4 cara mengirim informasi sensitif melalui email

Pesan yang dikirim dengan sebagian besar penyedia layanan email tidak aman, tetapi ada beberapa cara untuk mengirim informasi sensitif melalui email.

Sebagian besar layanan email dibuat untuk kenyamanan, bukan kerahasiaan. Namun, layanan tersebut tetap menjadi alat komunikasi utama dalam bisnis.

Namun, jika bekerja di industri yang diatur atau menangani data pribadi, keuangan, atau hukum, membagikan informasi sensitif — seperti rincian bank pelanggan, Nomor Jaminan Sosial (SSN), dan informasi tagihan klien yang bersifat rahasia — dengan mengirimkannya melalui email pada dasarnya sangat berisiko.

Penyadapan, akses tidak sah, dan paparan yang tidak disengaja adalah ancaman yang mungkin terjadi. Namun, ketika kepercayaan adalah bagian dari model bisnis, cara menangani informasi sensitif sama pentingnya dengan apa yang diberikan.

Siap membantu. Silakan baca terus jika merupakan pemimpin bisnis yang ingin memahami:

• Apa yang dikategorikan sebagai informasi sensitif
• Jenis data apa saja yang memerlukan perlindungan tambahan saat dibagikan melalui email
• Mengapa email standar bukan kanal yang aman untuk informasi sensitif
• 4 cara mengirim informasi sensitif melalui email
• Bagaimana email terenkripsi dapat digunakan untuk mengirim data sensitif dengan aman

Apa itu informasi sensitif?

Informasi sensitif adalah data apa pun yang dapat membuat individu atau bisnis rentan terhadap penipuan, pencurian identitas, kerugian finansial, atau tuntutan hukum.

Data ini dianggap sensitif karena jika terpapar, dapat dieksploitasi untuk meniru identitas individu, mengakses akun, atau melakukan penipuan keuangan.

Dalam praktiknya, bisnis secara rutin membagikan materi sensitif. Materi tersebut dapat berupa laporan keuangan, kontrak, catatan karyawan, atau data pelanggan.

Mengirim informasi ini melalui email standar dapat membuat organisasi terkena kegagalan kepatuhan, denda, dan kerusakan reputasi.

Jenis data apa saja yang memerlukan perlindungan tambahan saat dibagikan melalui email?

Sebagian besar individu dan bisnis menangani informasi pribadi dan bisnis yang bersifat rahasia setiap hari — sering kali tanpa menyadari betapa terpaparnya informasi tersebut dalam alur kerja email standar. Data yang harus dilindungi demi alasan privasi atau keamanan umumnya dikelompokkan ke dalam tiga kategori, berdasarkan pemilik data tersebut dan dampak dari paparan data tersebut:

Informasi pribadi

Yang termasuk di dalamnya:

• SSN, laporan mutasi bank, lamaran kerja, CV, rincian kontak, dokumen perjalanan.

• Data yang sangat sensitif seperti riwayat medis, orientasi seksual, agama, atau afiliasi politik.

Mengapa ini penting:

• Informasi identitas pribadi (PII) mengidentifikasi individu dan dapat digunakan untuk pencurian identitas.

• Beberapa atribut dapat memicu diskriminasi atau pelecehan.

Informasi bisnis rahasia

Yang termasuk di dalamnya:

• Rahasia dagang, data keuangan, rencana produk.

• Data pelanggan dan klien, catatan karyawan.

Mengapa ini penting:

• Pembobolan dapat menyebabkan tuntutan hukum, denda, dan kerusakan reputasi.

• Wajib dilindungi berdasarkan undang-undang seperti GDPR.

Informasi rahasia negara

Yang termasuk di dalamnya:

• Data yang dilindungi demi keamanan nasional atau hubungan luar negeri.

• Mencakup tingkat klasifikasi (Konfidensial, Rahasia, Sangat Rahasia) dan SCI.

Mengapa ini penting:

• Kesalahan penanganan dapat membahayakan nyawa dan merusak hubungan diplomatik.

• Sanksi hukum yang berat berlaku.

Mengapa email standar bukan kanal yang aman untuk informasi sensitif?

Email standar bukan kanal yang aman untuk informasi sensitif karena tidak pernah dirancang untuk melindungi data di dalamnya, melainkan hanya untuk mengirimkan informasi.

Bagaimana dengan penyedia layanan email yang mengiklankan enkripsi? Sebagian besar penyedia mengandalkan enkripsi transportasi dasar, seperti TLS, yang hanya melindungi pesan saat sedang dalam perjalanan.

