Saat bisnis masih berjumlah lima orang, semua orang tahu persis di mana setiap file berada. Namun, ketika sudah berkembang menjadi 25 atau 50 karyawan, keadaan berubah. Tiba-tiba, tidak ada yang yakin apakah proposal yang sedang dikerjakan masih terbaru atau apakah kontraktor masih memiliki akses ke proyek tahun lalu. Drive bersama kini berisi tiga subfolder yang semuanya berjudul “Final”.
Sebagian besar alat penyimpanan cloud bisnis memberikan hal-hal dasar, tetapi tidak akan mengatur dirinya sendiri. Tujuannya adalah menjaga drive bersama tetap terkelola saat semakin banyak orang dan file ditambahkan, tanpa menjadi pekerjaan tambahan bagi siapa pun yang menjalankan operasional. Sistem yang berguna memudahkan pencarian file, menjaga akses tetap terkendali, dan selaras dengan cara kerja tim saat ini.
Panduan ini membahas cara:
- Beri setiap file tempat yang jelas
- Tentukan siapa yang memerlukan akses dan atur izin yang sesuai
- Jaga file, folder, dan akses tetap mutakhir saat tim berkembang
Apa itu drive bersama?
Drive bersama adalah tempat bersama bagi tim untuk menyimpan dan mengerjakan file. Alih-alih saling mengirim lampiran, anggota tim mengakses dokumen dan folder yang sama, dengan izin yang menentukan siapa yang dapat melihat atau mengeditnya.
Bagi bisnis yang berkembang, ini memberikan tempat yang konsisten untuk pekerjaan bersama. Rekan kerja tahu di mana menemukan proposal terbaru, templat mana yang harus digunakan, dan di mana menyimpan file proyek.
Cara membuat drive bersama
Menjaga drive bersama tetap teratur berarti menjawab tiga pertanyaan: Di mana setiap file seharusnya disimpan? Siapa yang memerlukan akses? Siapa yang bertanggung jawab menjaganya tetap mutakhir?
1. Beri setiap file tempat yang jelas
Mulai dari satu area yang digunakan tim setiap hari. Tidak perlu menata ulang seluruh drive sebelum meningkatkan cara pekerjaan saat ini disimpan.
Pilih beberapa folder utama berdasarkan pekerjaan bisnis Anda. Contohnya:
- Sumber daya perusahaan: Kebijakan, panduan orientasi, dan templat yang disetujui
- Operasional: Pemasok, prosedur, dan perencanaan internal
- Klien: Pekerjaan pelanggan dan file proyek
- Keuangan: Anggaran, faktur, dan catatan keuangan
- SDM: Dokumen ketenagakerjaan dan catatan personel
Gunakan subfolder agar file lebih mudah ditemukan di setiap folder utama. Di dalam Klien, buat subfolder untuk setiap pelanggan, dengan folder proyek terpisah di dalamnya. Di dalam Keuangan, buat subfolder untuk setiap tahun, dengan folder Faktur dan Anggaran terpisah di dalamnya.
Untuk proyek serupa, gunakan kembali nama subfolder yang sama, seperti Ringkasan, File kerja, Pekerjaan yang disetujui, dan Serah terima klien. Label yang konsisten membantu rekan kerja memahami setiap proyek baru. Jika folder mengikuti urutan, tambahkan nomor agar urutannya tetap terjaga saat diurutkan berdasarkan nama.
Beri file nama yang jelas yang memberi tahu rekan kerja tentang isinya. Untuk laporan bulanan, sertakan bulan dan tahun, seperti “Laporan penjualan Oktober 2026”. Untuk dokumen yang rutin diperbarui tim, bagikan tautan ke satu file kerja agar semua orang menggunakan versi yang sama.
Tips menerapkan struktur
- Periksa file sensitif sebelum pembersihan menyeluruh. Tinjau akses ke catatan keuangan dan personel serta file klien pribadi, lalu hapus izin yang tidak lagi diperlukan sebelum menata ulang materi yang kurang sensitif.
- Uji struktur pada satu proyek aktif. Minta dua rekan kerja menemukan ringkasan, menyimpan draf, dan mencari pekerjaan yang disetujui. Sesuaikan label yang menurut mereka membingungkan.
- Pindahkan file saat ini terlebih dahulu. Periksa izin sebelum dan setelah memindahkannya, perbarui tautan di alat proyek, dan beri tahu rekan kerja di mana pekerjaan baru seharusnya disimpan.
