成長するチーム向けに共有ドライブをセットアップして整理する方法

従業員5人の企業なら、全員がすべてのファイルの場所を正確に把握しています。しかし、25人や50人に成長する頃には状況が変わります。突然、作業中の提案書が最新かどうか、外注先が昨年のプロジェクトにまだアクセスできるかどうか、誰も確信できなくなります。共有ドライブには現在、「Final」という名前のサブフォルダーが3つあります。

多くのビジネス向けクラウドストレージツールは基本機能を提供しますが、自動で整理されるわけではありません。目標は、人数とファイルが増えても共有ドライブを管理しやすく保つことです。運用担当者の新たな仕事にならないようにします。役立つ仕組みは、ファイルを見つけやすくし、アクセスを管理し、チームの既存の働き方に合うものです。

このガイドでは、次の方法を紹介します。

すべてのファイルに明確な保管場所を与える
アクセスが必要な人を決め、適切な権限を設定する
チームの成長に合わせて、ファイル、フォルダー、アクセスを最新の状態に保つ

共有ドライブとは何ですか？

共有ドライブは、チームがファイルを保存して作業する共通の場所です。添付ファイルを回覧する代わりに、同じドキュメントやフォルダーにアクセスし、誰が閲覧または編集できるかを権限で決めます。

成長する企業にとって、共有の作業に一貫した保管場所を提供します。同僚は、最新の提案書の場所、使用するテンプレート、プロジェクトファイルの保存場所を把握できます。

共有ドライブの作成方法

共有ドライブを整理された状態に保つには、3つの問いに答える必要があります。各ファイルはどこに属するべきか？誰がアクセスを必要とするか？誰が最新の状態に保つ責任を負うか？

1. すべてのファイルに明確な保管場所を与える

チームが毎日使う1つの領域から始めます。現在の作業の保存方法を改善する前に、ドライブ全体を再整理する必要はありません。

企業の業務に基づいて、少数のメインフォルダーを選びます。例：

会社のリソース： ポリシー、オンボーディングガイド、承認済みテンプレート。
業務： サプライヤー、手順、社内計画。
顧客： 顧客の作業とプロジェクトファイル。
財務： 予算、請求書、財務記録。
人事： 雇用関連書類と人事記録。

各メインフォルダー内でファイルを見つけやすくするには、サブフォルダーを使用します。「顧客」の下に顧客ごとのサブフォルダーを作成し、その中にプロジェクトごとのフォルダーを分けて置きます。「財務」の下に年ごとのサブフォルダーを作成し、その中に「請求書」と「予算」のフォルダーを分けて置きます。

類似のプロジェクトでは、「概要」「作業ファイル」「承認済み作業」「顧客引き継ぎ」など、同じサブフォルダー名を再利用します。一貫したラベルは、同僚が新しいプロジェクトごとに迷わず見つける助けになります。フォルダーが順序に従う場合は、名前で並べ替えたときにその順序を保つために番号を追加します。

ファイルには、同僚が内容を把握できるわかりやすい名前を付けます。月次レポートでは、「2026年10月の売上レポート」のように、月と年を含めます。チームが定期的に更新するドキュメントでは、1つの作業ファイルへのリンクを共有し、全員が同じバージョンを使用するようにします。

構造を実践に移すためのヒント

本格的な整理の前に、機密ファイルを確認します。 財務記録、人事記録、顧客のプライベートファイルへのアクセスを見直し、重要性の低い資料を再整理する前に、不要になった権限を削除します。
進行中のプロジェクト1つで構造をテストします。 同僚2人に依頼して、概要を見つけ、下書きを保存し、承認済み作業を探してもらいます。混乱を招くラベルは調整します。
まず現在のファイルを移動します。 移動の前後に権限を確認し、プロジェクトツール内のリンクを更新し、新しい作業の保存場所を同僚に伝えます。
古いファイルは管理しやすいバッチで処理します。 確認している間はそのままの場所に置いておきます。週に30分を確保し、競合するバージョンや見つけにくいファイルから始めます。

