직원이 다섯 명뿐인 회사에서는 모든 파일이 어디에 있는지 누구나 정확히 알고 있습니다. 하지만 직원이 25명이나 50명으로 늘어나면 상황이 달라집니다. 갑자기 작업 중인 제안서가 최신 버전인지, 외부 계약자가 작년 프로젝트에 여전히 접근할 수 있는지 아무도 확신하지 못합니다. 공유 드라이브에는 이제 모두 이름이 “Final”인 하위 폴더 세 개가 들어 있습니다.
대부분의 비즈니스 클라우드 저장공간 도구는 기본적인 기능만 제공할 뿐 스스로 정리되지는 않습니다. 목표는 사람과 파일이 늘어나도 공유 드라이브를 관리 가능한 상태로 유지하는 것이며, 운영을 맡은 사람에게 또 하나의 업무가 되어서는 안 됩니다. 유용한 시스템은 파일을 쉽게 찾게 하고, 접근을 통제하며, 팀이 이미 일하는 방식에 자연스럽게 맞아떨어집니다.
이 가이드에서는 다음 내용을 공유합니다.
- 모든 파일에 명확한 위치를 지정하세요
- 누구에게 접근 권한이 필요한지 정하고 적절한 권한을 설정하세요
- 팀이 성장하는 동안 파일, 폴더, 접근 권한을 최신 상태로 유지하세요
공유 드라이브란 무엇일까요?
공유 드라이브는 팀이 파일을 저장하고 함께 작업하는 공용 공간입니다. 첨부 파일을 주고받는 대신, 모든 사람이 같은 문서와 폴더에 접근하며, 권한에 따라 누가 이를 보거나 편집할 수 있는지 결정됩니다.
성장하는 기업에서는 공동 작업이 일관된 공간을 갖게 됩니다. 동료들은 최신 제안서가 어디 있는지, 어떤 템플릿을 사용해야 하는지, 프로젝트 파일을 어디에 저장해야 하는지 알게 됩니다.
공유 드라이브 만드는 방법
공유 드라이브를 체계적으로 유지하려면 세 가지 질문에 답해야 합니다. 각 파일은 어디에 속하는가? 누구에게 접근 권한이 필요한가? 누가 최신 상태로 유지할 책임이 있는가?
1. 모든 파일에 명확한 위치를 지정하세요
팀이 매일 사용하는 한 영역부터 시작하세요. 현재 작업이 저장되는 방식을 개선하기 위해 드라이브 전체를 재정리할 필요는 없습니다.
비즈니스에서 수행하는 작업을 기준으로 소수의 기본 폴더 세트를 선택하세요. 예를 들면 다음과 같습니다.
- 회사 자료: 정책, 온보딩 가이드, 승인된 템플릿.
- 운영: 공급업체, 절차, 내부 계획.
- 고객사: 고객 작업 및 프로젝트 파일.
- 재무: 예산, 인보이스, 재무 기록.
- 인사: 고용 문서 및 인사 기록.
각 기본 폴더 안에서 파일을 더 쉽게 찾을 수 있도록 하위 폴더를 사용하세요. 고객사 아래에는 고객별로 하위 폴더를 만들고 그 안에 별도의 프로젝트 폴더를 두세요. 재무 아래에는 연도별로 하위 폴더를 만들고 그 안에 별도의 인보이스와 예산 폴더를 두세요.
유사한 프로젝트의 경우 브리프, 작업 파일, 승인된 작업, 고객 인계와 같은 동일한 하위 폴더 이름을 재사용하세요. 일관된 라벨은 동료들이 각각의 새 프로젝트를 쉽게 파악하도록 도와줍니다. 폴더가 순서를 따르는 경우 이름순으로 정렬했을 때 해당 순서를 유지하도록 번호를 추가하세요.
동료들이 내용을 알 수 있도록 파일에 명확한 이름을 지정하세요. 월간 보고서의 경우 “2026년 10월 영업 보고서”처럼 월과 연도를 포함하세요. 팀이 정기적으로 업데이트하는 문서는 하나의 작업 파일 링크를 공유하여 모두가 같은 버전을 사용하도록 하세요.
구조를 실제로 적용하기 위한 팁
- 광범위한 정리 전에 민감한 파일을 확인하세요. 재무 및 인사 기록과 개인 고객 파일에 대한 접근을 검토하고, 덜 민감한 자료를 재정리하기 전에 더 이상 필요하지 않은 권한을 삭제하세요.
- 진행 중인 프로젝트 하나에서 구조를 테스트하세요. 동료 두 명에게 브리프를 찾고, 초안을 저장하고, 승인된 작업을 찾아보도록 요청하세요. 혼동스럽다고 느끼는 라벨은 조정하세요.
- 먼저 현재 파일을 이동하세요. 이동 전후에 권한을 확인하고, 프로젝트 도구의 링크를 업데이트하며, 새 작업이 어디에 속하는지 동료에게 알리세요.
