So richtest du einen geteilten Drive ein, der organisiert bleibt, während dein Team wächst

Wenn du ein Unternehmen mit fünf Mitarbeitenden bist, weiß jeder genau, wo jede Datei liegt. Wenn du jedoch auf 25 oder 50 Mitarbeitende angewachsen bist, ändert sich das. Plötzlich ist sich niemand sicher, ob das Angebot, an dem gerade gearbeitet wird, aktuell ist oder ob ein Auftragnehmer noch Zugriff auf das Projekt vom letzten Jahr hat. Der geteilte Drive enthält jetzt drei Unterordner, die alle „Final“ heißen.

Die meisten Cloud-Speicher-Tools für Unternehmen bieten dir die Grundlagen, aber sie organisieren sich nicht von selbst. Das Ziel ist, einen geteilten Drive überschaubar zu halten, während mehr Personen und Dateien hinzukommen, ohne dass dies zu einer weiteren Aufgabe für diejenigen wird, die den Betrieb leiten. Ein nützliches System macht Dateien leicht auffindbar, hält den Zugriff unter Kontrolle und passt sich an die Arbeitsweise deines Teams an.

In diesem Leitfaden zeigen wir dir, wie du:

• Gib jeder Datei einen festen Platz
• Entscheide, wer Zugriff braucht, und lege passende Berechtigungen fest
• Halte Dateien, Ordner und Zugriffe auf dem neuesten Stand, während dein Team wächst

Was ist ein geteilter Drive?

Ein geteilter Drive ist ein gemeinsamer Ort, an dem ein Team Dateien speichert und an ihnen arbeitet. Statt Anhänge hin- und herzuschicken, greifen Personen auf dieselben Dokumente und Ordner zu, wobei Berechtigungen festlegen, wer sie ansieht oder bearbeitet.

Für ein wachsendes Unternehmen gibt er geteilter Arbeit ein beständiges Zuhause. Kollegen wissen, wo sie das neueste Angebot finden, welche Vorlagen sie verwenden sollen und wo sie Projektdateien speichern.

So erstellst du einen geteilten Drive

Einen geteilten Drive organisiert zu halten bedeutet, drei Fragen zu beantworten: Wohin gehört jede Datei? Wer braucht Zugriff? Wer ist dafür verantwortlich, ihn aktuell zu halten?

1. Gib jeder Datei einen festen Platz

Beginne mit einem Bereich, den dein Team jeden Tag nutzt. Du musst nicht den gesamten Drive neu organisieren, bevor du die Art und Weise verbesserst, wie aktuelle Arbeit gespeichert wird.

Wähle eine kleine Auswahl an Hauptordnern, die auf der Arbeit deines Unternehmens basieren. Zum Beispiel:

• Unternehmensressourcen: Richtlinien, Onboarding-Leitfäden und freigegebene Vorlagen.
• Betrieb: Lieferanten, Verfahren und interne Planung.
• Kunden: Kundenarbeit und Projektdateien.
• Finanzen: Budgets, Rechnungen und Finanzunterlagen.
• Personal: Arbeitsverträge und Personalunterlagen.

Verwende Unterordner, um Dateien in jedem Hauptordner leichter auffindbar zu machen. Erstelle unter Kunden für jeden Kunden einen Unterordner mit separaten Projektordnern darin. Erstelle unter Finanzen für jedes Jahr einen Unterordner mit separaten Ordnern für Rechnungen und Budgets darin.

Verwende für ähnliche Projekte dieselben Unterordnernamen, zum Beispiel Briefing, Arbeitsdateien, Freigegebene Arbeit und Kundenübergabe. Einheitliche Bezeichnungen helfen Kollegen, sich in jedem neuen Projekt zurechtzufinden. Wenn die Ordner einer Reihenfolge folgen, füge Nummern hinzu, damit sie beim Sortieren nach Namen in dieser Reihenfolge bleiben.

Gib Dateien eindeutige Namen, die Kollegen verraten, was sie enthalten. Bei Monatsberichten gib Monat und Jahr an, zum Beispiel „Vertriebsbericht Oktober 2026“. Bei Dokumenten, die dein Team regelmäßig aktualisiert, teile einen Link zu einer Arbeitsdatei, damit alle dieselbe Version verwenden.

Tipps zur Umsetzung deiner Struktur

• Prüfe sensible Dateien vor der umfassenderen Aufräumaktion. Überprüfe den Zugriff auf Finanz- und Personalunterlagen sowie private Kundendateien und entferne Berechtigungen, die Personen nicht mehr benötigen, bevor du weniger sensibles Material neu organisierst.
• Teste die Struktur an einem aktiven Projekt. Bitte zwei Kollegen, das Briefing zu finden, einen Entwurf zu speichern und freigegebene Arbeit zu lokalisieren. Passe alle Bezeichnungen an, die sie verwirrend finden.
• Verschiebe zuerst aktuelle Dateien. Überprüfe die Berechtigungen vor und nach dem Verschieben, aktualisiere Links in Projekt-Tools und teile Kollegen mit, wohin neue Arbeit gehört.
• Nimm ältere Dateien in überschaubaren Stapeln in Angriff. Lass sie an ihrem Platz, während du sie überprüfst. Nimm dir 30 Minuten pro Woche Zeit, beginnend mit konkurrierenden Versionen und Dateien, die Personen schwer finden.

