientes. Esa coherencia es lo que buscan los auditores y lo que esperan los reguladores.
- Escalar a medida que crecen tus necesidades: el volumen de documentos suele aumentar de forma impredecible a medida que se lanzan nuevos productos y se avecinan auditorías. Los sistemas en la nube te permiten escalar sin pagar por una capacidad que aún no utilizas ni tener que aprovisionar nueva infraestructura.
- Colaborar en la misma versión: los sistemas basados en la nube suelen incluir editores de documentos en línea que permiten a tus equipos trabajar juntos en un único archivo. Esto elimina la confusión de versiones y el riesgo de que alguien trabaje con un contrato desactualizado.
Una nota sobre priorizar la seguridad frente a la comodidad
Las empresas trasladan sus documentos a la nube para que sean más fáciles de acceder y compartir. Sin embargo, con demasiada frecuencia, la seguridad pasa a un segundo plano, lo que puede provocar la exposición de datos o riesgos de cumplimiento.
Revisa cómo gestiona tu proveedor el cifrado y dónde se almacenan los datos. Esto es especialmente importante si almacenas registros financieros, datos de clientes o contratos confidenciales, y te permite garantizar el cumplimiento del GDPR y de las normativas específicas del sector.
Si tu proveedor puede acceder a tus archivos, una vulneración por su parte puede exponer tus datos. Elige un proveedor que utilice cifrado de extremo a extremo (lo que significa que solo tú puedes acceder a tus archivos).
Las 6 mejores prácticas para la gestión de documentos en la nube
Una vez que hayas seleccionado una solución, puedes configurar reglas y procesos claros para que tu equipo pueda gestionar documentos de forma segura y coherente.
- Haz de la nube el espacio de trabajo por defecto de tu equipo
Si tu equipo sigue almacenando archivos localmente, enviando archivos adjuntos por correo electrónico o tratando la nube como una copia de seguridad, perderás visibilidad y control sobre tus documentos.
Establece la pauta de que el trabajo se realiza en la nube. Crea y edita archivos allí, comparte enlaces en lugar de archivos adjuntos y almacena documentos en carpetas compartidas, no en dispositivos locales.
Al incorporar a nuevos miembros al equipo, haz que empiecen a trabajar en la nube desde el primer día y muéstrales dónde buscar, almacenar y compartir documentos. Consulta nuestras listas de comprobación para la incorporación para obtener más información sobre cómo crear una experiencia fluida para los nuevos empleados desde el primer día y asegurarte de que saben cómo funciona tu sistema de gestión de documentos en la nube.
Hacer de la nube tu espacio de trabajo por defecto garantiza que tu equipo siga procesos coherentes, mejora la colaboración y mantiene seguros los documentos.
- Comprender cómo crea y colabora tu equipo
Tu sistema de gestión de archivos debe reflejar cómo trabaja tu equipo, no obligar a tu equipo a adaptarse a él.
Empieza por identificar algunos tipos de documentos habituales, como contratos, facturas o informes internos. Para cada uno de ellos, define:
- Dónde se crea
- Quién necesita acceder en cada etapa
- Cómo se revisa y se aprueba
- Dónde se almacena una vez finalizado
Utiliza esto para configurar carpetas, permisos y reglas de nomenclatura que reflejen cómo trabaja tu equipo.
- Crear una estructura de carpetas y unas directrices que sean fáciles de usar y de consultar
Una estructura eficaz de gestión de archivos ayuda a tu equipo a encontrar los documentos adecuados rápidamente, reduce los errores y protege la información confidencial.
Empieza con una estructura sencilla y predecible basada en cómo trabaja tu equipo (por departamento, proyecto o cliente), lo que mejor refleje cómo busca la gente los archivos de forma naturaleza.
Utiliza nombres claros y coherentes para las carpetas para que sea obvio qué pertenece a cada lugar. Por ejemplo:
Cliente–Proyecto–Tipo de documento–Versión–Fecha
AcmeCorp–WebsiteRedesign–Contract–v2–2026-04-20
Documenta algunas reglas básicas, como dónde almacenar los borradores frente a las versiones finales y cómo nombrar los archivos. Comparte estas directrices con tu equipo y aplícalas de forma coherente.