Proton Driveでフォルダーを作成して整理する方法

Proton Driveのウェブアプリで構造を構築するには：

drive.proton.me(新しいウィンドウ) でサインインする
新規をクリックし、次に新規フォルダーをクリックします
メインフォルダーに名前を付けます。たとえば「顧客」などです
それを開き、手順を繰り返して顧客サブフォルダーを作成します
顧客フォルダーを開き、進行中のプロジェクトごとにフォルダーを作成します

既存のアイテムを整理するには、ファイルまたはフォルダーを右クリックし、「フォルダーに移動」を選択します。名前を変更するには名前の変更を選択します。WindowsとMacでは、同僚はProton Driveデスクトップアプリを使用して、自分と共有されているフォルダーをエクスプローラーに同期することもできます。

参照： Proton Driveでフォルダーを作成する方法とProton Driveウェブガイド。

メインの「顧客」フォルダー内に顧客ごとのサブフォルダーを追加するには、新規をクリックし、次に新規フォルダーをクリックします。

2. アクセスが必要な人を決める

仕事に必要なファイルだけにアクセス権を付与します。アクセスを制限すると、アカウントが侵害された場合に露出する情報が減り、チームの変化に合わせて権限を管理しやすくなります。

同じ人たちと共有する必要があるファイルは、まとめてグループ化します。会社のポリシーは全員が閲覧できるフォルダーに置き、財務記録と人事記録はアクセスを制限する必要があります。顧客の作業では、納品するファイルを社内の下書きや価格に関する議論から分けておきます。

各フォルダー内で、ファイルを変更する必要がある人には編集アクセスを、閲覧だけが必要な人には閲覧アクセスを付与します：

フォルダー	アクセスが必要な人	推奨される権限
会社のポリシーと承認済みテンプレート	全従業員	ほとんどの人は閲覧し、ドキュメントを維持管理する人は編集します
進行中の顧客プロジェクト	プロジェクトチーム	担当者は編集し、その他の人は閲覧します
クライアントへの引き継ぎ	クライアントと納品チーム	クライアントは閲覧、納品チームは編集
財務記録	財務を担当する人	担当業務に応じて閲覧または編集する
人事記録	それらの記録を担当する人	担当業務に応じて閲覧または編集する

普段から一緒に仕事をするメンバーはメールで招待し、各自のアクセス権を個別に変更または削除できるようにします。完成したファイルをクライアントに送信するときは、有効期限付きの共有リンクを使い、不要になった時点でアクセスが終了するようにします。機密ファイルにはパスワードを追加します。

共有ファイルを安全に保つためのヒント

新規参加者のアクセスを計画する。各役割の人が通常必要とするフォルダーを合意しておけば、誰かが加わるたびにゼロから判断する必要がありません。このプロセスを簡素化する方法については、オンボーディングチェックリストをご覧ください。
個別のアカウントを使用する。従業員ごとに自分のログイン情報を持たせ、同僚に影響を与えずにアクセスを削除できるようにします。
2要素認証を必須にする。Protonのビジネス管理者は、組織のセキュリティ設定からこれを強制できます。
暗号化と権限を別々の保護として扱う。Proton Driveは、ファイルの内容、ファイル名、フォルダー名をデバイスから出る前に暗号化し、それらの情報をストレージプロバイダーから保護します。どの同僚や外部の宛先がファイルにアクセスできるかは、引き続きあなたが決めます。

Proton Driveで共有を管理する方法

特定の相手とフォルダーを共有するには :

フォルダーを選択し、共有をクリックします。
同僚のメールアドレスを入力します。
各宛先に閲覧者または編集者を選択し、招待を送信します。

参照 : メールでフォルダーを共有する方法。

完了する前に、共有設定を確認してください :

共有できる人 : 編集者はデフォルトで他の人を招待し、権限を変更することもできます。編集のみ行うべき場合は、アクセスをオフにします。
リンクのアクセスが終了するとき : 公開リンクで共有する場合は、有効期限を設定し、機密ファイルにはパスワードを追加します。

