Trung bình một chuyên gia nhận khoảng 120 email mỗi ngày(cửa sổ mới), tương đương khoảng 43.800 email một năm. Dù làm việc trong ngành nào, đó là một lượng lớn email doanh nghiệp cần xử lý.
Cho dù có hàng trăm email chưa đọc chồng chất, hay dành hàng giờ mỗi ngày để tổ chức hộp thư đến, có lẽ người dùng đã từng mong muốn có một cách tiếp cận tốt hơn, dễ dàng hơn cho nhiệm vụ phổ biến này.
Nếu có một cách để làm trống hộp thư đến mỗi ngày mà không bỏ lỡ các thư quan trọng hoặc làm gián đoạn quy trình làm việc thì sao?
Nhập “inbox zero”, một phương pháp có thể hỗ trợ các chuyên gia giải quyết vấn đề về email, đồng thời giải phóng thời gian quý báu cho công việc thực sự quan trọng.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về các cách có thể áp dụng phương pháp tổ chức hộp thư đến này vào quy trình làm việc giúp cuộc sống trở nên dễ dàng và bớt căng thẳng hơn. Kết hợp phương pháp inbox zero với các công cụ ưu tiên quyền riêng tư của Proton, và người dùng sẽ nhanh chóng đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống hiệu quả và hợp lý hơn.
Inbox zero là gì?
Quản lý hộp thư đến — đó là một nhiệm vụ dã tràng vô tận. Một khoảnh khắc hộp thư đến có vẻ dễ chịu, và khoảnh khắc tiếp theo, người dùng bị ngập trong các email, trả lời hết bức này đến bức khác trong khi thư mục “chưa đọc” tăng lên ngoài tầm kiểm soát.
Nếu việc giữ cho hộp thư đến được tổ chức mang lại cảm giác như đang liên tục đẩy một tảng đá lên núi, chỉ để nó lăn ngược trở xuống mỗi khi lên đến đỉnh, thì email thực sự có thể gây căng thẳng đến mức nào.
Đó là lý do tại sao chuyên gia năng suất Merlin Mann ban đầu đã đặt ra phương pháp inbox zero như một cách để khuyến khích quản lý email tốt hơn, tăng năng suất và quan trọng nhất — giảm bớt căng thẳng không cần thiết mà một hộp thư đến đầy có thể mang lại.
Tại sao việc giữ cho hộp thư đến được tổ chức lại khó khăn đến vậy?
Có một số lý do tại sao hộp thư đến dường như không bao giờ thực sự được tổ chức gọn gàng — hoặc nếu có, thì đó cũng chỉ là thoáng qua.
Một cách để giảm bớt hộp thư đến lộn xộn là giảm thiểu số lượng bản tin và email đã đăng ký. Hoặc có thể địa chỉ email nằm trong danh sách tiếp thị hoặc PR không cần thiết. Mặc dù phần lớn hộp thư đến có thể chứa đầy các email quan trọng cho công việc, hãy dành chút thời gian để xác định nguyên nhân gốc rễ của sự lộn xộn và loại bỏ bất kỳ email định kỳ nào không cần thiết cho công việc.
Chế độ xem Bản tin của Proton cho phép xem và quản lý tất cả các đăng ký email ở một nơi, giúp dễ dàng hủy đăng ký khỏi các danh sách không còn phù hợp.
Không phải có ứng dụng cho việc đó sao?
Có rất nhiều công cụ trên thị trường có thể giúp tổ chức hộp thư đến, nhưng chúng không được tạo ra như nhau.
Nhiều dịch vụ miễn phí này thực chất không hề miễn phí — chúng sử dụng dữ liệu của người dùng và bán cho các công ty để duy trì hoạt động dịch vụ. Các công cụ như Unroll.me có thể hấp dẫn vì là một cách nhanh chóng và dễ dàng để hủy đăng ký nhận bản tin mà không cần phải thực hiện bất kỳ công đoạn thủ công nào — nhưng công ty này từng bị phát hiện bán dữ liệu của người dùng cho Uber(cửa sổ mới).
Thay vào đó, hãy chọn một nhà cung cấp email ưu tiên quyền riêng tư như Proton Mail, vốn cung cấp tính năng tự động hủy đăng ký tích hợp sẵn và không bao giờ bán dữ liệu.
Cách đạt được inbox zero
Sẵn sàng tìm hiểu cách thực sự đạt được inbox zero? Năm nguyên tắc của phương pháp tổ chức hộp thư đến này thực sự khá đơn giản. Đó là:
Xóa
Nghe có vẻ hiển nhiên, đúng không? Nhưng thực tế là chúng ta thường sợ nhấn xóa hơn mức cần thiết. Không phải mọi email đều cần phản hồi, và không thể trả lời tất cả các email nhận được. Nếu không có kế hoạch trả lời thư, và không cần lưu trữ thư đó, chỉ cần nhấp vào nút xóa.
