Rata-rata profesional menerima sekitar 120 email sehari(jendela baru), yang berjumlah sekitar 43.800 email setahun. Di industri apa pun Anda bekerja, itu adalah jumlah email bisnis yang sangat banyak untuk ditangani.

Apakah Anda memiliki ratusan email belum dibaca yang menumpuk, atau menghabiskan waktu berjam-jam sehari untuk mengatur kotak masuk Anda, Anda mungkin mendambakan pendekatan yang lebih baik dan lebih mudah untuk tugas harian yang ada di mana-mana ini.

Bagaimana jika ada cara untuk mengosongkan kotak masuk Anda setiap hari, tanpa melewatkan pesan-pesan penting atau mengganggu alur kerja Anda?

Gunakan “inbox zero”, sebuah metode yang dapat membantu para profesional mengatasi masalah email mereka, sembari mengosongkan waktu berharga untuk pekerjaan yang benar-benar penting.

Dalam artikel ini, kami akan membahas cara-cara yang dapat Anda lakukan untuk menerapkan metode organisasi kotak masuk ini ke dalam alur kerja Anda guna membuat hidup lebih mudah dan tidak membuat stres. Padukan metode inbox zero dengan alat yang mengutamakan privasi dari Proton, dan Anda akan segera menuju keseimbangan kehidupan kerja yang lebih produktif dan efisien.

Apa itu inbox zero?

Mengelola kotak masuk Anda — ini adalah tugas berat yang tak pernah usai. Di satu momen kotak masuk Anda terasa terkendali, dan di momen berikutnya, Anda dibanjiri email, membalas satu demi satu sementara folder “belum dibaca” tumbuh di luar kendali.

Jika menjaga kotak masuk tetap teratur terasa seperti Anda terus-menerus mendorong batu besar ke atas gunung, hanya untuk melihatnya menggelinding kembali ke bawah setiap kali Anda mencapai puncaknya, maka Anda tahu betapa stresnya urusan email ini.

Itulah mengapa pakar produktivitas Merlin Mann awalnya menciptakan metode inbox zero sebagai cara untuk mendorong manajemen email yang lebih baik, meningkatkan produktivitas, dan yang terpenting — meredakan stres yang tidak perlu akibat kotak masuk yang penuh.

Mengapa menjaga kotak masuk tetap teratur terasa sangat sulit?

Ada beberapa alasan mengapa kotak masuk Anda tidak pernah tampak benar-benar teratur — atau jika memang teratur, itu hanya bersifat sementara.

Salah satu cara untuk mengurangi kotak masuk yang berantakan adalah dengan meminimalkan jumlah buletin dan email yang Anda langgani. Atau mungkin alamat email Anda ada di daftar pemasaran atau PR yang tidak Anda butuhkan. Meskipun sebagian besar kotak masuk Anda mungkin diisi oleh email-email yang penting bagi pekerjaan Anda, luangkan waktu sejenak untuk mengidentifikasi akar penyebab kekacauan tersebut, dan saring email berulang yang tidak diperlukan untuk bekerja.

Tampilan Buletin Proton memungkinkan Anda melihat dan mengelola semua langganan email Anda di satu tempat, sehingga memudahkan untuk berhenti berlangganan dari daftar yang tidak lagi relevan bagi Anda.

Bukankah ada aplikasi untuk itu?

Ada banyak alat di pasar yang dapat membantu organisasi kotak masuk, tetapi tidak semuanya diciptakan setara.

Banyak dari layanan gratis ini yang sebenarnya sama sekali tidak gratis — layanan tersebut menggunakan data Anda dan menjualnya ke perusahaan lain agar layanan mereka tetap berfungsi. Alat seperti Unroll.me mungkin menggoda sebagai cara cepat dan mudah untuk berhenti berlangganan buletin tanpa harus melakukan pekerjaan berat — namun perusahaan tersebut pernah kedapatan menjual data penggunanya ke Uber(jendela baru).

