Cuando una empresa tiene cinco personas, todo el mundo sabe exactamente dónde está cada archivo. Sin embargo, cuando se crece hasta 25 o 50 empleados, las cosas cambian. De repente, nadie sabe si la propuesta en la que está trabajando está al día o si un colaborador externo sigue teniendo acceso al proyecto del año pasado. El Drive compartido contiene ahora tres subcarpetas tituladas «Final».
La mayoría de las herramientas de almacenamiento en la nube para empresas ofrecen lo básico, pero no se organizan solas. El objetivo es mantener un Drive compartido manejable a medida que se añaden personas y archivos, sin que se convierta en otra tarea para quien gestiona las operaciones. Un sistema útil facilita encontrar los archivos, mantiene el acceso bajo control y se adapta a la forma en que ya trabaja tu equipo.
En esta guía te contamos cómo:
- Asigna un lugar claro a cada archivo
- Decide quién necesita acceso y establece los permisos adecuados
- Mantén al día los archivos, las carpetas y los accesos a medida que crece tu equipo
¿Qué es un Drive compartido?
Un Drive compartido es un espacio común donde un equipo almacena y trabaja con archivos. En lugar de ir pasando archivos adjuntos, las personas acceden a los mismos documentos y carpetas, con permisos que determinan quién los ve o los edita.
En una empresa en crecimiento, da al trabajo compartido un lugar estable. Los compañeros saben dónde encontrar la última propuesta, qué plantillas usar y dónde guardar los archivos del proyecto.
Cómo crear un Drive compartido
Organizar un Drive compartido implica responder a tres preguntas: ¿dónde va cada archivo?, ¿quién necesita acceso?, ¿quién se encarga de mantenerlo al día?
1. Asigna un lugar claro a cada archivo
Empieza por un área que tu equipo use a diario. No hace falta reorganizar todo el Drive para mejorar cómo se almacena el trabajo actual.
Elige un conjunto reducido de carpetas principales en función del trabajo que hace tu empresa. Por ejemplo:
- Recursos de la empresa: Políticas, guías de incorporación y plantillas aprobadas.
- Operaciones: Proveedores, procedimientos y planificación interna.
- Clientes: Trabajo de clientes y archivos de proyectos.
- Finanzas: Presupuestos, facturas y registros financieros.
- Personas: Documentos laborales y registros de personal.
Usa subcarpetas para que sea más fácil encontrar los archivos dentro de cada carpeta principal. En Clientes, crea una subcarpeta para cada cliente, con carpetas de proyecto separadas dentro. En Finanzas, crea una subcarpeta para cada año, con carpetas separadas de Facturas y Presupuestos dentro.
En proyectos similares, reutiliza los mismos nombres de subcarpeta, como Brief, Archivos de trabajo, Trabajo aprobado y Entrega al cliente. Usar etiquetas coherentes ayuda a los compañeros a orientarse en cada nuevo proyecto. Si las carpetas siguen una secuencia, añade números para que mantengan ese orden al ordenarlas por nombre.
Pon a los archivos nombres claros que indiquen a tus compañeros qué contienen. En los informes mensuales, incluye el mes y el año, por ejemplo, «Informe de ventas octubre de 2026». En los documentos que tu equipo actualiza con regularidad, comparte un enlace a un único archivo de trabajo para que todos usen la misma versión.
Consejos para poner en práctica tu estructura
- Revisa los archivos sensibles antes de la limpieza general. Revisa el acceso a los registros financieros y de personal y a los archivos privados de clientes, y elimina los permisos que ya no necesite nadie antes de reorganizar el material menos sensible.
- Prueba la estructura en un proyecto activo. Pide a dos compañeros que encuentren el brief, guarden un borrador y localicen el trabajo aprobado. Ajusta las etiquetas que les resulten confusas.
- Mueve primero los archivos actuales. Revisa los permisos antes y después de moverlos, actualiza los enlaces en las herramientas del proyecto y avisa a tus compañeros de dónde va el trabajo nuevo.
- Aborda los archivos más antiguos en lotes manejables. Déjalos en su sitio mientras los revisas. Reserva 30 minutos a la semana y empieza por las versiones que compiten entre sí y los archivos que cuesta encontrar.
