O profissional médio recebe cerca de 120 e-mails por dia(nova janela), totalizando cerca de 43 800 e-mails por ano. Independentemente da indústria em que trabalha, é uma quantidade avassaladora de e-mail de trabalho para gerir.

Quer tenha centenas de e-mails não lidos a acumular-se, ou passe horas por dia a organizar a sua caixa de entrada, provavelmente já desejou uma abordagem melhor e mais fácil para esta tarefa omnipresente.

E se houvesse uma forma de esvaziar a sua caixa de entrada todos os dias, sem perder mensagens importantes ou prejudicar o seu fluxo de trabalho?

Apresentamos o “inbox zero”, um método que pode ajudar os profissionais a manter o problema do e-mail sob controlo, libertando tempo precioso para o trabalho que realmente importa.

Neste artigo, discutiremos formas de implementar este método de organização da caixa de entrada no seu fluxo de trabalho para tornar a vida mais fácil e menos stressante. Combine o método inbox zero com as ferramentas de privacidade da Proton e estará a caminho de um equilíbrio entre vida profissional e pessoal mais produtivo e simplificado num instante.

O que é o inbox zero?

Gerir a sua caixa de entrada — é a derradeira tarefa de Sísifo. Num momento a sua caixa de entrada parece tolerável e, no seguinte, está a ser inundado com e-mails, a responder a um após o outro enquanto a pasta “não lido” cresce descontroladamente.

Se manter a sua caixa de entrada organizada parece como estar constantemente a empurrar uma pedra montanha acima, apenas para que ela role de volta para baixo sempre que chega ao topo, então sabe quão stressante o e-mail pode ser.

Foi por isso que o especialista em produtividade Merlin Mann cunhou originalmente o método inbox zero como uma forma de encorajar uma melhor gestão de e-mail, aumentar a produtividade e, mais importante — aliviar o stress desnecessário que uma caixa de entrada cheia pode trazer.

Porque é tão difícil manter a minha caixa de entrada organizada?

Existem várias razões pelas quais a sua caixa de entrada nunca parece estar verdadeiramente organizada — ou, se estiver, é apenas passageiro.

Uma forma de reduzir a desorganização da caixa de entrada é minimizar o número de newsletters e e-mails que subscreve. Ou talvez o seu endereço de e-mail esteja em listas de marketing ou de RP de que não precisa. Embora grande parte da sua caixa de entrada possa estar preenchida com e-mails importantes para o seu trabalho, reserve um momento para identificar a raiz da desorganização e elimine quaisquer e-mails recorrentes que não sejam necessários para o trabalho.

A vista Newsletters da Proton permite-lhe ver e gerir todas as suas subscrições de e-mail num só lugar, facilitando o cancelamento da subscrição de listas que já não são relevantes para si.

Não há uma aplicação para isso?

Existem muitas ferramentas no mercado que podem ajudar na organização da caixa de entrada, mas não são todas iguais.

Muitos destes serviços gratuitos não são realmente gratuitos — utilizam os seus dados e vendem-nos a empresas para manter os seus serviços a funcionar. Ferramentas como o Unroll.me podem ser tentadoras como uma forma rápida e fácil de cancelar a subscrição de newsletters sem ter de fazer o trabalho braçal — mas descobriu-se que a empresa vendia os dados dos seus utilizadores à Uber(nova janela).

Em vez disso, opte por um fornecedor de e-mail com prioridade na privacidade, como o Proton Mail, que oferece uma funcionalidade integrada de cancelamento automático de subscrição e nunca, jamais, vende os seus dados.

Como alcançar o inbox zero

Pronto para aprender como chegar realmente ao inbox zero? Os cinco princípios deste método de organização da caixa de entrada são, na verdade, bastante simples. São eles:

Eliminar

Parece óbvio, certo? Mas a realidade é que temos mais medo de clicar em eliminar do que deveríamos. Nem todos os e-mails requerem uma resposta, e é fisicamente impossível responder a todos os e-mails que recebe. Se não planeia responder a uma mensagem e não precisa de a arquivar, clique simplesmente no botão eliminar.