- 오래된 파일은 관리 가능한 단위로 나눠 처리하세요. 검토하는 동안에는 파일을 그대로 두세요. 일주일에 30분을 할애하여 서로 다른 버전과 사람들이 찾기 어려워하는 파일부터 시작하세요.
Proton Drive에서 폴더를 만들고 정리하는 방법
Proton Drive 웹 앱에서 구조를 구축하려면:
- drive.proton.me(새 창)에서 로그인하세요
- 새로 만들기를 클릭한 다음 새 폴더를 클릭하세요
- 기본 폴더의 이름을 지정하세요(예: 고객사)
- 폴더를 열고 단계를 반복하여 고객 하위 폴더를 만드세요
- 고객 폴더를 열고 진행 중인 각 프로젝트에 대한 폴더를 만드세요
기존 항목을 정리하려면 파일이나 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 폴더로 이동을 선택하세요. 이름을 바꾸려면 이름 변경을 선택하세요. Windows와 Mac에서는 동료들이 Proton Drive 데스크톱 앱을 사용하여 공유받은 폴더를 파일 탐색기에 동기화할 수도 있습니다.
참고: Proton Drive에서 폴더를 만드는 방법 및 Proton Drive 웹 가이드.
2. 누구에게 접근 권한이 필요한지 정하세요
업무에 필요한 파일에만 접근 권한을 부여하세요. 접근을 제한하면 계정이 유출되었을 때 노출되는 정보의 양이 줄어들고, 팀이 변해도 권한을 더 쉽게 관리할 수 있습니다.
같은 사람들과 공유해야 하는 파일은 함께 그룹화하세요. 회사 정책은 모든 사람이 읽을 수 있는 폴더에 두고, 재무 및 인사 기록은 접근을 제한해야 합니다. 고객 작업의 경우 제공하는 파일을 내부 초안 및 가격 논의와 분리해 두세요.
각 폴더에서 파일을 변경해야 하는 사람에게는 편집 권한을, 읽기만 하면 되는 사람에게는 보기 권한을 부여하세요.
| 폴더 | 접근 권한이 필요한 사람 | 권장 권한 |
| 회사 정책 및 승인된 템플릿 | 모든 직원 | 대부분은 보기, 문서를 관리하는 사람은 편집 |
| 진행 중인 고객 프로젝트 | 프로젝트 팀 | 기여자는 편집, 그 외에는 보기 |
| 고객 인수인계 | 고객 및 딜리버리 팀 | 고객 조회, 딜리버리 팀 편집 |
| 재무 기록 | 재무 담당자 | 담당 업무에 따라 조회 또는 편집 |
| 인사 기록 | 해당 기록 담당자 | 담당 업무에 따라 조회 또는 편집 |
정기 협업자를 이메일로 초대하면 각 사람의 접근 권한을 개별적으로 변경하거나 삭제할 수 있습니다. 완료된 파일을 고객에게 보낼 때는 유효기간이 있는 공유 링크를 사용해 더 이상 필요하지 않을 때 접근이 종료되도록 하세요. 민감한 파일에는 비밀번호를 추가하세요.
공유 파일을 안전하게 유지하는 팁
- 신규 입사자의 접근 권한을 계획하세요. 각 역할의 사람들이 일반적으로 필요한 폴더를 합의해 두면, 누군가 입사할 때마다 처음부터 결정할 필요가 없습니다. 이 과정을 더 간단히 하는 방법은 온보딩 체크리스트에서 더 많은 아이디어를 확인하세요.
- 개별 계정을 사용하세요. 각 직원에게 개별 로그인을 부여해, 동료에게 영향을 주지 않고 해당 직원의 접근 권한을 삭제할 수 있도록 하세요.
- 2단계 인증을 요구하세요. Proton 비즈니스 관리자는 조직 보안 설정을 통해 이를 강제할 수 있습니다.
- 암호화와 권한을 별개의 보호 조치로 다루세요. Proton Drive는 파일 내용, 파일 이름, 폴더 이름을 기기에서 나가기 전에 암호화하여 해당 정보를 저장공간 제공자로부터 보호합니다. 어떤 동료와 외부 수신인이 파일에 접근할 수 있는지는 여전히 사용자가 결정합니다.
Proton Drive에서 공유 관리하는 방법
특정 사람과 폴더를 공유하려면:
- 폴더를 선택하고 공유를 클릭하세요
- 동료의 이메일 주소를 입력하세요
- 각 수신인에 대해 뷰어 또는 편집자를 선택하고 초대를 보내세요
참조: 이메일로 폴더를 공유하는 방법.
마무리하기 전에 공유 설정을 확인하세요:
- 공유할 수 있는 사람: 기본적으로 편집자는 다른 사람을 초대하고 권한을 변경할 수도 있습니다. 편집만 허용해야 하는 경우 접근을 끄세요.
