Cuando su empresa tiene cinco personas, todo el mundo sabe exactamente dónde está cada archivo. Sin embargo, cuando llega a 25 o 50 empleados, las cosas cambian. De repente, nadie está seguro de si la propuesta en la que trabaja está vigente o si un contratista todavía tiene acceso al proyecto del año pasado. El drive compartido ahora contiene tres subcarpetas tituladas «Final».
La mayoría de las herramientas de almacenamiento en la nube para empresas le ofrecen lo básico, pero no se organizan solas. El objetivo es mantener un drive compartido gestionable a medida que se agregan más personas y archivos, sin que se convierta en otra tarea para quien gestiona las operaciones. Un sistema útil facilita encontrar los archivos, mantiene el acceso bajo control y se adapta a la forma en que su equipo ya trabaja.
En esta guía, le mostramos cómo:
- Dé a cada archivo un lugar claro
- Decida quién necesita acceso y establezca los permisos adecuados
- Mantenga actualizados los archivos, las carpetas y el acceso a medida que su equipo crece
¿Qué es un drive compartido?
Un drive compartido es un lugar común para que un equipo almacene y trabaje en archivos. En lugar de enviarse archivos adjuntos, las personas acceden a los mismos documentos y carpetas, con permisos que determinan quién los ve o los edita.
Para una empresa en crecimiento, les da al trabajo compartido un espacio estable. Los colegas saben dónde encontrar la propuesta más reciente, qué plantillas usar y dónde guardar los archivos del proyecto.
Cómo crear un drive compartido
Mantener organizado un drive compartido implica responder tres preguntas: ¿Dónde debe ir cada archivo? ¿Quién necesita acceso? ¿Quién es responsable de mantenerlo actualizado?
1. Dé a cada archivo un lugar claro
Comience con un área que su equipo use todos los días. No necesita reorganizar todo el drive antes de mejorar cómo se almacena el trabajo actual.
Elija un conjunto pequeño de carpetas principales según el trabajo que hace su empresa. Por ejemplo:
- Recursos de la empresa: políticas, guías de incorporación y plantillas aprobadas.
- Operaciones: proveedores, procedimientos y planificación interna.
- Clientes: trabajo de clientes y archivos de proyectos.
- Finanzas: presupuestos, facturas y registros financieros.
- Personas: documentos de empleo y registros de personal.
Use subcarpetas para que los archivos sean más fáciles de encontrar dentro de cada carpeta principal. En Clientes, cree una subcarpeta para cada cliente, con carpetas de proyecto separadas dentro. En Finanzas, cree una subcarpeta para cada año, con carpetas separadas de Facturas y Presupuestos dentro.
Para proyectos similares, reutilice los mismos nombres de subcarpeta, como Brief, Archivos de trabajo, Trabajo aprobado y Entrega al cliente. Las etiquetas consistentes ayudan a los colegas a orientarse en cada nuevo proyecto. Si las carpetas siguen una secuencia, agregue números para mantener ese orden al ordenarlas por nombre.
Dé a los archivos nombres claros que indiquen a sus colegas qué contienen. Para los informes mensuales, incluya el mes y el año, como «Informe de ventas de octubre de 2026». Para los documentos que su equipo actualiza con regularidad, comparta un enlace a un único archivo de trabajo para que todos usen la misma versión.
Consejos para poner en práctica su estructura
- Compruebe los archivos sensibles antes de la limpieza general. Revise el acceso a los registros financieros y de personal y a los archivos privados de clientes, y quite los permisos que las personas ya no necesiten antes de reorganizar el material menos sensible.
- Pruebe la estructura en un proyecto activo. Pida a dos colegas que encuentren el brief, guarden un borrador y localicen el trabajo aprobado. Ajuste las etiquetas que les resulten confusas.
- Mueva primero los archivos actuales. Revise los permisos antes y después de moverlos, actualice los enlaces en las herramientas de proyecto e indique a sus colegas dónde corresponde el trabajo nuevo.
- Aborde los archivos más antiguos en lotes gestionables. Déjelos en su lugar mientras los revisa. Reserve 30 minutos a la semana, comenzando por las versiones en conflicto y los archivos que a las personas les cuesta encontrar.
