เมื่อธุรกิจของคุณมีพนักงานห้าคน ทุกคนรู้แน่ชัดว่าไฟล์แต่ละไฟล์อยู่ที่ไหน แต่เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้นเป็นพนักงาน 25 หรือ 50 คน ทุกอย่างก็เปลี่ยนไป ทันใดนั้นก็ไม่มีใครแน่ใจว่าข้อเสนอที่กำลังทำอยู่นั้นเป็นฉบับล่าสุดหรือไม่ หรือผู้รับจ้างภายนอกยังเข้าถึงโปรเจกต์ของปีที่แล้วได้หรือเปล่า ตอนนี้ไดรฟ์ที่แชร์มีโฟลเดอร์ย่อยสามโฟลเดอร์ที่มีชื่อว่า “Final” ทั้งหมด
เครื่องมือพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์สำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ให้ฟังก์ชันพื้นฐาน แต่ไม่ได้จัดระเบียบให้เอง เป้าหมายคือการทำให้ไดรฟ์ที่แชร์จัดการได้ง่ายเมื่อมีคนและไฟล์เพิ่มขึ้น โดยไม่กลายเป็นงานเพิ่มสำหรับคนที่ดูแลการดำเนินงาน ระบบที่มีประโยชน์จะทำให้หาไฟล์ได้ง่าย ควบคุมการเข้าถึงได้ และเข้ากับวิธีทำงานของทีมคุณอยู่แล้ว
ในคู่มือนี้ เราจะแชร์วิธีเหล่านี้
- กำหนดที่อยู่ที่ชัดเจนให้ไฟล์ทุกไฟล์
- กำหนดว่าใครต้องเข้าถึงบ้างและตั้งค่าสิทธิ์ที่เหมาะสม
- อัปเดตไฟล์ โฟลเดอร์ และสิทธิ์การเข้าถึงให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอเมื่อทีมเติบโต
ไดรฟ์ที่แชร์คืออะไร?
ไดรฟ์ที่แชร์คือพื้นที่ส่วนกลางที่ทีมใช้จัดเก็บและทำงานกับไฟล์ แทนที่จะส่งไฟล์แนบไปมา ผู้คนเข้าถึงเอกสารและโฟลเดอร์เดียวกัน โดยมีสิทธิ์ที่กำหนดว่าใครดูหรือแก้ไขได้
สำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโต ไดรฟ์ที่แชร์เป็นที่อยู่ที่สม่ำเสมอให้กับงานที่แชร์ร่วมกัน เพื่อนร่วมงานรู้ว่าจะหาข้อเสนอฉบับล่าสุดได้ที่ไหน ใช้เทมเพลตใด และบันทึกไฟล์โปรเจกต์ไว้ที่ไหน
วิธีสร้างไดรฟ์ที่แชร์
การทำให้ไดรฟ์ที่แชร์เป็นระเบียบหมายถึงการตอบคำถามสามข้อ: ไฟล์แต่ละไฟล์ควรอยู่ที่ไหน ใครต้องเข้าถึง และใครรับผิดชอบในการอัปเดตให้เป็นปัจจุบัน
1. กำหนดที่อยู่ที่ชัดเจนให้ไฟล์ทุกไฟล์
เริ่มจากพื้นที่หนึ่งที่ทีมใช้ทุกวัน คุณไม่จำเป็นต้องจัดระเบียบไดรฟ์ทั้งหมดใหม่ก่อนที่จะปรับปรุงวิธีการจัดเก็บงานปัจจุบัน
เลือกโฟลเดอร์หลักชุดเล็กๆ ตามงานที่ธุรกิจของคุณทำ ตัวอย่างเช่น:
- ทรัพยากรของบริษัท: นโยบาย คู่มือปฐมนิเทศพนักงานใหม่ และเทมเพลตที่อนุมัติแล้ว
- การดำเนินงาน: ซัพพลายเออร์ ขั้นตอนการทำงาน และการวางแผนภายใน
- ลูกค้า: งานของลูกค้าและไฟล์โปรเจกต์
- การเงิน: งบประมาณ ใบแจ้งหนี้ และบันทึกทางการเงิน
