Các doanh nghiệp dựa vào chia sẻ tệp để trao đổi ngân sách, báo cáo, dự báo và các thông tin nhạy cảm khác, phần lớn trong số đó được lưu trữ trong các bảng tính Excel.
Khi cần mở tệp mà không cần trả phí cho Excel hoặc cài đặt phần mềm Microsoft, hiện có sẵn một số tùy chọn trực tuyến miễn phí. Tuy nhiên, cũng như nhiều sản phẩm miễn phí khác, việc hiểu rõ sự đánh đổi — giữa sự tiện lợi và bảo mật dữ liệu — là vô cùng quan trọng.
Bài viết này sẽ đề cập đến các phương pháp phổ biến để mở tệp Excel trực tuyến, các rủi ro đi kèm và giải pháp thay thế tập trung vào quyền riêng tư tốt nhất cho Excel.
3 cách để mở tệp Excel trực tuyến
Tùy chọn 1: Microsoft 365 (gói miễn phí)
Đăng ký gói Microsoft 365 miễn phí để mở tệp Excel dường như là một lựa chọn hiển nhiên, nhưng gói này đi kèm với các hạn chế.
- Chức năng hạn chế: Gói miễn phí thiếu các tính năng nâng cao, không hỗ trợ chỉnh sửa ngoại tuyến và có thể gặp khó khăn với các công thức hoặc macro phức tạp trong các bảng tính chuyên nghiệp.
- Mối lo ngại về quyền riêng tư dữ liệu: Các tệp Microsoft Excel không được mã hóa đầu cuối. Microsoft kiểm soát các khóa mã hóa mặc định, nghĩa là hãng này vẫn có khả năng kỹ thuật để truy cập dữ liệu và có thể tiết lộ dữ liệu đó khi có yêu cầu pháp lý.
Đánh giá: Phù hợp để xem nhanh các nội dung không nhạy cảm, nhưng rủi ro đối với dữ liệu kinh doanh độc quyền.
Tùy chọn 2: Trình xem XLSX trực tuyến miễn phí
Có rất nhiều công cụ của bên thứ ba trực tuyến, hầu hết trong số đó cho phép xem các tệp Excel ngay lập tức. Tuy nhiên, việc phụ thuộc vào các trình xem “miễn phí” này đối với dữ liệu kinh doanh sẽ mang lại những rủi ro nghiêm trọng về tuân thủ.
- Thiếu mã hóa: Hầu hết các công cụ này không cung cấp mã hóa đầu cuối, khiến các tệp dễ bị đánh cắp, vi phạm dữ liệu và bị bên thứ ba truy cập trái phép.
- Khai thác dữ liệu: Nhiều dịch vụ miễn phí kiếm tiền từ các nền tảng của họ bằng cách quét nội dung và có khả năng phân tích dữ liệu để huấn luyện các mô hình AI hoặc phân phát quảng cáo mục tiêu.
- Rủi ro pháp lý: Nếu tổ chức phải tuân thủ các quy định như GDPR hoặc HIPAA, việc tải lên các bản ghi nhạy cảm của khách hàng lên một máy chủ chưa được xác minh, không tuân thủ có thể gây ra những rủi ro tuân thủ nghiêm trọng.
Đánh giá: Một phím tắt tiện lợi cho các tệp công cộng, nhưng là một cơn ác mộng về tuân thủ đối với bất kỳ thông tin kinh doanh bảo mật nào.
Tùy chọn 3: Proton Sheets
Đối với các doanh nghiệp cần mở các tệp Excel trực tuyến mà không xâm phạm bảo mật, Proton Sheets mang đến một phương pháp tiếp cận ưu tiên quyền riêng tư.
- Khả năng tương thích gốc: Proton Sheets hỗ trợ các tệp .xlsx gốc, đảm bảo các bảng tính Excel hiện có được mở với định dạng, công thức và cấu trúc ban đầu được giữ nguyên—không cần chuyển đổi.
- Mã hóa không truy cập: Không giống như các công cụ đám mây tiêu chuẩn, Proton mã hóa dữ liệu trên thiết bị trước khi dữ liệu rời khỏi máy tính. Ngay cả khi tin tặc xâm nhập máy chủ, dữ liệu vẫn được mã hóa; ngay cả Proton cũng không thể truy cập dữ liệu.
- Cộng tác an toàn: Các nhóm có thể chỉnh sửa các bảng tính trong thời gian thực với sự đảm bảo rằng không ai quét hoặc khai thác dữ liệu.
Đánh giá: Tùy chọn duy nhất cân bằng giữa sự tiện lợi khi mở các tệp Excel trực tuyến và mức độ bảo mật nghiêm ngặt cần thiết cho các doanh nghiệp.
Giải pháp thay thế Excel an toàn tốt nhất cho doanh nghiệp
Khi chọn các công cụ kinh doanh, quyết định thường xoay quanh sự lựa chọn giữa sự tiện lợi và quyền riêng tư. Dù các ông lớn công nghệ cung cấp các công cụ cộng tác mạnh mẽ, điều đó phải đánh đổi bằng quyền riêng tư dữ liệu.
Proton Sheets cung cấp các công cụ cộng tác mà không có sự giám sát, biến đây trở thành giải pháp thay thế Excel tốt nhất. Nhóm có thể đồng tác giả tài liệu trong thời gian thực, với sự yên tâm rằng không ai — kể cả Proton — đang theo dõi, lắng nghe hoặc tìm hiểu từ dữ liệu.
Tuân thủ và chủ quyền dữ liệu
Proton có trụ sở tại Thụy Sĩ và bảo vệ dữ liệu bảng tính bằng mã hóa đầu cuối theo luật quyền riêng tư của Thụy Sĩ. Các biện pháp bảo vệ này giúp tổ chức duy trì quyền kiểm soát đối với dữ liệu và hỗ trợ tuân thủ GDPR cũng như các yêu cầu bảo vệ dữ liệu quốc tế khác.
Cách bắt đầu với Proton Sheets
Chuyển sang Proton Sheets rất đơn giản.
- Tạo tài khoản: Đăng ký một tài khoản Proton miễn phí
- Tải lên tệp: Tải lên các tệp .xlsx hiện có lên Proton Sheets
- Mở và chỉnh sửa: Nhấp vào tệp để mở trực tiếp trong Proton Sheets
- Chia sẻ an toàn: Chia sẻ tệp qua liên kết bảo mật hoặc bằng cách mời họ qua email
Đừng để doanh nghiệp đối mặt với những rủi ro không cần thiết. Hãy dùng thử Proton for Business và trải nghiệm bộ công cụ kinh doanh cộng tác, được mã hóa đầu cuối.