- Tangani file lama dalam kelompok yang mudah dikelola. Biarkan tetap di tempatnya saat meninjau. Sisihkan 30 menit setiap minggu, dimulai dari versi yang saling bersaing dan file yang sulit ditemukan.
Cara membuat dan mengatur folder di Proton Drive
Untuk membangun struktur di aplikasi web Proton Drive:
- Masuk di drive.proton.me(jendela baru)
- Klik Baru, lalu Folder baru
- Beri nama folder utama, misalnya Klien
- Buka folder tersebut dan ulangi langkah-langkahnya untuk membuat subfolder pelanggan
- Buka folder pelanggan dan buat folder untuk setiap proyek aktif
Untuk mengatur item yang sudah ada, klik kanan file atau folder dan pilih Pindahkan ke folder. Pilih Ubah nama untuk mengubah namanya. Di Windows dan Mac, rekan kerja juga dapat menyinkronkan folder yang dibagikan kepada mereka ke File Explorer menggunakan aplikasi desktop Proton Drive.
Lihat: cara membuat folder di Proton Drive dan panduan web Proton Drive.
2. Tentukan siapa yang memerlukan akses
Beri orang akses hanya ke file yang mereka perlukan untuk pekerjaannya. Membatasi akses mengurangi seberapa banyak informasi yang terekspos jika akun disusupi dan membuat izin lebih mudah dikelola saat tim berubah.
Kelompokkan file bersama-sama ketika file tersebut perlu dibagikan kepada orang yang sama. Kebijakan perusahaan sebaiknya ditempatkan di folder yang dapat dibaca semua orang, sedangkan catatan keuangan dan personel memerlukan akses terbatas. Untuk pekerjaan klien, pisahkan file yang akan diserahkan dari draf internal dan diskusi harga.
Di setiap folder, beri akses edit kepada orang yang perlu mengubah file dan akses lihat kepada mereka yang hanya perlu membacanya:
| Folder | Siapa yang memerlukan akses | Izin yang disarankan |
| Kebijakan perusahaan dan templat yang disetujui | Semua staf | Sebagian besar melihat; yang memelihara dokumen mengedit |
| Proyek klien aktif | Tim proyek | Kontributor mengedit; yang lain melihat |
| Serah terima klien | Klien dan tim pengiriman | Klien melihat; tim pengiriman mengedit |
| Catatan keuangan | Orang yang menangani keuangan | Melihat atau mengedit sesuai tanggung jawab |
| Catatan kepegawaian | Orang yang menangani catatan tersebut | Melihat atau mengedit sesuai tanggung jawab |
Undang kolaborator tetap melalui email agar Anda dapat mengubah atau menghapus akses setiap orang secara terpisah. Saat mengirim file final ke klien, gunakan tautan berbagi dengan tanggal kedaluwarsa agar akses berakhir saat tidak lagi diperlukan. Tambahkan kata sandi untuk file sensitif.
Tips menjaga file yang dibagikan tetap aman
- Rencanakan akses untuk karyawan baru. Sepakati folder mana yang biasanya dibutuhkan orang di setiap peran, sehingga Anda tidak perlu memutuskan dari awal setiap kali ada yang bergabung. Lihat daftar periksa onboarding kami untuk lebih banyak ide tentang cara menyederhanakan proses ini.
- Gunakan akun individual. Setiap karyawan harus memiliki akun sendiri untuk masuk agar Anda dapat menghapus aksesnya tanpa mengganggu rekan kerja.
- Wajibkan autentikasi dua faktor. Administrator bisnis Proton dapat menerapkannya melalui pengaturan keamanan organisasi.
- Perlakukan enkripsi dan izin sebagai perlindungan yang terpisah. Proton Drive mengenkripsi isi file, nama file, dan nama folder sebelum meninggalkan perangkat Anda, sehingga melindungi informasi tersebut dari penyedia penyimpanan. Anda tetap menentukan kolega dan penerima eksternal mana yang dapat mengakses file.
Cara mengelola berbagi di Proton Drive
Untuk membagikan folder kepada orang tertentu:
- Pilih folder dan klik Bagikan
- Masukkan alamat email kolega Anda
- Pilih Penampil atau Editor untuk setiap penerima dan kirim undangan
Lihat: cara membagikan folder melalui email.
Sebelum selesai, periksa pengaturan berbagi:
- Siapa yang dapat membagikan: Editor juga dapat mengundang orang lain dan mengubah izin secara bawaan. Nonaktifkan Akses jika mereka hanya boleh mengedit.
- Saat akses tautan berakhir: Jika Anda membagikan melalui tautan publik, tetapkan tanggal kedaluwarsa dan tambahkan kata sandi untuk file sensitif.
