Cách tạo địa chỉ email chuyên nghiệp với miền tùy chỉnh

Dù đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ, thiết lập một khởi động hay làm việc tự do, việc sở hữu một địa chỉ email chuyên nghiệp là rất cần thiết. Sử dụng một địa chỉ miễn phí chung chung có thể vô tình tạo cảm giác không chuyên nghiệp hoặc, tồi tệ hơn, là một kẻ lừa đảo.

Tại sao cần một địa chỉ email chuyên nghiệp?

Địa chỉ email chuyên nghiệp với miền tùy chỉnh không chỉ trông chỉn chu hơn mà còn xây dựng lòng tin, giảm khả năng thư bị đánh dấu là thư rác, đồng thời cung cấp lớp bảo mật và quyền riêng tư mà các tài khoản người dùng miễn phí không thể sánh bằng.

Sự nhất quán của thương hiệu: Địa chỉ email phù hợp với tên doanh nghiệp sẽ giúp khách hàng dễ nhớ hơn và củng cố nhận diện thương hiệu.

Độ uy tín: Một tài khoản email doanh nghiệp giúp mang lại hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy (ngay cả khi chỉ có một người tự vận hành mọi thứ).

Bảo mật và tuân thủ: Việc sử dụng nhà cung cấp email tập trung vào quyền riêng tư có tích hợp mã hóa có thể bảo vệ các thông tin liên lạc nhạy cảm của doanh nghiệp và giúp tuân thủ các quy định về quyền riêng tư.

Tách biệt công việc/cuộc sống: Địa chỉ email doanh nghiệp riêng sẽ giúp dễ dàng cân bằng giữa công việc và cuộc sống hơn, đặc biệt đối với chủ doanh nghiệp nhỏ.

Cách tạo địa chỉ email chuyên nghiệp

Hãy làm theo các bước sau để tạo email doanh nghiệp hiệu quả, bất kể công ty lớn (hay nhỏ) như thế nào.

Bước 1: Quyết định xem có cần miền tùy chỉnh hay không

Có hai tùy chọn khi tạo địa chỉ email doanh nghiệp: có thể sử dụng miền của nhà cung cấp hoặc tạo miền tùy chỉnh.

Miền của nhà cung cấp: Sử dụng miền của nhà cung cấp, ví dụ như jane.lee@proton.me

Miền tùy chỉnh: Sử dụng miền sở hữu riêng, ví dụ như jane@leegroup.com

Miền tùy chỉnh giúp địa chỉ email trông chuyên nghiệp hơn. Nếu đang xây dựng doanh nghiệp và muốn phát triển uy tín thương hiệu, nên đăng ký miền tùy chỉnh. Nếu làm việc tự do, việc tạo địa chỉ email nghe có vẻ chuyên nghiệp bằng cách sử dụng miền của nhà cung cấp có thể là đủ.

Mẹo: Miền tùy chỉnh là một địa chỉ web duy nhất có thể sử dụng cho cả trang web và địa chỉ email tùy chỉnh.

Bước 2: Đăng ký miền tùy chỉnh

Nếu quyết định sử dụng miền tùy chỉnh, cần phải đăng ký miền này trước khi có thể thiết lập địa chỉ email. Nếu chưa đăng ký, cách dễ nhất là thực hiện thông qua công ty đăng ký miền.

Bước 3: Chọn nhà cung cấp email

Chọn nhà cung cấp email dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp. Cần cân nhắc các yếu tố thực tế như số lượng tài khoản email cần dùng và khả năng mở rộng quy mô khi cần thiết, cũng như các tính năng quyền riêng tư quan trọng như mã hóa đầu cuối.

Thiết lập miền email tùy chỉnh với Proton Mail

Bước 4: Chọn định dạng địa chỉ email

Dù sử dụng miền tùy chỉnh hay miền của nhà cung cấp, hãy chọn định dạng email dễ nhớ và trông chuyên nghiệp.

Nếu sử dụng miền tùy chỉnh, có thể chọn bất kỳ định dạng nào phù hợp nhất. Nếu sử dụng miền của nhà cung cấp, có thể phải thử nghiệm nhiều định dạng khác nhau để tìm một định dạng chưa có người sử dụng. Một số tùy chọn phổ biến bao gồm:

Miền tùy chỉnh + tên

Miền tùy chỉnh + danh mục

Miền của nhà cung cấp

Mẹo: Để trông chuyên nghiệp hơn khi sử dụng miền của nhà cung cấp, hãy cố gắng tránh sử dụng các con số (đặc biệt là năm sinh), thay vào đó hãy thử kết hợp với dấu chấm hoặc dấu gạch dưới để tạo ra một tổ hợp duy nhất.

Bước 5: Tạo tài khoản

Đăng nhập vào nhà cung cấp email và kết nối với miền tùy chỉnh. Các bước thực hiện sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp email đã chọn.

Hướng dẫn từng bước để sử dụng miền tùy chỉnh với Proton Mail

Mẹo tạo địa chỉ email chuyên nghiệp

Thực hiện

• Sử dụng miền tùy chỉnh nếu có thể
• Sử dụng nhà cung cấp email ưu tiên quyền riêng tư
• Đọc to địa chỉ email trước khi quyết định sử dụng

Không nên

• Đặt địa chỉ email dài hơn mức cần thiết
• Sử dụng biệt danh hoặc từ đùa cợt trong địa chỉ email
• Sử dụng số vì có thể kích hoạt bộ lọc thư rác

Tại sao mã hóa lại quan trọng đối với email doanh nghiệp

Các nhà cung cấp email thông thường thường quét thư để phục vụ quảng cáo hoặc khai thác dữ liệu. Với mã hóa đầu cuối, chỉ người gửi và người nhận mới có thể đọc email — không bên thứ ba nào, kể cả nhà cung cấp, có quyền truy cập.

Proton Mail for Business tiến xa hơn khi kết hợp email được mã hóa và lịch dễ sử dụng với các tính năng bổ sung như Proton Sentinel.

Trong khi việc mã hóa bảo vệ nội dung thư, Sentinel chủ động xác định và ngăn chặn những kẻ tấn công cố gắng xâm nhập tài khoản — một lớp phòng thủ thiết yếu, khi có hơn 90% cuộc tấn công mạng bắt đầu bằng email.