Wie du Ordner auf Proton Drive erstellst und organisierst

So baust du deine Struktur in der Proton Drive Web-App auf:

1. Melde dich unter drive.proton.me(neues Fenster) an
2. Klicke auf Neu, dann auf Neuer Ordner
3. Benenne einen Hauptordner, zum Beispiel Kunden
4. Öffne ihn und wiederhole die Schritte, um einen Kunden-Unterordner zu erstellen
5. Öffne den Kundenordner und erstelle einen Ordner für jedes aktive Projekt

Um vorhandene Einträge zu organisieren, klicke mit der rechten Maustaste auf eine Datei oder einen Ordner und wähle In Ordner verschieben. Wähle Umbenennen, um den Namen zu ändern. Unter Windows und Mac können Kollegen außerdem mit der Proton Drive Desktop-App Ordner, die mit ihnen geteilt wurden, mit dem Datei-Explorer synchronisieren.

Siehe: So erstellst du Ordner auf Proton Drive und die Proton Drive Web-Anleitung.

2. Entscheide, wer Zugriff braucht

Gib Personen nur Zugriff auf die Dateien, die sie für ihre Arbeit benötigen. Zugriff zu beschränken reduziert die Menge an Informationen, die preisgegeben werden, falls ein Konto gefährdet wird, und macht Berechtigungen einfacher zu verwalten, wenn sich dein Team verändert.

Fasse Dateien zusammen, wenn sie mit denselben Personen geteilt werden müssen. Unternehmensrichtlinien gehören in einen Ordner, den alle lesen können, während Finanz- und Personalunterlagen eingeschränkten Zugriff benötigen. Halte bei Kundenarbeit die Dateien, die du lieferst, getrennt von internen Entwürfen und Preisbesprechungen.

Gib innerhalb jedes Ordners Personen, die die Dateien ändern müssen, Bearbeitungszugriff und Personen, die sie nur lesen müssen, Lesezugriff:

Lade regelmäßige Projektbeteiligte per E-Mail ein, damit du den Zugriff jeder Person separat ändern oder entfernen kannst. Wenn du fertige Dateien an einen Kunden sendest, verwende einen Freigabelink mit Ablaufdatum, sodass der Zugriff endet, wenn er nicht mehr benötigt wird. Füge für vertrauliche Dateien ein Passwort hinzu.

Tipps für die sichere Aufbewahrung geteilter Dateien

• Zugriff für Neue planen. Legt fest, welche Ordner Personen in den einzelnen Rollen normalerweise benötigen, damit du nicht jedes Mal bei Neueintritten von vorn entscheiden musst. Schau dir unsere Onboarding-Checklisten an, um weitere Ideen zur Vereinfachung dieses Prozesses zu erhalten.
• Individuelle Konten verwenden. Jede Person sollte eine eigene Anmeldung haben, damit du den Zugriff entfernen kannst, ohne Kolleginnen und Kollegen zu stören.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung verlangen. Administratorinnen und Administratoren von Proton Business können dies über die Sicherheitseinstellungen der Organisation erzwingen.
• Betrachte Verschlüsselung und Berechtigungen als getrennte Schutzmaßnahmen. Proton Drive verschlüsselt Dateiinhalte, Dateinamen und Ordnernamen, bevor sie dein Gerät verlassen, und schützt diese Informationen so vor dem Speicheranbieter. Du entscheidest weiterhin, welche Kolleginnen und Kollegen sowie externen Empfängerinnen und Empfänger auf die Dateien zugreifen können.

So verwaltest du Freigaben in Proton Drive

So teilst du einen Ordner mit bestimmten Personen:

1. Wähle den Ordner aus und klicke auf Teilen
2. Gib die E-Mail-Adressen deiner Kolleginnen und Kollegen ein
3. Wähle für jede Empfängerin und jeden Empfänger Betrachter oder Bearbeiter und sende die Einladungen

Siehe: Ordner per E-Mail teilen.

Bevor du fertig bist, prüfe die Freigabeeinstellungen:

• Wer teilen kann: Bearbeiter können standardmäßig auch andere einladen und Berechtigungen ändern. Deaktiviere Zugriff, wenn sie nur bearbeiten sollen.
• Wann der Linkzugriff endet: Wenn du über einen Öffentlichen Link teilst, lege ein Ablaufdatum fest und füge für vertrauliche Dateien ein Passwort hinzu.

Siehe: Zugriff auf geteilte Dateien verwalten.