Lihat: cara mengelola akses file yang dibagikan.
3. Jaga sistem tetap mutakhir
Tunjuk satu orang sebagai penanggung jawab setiap folder utama agar folder tetap berguna. Adanya orang yang dapat dihubungi membantu kolega menyelesaikan pertanyaan tentang pengarsipan, menandai dokumen yang sudah usang, dan meminta akses saat tim berubah.
Dokumen “Mulai di sini” yang singkat memberi orang tersebut tempat untuk menjelaskan apa yang termasuk dalam folder dan bagaimana file harus diberi nama. Sertakan dokumen ini dalam onboarding agar kolega baru memahami sistem tanpa harus bertanya ke sana kemari.
Penutupan proyek adalah waktu yang tepat untuk merapikan. Penanggung jawab folder harus mengonfirmasi file mana yang disetujui, menghapus duplikat yang tidak perlu, dan memindahkan pekerjaan yang sudah selesai ke subfolder Arsip dengan pembatasan akses yang sama. Persyaratan retensi bisnis Anda harus menjadi panduan untuk menentukan apa yang disimpan dan apa yang dihapus.
Akses juga perlu diperhatikan saat tanggung jawab berubah. Sertakan tinjauan izin saat seseorang bergabung, berganti peran, atau keluar, dan saat proyek berakhir, agar mantan kolega dan kontraktor tidak lagi memiliki akses yang tidak diperlukan.
Tips agar pemeliharaan tetap mudah dikelola
- Tunjuk kontak cadangan. Pastikan orang lain mengetahui aturan pengarsipan dan cara menangani permintaan akses saat penanggung jawab folder tidak ada.
- Sisihkan waktu untuk pemeriksaan bulanan singkat. Periksa sumber daya yang dibagikan dan sudah usang, tautan pengiriman lama, serta akses yang tidak perlu, mulai dari folder sensitif dan penerima eksternal.
- Rencanakan serah terima file sebelum menghapus akun. Identifikasi file bisnis yang dimiliki karyawan yang akan keluar dan simpan di penyimpanan yang dikendalikan perusahaan. Pastikan kolega dapat mengakses file yang disimpan sebelum menghapus akun. Unduh daftar periksa offboarding kami jika Anda memerlukan kerangka sederhana untuk proses keluarnya karyawan.
Cara meninjau akses berbagi di Proton Drive
Untuk memeriksa item yang Anda bagikan:
- Buka tab Dibagikan di aplikasi web Proton Drive.
- Pilih file atau folder dan buka kontrol berbaginya.
- Tinjau penerima dan izin mereka. Ubah peran mereka atau pilih Hapus akses sesuai kebutuhan.
- Periksa apakah Tautan publik diaktifkan dan nonaktifkan jika tidak lagi diperlukan.
Lihat: cara mengelola akses file yang dibagikan.
Biarkan drive bersama tumbuh seiring pekerjaan
Drive bersama yang mudah dikelola memperjelas di mana file seharusnya disimpan, siapa yang memerlukan akses, dan siapa yang menjaganya tetap mutakhir. Gunakan daftar periksa ini saat menyiapkan struktur dan memeliharanya seiring tim Anda berkembang:
- Mulai dari skala kecil: Pilih satu area yang tim Anda gunakan setiap hari dan rapikan file yang ada saat ini sebelum menangani materi yang lebih lama.
- Beri file tempat yang jelas: Gunakan folder utama yang mencerminkan pekerjaan Anda, subfolder yang konsisten, dan nama file yang deskriptif.
- Kendalikan akses: Bagikan hanya yang diperlukan orang, bedakan akses melihat dari akses mengedit, dan tetapkan tanggal kedaluwarsa untuk tautan sementara.
- Tetapkan tanggung jawab: Tunjuk kontak untuk setiap folder utama dan catat aturan pengarsipan dalam dokumen “Mulai di sini” yang singkat.
- Jaga tetap mutakhir: Arsipkan pekerjaan yang selesai dan tinjau akses saat proyek berakhir atau orang berganti peran atau keluar.
Anda tidak perlu mengatur ulang semuanya sekaligus. Mulailah dari satu area di penyimpanan cloud bisnis Proton Drive, rapikan file yang tim Anda gunakan, dan beri setiap orang akses yang diperlukan. File Anda terenkripsi secara end-to-end, dan kata sandi serta tanggal kedaluwarsa membantu Anda mengontrol akses melalui tautan berbagi. Setelah area tersebut berjalan baik untuk tim, terapkan pendekatan yang sama pada area berikutnya.
