Перенос документов в облако может упростить то, как ваша команда хранит, находит файлы и делится ими. Но без правильной настройки этот процесс может быстро стать хаотичным.

Дубликаты файлов, неясные права владения и устаревшие разрешения переносятся из ваших существующих систем.

В этом руководстве вы узнаете об управлении документами в облаке и лучших практиках по организации документов в облачной среде, благодаря которым ваша команда сможет эффективнее находить файлы, делиться ими и контролировать доступ к ним.

Если вам интересно узнать подробнее о том, что такое управление документами в целом, ознакомьтесь с нашим руководством по управлению документами.

Что такое управление документами в облаке?

Управление документами в облаке — это система, которая упорядочивает ваше облачное хранилище и позволяет его контролировать.

Облачные хранилища для бизнеса, такие как Proton Drive, Dropbox и Google Drive, предоставляют место для хранения и объединения файлов в режиме онлайн. Именно процесс определения правил хранения, совместного использования, именования и работы с документами делает эти системы управления документами эффективными.

Без четкой структуры и строгого контроля ваша команда тратит больше времени на поиск файлов, рискует поделиться неверной информацией и теряет контроль над тем, кто может получить доступ к конфиденциальным данным.

Зачем бизнесу нужна система управления документами в облаке?

Эффективное управление документами в облачной среде позволяет вам:

  • Работайте откуда угодно: когда документы хранятся в облаке, работу можно продолжать, даже если кого-то нет на рабочем месте или под рукой нет нужного устройства. Таким образом, ваша команда может работать эффективно, и никому не придется ждать пересланного файла.
  • Обеспечьте безопасность и соответствие конфиденциальных данных требованиям: централизованная облачная система позволяет применять единые меры контроля доступа, шифрование и ведение журналов аудита ко всему — от внутренней кадровой политики до финансовых данных клиентов. Именно этого соответствия ищут аудиторы и ожидают регулирующие органы.
  • Масштабируйте систему по мере роста потребностей: объем документов обычно растет непредсказуемо по мере запуска новых продуктов и приближения аудиторских проверок. Облачные системы позволяют масштабироваться без оплаты неиспользуемых мощностей и развертывания новой инфраструктуры.
  • Сотрудничайте над одной и той же версией: облачные системы часто включают в себя онлайн-редакторы документов, которые позволяют вашим командам совместно работать над одним файлом. Это исключает путаницу с версиями и риск того, что кто-то будет работать по устаревшему контракту.

Кратко о приоритете безопасности над удобством

Компании переносят документы в облако, чтобы облегчить доступ к ним и совместное использование. Но слишком часто безопасность уходит на второй план, что может привести к утечке данных или рискам несоблюдения нормативных требований.

Проверьте, как ваш провайдер обеспечивает шифрование и где хранятся данные. Это особенно важно, если вы храните финансовую отчетность, данные клиентов или конфиденциальные контракты, а также позволяет обеспечить соответствие требованиям GDPR и отраслевым стандартам.

Если ваш провайдер может получить доступ к вашим файлам, утечка на его стороне может поставить под угрозу ваши данные. Выбирайте провайдера, использующего сквозное шифрование (это означает, что доступ к вашим файлам есть только у вас).

6 лучших практик управления документами в облаке

Выбрав решение, вы можете настроить четкие правила и процессы, чтобы ваша команда могла безопасно и систематически управлять документами.

  1. Сделайте облако рабочим пространством вашей команды по умолчанию

Если ваша команда продолжает хранить файлы локально, отправлять их в качестве вложений в электронные письма или относиться к облаку как к резервной копии, вы теряете контроль над своими документами.

Установите правило, согласно которому вся работа ведется в облаке. Создавайте и редактируйте файлы там, делитесь ссылками вместо вложений и храните документы в общих папках, а не на локальных устройствах.

При адаптации новых сотрудников сразу же подключайте их к облаку с первого дня и показывайте им, где находить, хранить документы и как делиться ими. Ознакомьтесь с нашими чек-листами для адаптации, чтобы получить дополнительную информацию о том, как сделать этот процесс максимально комфортным для новых сотрудников с первого дня и убедиться, что они понимают, как работает ваша система управления документами в облаке.

Сделав облако рабочим пространством по умолчанию, вы гарантируете, что ваша команда будет следовать единым процессам, повысите эффективность сотрудничества и обеспечите безопасность документов.

  1. Поймите, как ваша команда создает документы и сотрудничает

Ваша система управления файлами должна отражать то, как работает ваша команда, а не заставлять команду подстраиваться под нее.