Cómo crear y organizar carpetas en Proton Drive
Para crear tu estructura en la aplicación web de Proton Drive:
- Inicia sesión en drive.proton.me(ventana nueva)
- Haz clic en Nuevo y luego en Nueva carpeta
- Pon nombre a una carpeta principal, por ejemplo, Clientes
- Ábrela y repite los pasos para crear una subcarpeta de cliente
- Abre la carpeta del cliente y crea una carpeta para cada proyecto activo
Para organizar los elementos existentes, haz clic con el botón derecho en un archivo o una carpeta y selecciona Mover a la carpeta. Selecciona Cambiar nombre para cambiar el nombre. En Windows y Mac, los compañeros también pueden sincronizar en el Explorador de archivos las carpetas compartidas con ellos con la aplicación de escritorio de Proton Drive.
Más información: cómo crear carpetas en Proton Drive y la guía web de Proton Drive.
2. Decide quién necesita acceso
Da acceso a las personas solo a los archivos que necesitan para su trabajo. Limitar el acceso reduce la información expuesta si se compromete una cuenta y facilita la gestión de los permisos a medida que cambia tu equipo.
Agrupa los archivos que deban compartirse con las mismas personas. Las políticas de la empresa van en una carpeta que todos puedan leer, mientras que los registros financieros y de personal necesitan un acceso restringido. En el trabajo con clientes, mantén separados los archivos que entregas de los borradores internos y las conversaciones sobre precios.
Dentro de cada carpeta, da acceso de edición a quienes necesiten cambiar los archivos y acceso de solo lectura a quienes solo necesiten leerlos:
| Carpeta | Quién necesita acceso | Permisos sugeridos |
| Políticas de la empresa y plantillas aprobadas | Todo el personal | La mayoría solo consulta; quienes mantienen los documentos editan |
| Proyecto de cliente activo | Equipo del proyecto | Los colaboradores editan; los demás solo consultan |
| Entrega al cliente | Cliente y equipo de entrega | El cliente visualiza; el equipo de entrega edita |
| Registros financieros | Personas que gestionan las finanzas | Ver o editar según sus responsabilidades |
| Registros de personal | Personas que gestionan esos registros | Ver o editar según sus responsabilidades |
Invita a los colaboradores habituales por correo electrónico para poder cambiar o eliminar el acceso de cada persona por separado. Cuando envíes archivos terminados a un cliente, usa un enlace para compartir con fecha de expiración para que el acceso termine cuando ya no sea necesario. Añade una contraseña para los archivos confidenciales.
Consejos para mantener la seguridad de los archivos compartidos
- Planifica el acceso para las nuevas incorporaciones. Acuerda qué carpetas necesita normalmente cada rol, para no tener que decidir desde cero cada vez que alguien se incorpora. Consulta nuestras listas de verificación de incorporación para obtener más ideas sobre cómo simplificar este proceso.
- Usa cuentas individuales. Cada empleado debe tener su propio inicio de sesión para poder eliminar su acceso sin interrumpir a los compañeros.
- Exige la autenticación de dos factores. Los administradores de Proton para empresas pueden aplicarla a través de los ajustes de seguridad de la organización.
- Trata el cifrado y los permisos como protecciones independientes. Proton Drive cifra el contenido de los archivos, los nombres de archivo y los nombres de las carpetas antes de que salgan de tu dispositivo, lo que protege esa información frente al proveedor de almacenamiento. Sigues decidiendo qué compañeros y destinatarios externos pueden acceder a los archivos.
Cómo administrar el uso compartido en Proton Drive
Para compartir una carpeta con personas concretas:
- Selecciona la carpeta y haz clic en Compartir
- Introduce las direcciones de correo electrónico de tus compañeros
- Elige Lector o Editor para cada destinatario y envía las invitaciones
Consulta: cómo compartir carpetas por correo electrónico.
Antes de terminar, revisa los ajustes de uso compartido:
- Quién puede compartir: Los editores también pueden invitar a otras personas y cambiar los permisos por defecto. Desactiva Acceso si solo deben editar.