Nếu lo lắng rằng mình có thể xóa nhầm một email quan trọng, hãy thư giãn. Hầu hết các trình quản lý email đều giữ các thư đã xóa trong thư mục thùng rác, và với Proton, nội dung của nó sẽ nằm trong thư mục đó suốt 30 ngày, vì vậy có thể khôi phục lại nếu lỡ xóa nhầm thư quan trọng.
Một khi đã quen với việc buông bỏ,, hãy tiến thêm một bước bằng cách lưu trữ hoặc xóa mọi thứ trong hộp thư đến đã cũ hơn ba tháng.
Ủy quyền
Nếu một email được gửi đến nhưng đồng nghiệp khác có thể phản hồi nhanh hơn, hãy chuyển tiếp các email đó cho những đồng nghiệp có nhiều thời gian hoặc chuyên môn hơn để xử lý vấn đề.
Đây là điều không phải ai cũng có thể áp dụng như nhau, và cần sử dụng phán đoán tốt nhất của mình khi quyết định xem có thể giao một email hoặc nhiệm vụ cho người khác hay không.
If môi trường làm việc không cho phép ủy quyền email cho đồng nghiệp, điều quan trọng là phải học cách ưu tiên các email và phát triển một hệ thống phù hợp với bản thân.
Phản hồi
Nếu biết câu trả lời chỉ mất một phút và không làm gián đoạn công việc hiện tại, hãy dành chút thời gian để trả lời — nhưng đừng làm vậy nếu có nguy cơ làm mất đà làm việc.
Trì hoãn
Có những email cần chú ý nhiều hơn? Hãy chuyển chúng sang một thư mục khác và trả lời khi có nhiều thời gian rảnh rỗi hơn.
Sử dụng các thư mục, cờ (hoặc gán sao) và nhãn có thể là cách hữu ích để lưu ý những email cần phản hồi, nhờ đó có thể quay lại giải quyết khi có thời gian.
Với Proton Mail, cũng có thể nhấn hoãn và nhanh chóng thêm lời nhắc để các email quan trọng không bao giờ bị thất lạc.
Thực hiện
Nếu người gửi yêu cầu làm điều gì đó không tốn nhiều thời gian, hãy dành chút thời gian để hoàn thành nhiệm vụ để tránh việc tích tụ và trở thành sự cố sau này.
Nếu không thể hoàn thành nhiệm vụ trong vài phút, hãy thêm nhiệm vụ vào lịch có thời hạn và đặt lời nhắc để không bị quên.
Inbox Zero trông như thế nào ngày nay?
Mann đã đặt ra phương pháp inbox zero gần hai thập kỷ trước, và nhiều thứ đã thay đổi trong cách giao tiếp và sử dụng công nghệ kể từ đó.
Mặc dù phương pháp tổ chức hộp thư đến ban đầu được sử dụng để thúc đẩy các chuyên gia bận rộn dọn dẹp hộp thư đến của họ về mức không có email chưa đọc, phương pháp này đã chuyển đổi theo thời gian thành một cách để đạt được các kỹ năng tổ chức tốt hơn và giảm đáng kể thời gian cũng như trí óc thường phải dành cho email. Sau cùng, thời gian tiết kiệm được từ việc đọc email là thời gian quý báu có thể được sử dụng cho việc khác.
Mann thậm chí đã thừa nhận cái tên đầy mâu thuẫn của phương pháp nổi tiếng này trong một bài viế(cửa sổ mới)t mà ông đã đăng lại(cửa sổ mới) trên trang web của mình năm nay. Trong đó, ông viết:
“Từ ‘zero’ tiêu đề trong Inbox Zero không phải nói về số lượng thư email đang nằm trong hộp thư đến vào một thời điểm nhất định. Và trái ngược với ý kiến phổ biến, nó hoàn toàn không phải là việc dành hàng giờ đồng hồ quý báu mỗi ngày để cố gắng làm trống hộp thư đến bằng mọi giá. Điều đó thật vô nghĩa.”
Và điều đó giờ đây càng có sức lan tỏa hơn bao giờ hết.
Trong thời đại có thể bị liên lạc vào bất kỳ thời điểm nào trong ngày, sáng hay tối, lúc làm việc hay không, cách sử dụng thời gian là điều quan trọng. Học cách quản lý hộp thư đến, thay vì để nó quản lý mình, là một trong những chìa khóa để sống một cuộc sống cân bằng và hiệu quả hơn. Điều này cũng có thể mang lại hạnh phúc hơn ở nơi làm việc và cả bên ngoài.
Theo Mann, phương pháp inbox zero ít liên quan đến việc thực sự đạt được số lượng email bằng không, mà là một “thực hành triết học” về việc tìm hiểu những yếu tố gây xao nhãng nào được cho phép đi vào quy trình làm việc kỹ thuật số và khi nào — “và sau đó, xử lý các luồng thông tin đầu vào đó một cách có trách nhiệm nhưng tỉnh thức để không bao giờ cản trở cam kết cá nhân trong việc thực hiện những công việc thực sự quan trọng đối với chúng ta.”
