如何為成長中的團隊設定及整理共享磁碟

當公司只有五個人時，每個人都清楚知道每份檔案放在哪裡。然而，當團隊成長到 25 或 50 名員工時，情況就變了。突然間，沒人確定自己正在處理的提案是不是最新版本，也不確定外包人員是否還擁有去年專案的存取權。共享磁碟裡現在有三個子資料夾，全都叫「Final」。

大多數企業雲端儲存空間工具只提供基本功能，但不會自己整理。目標是隨著人員和檔案增加，仍讓共享磁碟保持易於管理，而不會變成營運負責人的另一項工作。一套實用的系統能讓檔案容易尋找、讓存取受到控管，並融入團隊現有的工作方式。

在本指南中，我們將分享如何：

為每份檔案安排明確的位置
決定誰需要存取權，並設定合適的權限
隨著團隊成長，隨時更新檔案、資料夾與存取權

什麼是共享磁碟？

共享磁碟是團隊儲存檔案與共同作業的共用空間。大家不必再互傳附件，而是存取相同的文件和資料夾，並透過權限決定誰能檢視或編輯。

對成長中的企業而言，它為共享工作提供了固定的去處。同事知道要到哪裡找最新的提案、該用哪些範本，以及專案檔案該存到哪裡。

如何建立共享磁碟

要讓共享磁碟保持井然有序，就得回答三個問題：每份檔案該歸在哪裡？誰需要存取權？誰負責維護更新？

1. 為每份檔案安排明確的位置

先從團隊每天都會用到的一個區域開始。你不需要先重整整個磁碟，才能改善目前工作的存放方式。

根據企業的實際業務，選擇一小組主要資料夾。例如：

公司資源：政策、到職指南和已核准的範本。
營運：供應商、流程和內部規劃。
客戶：客戶業務與專案檔案。
財務：預算、發票和財務紀錄。
人事：聘僱文件和人事紀錄。

利用子資料夾讓每個主要資料夾內的檔案更容易尋找。在「客戶」下，為每位客戶建立一個子資料夾，並在其中建立各自的專案資料夾。在「財務」下，為每一年建立一個子資料夾，並在其中建立各自的「發票」和「預算」資料夾。

對於類似的專案，重複使用相同的子資料夾名稱，例如「簡報」、「工作檔案」、「已核准成果」和「客戶交付」。一致的標籤能幫助同事在每個新專案中迅速找到方向。如果資料夾有先後順序，可加上編號，讓它們依名稱排序時仍保持該順序。

為檔案取明確的名稱，讓同事一看就知道內容。每月報告請包含月份和年份，例如「2026 年 10 月銷售報告」。對於團隊經常更新的文件，共享單一工作檔案的連結，讓所有人都使用同一個版本。

落實結構的實用建議

先檢查敏感檔案，再進行全面整理。檢視財務、人事紀錄和私人客戶檔案的存取權，在重整較不敏感的資料之前，先移除同仁已不再需要的權限。
用一個進行中的專案測試結構。請兩位同事找出簡報、儲存草稿，並找到已核准的成果。調整他們覺得混淆的標籤。
先搬移目前的檔案。搬移前後都要檢查權限，更新專案工具中的連結，並告訴同事新工作該放在哪裡。
分批處理較舊的檔案。檢視期間先讓它們留在原處。每週撥出 30 分鐘，從彼此競爭的版本，以及同事難以找到的檔案開始處理。

如何在 Proton Drive 中建立及整理資料夾

若要在 Proton Drive 網頁應用程式中建立結構：

登入 drive.proton.me(新視窗)
點選 New，再點選 New folder
為主要資料夾命名，例如 Clients
開啟該資料夾，並重複上述步驟建立客戶子資料夾
開啟客戶資料夾，為每個進行中的專案建立一個資料夾

若要整理現有項目，請在檔案或資料夾上按一下滑鼠右鍵，然後選取「移至資料夾」。選取「重新命名」即可變更名稱。在 Windows 和 Mac 上，同事也可以使用 Proton Drive 桌面應用程式，將與他們共享的資料夾同步至檔案總管。

另請參閱：如何在 Proton Drive 中建立資料夾，以及 Proton Drive 網頁指南。

點選「New」，再點選「New folder」，在主要 Clients 資料夾內為每位客戶新增一個子資料夾。

2. 決定誰需要存取權

只授予同仁執行工作所需的檔案存取權。限制存取能減少帳號遭入侵時外洩的資訊量，也讓團隊異動時更容易管理權限。

當檔案需要共享給同一批人時，就把它們歸在一起。公司政策放在所有人都能讀取的資料夾，財務和人事紀錄則需要限制存取。客戶專案方面，請將要交付的檔案與內部草稿和報價討論分開存放。