- Cuándo termina el acceso mediante enlace: Si compartes mediante un enlace público, establece una fecha de expiración y añade una contraseña para los archivos confidenciales.
Consulta: cómo administrar el acceso a archivos compartidos.
3. Mantén el sistema actualizado
Asigna a cada carpeta principal una persona responsable designada para mantenerla útil. Tener a alguien a quien recurrir ayuda a los compañeros a resolver dudas sobre la clasificación de archivos, señalar documentos obsoletos y solicitar acceso a medida que cambia el equipo.
Un breve documento «Empieza aquí» da a esa persona un lugar donde explicar qué debe incluir la carpeta y cómo deben nombrarse los archivos. Inclúyelo en la incorporación para que los nuevos compañeros entiendan el sistema sin tener que preguntar a los demás.
El cierre de un proyecto es un buen momento para ordenar. La persona responsable de la carpeta debe confirmar qué archivos están aprobados, eliminar los duplicados innecesarios y mover el trabajo terminado a una subcarpeta Archivo con las mismas restricciones de acceso. Los requisitos de conservación de tu empresa deben determinar qué se queda y qué se elimina.
El acceso también requiere atención cuando cambian las responsabilidades. Incluye una revisión de permisos cuando alguien se incorpora, cambia de rol o se marcha, y cuando termina un proyecto, para que los antiguos compañeros y los contratistas no conserven un acceso que ya no necesitan.
Consejos para que el mantenimiento sea fácil de gestionar
- Designa un contacto de respaldo. Asegúrate de que otra persona conozca las reglas de clasificación de archivos y cómo gestionar las solicitudes de acceso cuando la persona responsable de una carpeta no esté.
- Reserva una breve revisión mensual. Busca recursos compartidos obsoletos, enlaces de entrega antiguos y accesos innecesarios, empezando por las carpetas confidenciales y los destinatarios externos.
- Planifica la entrega de archivos antes de eliminar cuentas. Identifica los archivos de la empresa que pertenecen a la persona empleada que se marcha y consérvalos en un almacenamiento que controle la empresa. Comprueba que los compañeros puedan acceder a los archivos conservados antes de eliminar la cuenta. Descarga nuestras listas de verificación de salida si necesitas un marco sencillo para las salidas de empleados.
Cómo revisar el acceso compartido en Proton Drive
Para revisar los elementos que has compartido:
- Abre la pestaña Compartido en la aplicación web de Proton Drive.
- Selecciona un archivo o una carpeta y abre sus controles de uso compartido.
- Revisa los destinatarios y sus permisos. Cambia su rol o selecciona Eliminar acceso según sea necesario.
- Comprueba si un enlace público está activado y desactívalo si ya no es necesario.
Consulta: cómo administrar el acceso a archivos compartidos.
Deja que tu unidad compartida crezca con el trabajo
Una unidad compartida fácil de gestionar deja claro dónde va cada archivo, quién necesita acceso y quién los mantiene al día. Usa esta lista de verificación al configurar tu estructura y mantenerla a medida que crece tu equipo:
- Empieza poco a poco: Elige un área que tu equipo use todos los días y organiza los archivos actuales antes de ocuparte del material más antiguo.
- Da a los archivos un lugar claro: Usa carpetas principales que reflejen tu trabajo, subcarpetas coherentes y nombres de archivo descriptivos.
- Controla el acceso: Comparte solo lo que las personas necesiten, distingue entre ver y editar, y establece fechas de expiración para los enlaces temporales.
- Asigna responsabilidades: Da a cada carpeta principal un contacto designado y registra las reglas de clasificación de archivos en un breve documento «Empieza aquí».
- Manténlo al día: Archiva el trabajo terminado y revisa el acceso cuando terminen los proyectos o cuando las personas cambien de rol o se marchen.
No necesitas reorganizarlo todo a la vez. Empieza por un área en el almacenamiento en la nube para empresas de Proton Drive, organiza los archivos que usa tu equipo y da a cada persona el acceso que necesita. Los archivos están cifrados de extremo a extremo, y las contraseñas y las fechas de expiración te ayudan a controlar el acceso a través de enlaces compartidos. Cuando esa área funcione bien para tu equipo, aplica el mismo enfoque a la siguiente.