Начните с определения нескольких распространенных типов документов, таких как контракты, счета или внутренние отчеты. Для каждого из них определите:

  • Где он создается
  • Кому нужен доступ на каждом этапе
  • Как он проверяется и утверждается
  • Где он хранится после завершения работы

Используйте это для настройки папок, разрешений и правил именования, которые отражают особенности работы вашей команды.

  1. Создайте структуру папок и руководства, которые будут удобны для пользователей и к которым легко обращаться

Эффективная структура управления файлами помогает вашей команде быстро находить нужные документы, снижает количество ошибок и защищает конфиденциальную информацию.

Начните с простой, предсказуемой структуры, основанной на том, как работает ваша команда — по отделам, проектам или клиентам — в зависимости от того, как сотрудники обычно ищут файлы.

Используйте понятные и последовательные названия папок, чтобы было очевидно, что и где находится. Например:

Клиент–Проект–Тип документа–Версия–Дата
AcmeCorp–WebsiteRedesign–Contract–v2–2026-04-20

Задокументируйте несколько основных правил, например, где хранить черновики по сравнению с окончательными версиями и как называть файлы. Поделитесь этими рекомендациями со своей командой и систематически применяйте их.

  • Соблюдайте единообразный порядок для всех файлов
  • Используйте четкие, описательные названия (избегайте аббревиатур, если они не являются общепринятыми)
  • Используйте номера версий (v1, v2) вместо слов «окончательный» или «последний»
  • Используйте формат даты ISO (ГГГГ-ММ-ДД), чтобы файлы сортировались правильно
  • Используйте шаблоны документов во всех подходящих случаях
  1. Относитесь к истории версий как к контрольному журналу

Без истории версий вы теряете контроль над тем, кто изменил документ, что именно изменилось и когда. Это затрудняет исправление ошибок, разрешение споров или подтверждение соответствия требованиям.

Включите историю версий по умолчанию для ключевых папок и избегайте скачивания файлов для локального редактирования, так как это нарушает ведение истории изменений.

Сделайте еще один шаг — оставляйте комментарии или примечания к версиям (если они доступны), чтобы объяснить существенные изменения. Это поможет вам понять, почему были внесены обновления, а не просто то, что изменилось.

  1. Регулярно проверяйте права доступа

Согласно исследованию Proton в отношении практик безопасности электронных таблиц в малом и среднем бизнесе, 61% американских сотрудников утверждают, что открывали документы с предыдущего места работы, проекта или команды.

Разрешения на доступ со временем часто накапливаются. Кого-то добавляют в папку, и постепенно бывшие сотрудники, подрядчики или внешние партнеры получают доступ к конфиденциальным данным.

Чтобы избежать фантомного доступа:

  • Откройте свое облачное хранилище и перейдите в общую папку или файл
  • Проверьте настройки общего доступа или доступа
  • Проверьте, у кого есть доступ и какого уровня (просмотр, комментирование, изменение)
  • Удалите всех, кому больше не нужен доступ
  • Проверьте активные ссылки общего доступа и отключите или прекратите действие тех, которые больше не нужны

Настройте разрешения на основе ролей с самого начала, чтобы люди имели доступ только к тому, что им нужно. Затем запланируйте регулярные проверки (например, раз в месяц или в конце каждого проекта).

Регулярные проверки доступа помогают сохранять контроль над конфиденциальными данными и снижают риск несанкционированного доступа.

Безопасно управляйте своими деловыми документами с помощью Proton Drive

Proton Drive — это облачное хранилище для бизнеса(новое окно), созданное для того, чтобы предоставить вам нужные инструменты без ущерба для безопасности и без необходимости доверять кому-то доступ к вашим файлам.

Благодаря включенному по умолчанию сквозному шифрованию(новое окно) вы можете быть уверены, что ваши файлы доступны только вам и тем, с кем вы ими поделились.

Proton не может получить к ним доступ, поэтому нам нечего кому-либо передавать. Proton также базируется в Швейцарии, а это значит, что ваши данные будут защищены одними из самых строгих в мире законов о конфиденциальности.

Proton Drive также сертифицирован по стандарту ISO 27001(новое окно) и поддерживает соответствие требованиям HIPAA(новое окно) и GDPR(новое окно).

Использование Proton Drive для облачного хранения документов означает, что вы можете:

Начните создавать свою безопасную систему управления облачными документами с помощью Proton Drive(новое окно).