Se está preocupado em eliminar um e-mail importante, relaxe. A maioria dos clientes de e-mail mantém as suas mensagens eliminadas numa pasta de lixo e, com a Proton, o seu conteúdo permanece nessa pasta durante 30 dias, para que possa recuperar algo se tiver eliminado algo importante por acidente.

Quando apanhar o jeito de desapegar,, dê um passo em frente arquivando ou eliminando tudo na sua caixa de entrada com mais de três meses.

Delegar

Se um e-mail lhe foi enviado, mas sabe que outro colega pode responder mais rapidamente, encaminhe esses e-mails para colegas de trabalho que tenham mais tempo ou experiência para tratar do assunto.

Isto é algo que nem todos conseguirão implementar da mesma forma, e terá de usar o seu melhor juízo ao decidir se pode passar um e-mail ou tarefa a outra pessoa.

Se o seu ambiente de trabalho não lhe permite delegar e-mails aos seus colegas, é vital que aprenda a priorizar os seus e-mails e desenvolva um sistema que funcione para si.

Responder

Se sabe que a sua resposta demorará apenas um minuto e não o interromperá da tarefa em mãos, reserve um momento para responder — mas não se isso arriscar perder o seu ímpeto.

Adiar

Tem e-mails que requerem mais atenção? Mova-os para uma pasta diferente e responda-lhes quando tiver menos coisas para fazer.

Utilizar pastas, sinalizadores (ou estrelas) e etiquetas pode ser uma forma útil de tomar nota de e-mails que precisam de uma resposta, para que possa voltar a eles quando tiver tempo.

Com o Proton Mail, também pode clicar em adiar e adicionar rapidamente um lembrete para que os seus e-mails importantes nunca se percam na confusão.

Fazer

Se o remetente lhe pedir para fazer algo que sabe que não exigirá muito tempo, reserve um momento para completar a tarefa para que não se acumule e se torne um problema mais tarde.

Se não conseguir completar a tarefa numa questão de minutos, adicione a tarefa a um calendário com um prazo e defina um lembrete para não se esquecer.

Como é o Inbox Zero hoje?

Mann cunhou o método inbox zero há perto de duas décadas, e muita coisa mudou na forma como comunicamos e usamos a tecnologia desde então.

Embora o método de organização da caixa de entrada tenha sido utilizado pela primeira vez para motivar profissionais ocupados a reduzir as suas caixas de entrada a zero e-mails não lidos, o método transformou-se ao longo do tempo numa forma de alcançar melhores competências de organização e reduzir significativamente o tempo e o esforço mental que se gasta tipicamente no e-mail. Afinal, o tempo poupado na leitura de e-mails é tempo precioso que pode ser utilizado noutro lugar.

Mann até reconheceu o nome contraditório do seu famoso método num artig(nova janela)o que republicou(nova janela) no seu website este ano. Nele, escreveu:

“O ‘zero’ titular no Inbox Zero não é sobre o número de mensagens de e-mail que estão na sua caixa de entrada num determinado momento. E, contrariamente à opinião popular, não é absolutamente sobre passar horas do seu precioso dia a tentar alcançar essa caixa de entrada vazia a qualquer custo. Isso é apenas disparate.”

E isso ressoa agora mais do que nunca.

Numa era em que podemos ser acedidos a qualquer hora do dia, manhã ou noite, no trabalho ou não, a forma como usamos o nosso tempo importa. Aprender a gerir a sua caixa de entrada, em vez de ela o gerir a si, é apenas uma chave para viver uma vida com melhor equilíbrio e eficiência. O que também se pode traduzir numa maior felicidade no local de trabalho, e fora dele.

De acordo com Mann, o método inbox zero tem menos a ver com alcançar realmente zero e-mails líquidos, e é antes uma “prática filosófica” de aprender que distrações permitimos no nosso fluxo de trabalho digital, e quando — “e, depois, tratar dessas entradas de forma responsável mas consciente, de uma forma que nunca seja permitido impedir o nosso compromisso pessoal de fazer o trabalho que realmente nos importa.”

O inbox zero pode não ser realista para si — eis o que sugerimos em vez disso

O método inbox zero pode parecer um objetivo ambicioso e, embora soe aliciante, pode ser insustentável para o seu estilo de trabalho.