Setelah email mencapai server penyedia, email tersebut biasanya disimpan dalam bentuk yang dapat diakses oleh penyedia, sehingga membuat informasi sensitif Anda dapat dibaca di luar kendali pengirim dan penerima.

Kontrol akses yang mendasarinya sering kali tidak sesuai dengan sensitivitas informasi yang dibagikan.

Bahkan ketika opsi keamanan yang lebih canggih tersedia, pengonfigurasian dan pengelolaannya bisa sangat rumit. Bisnis mungkin perlu melakukan manajemen kunci manual, menerapkan kebijakan khusus, atau keahlian teknis yang tidak mereka miliki kapasitasnya.

Kesenjangan ini — antara sensitivitas data dan keamanan yang benar-benar diterapkan oleh sebagian besar sistem email — sering kali menimbulkan risiko kepatuhan bagi bisnis yang secara rutin menangani informasi sensitif.

Jadi, apakah mungkin membagikan informasi dengan aman melalui email? Ya, tetapi hanya jika ada langkah pengamanan yang tepat.

1. Gunakan email terenkripsi end-to-end

Cara paling pribadi dan aman untuk mengirim informasi sensitif melalui email adalah dengan menggunakan enkripsi end-to-end.

Email terenkripsi secara end-to-end memastikan bahwa pesan dienkripsi pada perangkat pengirim dan hanya dapat didekripsi oleh penerima yang dituju. Ini berarti konten email tetap tidak dapat dibaca oleh siapa pun — termasuk penyedia layanan email, perantara, pengiklan, atau pihak ketiga.

Berbeda dengan enkripsi transportasi dasar, enkripsi end-to-end melindungi pesan baik saat transit maupun saat disimpan, sehingga secara signifikan mengurangi risiko penyadapan, akses tidak sah, atau paparan jika terjadi pembobolan.

Penggunaan pribadi yang aman
Email terenkripsi memungkinkan individu membagikan informasi pribadi yang sangat sensitif dengan aman — seperti nomor Jaminan Sosial, rincian bank, atau dokumen identitas — tanpa memaparkan data tersebut pada risiko yang tidak perlu.

Penggunaan bisnis yang aman
Bagi bisnis, email terenkripsi menyediakan cara untuk mengirim informasi rahasia — termasuk laporan keuangan, catatan karyawan, kontrak, dan data klien — sembari mendukung persyaratan privasi dan perlindungan data. Dengan membatasi akses ke konten pesan, enkripsi membantu organisasi mengurangi risiko kepatuhan saat data sensitif harus dibagikan secara elektronik.

Pelajari lebih lanjut tentang enkripsi end-to-end

2. Lindungi email bisnis dengan kata sandi

Untuk mengirim informasi sensitif kepada seseorang yang tidak menggunakan layanan email terenkripsi, gunakan email yang dilindungi kata sandi.

Alih-alih mengirimkan konten pesan langsung ke kotak masuk penerima, email yang dilindungi kata sandi mengharuskan penerima memasukkan kata sandi sebelum mereka dapat membaca pesan tersebut.

Ini menambahkan lapisan perlindungan jika email disadap, salah kirim, atau diakses melalui akun yang disusupi.

Cara kerja email yang dilindungi kata sandi

Meskipun langkah spesifiknya bervariasi tergantung penyedia, proses umumnya adalah sebagai berikut:

1. Tulis email seperti biasa.
2. Aktifkan perlindungan kata sandi atau berbagi pesan secara aman sebelum mengirim.
3. Bagikan kata sandi kepada penerima melalui kanal terpisah yang aman (seperti panggilan telepon atau aplikasi perpesanan terenkripsi).

Gunakan perlindungan kata sandi hanya ketika enkripsi yang lebih kuat tidak tersedia. Selalu bagikan kata sandi melalui kanal terpisah yang aman. Jangan pernah mengirimkan kata sandi di email yang sama dengan pesan tersebut — tindakan ini akan membatalkan keamanan tambahan.

Pelajari lebih lanjut tentang melindungi email dengan kata sandi

3. Lindungi lampiran dengan kata sandi

Melindungi lampiran dengan kata sandi sering kali sudah cukup jika isi email itu sendiri tidak mengandung informasi sensitif dan risikonya terutama terletak pada file tersebut — seperti laporan mandiri, formulir, atau dokumen.

