Il professionista medio riceve circa 120 email al giorno(nuova finestra), per un totale di circa 43.800 email all’anno. Non importa in quale settore tu lavori, si tratta di una quantità schiacciante di email di lavoro da gestire.

Che tu abbia centinaia di email non lette che si accumulano, o passi ore al giorno a organizzare la tua posta in arrivo, probabilmente hai desiderato un approccio migliore e più semplice a questo compito onnipresente.

E se ci fosse un modo per svuotare la tua posta in arrivo ogni giorno, senza perdere messaggi importanti o intaccare il tuo flusso di lavoro?

Inserisci “inbox zero”, un metodo che può aiutare i professionisti a tenere a bada il loro problema con le email, liberando tempo prezioso per il lavoro che conta davvero.

In questo articolo, discuteremo i modi in cui puoi implementare questo metodo di organizzazione della posta in arrivo nel tuo flusso di lavoro per rendere la vita più facile e meno stressante. Abbina il metodo inbox zero agli strumenti privacy-first di Proton, e sarai sulla buona strada per un equilibrio tra lavoro e vita privata più produttivo e semplificato in pochissimo tempo.

Cos’è inbox zero?

Gestire la tua posta in arrivo — è l’ultimo compito di Sisifo. Un momento la tua posta in arrivo sembra tollerabile, e quello dopo, vieni inondato di email, rispondendo a una dopo l’altra mentre la cartella “non letti” cresce fuori controllo.

Se mantenere la tua posta in arrivo organizzata sembra come spingere costantemente un masso su per una montagna, solo per vederlo rotolare di nuovo giù ogni volta che raggiungi la cima, allora sai quanto può essere stressante l’email.

Ecco perché l’esperto di produttività Merlin Mann ha originariamente coniato il metodo inbox zero come un modo per incoraggiare una migliore gestione delle email, aumentare la produttività e, soprattutto, alleviare lo stress inutile che una posta in arrivo piena può portare.

Perché mantenere la mia posta in arrivo organizzata è così difficile?

Ci sono una manciata di motivi per cui la tua posta in arrivo non sembra mai veramente organizzata — o se lo è, è solo fugace.

Un modo per ridurre una posta in arrivo disordinata è ridurre al minimo il numero di newsletter ed email a cui sei iscritto. O forse il tuo indirizzo email è su liste di marketing o PR di cui non hai bisogno. Sebbene gran parte della tua posta in arrivo possa essere riempita da email importanti per il tuo lavoro, prenditi un momento per identificare la radice del disordine ed eliminare le email ricorrenti che non sono necessarie per il lavoro.

La visualizzazione Newsletter di Proton ti consente di vedere e gestire tutte le tue iscrizioni email in un unico posto, rendendo facile annullare l’iscrizione alle liste che non sono più rilevanti per te.

Non c’è un’app per questo?

Ci sono molti strumenti sul mercato che possono aiutare con l’organizzazione della posta in arrivo, ma non sono tutti uguali.

Molti di questi servizi gratuiti non sono affatto gratuiti — usano i tuoi dati e li vendono alle aziende per mantenere funzionanti i loro servizi. Strumenti come Unroll.me possono essere allettanti come un modo rapido e semplice per annullare l’iscrizione alle newsletter senza dover fare alcun lavoro — ma l’azienda è stata trovata una volta a vendere i dati dei suoi Utenti a Uber(nuova finestra).

Invece, opta per un provider di posta privacy-first come Proton Mail, che offre una funzionalità di annullamento automatico dell’iscrizione integrata e non vende mai, mai i tuoi dati.

Come raggiungere inbox zero

Pronto a imparare come arrivare effettivamente a inbox zero? I cinque principi di questo metodo di organizzazione della posta in arrivo sono in realtà piuttosto semplici. Sono:

Elimina

Sembra ovvio, vero? Ma la realtà è che abbiamo più paura di fare clic su elimina di quanto dovremmo. Non ogni email richiede una risposta, ed è fisicamente impossibile rispondere a ogni email che ricevi. Se non prevedi di rispondere a un messaggio e non hai bisogno di archiviarlo, fai semplicemente clic sul pulsante elimina.