- บุคลากร: เอกสารการจ้างงานและบันทึกข้อมูลบุคลากร
ใช้โฟลเดอร์ย่อยเพื่อให้หาไฟล์ได้ง่ายขึ้นภายในโฟลเดอร์หลักแต่ละโฟลเดอร์ ภายใต้โฟลเดอร์ลูกค้า ให้สร้างโฟลเดอร์ย่อยสำหรับลูกค้าแต่ละราย โดยมีโฟลเดอร์โปรเจกต์แยกกันอยู่ข้างใน ภายใต้โฟลเดอร์การเงิน ให้สร้างโฟลเดอร์ย่อยสำหรับแต่ละปี โดยมีโฟลเดอร์ใบแจ้งหนี้และงบประมาณแยกกันอยู่ข้างใน
สำหรับโปรเจกต์ที่คล้ายกัน ให้ใช้ชื่อโฟลเดอร์ย่อยเดิมซ้ำ เช่น บรีฟ ไฟล์งานที่กำลังทำ งานที่อนุมัติแล้ว และงานส่งมอบให้ลูกค้า ป้ายกำกับที่สม่ำเสมอช่วยให้เพื่อนร่วมงานหาทางในแต่ละโปรเจกต์ใหม่ได้ง่าย หากโฟลเดอร์เรียงตามลำดับ ให้เพิ่มตัวเลขเพื่อให้คงลำดับนั้นเมื่อเรียงตามชื่อ
ตั้งชื่อไฟล์ให้ชัดเจนเพื่อบอกเพื่อนร่วมงานว่าไฟล์นั้นมีอะไร สำหรับรายงานรายเดือน ให้ระบุเดือนและปี เช่น “รายงานยอดขาย ตุลาคม 2026” สำหรับเอกสารที่ทีมอัปเดตเป็นประจำ ให้แชร์ลิงก์ไปยังไฟล์งานไฟล์เดียวเพื่อให้ทุกคนใช้เวอร์ชันเดียวกัน
เคล็ดลับในการนำโครงสร้างไปใช้จริง
- ตรวจสอบไฟล์ที่ละเอียดอ่อนก่อนการจัดระเบียบครั้งใหญ่ ทบทวนการเข้าถึงบันทึกทางการเงินและบุคลากรและไฟล์ลูกค้าส่วนตัว และลบสิทธิ์ที่ผู้คนไม่จำเป็นต้องใช้อีกต่อไปก่อนจัดระเบียบเนื้อหาที่ละเอียดอ่อนน้อยกว่า
- ทดสอบโครงสร้างกับโปรเจกต์ที่ยังใช้งานอยู่หนึ่งโปรเจกต์ ขอให้เพื่อนร่วมงานสองคนหาไฟล์บรีฟ บันทึกฉบับร่าง และค้นหางานที่อนุมัติแล้ว ปรับป้ายกำกับใดๆ ที่พวกเขารู้สึกว่าสับสน
- ย้ายไฟล์ปัจจุบันก่อน ตรวจสอบสิทธิ์ก่อนและหลังการย้าย อัปเดตลิงก์ในเครื่องมือโปรเจกต์ และบอกเพื่อนร่วมงานว่างานใหม่ควรอยู่ที่ไหน
- จัดการไฟล์เก่าเป็นชุดที่จัดการได้ ปล่อยไฟล์ไว้ที่เดิมระหว่างที่คุณตรวจสอบ กันเวลา 30 นาทีต่อสัปดาห์ โดยเริ่มจากไฟล์หลายเวอร์ชันที่ทับซ้อนกันและไฟล์ที่ผู้คนหาลำบาก
วิธีสร้างและจัดระเบียบโฟลเดอร์ใน Proton Drive
หากต้องการสร้างโครงสร้างของคุณในเว็บแอป Proton Drive:
- เข้าสู่ระบบที่ drive.proton.me(หน้าต่างใหม่)
- คลิก ใหม่ จากนั้น โฟลเดอร์ใหม่
- ตั้งชื่อโฟลเดอร์หลัก เช่น ลูกค้า
- เปิดโฟลเดอร์นั้นแล้วทำขั้นตอนซ้ำเพื่อสร้างโฟลเดอร์ย่อยสำหรับลูกค้า
- เปิดโฟลเดอร์ลูกค้าแล้วสร้างโฟลเดอร์สำหรับแต่ละโปรเจกต์ที่ยังใช้งานอยู่
หากต้องการจัดระเบียบรายการที่มีอยู่ ให้คลิกขวาที่ไฟล์หรือโฟลเดอร์แล้วเลือกย้ายไปยังโฟลเดอร์ เลือก เปลี่ยนชื่อ เพื่อเปลี่ยนชื่อ บน Windows และ Mac เพื่อนร่วมงานยังสามารถซิงค์โฟลเดอร์ที่แชร์กับพวกเขาไปยัง File Explorerได้โดยใช้แอปเดสก์ท็อป Proton Drive