- 링크 접근이 종료되는 시점: 공개 링크로 공유하는 경우 유효기간을 설정하고 민감한 파일에는 비밀번호를 추가하세요.
참조: 공유 파일 접근을 관리하는 방법.
3. 시스템을 최신 상태로 유지하세요
각 주요 폴더에 유용하게 유지할 책임자를 지정하세요. 의지할 사람이 있으면 동료들이 파일링 관련 질문을 해결하고, 오래된 문서를 표시하고, 팀 변화에 따라 접근을 요청하는 데 도움이 됩니다.
간단한 “여기서 시작” 문서는 해당 담당자가 폴더에 무엇이 들어가야 하는지, 파일 이름을 어떻게 지정해야 하는지 설명할 수 있는 공간을 제공합니다. 신규 동료가 여기저기 묻지 않고도 시스템을 이해할 수 있도록 온보딩에 포함하세요.
프로젝트 종료는 정리하기 좋은 시점입니다. 폴더 담당자는 승인된 파일을 확인하고, 불필요한 중복 파일을 삭제하고, 완료된 작업을 동일한 접근 제한이 적용된 보관함 하위 폴더로 이동해야 합니다. 비즈니스의 보존 요구사항에 따라 무엇을 남기고 무엇을 삭제할지 결정해야 합니다.
책임이 바뀔 때도 접근 권한을 점검해야 합니다. 누군가 입사하거나 역할이 바뀌거나 퇴사할 때, 그리고 프로젝트가 끝날 때 권한 검토를 포함해, 이전 동료와 계약자가 더 이상 필요하지 않은 접근 권한을 유지하지 않도록 하세요.
유지 관리를 수월하게 하는 팁
- 백업 담당자를 지정하세요. 폴더 담당자가 자리를 비울 때 다른 사람이 파일링 규칙과 접근 요청 처리 방법을 알고 있도록 하세요.
- 매월 짧은 점검 시간을 마련하세요. 민감한 폴더와 외부 수신인부터 시작해 오래된 공유 리소스, 이전 전달 링크, 불필요한 접근 권한을 찾아보세요.
- 계정을 삭제하기 전에 파일 인수인계를 계획하세요. 퇴사하는 직원이 소유한 비즈니스 파일을 식별하고 회사가 통제하는 저장공간에 보존하세요. 계정을 삭제하기 전에 동료가 보존된 파일에 접근할 수 있는지 확인하세요. 직원 퇴사에 필요한 간단한 프레임워크가 필요하다면 오프보딩 체크리스트를 다운로드하세요.
Proton Drive에서 공유 접근을 검토하는 방법
공유한 항목을 확인하려면:
- Proton Drive 웹 앱에서 공유 탭을 여세요.
- 파일 또는 폴더를 선택하고 공유 설정을 여세요.
- 수신인과 해당 권한을 검토하세요. 필요에 따라 역할을 변경하거나 접근 삭제를 선택하세요.
- 공개 링크가 활성화되어 있는지 확인하고 더 이상 필요하지 않으면 비활성화하세요.
참조: 공유 파일 접근을 관리하는 방법.
업무와 함께 공유 드라이브를 성장시키세요
관리 가능한 공유 드라이브는 파일이 어디에 속하는지, 누가 접근해야 하는지, 누가 최신 상태로 유지하는지 명확하게 합니다. 구조를 설정하고 팀이 성장함에 따라 유지할 때 이 체크리스트를 사용하세요:
- 작게 시작하세요: 팀이 매일 사용하는 영역 하나를 선택하고, 오래된 자료를 처리하기 전에 현재 파일을 정리하세요.
- 파일을 명확한 위치에 두세요: 업무를 반영하는 주요 폴더, 일관된 하위 폴더, 설명적인 파일 이름을 사용하세요.
- 접근 권한을 통제하세요: 필요한 것만 공유하고, 조회 접근과 편집 접근을 구분하고, 임시 링크에는 유효기간을 설정하세요.
- 책임을 지정하세요: 각 주요 폴더에 담당자를 지정하고 파일링 규칙을 간단한 “여기서 시작” 문서에 기록하세요.
- 최신 상태로 유지하세요: 완료된 작업은 보관함에 보관하고, 프로젝트가 끝나거나 사람이 역할을 바꾸거나 퇴사할 때 접근 권한을 검토하세요.
모든 것을 한 번에 재정리할 필요는 없습니다. Proton Drive의 비즈니스 클라우드 저장공간에서 한 영역부터 시작해 팀이 사용하는 파일을 정리하고, 각 사람에게 필요한 접근 권한을 부여하세요. 파일은 종단간 암호화되며, 비밀번호와 유효기간을 통해 공유 링크의 접근을 통제할 수 있습니다. 해당 영역이 팀에 잘 맞으면 다음 영역에도 같은 방식을 적용하세요.