Se sei preoccupato di poter eliminare un’email importante, rilassati. La maggior parte dei client di posta conserva i messaggi eliminati in una cartella Cestino, e con Proton, i suoi contenuti rimangono in quella cartella per 30 giorni, quindi puoi recuperare qualcosa se hai eliminato qualcosa di importante per errore.

Una volta che hai preso la mano nel lasciar andare,, fai un ulteriore passo avanti archiviando o eliminando tutto nella tua posta in arrivo che è più vecchio di tre mesi.

Delega

Se ti è stata inviata un’email ma sai che un altro collega può rispondere più velocemente, inoltra quelle email ai colleghi che hanno più tempo o competenza per gestire la questione.

Questo è qualcosa che non tutti saranno in grado di implementare allo stesso modo, e dovrai usare il tuo miglior giudizio quando decidi se puoi passare un’email o un compito a qualcun altro.

Se il tuo ambiente di lavoro non ti consente di delegare le email ai tuoi colleghi, è fondamentale che tu impari a dare priorità alle tue email e a sviluppare un sistema che funzioni per te.

Rispondi

Se sai che la tua risposta richiederà solo un minuto e non ti interromperà dal compito che stai svolgendo, prenditi un momento per rispondere — ma non se rischi di perdere il tuo slancio.

Differisci

Hai email che richiedono più attenzione? Spostale in una cartella diversa e rispondi quando hai meno da fare.

Utilizzare le cartelle, i contrassegni (o preferiti) e le etichette può essere un modo utile per prendere nota delle email che necessitano di una risposta, in modo da poter tornare ad esse una volta che hai tempo.

Con Proton Mail puoi anche premere posticipa, e aggiungere rapidamente un promemoria in modo che le tue email importanti non si perdano mai nel mucchio.

Esegui

Se il mittente ti chiede di fare qualcosa che sai che non richiederà molto tempo, prenditi un momento per completare l’attività in modo che non si ingigantisca e diventi un problema in seguito.

Se non riesci a completare l’attività in pochi minuti, aggiungi l’attività a un calendario con una scadenza e imposta un promemoria in modo da non dimenticare.

Che aspetto ha Inbox Zero oggi?

Mann ha coniato il metodo inbox zero quasi due decenni fa, e da allora molto è cambiato nel modo in cui comunichiamo e utilizziamo la tecnologia.

Sebbene il metodo di organizzazione della posta in arrivo sia stato utilizzato per la prima volta per motivare i professionisti impegnati a portare le loro caselle di posta a zero email non lette, il metodo si è trasformato nel tempo come un modo per ottenere migliori capacità organizzative e ridurre significativamente il tempo e l’energia mentale che si spende tipicamente per l’email. Dopotutto, il tempo risparmiato sulla lettura delle email è tempo prezioso che può essere utilizzato altrove.

Mann ha persino riconosciuto il nome contraddittorio del suo famoso metodo in un articol(nuova finestra)o che ha ripubblicato(nuova finestra) sul suo sito web quest’anno. In esso, ha scritto:

“Lo ‘zero’ titolare in Inbox Zero non riguarda il numero di messaggi email che si trovano nella tua posta in arrivo in un dato momento. E, contrariamente all’opinione popolare, non riguarda assolutamente il passare ore della tua preziosa giornata cercando di raggiungere quella posta in arrivo vuota a ogni costo. Queste sono solo sciocchezze.”

E questo risuona più ora che mai.

In un’epoca in cui possiamo essere raggiunti in qualsiasi momento della giornata, mattina o sera, al lavoro o no, come usiamo il nostro tempo conta. Imparare a gestire la tua posta in arrivo, piuttosto che lasciare che sia lei a gestire te, è solo una chiave per vivere una vita con migliore equilibrio ed efficienza. Il che può anche tradursi in una maggiore felicità sul posto di lavoro e fuori.

Secondo Mann, il metodo inbox zero riguarda meno il raggiungimento effettivo di zero email nette, ed è piuttosto una “pratica filosofica” per imparare quali distrazioni permettiamo nel nostro flusso di lavoro digitale, e quando — “e, quindi, per occuparci in modo responsabile ma consapevole di quegli input in un modo che non sia mai autorizzato a ostacolare il nostro impegno personale a fare il lavoro che conta davvero per noi.”

Inbox zero potrebbe non essere realistico per te — ecco cosa suggeriamo invece

Il metodo inbox zero può sembrare un obiettivo elevato e, sebbene suoni allettante, potrebbe essere insostenibile per il tuo stile di lavoro.