Inbox zero có thể không thực tế đối với người dùng — dưới đây là những đề xuất thay thế
Phương pháp inbox zero có thể mang lại cảm giác như một mục tiêu cao cả, và mặc dù nghe có vẻ hấp dẫn, nhưng nó có thể không bền vững đối với phong cách làm việc của nhiều người.
Đối với some người, việc nhìn thấy hộp thư đến không ở mức không có thư có thể gây ra nhiều căng thẳng không đáng có hơn. Nếu điều đó giống như trường hợp của bạn, điều quan trọng là phải thực hiện một chiến lược phù hợp với phong cách sống — và thực sự, đó mới là mục tiêu thực tế của phương pháp của Mann. Nếu cảm thấy quá tải, hãy thử các cách sau:
- Giữ các mục tiêu thực tế, chẳng hạn như giới hạn các email chưa đọc ở mức 15 hoặc ít hơn.
- Thiết lập các ranh giới, bằng cách cho phép bản thân 24 hoặc 48 giờ để phản hồi các email.
- Tạo một hệ thống phù hợp với bản thân bằng cách sử dụng các thư mục, cờ và nhãn. Bằng cách đó, có thể tổ chức hộp thư đến mà không cần phải đạt được “inbox zero”, dù sao thì đó trên thực tế cũng có thể là một “inbox zero” thực sự.
- Sử dụng chế độ xem Bản tin của Proton, cung cấp một không gian dành riêng để đọc và tổ chức các đăng ký của người dùng, tách biệt với hộp thư đến.
Cách giữ cho hộp thư đến luôn gọn gàng với lưu ý về quyền riêng tư
Không ai đi làm mà không tắm rửa và đánh răng. Thói quen vệ sinh trực tuyến cũng quan trọng không kém. Để đảm bảo dấu chân kỹ thuật số của mình luôn lành mạnh và bảo mật, hãy cân nhắc áp dụng các thói quen hàng tuần sau đây:
- Kiểm tra hộp thư đến và xóa hoặc lưu trữ các email không cần thiết.
- Hủy đăng ký khỏi các bản tin không cần thiết và sử dụng chế độ xem Bản tin của Proton cho các đăng ký muốn giữ lại.
- Cập nhật bộ lọc và thư mục để các email quan trọng không bị bỏ sót.
- Kiểm tra quyền của ứng dụng để đảm bảo không chia sẻ dữ liệu với các nguồn không đáng tin cậy.
Giữ hộp thư đến không bị lộn xộn với Proton
Proton Mail không chỉ giúp tổ chức hộp thư đến mà còn giữ an toàn cho dữ liệu, đảm bảo rằng các email không thể bị truy cập bởi bất kỳ ai khác ngoại trừ chính người dùng.
Đó là vì Proton Mail đã được mã hóa đầu cuối — vì vậy không bao giờ phải lo lắng về việc email bị quét hoặc thông tin nhạy cảm bị bán.
Với các tính năng như chế độ xem Bản tin, hoãn và tự động hủy đăng ký, Proton Mail giúp việc đạt được inbox zero trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết trong một nền tảng ưu tiên quyền riêng tư.
Nếu sẵn sàng kiểm soát quy trình làm việc — và quyền riêng tư của mình — hãy đăng ký email miễn phí với Proton Mail ngay hôm nay.
Các câu hỏi thường gặp về inbox zero
Inbox zero là gì?
Phương pháp inbox zero là một kỹ thuật quản lý email do chuyên gia năng suất Merlin Mann đặt ra. Phương pháp này là một chiến lược phổ biến hướng dẫn cách ủy quyền công việc, trả lời email và sử dụng thời gian một cách hiệu quả, giúp duy trì tiến độ công việc trong suốt cả ngày.
Inbox zero có thực sự hữu ích không?
Có thể hữu ích. Tùy thuộc vào cách sử dụng chiến lược của Mann, phương pháp inbox zero có thể là một công cụ vô cùng hữu ích. Hãy nhớ rằng, inbox zero không phải là việc không bao giờ có bất kỳ email nào trong hộp thư đến, mà là giảm thiểu thời gian đọc và trả lời email để có thể làm công việc thực sự được trả lương.
Làm cách nào để tổ chức hộp thư đến mà vẫn đảm bảo quyền riêng tư?
Sử dụng nhà cung cấp email ưu tiên quyền riêng tư, như Proton Mail, để quản lý hộp thư đến trong khi đảm bảo các thư không bị quét và dữ liệu không bị mua bán.
Hủy đăng ký nhận email có phải là một phần của inbox zero không?
Mặc dù đây không phải là một trong những nguyên tắc của inbox zero, nhưng việc xóa thư thì có, và việc hủy đăng ký khỏi các đăng ký và bản tin không cần thiết có thể đảm bảo có ít email cần xóa hơn mỗi ngày.
Nên giữ bao nhiêu email chưa đọc?
Con số đó là sự lựa chọn cá nhân, tuy nhiên, chúng tôi khuyên nên cố gắng giữ các email chưa đọc ở mức dưới 15 vào cuối mỗi ngày, để có thể quay lại làm việc vào ngày hôm sau với ít điều phải lo lắng hơn.
