如何为不断壮大的团队设置和整理共享云端硬盘

当公司只有五个人时，每个人都清楚地知道每个文件存放在哪里。然而，当团队发展到 25 或 50 名员工时，情况就变了。突然间，没人能确定自己正在处理的提案是不是最新版本，也不知道某个外部承包商是否还能访问去年的项目。共享云端硬盘里如今躺着三个都叫“Final”的子文件夹。

大多数企业云存储工具都能提供基础功能，但它们不会自动整理。我们的目标是让共享云端硬盘在添加更多人员和文件后依然易于管理，同时不会成为运营负责人的又一项额外工作。一套有用的系统能让文件易于查找，让访问权限始终可控，并与团队现有的工作方式相契合。

在本指南中，我们将分享如何：

为每个文件提供明确的位置
确定谁需要访问权限，并设置合适的权限
随着团队发展，及时更新文件、文件夹和访问权限

什么是共享云端硬盘？

共享云端硬盘是团队存储和处理文件的公共位置。人们无需来回传递附件，而是访问相同的文档和文件夹，并由权限决定谁可以查看或编辑。

对于成长中的企业来说，它为协作工作提供了一个稳定的归宿。同事知道在哪里找到最新的提案、该使用哪些模板，以及在哪里保存项目文件。

如何创建共享云端硬盘

让共享云端硬盘保持井然有序，意味着要回答三个问题：每个文件应该放在哪里？谁需要访问权限？谁负责让它保持最新？

1. 为每个文件提供明确的位置

从团队每天都在使用的一个区域开始。你无需在改善当前工作的存储方式之前重新整理整个云端硬盘。

根据企业的业务选择一小组主文件夹。例如：

公司资源：制度、入职指南和已批准的模板。
运营：供应商、流程和内部计划。
客户：客户工作和项目文件。
财务：预算、发票和财务记录。
人事：雇佣文件和人事档案。

使用子文件夹，让每个主文件夹里的文件更易于查找。在“客户”下，为每位客户创建一个子文件夹，并在其中放置各自的项目文件夹。在“财务”下，为每一年创建一个子文件夹，并在其中放置单独的“发票”和“预算”文件夹。

对于类似的项目，沿用相同的子文件夹名称，例如“简报”“工作文件”“已批准的工作”和“客户交接”。一致的标签能帮助同事在开展每个新项目时快速上手。如果这些文件夹有先后顺序，可以在名称前加上编号，以便按名称排序时保持该顺序。

为文件取明确的名称，让同事一看便知其中内容。对于月度报告，在名称中包含月份和年份，例如“2026 年 10 月销售报告”。对于团队定期更新的文档，分享一个工作文件的链接，让所有人使用同一版本。

将结构付诸实践的小建议

在全面清理之前，先检查敏感文件。检查财务和人事档案以及私有客户文件的访问权限，并在整理敏感度较低的内容之前，移除不再需要这些权限的人员。
在一个进行中的项目上测试结构。请两位同事找到简报、保存草稿并找到已批准的工作。如果他们觉得某些标签令人困惑，就进行调整。
先移动当前文件。移动前后都要检查权限，更新项目工具中的链接，并告知同事新工作应放在哪里。
以可控的批次处理较旧的文件。在审查时先将它们保留在原位。每周留出 30 分钟，从多个相互竞争的版本和人们难以找到的文件开始。

如何在 Proton Drive 中创建和整理文件夹

要在 Proton Drive 网页应用中构建你的结构：

在 drive.proton.me（新窗口）登入
点击新建，然后点击新建文件夹
命名一个主文件夹，例如“客户”
打开它，重复上述步骤创建一个客户子文件夹
打开该客户文件夹，为每个进行中的项目创建一个文件夹

要整理现有项目，请右键点击文件或文件夹，然后选择“移动到文件夹”。选择重命名即可更改名称。在 Windows 和 Mac 上，同事还可以使用 Proton Drive 桌面应用，将与其分享的文件夹同步到文件资源管理器。