Para algumas pessoas, ver uma caixa de entrada que não está a zero pode desencadear mais stress indevido. Se isto lhe soa familiar, é importante implementar uma estratégia que funcione para o seu estilo de vida — e, na verdade, é disso que o método de Mann realmente trata. Se se sente sobrecarregado, experimente o seguinte:

  • Mantenha objetivos realistas, como limitar os seus e-mails não lidos a 15 ou menos.
  • Defina limites, dando a si próprio 24 ou 48 horas para responder a e-mails.
  • Crie um sistema, utilizando pastas, sinalizadores e etiquetas, que funcione para si. Dessa forma, pode organizar a sua caixa de entrada sem ter de alcançar o “inbox zero”, que pode de facto ser o verdadeiro inbox zero, de qualquer forma.
  • Utilize a vista Newsletters da Proton, que lhe dá um espaço dedicado para ler e organizar as suas subscrições, separadamente da sua caixa de entrada.

Como manter a sua caixa de entrada organizada a pensar na privacidade

Não iria para o trabalho sem tomar banho e lavar os dentes. A sua higiene online é igualmente importante. Para garantir que a sua pegada digital é saudável e segura, considere implementar os seguintes hábitos semanais:

  • Audite a sua caixa de entrada e elimine ou arquive e-mails de que não precisa.
  • Cancele a subscrição de newsletters de que não precisa e utilize a vista Newsletters da Proton para as subscrições que quer manter.
  • Atualize os seus filtros e pastas para que e-mails importantes não escapem.
  • Verifique as permissões das suas aplicações para garantir que não está a partilhar os seus dados com fontes não fidedignas.

Mantenha a sua caixa de entrada livre de confusão com a Proton

O Proton Mail não só o ajuda na organização da caixa de entrada, como também mantém os seus dados seguros, garantindo que os seus e-mails não são acessíveis a mais ninguém exceto a si.

Isto porque o Proton Mail é encriptado de ponto a ponto — pelo que nunca tem de se preocupar com a possibilidade de digitalizarmos os seus e-mails ou vendermos as suas informações sensíveis.

Com funcionalidades como a vista Newsletters, adiar e cancelamento automático de subscrição, o Proton Mail torna mais fácil do que nunca alcançar o inbox zero numa plataforma com prioridade na privacidade.

Se está pronto para assumir o controlo do seu fluxo de trabalho — e da sua privacidade — registe-se para obter um e-mail gratuito com o Proton Mail hoje mesmo.

Perguntas frequentes sobre o inbox zero

O que é o inbox zero?

O método inbox zero é uma técnica de gestão de e-mail cunhada pelo especialista em produtividade Merlin Mann. O método é uma estratégia comum que ensina as pessoas a delegar tarefas, responder a e-mails e usar o seu tempo de forma eficiente, o que as pode manter no caminho certo ao longo do dia.

O inbox zero é realmente assim tão útil?

Pode ser. Dependendo de como utiliza a estratégia de Mann, o método inbox zero pode ser uma ferramenta incrivelmente útil. Lembre-se, o inbox zero não é sobre nunca ter quaisquer e-mails na sua caixa de entrada, mas sim sobre minimizar o tempo que se passa a ler e a responder a e-mails, para que possa fazer o trabalho para o qual é realmente pago.

Como posso organizar a minha caixa de entrada garantindo a minha privacidade?

Utilize um fornecedor de e-mail com prioridade na privacidade, como o Proton Mail, para gerir a sua caixa de entrada, garantindo que as suas mensagens não estão a ser digitalizadas e os seus dados comprados e vendidos.

Cancelar a subscrição de e-mails faz parte do inbox zero?

Embora não seja um dos princípios do inbox zero, eliminar é, e cancelar a subscrição de subscrições e newsletters desnecessárias pode garantir que tem menos e-mails para eliminar todos os dias.

Quantos e-mails não lidos devo ter?

Esse número é uma escolha pessoal; no entanto, recomendamos que tente manter os seus e-mails não lidos abaixo de 15 no final de cada dia, para que possa regressar ao trabalho no dia seguinte com menos coisas com que se stressar.