Das Verschieben von Dokumenten in die Cloud kann die Art und Weise vereinfachen, wie dein Team Dateien speichert, findet und teilt. Aber ohne die richtige Einrichtung wirst du vielleicht feststellen, dass der Prozess schnell unübersichtlich wird.

Doppelte Dateien, unklare Eigentumsverhältnisse und veraltete Berechtigungen werden aus deinen bestehenden Systemen übernommen.

In dieser Anleitung erfährst du mehr über das Dokumentenmanagement in der Cloud und die bewährten Methoden zur Organisation deiner Dokumente in der Cloud, damit dein Team Dateien noch effektiver finden, teilen und den Zugriff darauf steuern kann.

Wenn du dich fragst, was Dokumentenverwaltung im weiteren Sinne ist, wirf einen Blick auf unseren Leitfaden zur Dokumentenverwaltung.

Was ist Cloud-Dokumentenverwaltung?

Cloud-Dokumentenmanagement ist ein System, das deiner Cloud-Speicherlösung Struktur und Kontrolle verleiht.

Business-Cloud-Speicherdienste wie Proton Drive, Dropbox und Google Drive bieten dir einen Ort, um Dateien online zu speichern und zu konsolidieren. Der Prozess der Definition von Regeln dafür, wie Dokumente gespeichert, geteilt, benannt und bearbeitet werden, macht diese Dokumentenmanagementsysteme so effektiv.

Ohne eine klare Struktur und strenge Kontrollen verbringt dein Team mehr Zeit mit der Suche nach Dateien, riskiert das Teilen falscher Informationen und verliert den Überblick darüber, wer auf sensible Daten zugreifen kann.

Warum benötigen Unternehmen ein Cloud-Dokumentenmanagementsystem?

Die effektive Verwaltung von Dokumenten in einer Cloud-basierten Umgebung ermöglicht es dir:

  • Arbeite von überall aus: Wenn Dokumente in der Cloud gespeichert sind, kann die Arbeit fortgesetzt werden, selbst wenn jemand nicht an seinem Schreibtisch sitzt oder nicht das richtige Gerät parat hat. Auf diese Weise kann dein Team effizient arbeiten und niemand wird dadurch blockiert, dass er auf eine weitergeleitete Datei warten muss.
  • Halte sensible Daten sicher und konform: Ein zentralisiertes Cloud-System ermöglicht es dir, konsistente Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und Audit-Protokollierung auf alles anzuwenden – von internen HR-Richtlinien bis hin zu Finanzdaten von Kunden. Diese Konsistenz ist genau das, worauf Auditoren achten und was Regulierungsbehörden erwarten.
  • Skaliere bei wachsendem Bedarf: Das Dokumentenvolumen neigt dazu, unvorhersehbar zu wachsen, wenn neue Produkte auf den Markt kommen und Audits anstehen. Mit Cloud-Systemen kannst du skalieren, ohne für Kapazitäten zu bezahlen, die du noch nicht nutzt, oder eine neue Infrastruktur bereitstellen zu müssen.
  • Arbeite an derselben Version zusammen: Cloud-basierte Systeme enthalten oft Online-Dokumenteneditoren, mit denen deine Teams gemeinsam an einer einzigen Datei arbeiten können. Dies verhindert Versionskonflikte und das Risiko, dass jemand an einem veralteten Vertrag arbeitet.

Ein Hinweis zur Priorisierung von Sicherheit gegenüber Komfort

Unternehmen verlagern Dokumente in die Cloud, um den Zugriff und das Teilen zu erleichtern. Doch viel zu oft wird die Sicherheit zur Nebensache, was zu Datenlecks oder Compliance-Risiken führen kann.

Überprüfe, wie dein Anbieter die Verschlüsselung handhabt und wo die Daten gespeichert werden. Dies ist besonders wichtig, wenn du Finanzdaten, Kundendaten oder vertrauliche Verträge speicherst – und ermöglicht es dir, die Einhaltung der GDPR und branchenspezifischer Vorschriften sicherzustellen.