参见：如何在 Proton Drive 中创建文件夹以及Proton Drive 网页版指南。

点击“新建”，然后点击“新建文件夹”，即可在主“客户”文件夹中为每位客户添加一个子文件夹。

2. 确定谁需要访问权限

只授予人员完成工作所需的文件访问权限。限制访问可以减少帐户被泄露时暴露的信息量，也让权限在团队变动时更易于管理。

当文件需要与同一批人分享时，将它们归组在一起。公司制度应放在所有人都能读取的文件夹中，而财务和人事档案则需要限制访问。对于客户工作，请将要交付的文件与内部草稿和定价讨论分开存放。

在每个文件夹中，为需要修改文件的人授予编辑权限，为只需阅读文件的人授予查看权限：

文件夹	谁需要访问权限	建议权限
公司制度和已批准的模板	全体员工	大多数人为查看权限；负责维护文档的人员为编辑权限
进行中的客户项目	项目团队	贡献者可编辑；其他人为查看权限
客户交接	客户和交付团队	客户查看；交付团队编辑
财务记录	负责财务的人员	根据其职责查看或编辑
人事记录	负责这些记录的人员	根据其职责查看或编辑

通过电子邮件邀请常规协作者，以便您可以单独更改或移除每个人的访问权限。向客户发送完成的文件时，请使用带过期日期的分享链接，以便在不再需要时终止访问。为敏感文件添加密码。

保障共享文件安全的提示

为新员工规划访问权限。 就每个角色的人员通常需要哪些文件夹达成一致，这样每当有人加入时，您就不必从头开始决定。查看我们的入职检查清单，了解更多简化此流程的想法。
使用个人帐户。 每位员工都应拥有自己的登录信息，这样您就可以移除其访问权限，而不会影响同事。
要求使用双因素身份验证。 Proton 企业管理员可以通过组织安全设置强制执行此要求。
将加密和权限视为独立的保护措施。 Proton Drive 在文件内容、文件名和文件夹名称离开您的设备之前对其进行加密，从而保护这些信息免受存储提供商的侵扰。您仍然可以决定哪些同事和外部收件人可以访问这些文件。

如何在 Proton Drive 中管理分享

要与特定人员分享文件夹：

选择文件夹，然后点击分享
输入同事的电子邮件地址
为每个收件人选择查看者或编辑者，然后发送邀请

参见：如何通过电子邮件分享文件夹。

完成之前，请检查分享设置：

谁可以分享： 默认情况下，编辑者也可以邀请他人并更改权限。如果他们应当只能编辑，请关闭访问权限。
当链接访问结束时： 如果您通过公开链接分享，请设置过期日期，并为敏感文件添加密码。

参见：如何管理共享文件的访问权限。

通过电子邮件邀请同事，并选择每个人是可以查看还是编辑。除非需要与团队外部共享，否则请勿开启公开链接。

3. 保持系统更新

为每个主文件夹指定一位负责人，负责保持其有效性。有一个可以求助的人，可以帮助同事解决归档问题、标记过时的文档，并在团队变化时请求访问权限。

一份简短的“从这里开始”文档，可以让该负责人解释文件夹中应包含哪些内容以及文件应如何命名。将其纳入入职流程，这样新同事无需到处询问就能了解该系统。

项目结束时是整理的自然时机。文件夹负责人应确认哪些文件已获批准，移除不必要的重复文件，并将已完成的工作移至具有相同访问限制的“存档”子文件夹中。您企业的保留要求应指导哪些内容保留、哪些内容删除。

随着职责变化，访问权限也需要关注。在有人加入、角色变更或离职时，以及项目结束时，进行权限审查，以免前同事和承包商保留不再需要的访问权限。

保持维护工作可控的提示

指定后备联系人。 确保在文件夹负责人不在时，有其他人了解归档规则以及如何处理访问请求。
安排每月短时检查。 查找过时的共享资源、旧的交付链接和不必要的访问权限，从敏感文件夹和外部收件人开始。
在移除帐户之前规划文件交接。 识别离职员工拥有的业务文件，并将其保存在公司控制的存储空间中。在删除帐户之前，请确认同事可以访问已保存的文件。如果您需要简单的员工离职框架，请下载我们的离职检查清单。