ดู: วิธีสร้างโฟลเดอร์ใน Proton Drive และคู่มือเว็บ Proton Drive
2. กำหนดว่าใครต้องเข้าถึง
ให้ผู้คนเข้าถึงเฉพาะไฟล์ที่จำเป็นสำหรับงานของพวกเขา การจำกัดการเข้าถึงช่วยลดปริมาณข้อมูลที่เปิดเผยหากบัญชีถูกโจมตี และทำให้จัดการสิทธิ์ได้ง่ายขึ้นเมื่อทีมของคุณเปลี่ยนแปลง
จัดกลุ่มไฟล์ไว้ด้วยกันเมื่อต้องแชร์ให้กับคนกลุ่มเดียวกัน นโยบายของบริษัทควรอยู่ในโฟลเดอร์ที่ทุกคนอ่านได้ ในขณะที่บันทึกทางการเงินและบุคลากรต้องจำกัดการเข้าถึง สำหรับงานของลูกค้า ให้แยกไฟล์ที่คุณส่งมอบออกจากฉบับร่างภายในและการหารือเรื่องราคา
ภายในแต่ละโฟลเดอร์ ให้สิทธิ์การแก้ไขแก่ผู้ที่ต้องเปลี่ยนแปลงไฟล์ และให้สิทธิ์การดูแก่ผู้ที่ต้องการเพียงอ่านไฟล์เท่านั้น:
| โฟลเดอร์ | ใครต้องเข้าถึงบ้าง | สิทธิ์ที่แนะนำ |
| นโยบายของบริษัทและเทมเพลตที่อนุมัติแล้ว | พนักงานทุกคน | ส่วนใหญ่ดูได้ ผู้ที่ดูแลเอกสารแก้ไขได้ |
| โปรเจกต์ลูกค้าที่ใช้งานอยู่ | ทีมโปรเจกต์ | ผู้มีส่วนร่วมแก้ไขได้ คนอื่นดูได้ |
| การส่งมอบงานให้ลูกค้า | ลูกค้าและทีมส่งมอบงาน | ลูกค้าดูได้ ทีมส่งมอบงานแก้ไขได้ |
| บันทึกทางการเงิน | ผู้ดูแลด้านการเงิน | ดูหรือแก้ไขตามความรับผิดชอบ |
| บันทึกข้อมูลบุคลากร | ผู้ดูแลบันทึกเหล่านั้น | ดูหรือแก้ไขตามความรับผิดชอบ |
เชิญผู้ร่วมงานประจำทางอีเมล เพื่อให้คุณเปลี่ยนหรือลบการเข้าถึงของแต่ละคนแยกกันได้ เมื่อส่งไฟล์ที่เสร็จแล้วให้ลูกค้า ให้ใช้ลิงก์แชร์ที่กำหนดวันหมดอายุ เพื่อให้การเข้าถึงสิ้นสุดลงเมื่อไม่จำเป็นอีก เพิ่มรหัสผ่านสำหรับไฟล์ที่มีความละเอียดอ่อน
เคล็ดลับในการรักษาความปลอดภัยของไฟล์ที่แชร์
- วางแผนการเข้าถึงสำหรับพนักงานใหม่ ตกลงกันว่าแต่ละบทบาทปกติต้องใช้โฟลเดอร์ใด เพื่อที่คุณจะไม่ต้องตัดสินใจใหม่ทุกครั้งที่มีคนเข้าร่วม ดูรายการตรวจสอบการเริ่มงานของเราเพื่อดูไอเดียเพิ่มเติมในการทำให้ขั้นตอนนี้ง่ายขึ้น
- ใช้บัญชีแยกกัน พนักงานแต่ละคนควรมีข้อมูลการเข้าสู่ระบบของตนเอง เพื่อให้คุณลบการเข้าถึงของพวกเขาได้โดยไม่กระทบต่อเพื่อนร่วมงาน
- กำหนดให้ใช้การยืนยันตัวตนผ่านสองขั้นตอน ผู้ดูแลระบบ Proton สำหรับธุรกิจสามารถบังคับใช้สิ่งนี้ได้ผ่านการตั้งค่าความปลอดภัยขององค์กร