Per alcune persone, vedere una posta in arrivo non a zero potrebbe scatenare ulteriore stress inutile. Se questo ti suona familiare, è importante implementare una strategia che funzioni per il tuo stile di vita — ed è davvero di questo che tratta effettivamente il metodo di Mann. Se ti senti sopraffatto, prova quanto segue:

  • Mantieni obiettivi realistici, come limitare le tue email non lette a 15 o meno.
  • Imposta confini, concedendoti 24 o 48 ore per rispondere alle email.
  • Crea un sistema, utilizzando cartelle, contrassegni ed etichette, che funzioni per te. In questo modo, puoi organizzare la tua posta in arrivo senza dover raggiungere “inbox zero”, che potrebbe di fatto essere comunque il vero inbox zero.
  • Usa la visualizzazione Newsletter di Proton, che ti offre uno spazio dedicato per leggere e organizzare i tuoi abbonamenti, separatamente dalla tua posta in arrivo.

Come mantenere la tua posta in arrivo organizzata con la privacy in mente

Non andresti al lavoro senza farti la doccia e lavarti i denti. La tua igiene online è altrettanto importante. Per assicurarti che la tua impronta digitale sia sana e sicura, considera di implementare le seguenti abitudini settimanali:

  • Esamina la tua posta in arrivo ed elimina o archivia le email di cui non hai bisogno.
  • Annulla l’iscrizione alle newsletter di cui non hai bisogno e usa la visualizzazione Newsletter di Proton per gli abbonamenti che vuoi mantenere.
  • Aggiorna i tuoi filtri e cartelle in modo che le email importanti non sfuggano.
  • Controlla le autorizzazioni delle tue app per assicurarti di non condividere i tuoi dati con fonti non affidabili.

Mantieni la tua posta in arrivo libera dal disordine con Proton

Proton Mail non ti aiuta solo con l’organizzazione della posta in arrivo, ma mantiene anche i tuoi dati al sicuro, assicurando che le tue email non siano accessibili a nessun altro tranne te.

Questo perché Proton Mail è crittografato end-to-end — quindi non devi mai preoccuparti che noi scansioniamo le tue email o vendiamo le tue informazioni sensibili.

Con funzionalità come visualizzazione Newsletter, posticipa e annullamento automatico dell’iscrizione, Proton Mail rende più facile che mai raggiungere inbox zero all’interno di una piattaforma privacy-first.

Se sei pronto a prendere il controllo del tuo flusso di lavoro — e della tua privacy — registrati per un’email gratuita con Proton Mail oggi.

Domande frequenti su inbox zero

Cos’è inbox zero?

Il metodo inbox zero è una tecnica di gestione delle email coniata dall’esperto di produttività Merlin Mann. Il metodo è una strategia comune che insegna alle persone come delegare compiti, rispondere alle email e usare il loro tempo in modo efficiente, il che può mantenerle sulla buona strada durante il giorno.

Inbox zero è davvero così utile?

Può esserlo. A seconda di come usi la strategia di Mann, il metodo inbox zero può essere uno strumento incredibilmente utile. Ricorda, inbox zero non riguarda il non avere mai email nella tua posta in arrivo, piuttosto, riguarda il ridurre al minimo il tempo che si passa a leggere e rispondere alle email, in modo da poter fare il lavoro per cui sei effettivamente pagato.

Come posso organizzare la mia posta in arrivo garantendo al contempo la mia privacy?

Usa un provider di posta privacy-first, come Proton Mail, per gestire la tua posta in arrivo assicurandoti al contempo che i tuoi messaggi non vengano scansionati e i tuoi dati acquistati e venduti.

Annullare l’iscrizione alle email fa parte di inbox zero?

Sebbene non sia uno dei principi di inbox zero, l’eliminazione lo è, e annullare l’iscrizione ad abbonamenti e newsletter non necessari può assicurare che tu abbia meno email da eliminare ogni giorno.

Quante email non lette dovrei avere?

Quel numero è una scelta personale, tuttavia, raccomandiamo di cercare di mantenere le tue email non lette sotto le 15 alla fine di ogni giornata, in modo da poter tornare al lavoro il giorno successivo con meno cose di cui preoccuparsi.