將文件移至雲端可以簡化團隊儲存、尋找和共享檔案的方式。但若沒有正確的設定，您可能會發現這個過程很快就會變得混亂。

重複的檔案、不明確的擁有權以及過期的權限會從您現有的系統中繼承下來。

在本指南中，您將了解雲端文件管理，以及在雲端整理文件的最佳實踐，以便您的團隊可以更有效地尋找、共享和控制檔案的存取權限。

如果您想更廣泛地了解什麼是文件管理，請參閱我們的文件管理指南。

什麼是雲端文件管理？

雲端文件管理是一個為您的雲端儲存空間解決方案增加架構與控制力的系統。

像 Proton Drive、Dropbox 和 Google Drive 這類企業雲端儲存空間服務，為您提供了一個在線上儲存和整合檔案的地方。而定義文件儲存、共享、命名和處理方式的規則，正是讓這些文件管理系統發揮成效的關鍵。

如果沒有清晰的架構和強大的控制，您的團隊將花費更多時間搜尋檔案、面臨共享錯誤資訊的風險，並失去對誰可以存取敏感資料的掌握度。

為什麼企業需要雲端文件管理系統？

在雲端環境中有效地管理文件，能讓您：

  • 隨處工作：當文件儲存在雲端時，即使有人不在辦公桌前或沒有合適的裝置，工作仍可繼續。如此一來，您的團隊就能高效工作，沒有人會因為等待轉寄檔案而被卡住。
  • 保護敏感資料安全並符合規範：集中式的雲端系統可讓您對所有內容（從內部 HR 政策到客戶的財務資料）套用一致的存取控制、加密和稽核記錄。這種一致性正是審計人員所尋找的，也是監管機構所期望的。
  • 隨需求增長進行擴充：隨著新產品的推出和審計的臨近，文件數量往往會出現無法預測的增長。雲端系統可讓您進行擴充，而無需為尚未使用的容量付費，也無需配置新的基礎設施。
  • 在同一版本上進行協作：雲端系統通常包含線上文件編輯器，可讓您的團隊共同處理單一檔案。這消除了對版本的混淆，也避免了有人因使用過期合約而產生的風險。

關於安全性優先於便利性的注意事項

企業將文件移至雲端，是為了讓文件更容易存取和共享。但安全往往成了次要考慮，這可能會導致資料外洩或合規風險。

審查您的服務提供商如何處理加密以及資料儲存在何處。如果您儲存財務記錄、客戶資料或機密合約，這一點尤其重要，並且能讓您確保符合 GDPR 和特定行業的法規。

如果您的服務提供商可以存取您的檔案，他們那邊發生資料外洩就會使您的資料曝光。請選擇使用端對端加密（這意味著只有您能存取您的檔案）的提供商。

雲端文件管理的 6 個最佳實踐

一旦選取了解決方案，您就可以設定明確的規則和流程，以便您的團隊能夠安全且一致地管理文件。

  1. 將雲端設為您團隊的預設工作區

如果您的團隊繼續在本地端儲存檔案、傳送電子郵件附件，或將雲端視為備份，您就會失去對文件的掌握度和控制權。

建立「工作要在雲端進行」的預期。在雲端建立與編輯檔案、共享連結而非附件，並將文件儲存在共享資料夾中，而不是本地端裝置上。

在為新團隊成員進行入職培訓時，讓他們從第一天起就在雲端開始工作，並向他們顯示在哪裡尋找、儲存和共享文件。請參閱我們的入職核對清單，以獲取更多有關如何為新員工從第一天起建立流暢體驗，並確保他們了解您的雲端文件管理系統如何運作的資訊。

將雲端設為您的預設工作區，可確保您的團隊遵循一致的流程、改善協作並保持文件安全。

  1. 瞭解您的團隊如何進行建立與協作

您的檔案管理系統應該反映團隊的工作方式，而不是強迫團隊去適應系統。

首先找出幾種常見的文件類型，例如合約、發票或內部報告。針對每種類型，定義：

  • 它是在何處建立的
  • 在每個階段中誰需要存取權限
  • 它是如何被審查和批准的
  • 定稿後儲存在何處

利用這些資訊來設定反映團隊工作方式的資料夾、權限和命名規則。

  1. 建立易於使用且方便參考的資料夾架構與指南

有效的檔案管理架構可以幫助您的團隊快速找到正確的文件、減少錯誤並保護敏感資訊。

從符合您團隊工作方式的簡單、可預測架構開始，例如按部門、專案或客戶分類，只要能反映人們尋找檔案的自然習慣即可。

對資料夾使用明確且一致的命名，以便一目了然其歸屬。例如：

客戶–專案–文件類型–版本–日期
AcmeCorp–WebsiteRedesign–Contract–v2–2026-04-20

記錄一些基本規則，例如草稿與最終版本的儲存位置，以及如何命名檔案。與您的團隊共享這些指南並一貫地套用。

  • 在所有檔案中保持順序一致
  • 使用明確、具描述性的名稱（除非被廣泛理解，否則避免使用縮寫）
  • 使用版本號碼（v1、v2）而不是「最終」或「最新」
  • 使用 ISO 日期格式 (YYYY-MM-DD)，以便檔案正確排序
  • 只要相關，便使用文件範本
  1. 將版本歷史紀錄視為稽核線索

如果沒有版本歷史紀錄，您就會失去對誰修改了文件、修改了什麼以及何時修改的掌握度。這會使得修正錯誤、解決爭議或證明合規性變得更加困難。

預設為關鍵資料夾啟用版本歷史紀錄，並避免下載檔案到本地端進行編輯，因為這會中斷變更紀錄。

更進一步，留下版本註解或附註（如果可用）以解釋重大變更。這有助於您瞭解為何進行更新，而不僅僅是變更了什麼。

  1. 定期審查存取權限

根據 Proton 針對中小企業試算表安全實踐的研究，有 61% 的美國員工表示，他們曾開啟過前一份工作、專案或團隊的文件。

存取權限往往會隨著時間累積。當某人被加入資料夾後，前員工、承包商或外部協作者漸漸地都擁有了對敏感資料的存取權限。

為了避免幽靈存取權限：

  • 開啟您的雲端儲存空間，然後前往共享資料夾或檔案
  • 檢查共享或存取設定
  • 審查誰擁有存取權限以及其權限級別（檢視、留言、編輯）
  • 移除任何不再需要存取權限的使用者
  • 審查使用中的共享連結，並停用或使任何不再需要的連結過期

從一開始就設定好基於角色的權限，讓人員只能存取其所需的內容。然後安排定期審查（例如，每月一次或在每個專案結束時）。

定期的存取審查有助於您維持對敏感資料的控制，並降低未授權存取的風險。

使用 Proton Drive 安全地管理您的商務文件

Proton Drive 是專為提供您所需工具而打造的商務雲端儲存空間(新視窗)，不僅不讓安全性遭受入侵，更不需要您信任他人來存取您的檔案。

在預設啟用 端對端加密(新視窗) 的情況下，您可以放心，您的檔案只有您以及與您共享對象才能存取。

Proton 無法存取這些檔案，因此我們沒有任何東西可以交給任何人。Proton 的總部也設於瑞士，這意味著您的資料將受到世界上最嚴格的隱私法保護。

Proton Drive 也通過了 ISO 27001(新視窗) 認證，並支援符合 HIPAA(新視窗) 和 GDPR(新視窗)。

使用 Proton Drive 進行雲端文件儲存意味著您可以：

開始使用 Proton Drive(新視窗) 建立您的安全雲端文件管理系統。