- มองการเข้ารหัสและสิทธิ์การเข้าถึงเป็นการป้องกันที่แยกจากกัน Proton Drive เข้ารหัสเนื้อหาไฟล์ ชื่อไฟล์ และชื่อโฟลเดอร์ก่อนที่ข้อมูลจะออกจากอุปกรณ์ของคุณ ปกป้องข้อมูลเหล่านั้นจากผู้ให้บริการพื้นที่จัดเก็บ คุณยังคงเป็นผู้ตัดสินใจว่าเพื่อนร่วมงานและผู้รับภายนอกคนใดสามารถเข้าถึงไฟล์ได้
วิธีจัดการการแชร์ใน Proton Drive
หากต้องการแชร์โฟลเดอร์กับบุคคลที่ระบุ:
- เลือกโฟลเดอร์แล้วคลิกแชร์
- ป้อนที่อยู่อีเมลของเพื่อนร่วมงาน
- เลือกผู้ดูหรือผู้แก้ไขสำหรับผู้รับแต่ละคน แล้วส่งคำเชิญ
ก่อนเสร็จสิ้น ตรวจสอบการตั้งค่าการแชร์:
- ใครสามารถแชร์ได้: ตามค่าเริ่มต้น ผู้แก้ไขยังสามารถเชิญผู้อื่นและเปลี่ยนสิทธิ์ได้ ปิดการเข้าถึงหากพวกเขาควรแก้ไขเท่านั้น
- เมื่อการเข้าถึงผ่านลิงก์สิ้นสุด: หากคุณแชร์ผ่านลิงก์สาธารณะ ให้กำหนดวันหมดอายุและเพิ่มรหัสผ่านสำหรับไฟล์ที่มีความละเอียดอ่อน
ดู: วิธีจัดการการเข้าถึงไฟล์ที่แชร์.
3. อัปเดตระบบให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ
กำหนดผู้รับผิดชอบที่มีชื่อชัดเจนให้กับแต่ละโฟลเดอร์หลักเพื่อดูแลให้ยังใช้งานได้ การมีคนให้ปรึกษาช่วยให้เพื่อนร่วมงานแก้ไขคำถามเกี่ยวกับการจัดเก็บไฟล์ แจ้งเอกสารที่ล้าสมัย และขอสิทธิ์การเข้าถึงเมื่อทีมเปลี่ยนแปลง
เอกสาร “เริ่มต้นที่นี่” สั้น ๆ ให้พื้นที่แก่บุคคลนั้นในการอธิบายว่าอะไรควรอยู่ในโฟลเดอร์และไฟล์ควรตั้งชื่ออย่างไร รวมไว้ในขั้นตอนการเริ่มงานเพื่อให้เพื่อนร่วมงานใหม่เข้าใจระบบโดยไม่ต้องถามไปทั่ว
การปิดโครงการเป็นช่วงเวลาที่เหมาะสมตามธรรมชาติในการจัดระเบียบ ผู้รับผิดชอบโฟลเดอร์ควรยืนยันว่าไฟล์ใดได้รับการอนุมัติ ลบไฟล์ซ้ำที่ไม่จำเป็นออก และย้ายงานที่เสร็จแล้วไปยังโฟลเดอร์ย่อยที่เก็บถาวรโดยมีข้อจำกัดการเข้าถึงเดียวกัน ข้อกำหนดการเก็บรักษาของธุรกิจคุณควรเป็นแนวทางว่าอะไรเก็บไว้และอะไรลบ
การเข้าถึงก็ต้องได้รับการดูแลเมื่อความรับผิดชอบเปลี่ยนไปเช่นกัน ควรมีการทบทวนสิทธิ์เมื่อมีคนเข้าร่วม เปลี่ยนบทบาท หรือลาออก และเมื่อโครงการสิ้นสุด เพื่อให้อดีตเพื่อนร่วมงานและผู้รับจ้างไม่คงการเข้าถึงที่ไม่จำเป็นอีกต่อไป
เคล็ดลับในการทำให้การดูแลรักษาจัดการได้ง่าย
- กำหนดผู้ติดต่อสำรอง ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีคนอื่นที่รู้กฎการจัดเก็บไฟล์และวิธีจัดการคำขอเข้าถึงเมื่อผู้รับผิดชอบโฟลเดอร์ไม่อยู่