- Mantener el orden de forma coherente en todos los archivos
- Utilizar nombres claros y descriptivos (evita las abreviaturas a menos que sean muy conocidas)
- Utilizar números de versión (v1, v2) en lugar de “final” o “último”
- Utilizar el formato de fecha ISO (AAAA-MM-DD) para que los archivos se ordenen correctamente
- Utilizar plantillas de documentos siempre que sea relevante
- Tratar el historial de versiones como un registro de auditoría
Sin un historial de versiones, pierdes visibilidad sobre quién cambió un documento, qué cambió y cuándo. Esto hace que sea más difícil corregir errores, resolver disputas o demostrar el cumplimiento de las normativas.
Activa el historial de versiones por defecto para las carpetas clave y evita descargar archivos para editarlos localmente, ya que esto interrumpe el registro de cambios.
Da un paso más allá dejando comentarios o notas de versión (si están disponibles) para explicar los cambios significativos. Esto te ayuda a comprender por qué se realizaron las actualizaciones, no solo qué cambió.
- Revisar el acceso de forma periódica
Según un estudio de Proton sobre las prácticas de seguridad de las hojas de cálculo en las pymes, el 61 % de los empleados de EE. UU. afirma haber abierto documentos de un trabajo, proyecto o equipo anterior.
Los permisos de acceso suelen acumularse con el tiempo. Se añade a alguien a una carpeta y, poco a poco, antiguos empleados, contratistas o colaboradores externos acaban teniendo acceso a datos confidenciales.
Para evitar accesos fantasma:
- Abre tu almacenamiento en la nube y ve a una carpeta o archivo compartido
- Comprueba los ajustes de Compartir o Acceso
- Revisa quién tiene acceso y qué nivel tiene (ver, comentar, editar)
- Elimina a cualquier persona que ya no necesite acceso
- Revisa los enlaces compartidos activos y desactiva o haz expirar los que ya no sean necesarios
Establece permisos basados en roles desde el principio para que las personas solo tengan acceso a lo que necesitan. Luego, programa revisiones periódicas (por ejemplo, una vez al mes o al final de cada proyecto).
Las revisiones periódicas de acceso te ayudan a mantener el control sobre los datos confidenciales y a reducir el riesgo de acceso no autorizado.
Administra los documentos de tu empresa de forma segura con Proton Drive
Proton Drive es un almacenamiento en la nube para empresas(ventana nueva) diseñado para ofrecerte las herramientas que necesitas sin comprometer la seguridad ni requerir que les confíes el acceso a tus archivos.
Con el cifrado de extremo a extremo(ventana nueva) activado por defecto, puedes tener la seguridad de que tus archivos solo serán accesibles para ti y para las personas con las que los compartas.
Proton no puede acceder a ellos, por lo que no tenemos nada que entregar a nadie. Además, Proton tiene su sede en Suiza, lo que significa que tus datos estarán protegidos por algunas de las leyes de privacidad más estrictas del mundo.
Proton Drive también cuenta con la certificación ISO 27001(ventana nueva) y facilita el cumplimiento de la HIPAA(ventana nueva) y el GDPR(ventana nueva).
Usar Proton Drive para el almacenamiento de documentos en la nube significa que puedes:
- Establecer permisos a nivel de archivo o carpeta y administrar el acceso de tu equipo desde un panel de administración central.
- Hacer un seguimiento de las versiones de los archivos durante hasta 10 años, lo que te proporciona el registro de auditoría a largo plazo que exige el cumplimiento normativo.
- Compartir archivos con cualquier persona mediante enlaces protegidos con contraseña(ventana nueva), establecer fechas de expiración y revocar el acceso en cualquier momento.
- Crear y editar documentos(ventana nueva) y hojas de cálculo(ventana nueva) con tu equipo en tiempo real con Proton Docs y Sheets.
- Acceder a tus archivos desde cualquier dispositivo con aplicaciones fáciles de usar(ventana nueva).
Empieza a crear tu sistema seguro de gestión de documentos en la nube con Proton Drive(ventana nueva).