Cómo crear y organizar carpetas en Proton Drive
Para crear su estructura en la aplicación web de Proton Drive:
- Inicie sesión en drive.proton.me(nueva ventana)
- Haga clic en Nuevo y luego en Nueva carpeta
- Asigne un nombre a una carpeta principal, como Clientes
- Ábrala y repita los pasos para crear una subcarpeta de cliente
- Abra la carpeta del cliente y cree una carpeta para cada proyecto activo
Para organizar los elementos existentes, haga clic con el botón derecho en un archivo o una carpeta y seleccione Mover a carpeta. Seleccione Renombrar para cambiar su nombre. En Windows y Mac, los colegas también pueden sincronizar con el Explorador de archivos las carpetas compartidas con ellos mediante la aplicación de escritorio de Proton Drive.
Consulte: cómo crear carpetas en Proton Drive y la guía web de Proton Drive.
2. Decida quién necesita acceso
Dé a las personas acceso solo a los archivos que necesitan para su trabajo. Limitar el acceso reduce la cantidad de información que queda expuesta si se compromete una cuenta y hace que los permisos sean más fáciles de gestionar a medida que cambia su equipo.
Agrupe los archivos cuando deban compartirse con las mismas personas. Las políticas de la empresa van en una carpeta que todos pueden leer, mientras que los registros financieros y de personal necesitan acceso restringido. Para el trabajo de clientes, mantenga los archivos que entrega separados de los borradores internos y las conversaciones sobre precios.
Dentro de cada carpeta, dé acceso de edición a las personas que necesitan cambiar los archivos y acceso de visualización a quienes solo necesitan leerlos:
| Carpeta | Quién necesita acceso | Permisos sugeridos |
| Políticas de la empresa y plantillas aprobadas | Todo el personal | La mayoría de las personas solo ve; quienes mantienen los documentos editan |
| Proyecto activo de cliente | Equipo del proyecto | Los colaboradores editan; los demás solo ven |
| Entrega al cliente | Cliente y equipo de entrega | El cliente solo consulta; el equipo de entrega edita |
| Registros financieros | Personas que gestionan las finanzas | Ver o editar según sus responsabilidades |
| Registros de personal | Personas que gestionan esos registros | Ver o editar según sus responsabilidades |
Invite a los colaboradores habituales por correo electrónico para que pueda cambiar o borrar el acceso de cada persona por separado. Cuando envíe archivos terminados a un cliente, use un enlace para compartir con fecha de expiración para que el acceso finalice cuando ya no sea necesario. Agregue una contraseña para los archivos confidenciales.
Consejos para mantener seguros los archivos compartidos
- Planifique el acceso para los nuevos integrantes. Acuerde qué carpetas suelen necesitar las personas de cada rol, para que no tenga que decidir desde cero cada vez que se incorpore alguien. Consulte nuestras listas de verificación de incorporación para obtener más ideas sobre cómo simplificar este proceso.
- Use cuentas individuales. Cada empleado debe tener su propio inicio de sesión para que pueda borrar su acceso sin interrumpir a los colegas.
- Exija la autenticación de dos factores. Los administradores de Proton para empresas pueden aplicarla mediante los ajustes de seguridad de la organización.
- Trate la encriptación y los permisos como protecciones separadas. Proton Drive cifra el contenido de los archivos, los nombres de archivo y los nombres de las carpetas antes de que salgan de su dispositivo, lo que protege esa información del proveedor de almacenamiento. Usted sigue decidiendo qué colegas y destinatarios externos pueden acceder a los archivos.
Cómo gestionar el uso compartido en Proton Drive
Para compartir una carpeta con personas específicas:
- Seleccione la carpeta y haga clic en Compartir
- Ingrese las direcciones de correo electrónico de sus colegas
- Elija Visor o Editor para cada destinatario y envíe las invitaciones
Ver: cómo compartir carpetas por correo electrónico.
Antes de terminar, revise los ajustes para compartir:
- Quién puede compartir: De forma predeterminada, los editores también pueden invitar a otras personas y cambiar los permisos. Desactive Acceso si solo deben editar.
