Khi doanh nghiệp của bạn chỉ có năm người, ai cũng biết chính xác mỗi tệp nằm ở đâu. Nhưng khi đã phát triển lên 25 hay 50 nhân viên, mọi thứ sẽ thay đổi. Đột nhiên, không ai chắc được đề xuất mình đang làm có phải bản mới nhất hay liệu một nhà thầu còn quyền truy cập vào dự án năm ngoái hay không. Ổ đĩa chia sẻ giờ đây có ba thư mục con đều mang tên “Final”.
Hầu hết các công cụ lưu trữ đám mây cho doanh nghiệp đều cung cấp những tính năng cơ bản, nhưng chúng không tự sắp xếp. Mục tiêu là giữ cho ổ đĩa chia sẻ luôn dễ quản lý khi có thêm người và tệp, mà không trở thành thêm một việc phải làm cho người phụ trách vận hành. Một hệ thống hữu ích giúp tìm tệp dễ dàng, kiểm soát quyền truy cập và phù hợp với cách đội ngũ của bạn vốn đang làm việc.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chia sẻ cách:
- Dành cho mỗi tệp một vị trí rõ ràng
- Xác định ai cần quyền truy cập và đặt quyền phù hợp
- Cập nhật tệp, thư mục và quyền truy cập khi đội ngũ phát triển
Ổ đĩa chia sẻ là gì?
Ổ đĩa chia sẻ là một nơi chung để đội ngũ lưu trữ và làm việc trên các tệp. Thay vì gửi qua lại các tập tin đính kèm, mọi người truy cập cùng những tài liệu và thư mục, với quyền quyết định ai được xem hoặc chỉnh sửa chúng.
Với một doanh nghiệp đang phát triển, nó mang lại cho công việc chung một nơi lưu trữ ổn định. Đồng nghiệp biết nơi tìm đề xuất mới nhất, nên dùng mẫu nào và lưu tệp dự án ở đâu.
Cách tạo ổ đĩa chia sẻ
Giữ cho ổ đĩa chia sẻ ngăn nắp nghĩa là trả lời ba câu hỏi: Mỗi tệp thuộc về đâu? Ai cần quyền truy cập? Ai chịu trách nhiệm cập nhật nó?
1. Dành cho mỗi tệp một vị trí rõ ràng
Hãy bắt đầu với một mảng mà đội ngũ của bạn dùng hằng ngày. Bạn không cần tổ chức lại toàn bộ ổ đĩa trước khi cải thiện cách lưu trữ công việc hiện tại.
Chọn một nhóm nhỏ các thư mục chính dựa trên công việc mà doanh nghiệp của bạn thực hiện. Ví dụ:
- Tài nguyên công ty: Chính sách, hướng dẫn hội nhập và các mẫu đã được phê duyệt.
- Vận hành: Nhà cung cấp, quy trình và kế hoạch nội bộ.
- Khách hàng: Công việc khách hàng và tệp dự án.
- Tài chính: Ngân sách, hóa đơn và hồ sơ tài chính.
- Nhân sự: Tài liệu tuyển dụng và hồ sơ nhân viên.
Dùng thư mục con để tệp dễ tìm hơn trong mỗi thư mục chính. Trong mục Khách hàng, hãy tạo một thư mục con cho mỗi khách hàng, với các thư mục dự án riêng bên trong. Trong mục Tài chính, hãy tạo một thư mục con cho mỗi năm, với các thư mục Hóa đơn và Ngân sách riêng bên trong.
Với các dự án tương tự, hãy dùng lại cùng tên thư mục con, chẳng hạn như Bản tóm tắt, Tệp đang làm việc, Công việc đã duyệt và Bàn giao cho khách hàng. Nhãn nhất quán giúp đồng nghiệp dễ định hướng trong từng dự án mới. Nếu các thư mục theo một trình tự, hãy thêm số để giữ đúng thứ tự khi sắp xếp theo tên.