Wenn dein Anbieter auf deine Dateien zugreifen kann, kann ein Sicherheitsvorfall auf seiner Seite deine Daten offenlegen. Wähle einen Anbieter, der eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung einsetzt (was bedeutet, dass nur du auf deine Dateien zugreifen kannst).

6 Best Practices für das Cloud-basierte Dokumentenmanagement

Sobald du eine Lösung ausgewählt hast, kannst du klare Regeln und Prozesse einrichten, damit dein Team Dokumente sicher und konsistent verwalten kann.

  1. Mache die Cloud zum Standard-Arbeitsbereich deines Teams

Wenn dein Team Dateien weiterhin lokal speichert, E-Mail-Anhänge nutzt oder die Cloud als reine Sicherung betrachtet, verlierst du den Überblick und die Kontrolle über deine Dokumente.

Setze voraus, dass die Arbeit in der Cloud stattfindet. Erstelle und bearbeite Dateien dort, teile Links anstelle von Anhängen und speichere Dokumente in geteilten Ordnern, nicht auf lokalen Geräten.

Führe neue Teammitglieder vom ersten Tag an in der Cloud ein und zeige ihnen, wo sie Dokumente finden, speichern und teilen können. Sieh dir unsere Onboarding-Checklisten an, um weitere Informationen darüber zu erhalten, wie du neuen Mitarbeitern vom ersten Tag an einen reibungslosen Einstieg ermöglichst und sicherstellst, dass sie wissen, wie dein Cloud-Dokumentenmanagementsystem funktioniert.

Die Cloud als Standard-Arbeitsbereich zu etablieren, stellt sicher, dass dein Team konsistenten Prozessen folgt, verbessert die Zusammenarbeit und hält Dokumente sicher.

  1. Verstehe, wie dein Team Inhalte erstellt und zusammenarbeitet

Dein Dateiverwaltungssystem sollte widerspiegeln, wie dein Team arbeitet, und dein Team nicht dazu zwingen, sich daran anzupassen.

Identifiziere zunächst einige gängige Dokumententypen wie Verträge, Rechnungen oder interne Berichte. Definiere für jeden einzelnen:

  • Wo es erstellt wird
  • Wer in jeder Phase Zugriff benötigt
  • Wie es überprüft und freigegeben wird
  • Wo es nach der Fertigstellung gespeichert wird

Nutze dies, um Ordner, Berechtigungen und Benennungsregeln einzurichten, die die Arbeitsweise deines Teams widerspiegeln.

  1. Erstelle eine Ordnerstruktur und Richtlinien, die benutzerfreundlich und leicht nachschlagbar sind

Eine effektive Dateiverwaltungsstruktur hilft deinem Team, die richtigen Dokumente schnell zu finden, reduziert Fehler und schützt sensible Informationen.

Beginne mit einer einfachen, vorhersehbaren Struktur, die auf der Arbeitsweise deines Teams basiert – nach Abteilung, Projekt oder Kunde – je nachdem, wie deine Mitarbeiter üblicherweise nach Dateien suchen.

Verwende eine klare, konsistente Benennung für Ordner, damit offensichtlich ist, was wohin gehört. Zum Beispiel:

Kunde–Projekt–Dokumententyp–Version–Datum
AcmeCorp–WebsiteRedesign–Vertrag–v2–2026-04-20

Dokumentiere ein paar grundlegende Regeln, z. B. wo Entwürfe im Vergleich zu finalen Versionen zu speichern sind und wie Dateien benannt werden sollen. Teile diese Richtlinien mit deinem Team und wende sie konsistent an.