3. Das System aktuell halten

Benenne für jeden Hauptordner eine verantwortliche Person, die ihn nützlich hält. Eine Ansprechperson zu haben, hilft Kolleginnen und Kollegen, Fragen zur Ablage zu klären, veraltete Dokumente zu melden und Zugriff zu beantragen, wenn sich das Team verändert.

Ein kurzes Dokument „Start here“ gibt dieser Person einen Ort, an dem sie erklärt, was in den Ordner gehört und wie Dateien benannt werden sollten. Nimm es ins Onboarding auf, damit neue Kolleginnen und Kollegen das System verstehen, ohne herumfragen zu müssen.

Der Projektabschluss ist ein guter Zeitpunkt, um aufzuräumen. Die für den Ordner verantwortliche Person sollte bestätigen, welche Dateien genehmigt sind, unnötige Duplikate entfernen und abgeschlossene Arbeiten in einen Unterordner „Archiv“ mit denselben Zugriffsbeschränkungen verschieben. Die Aufbewahrungsanforderungen deines Unternehmens sollten bestimmen, was bleibt und was gelöscht wird.

Auch der Zugriff muss angepasst werden, wenn sich Zuständigkeiten ändern. Plane eine Überprüfung der Berechtigungen ein, wenn jemand neu dazukommt, die Rolle wechselt oder das Unternehmen verlässt und wenn ein Projekt endet, damit ehemalige Kolleginnen und Kollegen sowie Auftragnehmer keinen Zugriff behalten, den sie nicht mehr benötigen.

Tipps für eine überschaubare Pflege

• Benenne eine Vertretung. Stelle sicher, dass jemand anderes die Ablageregeln kennt und weiß, wie Zugriffsanfragen zu bearbeiten sind, wenn die für einen Ordner verantwortliche Person abwesend ist.
• Plane eine kurze monatliche Prüfung ein. Achte auf veraltete geteilte Ressourcen, alte Links zu Lieferungen und unnötigen Zugriff – beginne mit sensiblen Ordnern und externen Empfängerinnen und Empfängern.
• Plane Dateiübergaben, bevor du Konten entfernst. Ermittle Geschäftsdateien, die der ausscheidenden Person zugeordnet sind, und bewahre sie in einem vom Unternehmen kontrollierten Speicher auf. Prüfe, ob Kolleginnen und Kollegen auf die gesicherten Dateien zugreifen können, bevor du das Konto löschst. Lade unsere Offboarding-Checklisten herunter, wenn du einen einfachen Rahmen für Mitarbeiterabgänge benötigst.

Geteilte Zugriffe in Proton Drive überprüfen

So prüfst du von dir geteilte Einträge:

1. Öffne den Tab „Geteilt“ in der Proton Drive Web-App.
2. Wähle eine Datei oder einen Ordner aus und öffne die Freigabeeinstellungen.
3. Überprüfe die Empfängerinnen und Empfänger und ihre Berechtigungen. Ändere bei Bedarf ihre Rolle oder wähle Zugriff entfernen aus.
4. Prüfe, ob ein Öffentlicher Link aktiviert ist, und deaktiviere ihn, wenn er nicht mehr benötigt wird.

Siehe: Zugriff auf geteilte Dateien verwalten.

Lass deinen geteilten Drive mit der Arbeit mitwachsen

Ein überschaubarer geteilter Drive macht klar, wohin Dateien gehören, wer Zugriff benötigt und wer sie aktuell hält. Nutze diese Checkliste, wenn du deine Struktur einrichtest und sie pflegst, während dein Team wächst:

• Klein anfangen: Wähle einen Bereich, den dein Team täglich nutzt, und organisiere die aktuellen Dateien, bevor du ältere Unterlagen angehst.
• Dateien einen klaren Platz geben: Verwende Hauptordner, die deine Arbeit widerspiegeln, einheitliche Unterordner und aussagekräftige Dateinamen.
• Zugriff steuern: Teile nur, was Personen benötigen, unterscheide zwischen Ansichts- und Bearbeitungszugriff und lege Ablaufdaten für temporäre Links fest.
• Verantwortung zuweisen: Benenne für jeden Hauptordner eine feste Ansprechperson und halte die Ablageregeln in einem kurzen Dokument „Start here“ fest.
• Aktuell halten: Archiviere abgeschlossene Arbeiten und überprüfe den Zugriff, wenn Projekte enden oder Personen die Rolle wechseln oder ausscheiden.

Du musst nicht alles auf einmal neu organisieren. Beginne mit einem Bereich im Business-Cloud-Speicher von Proton Drive, organisiere die Dateien, die dein Team nutzt, und gib jeder Person den Zugriff, den sie benötigt. Deine Dateien sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, und Passwörter sowie Ablaufdaten helfen dir, den Zugriff über geteilte Links zu kontrollieren. Wenn dieser Bereich für dein Team gut funktioniert, wende denselben Ansatz auf den nächsten an.