- จัดเวลาเพียงเล็กน้อยเพื่อการตรวจสอบรายเดือน มองหาแหล่งข้อมูลที่แชร์ซึ่งล้าสมัย ลิงก์ส่งมอบเก่า และการเข้าถึงที่ไม่จำเป็น โดยเริ่มจากโฟลเดอร์ที่มีความละเอียดอ่อนและผู้รับภายนอก
- วางแผนการส่งมอบไฟล์ก่อนลบบัญชี ระบุไฟล์ธุรกิจที่พนักงานที่จะลาออกเป็นเจ้าของและเก็บรักษาไว้ในพื้นที่จัดเก็บที่บริษัทควบคุม ตรวจสอบว่าเพื่อนร่วมงานสามารถเข้าถึงไฟล์ที่เก็บรักษาไว้ได้ก่อนลบบัญชี ดาวน์โหลดรายการตรวจสอบการส่งมอบงานเมื่อพนักงานลาออกของเราหากคุณต้องการกรอบการทำงานง่าย ๆ สำหรับการจากไปของพนักงาน
วิธีตรวจสอบการเข้าถึงที่แชร์ใน Proton Drive
หากต้องการตรวจสอบรายการที่คุณแชร์:
- เปิดแท็บแชร์ในเว็บแอป Proton Drive
- เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์แล้วเปิดตัวควบคุมการแชร์ บันทึกข้อมูลบุคลากร
- ตรวจสอบว่ามีการเปิดใช้งานลิงก์สาธารณะหรือไม่ และปิดใช้งานหากไม่จำเป็นอีกต่อไป
ดู: วิธีจัดการการเข้าถึงไฟล์ที่แชร์.
ให้ไดรฟ์ที่แชร์เติบโตไปพร้อมกับงานของคุณ
ไดรฟ์ที่แชร์ซึ่งจัดการได้ง่ายจะทำให้ชัดเจนว่าไฟล์ควรอยู่ที่ใด ใครต้องการการเข้าถึง และใครดูแลให้เป็นปัจจุบัน ใช้รายการตรวจสอบนี้เมื่อตั้งค่าโครงสร้างและดูแลรักษาเมื่อทีมของคุณเติบโต:
- เริ่มจากเล็ก ๆ: เลือกหนึ่งพื้นที่ที่ทีมของคุณใช้ทุกวันและจัดระเบียบไฟล์ปัจจุบันก่อนที่จะจัดการกับวัสดุเก่า
- ให้ไฟล์มีที่อยู่ที่ชัดเจน: ใช้โฟลเดอร์หลักที่สะท้อนงานของคุณ โฟลเดอร์ย่อยที่สอดคล้องกัน และชื่อไฟล์ที่สื่อความหมาย
- ควบคุมการเข้าถึง: แชร์เฉพาะสิ่งที่ผู้คนต้องการ แยกความแตกต่างระหว่างการดูและการแก้ไข และกำหนดวันหมดอายุสำหรับลิงก์ชั่วคราว
- มอบหมายความรับผิดชอบ: กำหนดผู้ติดต่อที่มีชื่อชัดเจนให้กับแต่ละโฟลเดอร์หลักและบันทึกกฎการจัดเก็บไฟล์ไว้ในเอกสาร “เริ่มต้นที่นี่” สั้น ๆ
- ดูแลให้เป็นปัจจุบัน: เก็บงานที่เสร็จแล้วไว้ในที่เก็บถาวรและทบทวนการเข้าถึงเมื่อโครงการสิ้นสุดหรือผู้คนเปลี่ยนบทบาทหรือลาออก
คุณไม่จำเป็นต้องจัดระเบียบทุกอย่างในคราวเดียว เริ่มจากหนึ่งพื้นที่ในพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์สำหรับธุรกิจของ Proton Drive จัดระเบียบไฟล์ที่ทีมของคุณใช้ และให้แต่ละคนเข้าถึงสิ่งที่ต้องการ ไฟล์ของคุณได้รับการเข้ารหัสลับจากต้นทางถึงปลายทาง และรหัสผ่านกับวันหมดอายุช่วยให้คุณควบคุมการเข้าถึงผ่านลิงก์ที่แชร์ เมื่อพื้นที่นั้นใช้งานได้ดีสำหรับทีมของคุณแล้ว ก็นำวิธีการเดียวกันไปใช้กับพื้นที่ถัดไป