在每個資料夾內，賦予需要修改檔案的人編輯存取權，並賦予只需讀取檔案的人檢視存取權：

資料夾	誰需要存取權	建議權限
公司政策與已核准的範本	全體員工	多數人檢視；負責維護文件的人可編輯
進行中的客戶專案	專案團隊	貢獻者可編輯；其他人檢視
客戶交接	客戶與交付團隊	客戶檢視；交付團隊編輯
財務紀錄	處理財務的人員	依其職責檢視或編輯
人事紀錄	處理這些紀錄的人員	依其職責檢視或編輯

透過電子郵件邀請經常合作的夥伴，以便分別變更或移除每個人的存取權限。將完成的檔案傳送給客戶時，請使用帶有過期日期的共享連結，讓存取權限在不再需要時結束。若是機敏檔案，請加上密碼。

確保共享檔案安全的訣竅

為新進人員規劃存取權限。事先議定每個角色的人通常需要哪些資料夾，這樣一來，每當有人加入時，就不必從頭決定。查看我們的入職檢查清單，了解更多簡化此流程的想法。
使用個人帳號。每位員工都應有自己的登入資訊，這樣您就能移除其存取權限，而不會影響其他同事。
要求使用雙重身分驗證。Proton 企業管理員可透過組織安全設定強制執行。
將加密與權限視為各自獨立的保護措施。Proton Drive 會在檔案內容、檔名和資料夾名稱離開您的裝置前先加密，保護這些資訊不受儲存空間供應商窺探。您仍可決定哪些同事和外部收件者可以存取檔案。

如何在 Proton Drive 中管理共享

若要與特定人員共享資料夾：

選取資料夾，然後按一下共享
輸入同事的電子郵件地址
為每位收件者選擇檢視者或編輯者，然後傳送邀請

請參閱：如何透過電子郵件共享資料夾。

完成前，請檢查共享設定：

誰可以共享：根據預設，編輯者也可以邀請其他人並變更權限。如果他們只應編輯，請關閉「存取」。
連結存取結束時：如果您透過公開連結共享，請設定過期日期，並為機敏檔案加上密碼。

請參閱：如何管理共享檔案的存取。

透過電子郵件邀請同事，並選擇每個人可以檢視或編輯。除非需要與團隊外部共享，否則請保持公開連結關閉。

3. 讓系統保持最新

為每個主要資料夾指定一位具名負責人，負責維持其可用性。有可求助的對象，能協助同事解決歸檔問題、標示過時文件，並在團隊變動時申請存取權限。

一份簡短的「從這裡開始」文件，可讓該負責人說明資料夾中應放置哪些內容，以及檔案應如何命名。請將其納入入職流程，讓新同事不必四處詢問就能了解此系統。

專案結束時是整理的自然時機。資料夾負責人應確認哪些檔案已核准、移除不必要的重複檔案，並將完成的工作移至具有相同存取限制的「封存」子資料夾。企業的保留要求應作為哪些內容保留、哪些內容刪除的依據。

當職責變更時，存取權限也需要留意。請在有人加入、變更角色或離開時，以及專案結束時，進行權限檢視，讓前同事和承包商不會保留他們不再需要的存取權限。

讓維護工作易於管理的訣竅

指定一位備援聯絡人。請確保其他人了解歸檔規則，並知道在資料夾負責人不在時如何處理存取申請。
每月安排一次簡短檢查。尋找過時的共享資源、舊的交付連結和不必要的存取權限，並從機敏資料夾和外部收件者開始。
在移除帳號前規劃檔案交接。找出離職員工擁有的業務檔案，並將其保存在公司控管的儲存空間中。在刪除帳號前，請確認同事可以存取這些保存的檔案。如果您需要簡單的員工離職流程架構，請下載我們的離職檢查清單。

如何在 Proton Drive 中檢視共享存取

若要檢查您共享的項目：

在 Proton Drive 網頁應用程式中開啟「共享」索引標籤。
選取檔案或資料夾，然後開啟其共享控制項。
檢視收件者及其權限。視需要變更其角色，或選取移除存取。
檢查是否已啟用公開連結；若不再需要，請將其停用。