Đặt tên tệp rõ ràng để đồng nghiệp biết chúng chứa gì. Với báo cáo hằng tháng, hãy ghi cả tháng và năm, chẳng hạn “Báo cáo bán hàng tháng 10 năm 2026”. Với tài liệu mà đội ngũ cập nhật thường xuyên, hãy chia sẻ liên kết đến một tệp làm việc duy nhất để mọi người dùng chung một phiên bản.
Mẹo đưa cấu trúc của bạn vào thực tế
- Kiểm tra các tệp nhạy cảm trước khi dọn dẹp diện rộng. Xem lại quyền truy cập vào hồ sơ tài chính, nhân sự và tệp khách hàng riêng tư, đồng thời gỡ bỏ quyền của những người không còn cần đến trước khi sắp xếp lại các tài liệu ít nhạy cảm hơn.
- Thử nghiệm cấu trúc trên một dự án đang hoạt động. Nhờ hai đồng nghiệp tìm bản tóm tắt, lưu một bản thư nháp và xác định vị trí công việc đã duyệt. Điều chỉnh những nhãn mà họ thấy khó hiểu.
- Di chuyển các tệp hiện tại trước. Kiểm tra quyền trước và sau khi di chuyển, cập nhật liên kết trong các công cụ dự án và cho đồng nghiệp biết công việc mới thuộc về đâu.
- Xử lý các tệp cũ hơn theo từng đợt dễ quản lý. Cứ để nguyên chúng trong khi bạn xem lại. Dành ra 30 phút mỗi tuần, bắt đầu với những phiên bản trùng lặp và các tệp mọi người khó tìm.
Cách tạo và sắp xếp thư mục trong Proton Drive
Để xây dựng cấu trúc của bạn trong ứng dụng web Proton Drive:
- Đăng nhập tại drive.proton.me(cửa sổ mới)
- Nhấp vào Mới, sau đó chọn Thư mục mới
- Đặt tên cho một thư mục chính, chẳng hạn Khách hàng
- Mở thư mục đó và lặp lại các bước để tạo thư mục con cho khách hàng
- Mở thư mục khách hàng và tạo một thư mục cho mỗi dự án đang hoạt động
Để sắp xếp các mục hiện có, nhấp chuột phải vào một tệp hoặc thư mục và chọn Di chuyển vào thư mục. Chọn Đổi tên để thay đổi tên. Trên Windows và Mac, đồng nghiệp cũng có thể đồng bộ các thư mục được chia sẻ với họ vào File Explorer bằng ứng dụng máy tính Proton Drive.
Xem: cách tạo thư mục trong Proton Drive và hướng dẫn sử dụng Proton Drive trên web.
2. Xác định ai cần quyền truy cập
Chỉ cấp cho mọi người quyền truy cập vào những tệp họ cần cho công việc. Hạn chế quyền truy cập giúp giảm lượng thông tin bị lộ nếu một tài khoản bị xâm phạm và giúp quyền dễ quản lý hơn khi đội ngũ thay đổi.
Nhóm các tệp lại với nhau khi chúng cần được chia sẻ với cùng một nhóm người. Chính sách công ty nên nằm trong một thư mục mà mọi người đều có thể đọc, trong khi hồ sơ tài chính và nhân sự cần quyền truy cập hạn chế. Với công việc khách hàng, hãy tách riêng các tệp bạn bàn giao khỏi thư nháp nội bộ và các cuộc trao đổi về giá.