参照 : 共有ファイルへのアクセスを管理する方法。

同僚をメールで招待し、各自が閲覧または編集できるかを選択します。チーム外と共有する必要がない限り、公開リンクはオフのままにします。

3. システムを最新の状態に保つ

各メインフォルダーに、そのフォルダーを役立つ状態に保つ責任者を指名します。相談できる人がいることで、同僚はファイル整理に関する疑問を解決し、古くなった文書にフラグを立て、チームの変化に応じてアクセスを申請しやすくなります。

短い”Start here”文書があれば、その責任者はフォルダーに何を入れるべきか、ファイル名をどう付けるべきかを説明できます。オンボーディングに含めておけば、新しい同僚は周りに聞かなくてもシステムを理解できます。

プロジェクトの終了は、整理整頓を行う自然なタイミングです。フォルダーの責任者は、承認済みのファイルを確認し、不要な重複を削除し、完了した作業を同じアクセス制限を持つアーカイブサブフォルダーに移動します。何を残し、何を削除するかは、企業のデータ保持要件に従って判断します。

担当業務が変わるときも、アクセスを見直す必要があります。誰かが参加したとき、役割が変わったとき、退職したとき、またプロジェクトが終了したときに権限レビューを組み込み、元同僚や業務委託先が必要なくなったアクセスを保持しないようにします。

メンテナンスを管理しやすくするためのヒント

バックアップ担当者を指名する。 フォルダーの責任者が不在のときに備えて、ファイル整理のルールとアクセス申請の処理方法を別の人も把握しておくようにします。
毎月短いチェックの時間を確保する。 機密フォルダーと外部の宛先から始めて、古くなった共有リソース、古い納品リンク、不要なアクセスを確認します。
アカウントを削除する前にファイルの引き継ぎを計画する。 退職する従業員が所有する業務ファイルを特定し、会社が管理するストレージに保存します。アカウントを削除する前に、同僚が保存済みファイルにアクセスできることを確認します。従業員の退職に向けた簡単な枠組みが必要な場合は、オフボーディングチェックリストをダウンロードしてください。

Proton Driveで共有アクセスを確認する方法

共有したアイテムを確認するには :

Proton Driveのウェブアプリで共有タブを開きます。
ファイルまたはフォルダーを選択し、その共有設定を開きます。
宛先とその権限を確認します。必要に応じて役割を変更するか、アクセスを削除を選択します。
公開リンクが有効になっているかを確認し、不要になった場合は無効にします。

参照 : 共有ファイルへのアクセスを管理する方法。

フォルダーの共有設定を開き、特定の人の役割を変更したり、アクセスを削除したりします。

共有ドライブを仕事とともに成長させる

管理しやすい共有ドライブなら、ファイルの置き場所、アクセスが必要な人、最新の状態に保つ人が明確になります。構造をセットアップするときや、チームの成長に合わせて維持するときに、このチェックリストを活用してください :

小さく始める : チームが毎日使う領域を1つ選び、古い資料に取り組む前に現在のファイルを整理します。
ファイルに分かりやすい定位置を用意する : 業務を反映したメインフォルダー、一貫したサブフォルダー、内容が分かるファイル名を使用します。
アクセスを管理する : 必要なものだけを共有し、閲覧アクセスと編集アクセスを区別し、一時リンクには有効期限を設定します。
責任を割り当てる : 各メインフォルダーに担当者を指名し、ファイル整理のルールを短い”Start here”文書に記録します。
最新の状態に保つ : 完了した作業をアーカイブし、プロジェクトの終了時や、人の役割変更・退職時にアクセスを見直します。

すべてを一度に整理し直す必要はありません。まずはProton Driveのビジネス向けクラウドストレージ内の1つの領域から始め、チームが使うファイルを整理し、各自に必要なアクセスを付与します。ファイルはエンドツーエンドで暗号化されており、パスワードと有効期限によって共有リンク経由のアクセスを管理できます。その領域がチームにとってうまく機能するようになったら、同じ方法を次の領域にも適用します。