- Cuándo finaliza el acceso por enlace: Si comparte mediante un Enlace público, establezca una fecha de expiración y agregue una contraseña para los archivos confidenciales.
Ver: cómo gestionar el acceso a archivos compartidos.
3. Mantenga el sistema actualizado
Asigne a cada carpeta principal una persona designada responsable de mantenerla útil. Tener a alguien a quien recurrir ayuda a los colegas a resolver dudas sobre el archivado, señalar documentos desactualizados y solicitar acceso a medida que cambia el equipo.
Un breve documento de «Empiece aquí» le da a esa persona un lugar para explicar qué corresponde a la carpeta y cómo deben nombrarse los archivos. Inclúyalo en la incorporación para que los nuevos colegas entiendan el sistema sin tener que preguntar a otros.
El cierre de un proyecto es un momento natural para ordenar. La persona responsable de la carpeta debe confirmar qué archivos están aprobados, borrar los duplicados innecesarios y mover el trabajo terminado a una subcarpeta de Archivo con las mismas restricciones de acceso. Los requisitos de conservación de su empresa deben orientar qué se queda y qué se elimina.
El acceso también necesita atención a medida que cambian las responsabilidades. Incluya una revisión de permisos cuando alguien se incorpora, cambia de rol o se va, y cuando finaliza un proyecto, para que los excolegas y contratistas no conserven un acceso que ya no necesitan.
Consejos para que el mantenimiento sea fácil de gestionar
- Designe un contacto de respaldo. Asegúrese de que otra persona conozca las reglas de archivado y cómo atender las solicitudes de acceso cuando la persona responsable de una carpeta no esté disponible.
- Reserve una breve revisión mensual. Busque recursos compartidos desactualizados, enlaces de entrega antiguos y accesos innecesarios, empezando por las carpetas confidenciales y los destinatarios externos.
- Planifique la entrega de archivos antes de borrar cuentas. Identifique los archivos de la empresa que pertenecen al empleado que se va y consérvelos en un almacenamiento que controle la empresa. Verifique que los colegas puedan acceder a los archivos conservados antes de eliminar la cuenta. Descargue nuestras listas de verificación de desvinculación si necesita un marco sencillo para las salidas de empleados.
Cómo revisar el acceso compartido en Proton Drive
Para revisar los elementos que ha compartido:
- Abra la pestaña Compartidos en la aplicación web de Proton Drive.
- Seleccione un archivo o una carpeta y abra sus controles para compartir.
- Revise los destinatarios y sus permisos. Cambie su rol o seleccione Borrar acceso según sea necesario.
- Verifique si un Enlace público está activado y desactívelo si ya no es necesario.
Ver: cómo gestionar el acceso a archivos compartidos.
Deje que su drive compartido crezca con el trabajo
Un drive compartido manejable deja claro dónde corresponde cada archivo, quién necesita acceso y quién los mantiene actualizados. Use esta lista de verificación al configurar su estructura y al mantenerla a medida que su equipo crece:
- Empiece poco a poco: Elija un área que su equipo use todos los días y organice los archivos actuales antes de abordar el material más antiguo.
- Asigne a los archivos un lugar claro: Use carpetas principales que reflejen su trabajo, subcarpetas coherentes y nombres de archivo descriptivos.
- Controle el acceso: Comparta solo lo que las personas necesitan, distinga el acceso de visualización del de edición y establezca fechas de expiración para los enlaces temporales.
- Asigne responsabilidades: Designe un contacto para cada carpeta principal y registre las reglas de archivado en un breve documento de «Empiece aquí».
- Manténgalo actualizado: Archive el trabajo terminado y revise el acceso cuando finalicen los proyectos o cuando las personas cambien de rol o se vayan.
No necesita reorganizarlo todo de una vez. Empiece por un área en el almacenamiento en la nube para empresas de Proton Drive, organice los archivos que usa su equipo y dé a cada persona el acceso que necesita. Sus archivos están cifrados de extremo a extremo, y las contraseñas y fechas de expiración le ayudan a controlar el acceso a través de enlaces compartidos. Una vez que esa área funcione bien para su equipo, aplique el mismo enfoque a la siguiente.