Melindungi file itu sendiri menambahkan lapisan keamanan yang penting. Saat mengirim dokumen sensitif, terapkan perlindungan kata sandi sebelum melampirkannya ke email. Sebagian besar jenis file umum — termasuk Microsoft Word, Excel, PowerPoint, dan PDFs — mendukung perlindungan kata sandi bawaan.

Buat file, tetapkan kata sandi atau frasa sandi yang kuat, lalu lampirkan ke email.

Catatan: Kekuatan enkripsi bervariasi berdasarkan jenis file, dan penerima harus memiliki perangkat lunak yang kompatibel untuk membuka file yang dilindungi. Jika pesan email itu sendiri menyertakan rincian sensitif atau informasi kontekstual, melindungi lampiran saja mungkin tidak cukup — dalam kasus seperti itu, mengamankan seluruh pesan adalah pilihan yang lebih aman.

Pelajari cara mengirim dokumen dengan aman melalui email

4. Gunakan penyimpanan cloud terenkripsi

Layanan email sering kali membatasi ukuran lampiran, sehingga sulit untuk mengirim file besar atau beberapa dokumen sekaligus.

Dalam kasus seperti ini, menggunakan layanan penyimpanan cloud yang aman dengan tautan berbagi yang terenkripsi adalah alternatif yang lebih aman dan praktis. Alih-alih melampirkan file secara langsung ke email, file diunggah ke ruang penyimpanan yang aman dan tautannya dibagikan kepada penerima.

Pendekatan ini berfungsi dengan baik untuk membagikan file pribadi, folder proyek berukuran besar, hasil kerja klien, atau dokumen teknis — tanpa memaparkan file itu sendiri di kotak masuk.

Cara kerja berbagi tautan aman

Meskipun langkah spesifiknya bervariasi tergantung penyedia, proses umumnya adalah:

1. Unggah file ke layanan penyimpanan cloud yang aman.
2. Hasilkan tautan berbagi pribadi atau terenkripsi untuk file atau folder terpilih.
3. Tambahkan tautan ke email lalu kirimkan kepada penerima.
4. Penerima menggunakan tautan tersebut untuk mengunduh atau mengakses file dengan aman.

Berbagi tautan aman paling efektif bila dipadukan dengan kontrol akses tambahan, seperti perlindungan kata sandi, tanggal kedaluwarsa, atau batasan unduhan. Kontrol ini membantu membatasi siapa yang dapat mengakses file — dan untuk berapa lama — guna mengurangi risiko akses tidak sah jika tautan diteruskan atau terpapar.

Ketika dipadukan dengan enkripsi yang kuat, tautan berbagi file yang aman memungkinkan tim untuk berkolaborasi dan bertukar informasi sensitif tanpa mengandalkan lampiran email sama sekali.

Tautan berbagi file dapat dilindungi dengan kata sandi atau menetapkan tanggal kedaluwarsa yang setelahnya tautan tersebut akan dinonaktifkan.

Pelajari lebih lanjut tentang berbagi file secara aman

Cara termudah untuk mengirim data sensitif secara aman melalui email

Bahkan dengan Slack, alat berbagi file yang aman, dan portal klien, email tetap menjadi bagian tak terhindarkan dari pekerjaan sehari-hari. Jika menangani informasi pribadi, keuangan, atau rahasia, risikonya bukan karena menggunakan email — melainkan bagaimana cara menggunakannya.

Dengan perlindungan yang tepat, email dapat terus digunakan tanpa mengorbankan kerahasiaan atau kepercayaan. Namun, langkah-langkah ini hanyalah solusi sementara yang dapat diterima, bukan sistem yang aman secara bawaan.

Alih-alih mengandalkan solusi sementara, keputusan manual, atau perilaku pengguna yang sempurna, email terenkripsi secara end-to-end melindungi pesan secara otomatis, setiap kali dikirim.

Proton Mail dirancang berdasarkan prinsip ini. Pesan dienkripsi secara bawaan, akses ke konten dibatasi secara ketat hanya untuk pengirim dan penerima, serta keamanan tidak bergantung pada membagikan kata sandi, beralih alat, atau menambah hambatan pada alur kerja sehari-hari.

Pelajari lebih lanjut tentang Proton Mail

Jika ingin mendukung visi kami, daftarlah untuk paket berbayar. Bersama-sama, kita dapat membangun internet yang lebih baik di mana privasi menjadi bawaan.