Trong mỗi thư mục, cấp quyền chỉnh sửa cho những người cần thay đổi tệp và quyền xem cho những người chỉ cần đọc chúng:
| Thư mục | Ai cần quyền truy cập | Quyền được đề xuất |
| Chính sách công ty và các mẫu đã được phê duyệt | Toàn bộ nhân viên | Hầu hết mọi người chỉ xem; những người duy trì tài liệu được chỉnh sửa |
| Dự án khách hàng đang hoạt động | Nhóm dự án | Người đóng góp được chỉnh sửa; những người khác chỉ xem |
| Bàn giao cho khách hàng | Khách hàng và nhóm thực hiện | Khách hàng xem; nhóm thực hiện chỉnh sửa |
| Hồ sơ tài chính | Người phụ trách tài chính | Xem hoặc chỉnh sửa theo trách nhiệm của mình |
| Hồ sơ nhân sự | Người phụ trách các hồ sơ đó | Xem hoặc chỉnh sửa theo trách nhiệm của mình |
Mời cộng tác viên thường xuyên qua email để có thể thay đổi hoặc xóa quyền truy cập của từng người một cách riêng biệt. Khi gửi tệp hoàn chỉnh cho khách hàng, hãy dùng liên kết chia sẻ có ngày hết hạn để quyền truy cập kết thúc khi không còn cần thiết. Thêm mật khẩu cho tệp nhạy cảm.
Mẹo giữ tệp chia sẻ an toàn
- Lên kế hoạch truy cập cho nhân viên mới. Thống nhất những thư mục mà người ở mỗi vai trò thường cần, để không phải quyết định lại từ đầu mỗi khi có người gia nhập. Xem danh sách kiểm tra tiếp nhận nhân viên của chúng tôi để có thêm ý tưởng đơn giản hóa quy trình này.
- Dùng tài khoản riêng. Mỗi nhân viên nên có thông tin đăng nhập riêng để bạn có thể xóa quyền truy cập của họ mà không ảnh hưởng đến đồng nghiệp.
- Yêu cầu xác thực hai yếu tố. Quản trị viên doanh nghiệp Proton có thể bắt buộc điều này thông qua cài đặt bảo mật của tổ chức.
- Coi mã hóa và quyền là hai lớp bảo vệ riêng biệt. Proton Drive mã hóa nội dung tệp, tên tệp và tên thư mục trước khi chúng rời khỏi thiết bị của bạn, bảo vệ thông tin đó khỏi nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ. Bạn vẫn quyết định đồng nghiệp và người nhận bên ngoài nào có thể truy cập tệp.
Cách quản lý chia sẻ trong Proton Drive
Để chia sẻ thư mục với những người cụ thể:
- Chọn thư mục và nhấp vào Chia sẻ
- Nhập địa chỉ email của đồng nghiệp
- Chọn Người xem hoặc Người chỉnh sửa cho từng người nhận và gửi lời mời
Xem: cách chia sẻ thư mục qua email.
Trước khi hoàn tất, hãy kiểm tra cài đặt chia sẻ:
- Ai có thể chia sẻ: Người chỉnh sửa cũng có thể mời người khác và thay đổi quyền theo mặc định. Tắt quyền truy cập nếu họ chỉ nên chỉnh sửa.
- Khi quyền truy cập qua liên kết kết thúc: Nếu bạn đang chia sẻ qua liên kết công khai, hãy đặt ngày hết hạn và thêm mật khẩu cho tệp nhạy cảm.
Xem: cách quản lý quyền truy cập tệp chia sẻ.
3. Giữ hệ thống luôn cập nhật
Chỉ định một người chịu trách nhiệm cụ thể cho từng thư mục chính để giữ thư mục hữu ích. Có một người để hỏi giúp đồng nghiệp giải đáp thắc mắc về lưu trữ, báo tài liệu lỗi thời và yêu cầu quyền truy cập khi nhóm thay đổi.
Một tài liệu ngắn “Bắt đầu tại đây” cho người đó nơi để giải thích những gì thuộc về thư mục và cách đặt tên tệp. Đưa tài liệu này vào quy trình tiếp nhận nhân viên để đồng nghiệp mới hiểu hệ thống mà không phải hỏi han xung quanh.
Khi dự án kết thúc là thời điểm tự nhiên để dọn dẹp. Người chịu trách nhiệm thư mục nên xác nhận những tệp nào đã được phê duyệt, xóa các bản trùng lặp không cần thiết và chuyển công việc đã hoàn thành vào thư mục con Lưu trữ với cùng hạn chế truy cập. Yêu cầu lưu giữ của doanh nghiệp nên định hướng việc giữ lại gì và xóa gì.