  • Halte die Reihenfolge bei allen Dateien konsistent
  • Verwende klare, aussagekräftige Namen (vermeide Abkürzungen, es sei denn, sie sind allgemein verständlich)
  • Verwende Versionsnummern (v1, v2) anstelle von „final“ oder „aktuellste“
  • Verwende das ISO-Datumsformat (JJJJ-MM-TT), damit Dateien korrekt sortiert werden
  • Verwende Dokumentenvorlagen, wann immer dies sinnvoll ist
  1. Behandle den Versionsverlauf als Audit-Trail

Ohne Versionsverlauf verlierst du den Überblick darüber, wer ein Dokument wann und was daran geändert hat. Dies erschwert es, Fehler zu beheben, Unstimmigkeiten zu klären oder die Einhaltung von Richtlinien nachzuweisen.

Aktiviere den Versionsverlauf standardmäßig für wichtige Ordner und vermeide es, Dateien herunterzuladen, um sie lokal zu bearbeiten, da dies die Erfassung von Änderungen unterbricht.

Gehe einen Schritt weiter und hinterlasse Versionskommentare oder Notizen (falls verfügbar), um wesentliche Änderungen zu erklären. Dies hilft dir zu verstehen, warum Aktualisierungen vorgenommen wurden und nicht nur, was sich geändert hat.

  1. Überprüfe den Zugriff regelmäßig

Laut einer Proton-Studie über Sicherheitspraktiken bei Tabellen in KMU geben 61 % der US-Mitarbeiter an, dass sie bereits Dokumente aus einem früheren Job, Projekt oder Team geöffnet haben.

Zugriffsrechte häufen sich im Laufe der Zeit oft an. Jemand wird zu einem Ordner hinzugefügt, und nach und nach haben ehemalige Mitarbeiter, externe Dienstleister oder externe Partner alle Zugriff auf sensible Daten.

Um Geisterzugriffe zu vermeiden:

  • Öffne deinen Cloud-Speicher und gehe zu einem geteilten Ordner oder einer geteilten Datei
  • Überprüfe die Einstellungen für das Teilen oder den Zugriff
  • Prüfe, wer Zugriff hat und auf welcher Stufe (Ansehen, Kommentieren, Bearbeiten)
  • Entferne jeden, der keinen Zugriff mehr benötigt
  • Überprüfe aktive geteilte Links und deaktiviere oder lasse diejenigen ablaufen, die nicht mehr benötigt werden

Richte von Anfang an rollenbasierte Berechtigungen ein, damit Personen nur Zugriff auf das haben, was sie wirklich benötigen. Plane dann regelmäßige Überprüfungen (zum Beispiel einmal im Monat oder am Ende eines jeden Projekts).

Regelmäßige Zugriffsüberprüfungen helfen dir, die Kontrolle über sensible Daten zu behalten und das Risiko eines unbefugten Zugriffs zu verringern.

Verwalte deine geschäftlichen Dokumente sicher mit Proton Drive

Proton Drive ist ein Cloud-Speicher für Unternehmen(neues Fenster), der so konzipiert ist, dass er dir die benötigten Tools bietet, ohne die Sicherheit zu gefährden oder von dir zu verlangen, dass du ihm den Zugriff auf deine Dateien anvertrauen musst.

Da die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung(neues Fenster) standardmäßig aktiviert ist, kannst du sicher sein, dass nur du und diejenigen, mit denen du sie teilst, auf deine Dateien zugreifen können.

Proton kann nicht darauf zugreifen, sodass wir niemandem etwas übergeben können. Proton hat seinen Sitz zudem in der Schweiz, was bedeutet, dass deine Daten durch einige der weltweit strengsten Gesetze zum Schutz der Privatsphäre geschützt sind.

Proton Drive ist außerdem nach ISO 27001(neues Fenster) zertifiziert und unterstützt die Einhaltung von HIPAA(neues Fenster) und der GDPR(neues Fenster).

Die Nutzung von Proton Drive zur Dokumentenspeicherung in der Cloud bedeutet, dass du:

Beginne mit dem Aufbau deines sicheren Cloud-Dokumentenmanagementsystems mit Proton Drive(neues Fenster).