Quyền truy cập cũng cần được chú ý khi trách nhiệm thay đổi. Đưa việc rà soát quyền vào khi có người gia nhập, thay đổi vai trò hoặc rời đi, và khi dự án kết thúc, để đồng nghiệp cũ và nhà thầu không giữ quyền truy cập mà họ không còn cần.
Mẹo giữ việc bảo trì dễ quản lý
- Chỉ định người liên hệ dự phòng. Đảm bảo một người khác biết quy tắc lưu hồ sơ và cách xử lý yêu cầu truy cập khi người chịu trách nhiệm thư mục vắng mặt.
- Dành một buổi kiểm tra ngắn hằng tháng. Tìm các tài nguyên chia sẻ lỗi thời, liên kết giao hàng cũ và quyền truy cập không cần thiết, bắt đầu với thư mục nhạy cảm và người nhận bên ngoài.
- Lên kế hoạch bàn giao tệp trước khi xóa tài khoản. Xác định các tệp doanh nghiệp thuộc sở hữu của nhân viên sắp rời đi và bảo toàn chúng trong vùng lưu trữ do công ty kiểm soát. Kiểm tra rằng đồng nghiệp có thể truy cập các tệp đã bảo toàn trước khi xóa tài khoản. Tải xuống danh sách kiểm tra thôi việc của chúng tôi nếu bạn cần một khung đơn giản cho việc nhân viên rời đi.
Cách rà soát quyền truy cập được chia sẻ trong Proton Drive
Để kiểm tra các mục bạn đã chia sẻ:
- Mở tab Chia sẻ trong ứng dụng web Proton Drive.
- Chọn một tệp hoặc thư mục và mở điều khiển chia sẻ của mục đó.
- Xem lại người nhận và quyền của họ. Thay đổi vai trò hoặc chọn Xóa quyền truy cập khi cần.
- Kiểm tra xem Liên kết công khai có được bật không và tắt nếu không còn cần thiết.
Xem: cách quản lý quyền truy cập tệp chia sẻ.
Để ổ đĩa chia sẻ của bạn phát triển cùng công việc
Một ổ đĩa chia sẻ dễ quản lý giúp làm rõ tệp thuộc về đâu, ai cần quyền truy cập và ai giữ chúng luôn cập nhật. Dùng danh sách kiểm tra này khi thiết lập cấu trúc và duy trì nó khi nhóm của bạn phát triển:
- Bắt đầu từ việc nhỏ: Chọn một lĩnh vực mà nhóm bạn dùng hằng ngày và sắp xếp các tệp hiện tại trước khi xử lý tài liệu cũ hơn.
- Cho tệp một vị trí rõ ràng: Dùng các thư mục chính phản ánh công việc của bạn, thư mục con nhất quán và tên tệp mô tả rõ nội dung.
- Kiểm soát quyền truy cập: Chỉ chia sẻ những gì mọi người cần, phân biệt quyền xem với quyền chỉnh sửa và đặt ngày hết hạn cho liên kết tạm thời.
- Giao trách nhiệm: Chỉ định một người liên hệ cụ thể cho từng thư mục chính và ghi lại quy tắc lưu hồ sơ trong một tài liệu ngắn “Bắt đầu tại đây”.
- Giữ luôn cập nhật: Lưu trữ công việc đã hoàn thành và rà soát quyền truy cập khi dự án kết thúc hoặc khi mọi người thay đổi vai trò hay rời đi.
Bạn không cần tổ chức lại mọi thứ cùng một lúc. Hãy bắt đầu với một lĩnh vực trong dịch vụ lưu trữ đám mây doanh nghiệp của Proton Drive, sắp xếp các tệp mà nhóm bạn sử dụng và cấp cho mỗi người quyền truy cập họ cần. Tệp của bạn được mã hóa đầu cuối, còn mật khẩu và ngày hết hạn giúp bạn kiểm soát quyền truy cập qua liên kết chia sẻ. Khi lĩnh vực đó hoạt động tốt với nhóm, hãy áp dụng cách làm tương tự cho lĩnh vực tiếp theo.