Sebaliknya, pilihlah penyedia email yang mengutamakan privasi seperti Proton Mail, yang menawarkan fitur berhenti berlangganan otomatis bawaan dan tidak pernah menjual data Anda.

Cara mencapai inbox zero

Siap mempelajari cara untuk benar-benar mencapai inbox zero? Lima pilar dari metode organisasi kotak masuk ini sebenarnya cukup sederhana. Pilar tersebut adalah:

Hapus

Tampak jelas, bukan? Namun kenyataannya, kita lebih takut untuk mengklik hapus daripada yang seharusnya. Tidak semua email memerlukan tanggapan, dan secara fisik tidak mungkin membalas setiap email yang Anda terima. Jika Anda tidak berencana untuk membalas pesan, dan Anda tidak perlu mengarsipkannya, cukup klik tombol hapus.

Jika Anda khawatir bahwa Anda mungkin menghapus email penting, tenang saja. Sebagian besar klien email menyimpan pesan Anda yang dihapus di folder sampah, dan dengan Proton, isinya tetap berada di folder tersebut selama 30 hari, sehingga Anda dapat memulihkan sesuatu jika Anda tidak sengaja menghapus sesuatu yang penting.

Setelah Anda mulai terbiasa merelakannya,, langkah selanjutnya adalah mengarsipkan atau menghapus semua hal di kotak masuk Anda yang usianya sudah lebih dari tiga bulan.

Delegasikan

Jika sebuah email dikirimkan kepada Anda tetapi Anda tahu rekan kerja lain dapat merespons lebih cepat, teruskan email tersebut kepada rekan kerja yang memiliki lebih banyak waktu atau keahlian untuk menangani masalah tersebut.

Ini adalah sesuatu yang tidak semua orang dapat menerapkannya secara setara, dan Anda harus menggunakan penilaian terbaik Anda saat memutuskan apakah Anda dapat menyerahkan email atau tugas kepada orang lain.

Jika lingkungan kerja Anda tidak memungkinkan Anda untuk mendelegasikan email kepada rekan kerja, sangat penting bagi Anda untuk mempelajari cara memprioritaskan email Anda, dan mengembangkan sistem yang cocok untuk Anda.

Tanggapi

Jika Anda tahu tanggapan Anda hanya memerlukan waktu satu menit dan tidak akan mengganggu tugas Anda saat ini, luangkan waktu sejenak untuk membalas — tetapi jangan lakukan itu jika berisiko kehilangan momentum Anda.

Tunda

Memiliki email yang membutuhkan perhatian lebih? Pindahkan email tersebut ke folder lain dan tanggapi saat Anda memiliki lebih banyak waktu luang.

Menggunakan folder, penanda (atau bintang), dan label dapat menjadi cara yang berguna untuk mencatat email yang membutuhkan tanggapan, sehingga Anda dapat kembali membukanya setelah memiliki waktu luang.

Dengan Proton Mail, Anda juga dapat menekan tunda, dan dengan cepat menambahkan pengingat agar email penting Anda tidak pernah hilang dalam tumpukan.

Lakukan

Jika pengirim meminta melakukan sesuatu yang diketahui tidak menyita banyak waktu, luangkan waktu sejenak untuk menyelesaikan tugas tersebut agar tidak menumpuk dan menjadi isu di kemudian hari.

Jika tugas tidak dapat diselesaikan dalam hitungan menit, tambahkan tugas tersebut ke kalender dengan tenggat waktu, dan atur pengingat agar tidak lupa.

Seperti apa rupa Inbox Zero saat ini?

Mann menciptakan metode inbox zero hampir dua dekade lalu, dan banyak hal telah berubah dalam cara kita berkomunikasi dan menggunakan teknologi sejak saat itu.

Meskipun metode organisasi kotak masuk pertama kali digunakan untuk memotivasi para profesional yang sibuk agar kotak masuk mereka tidak menyisakan email yang belum dibaca sama sekali, metode ini telah bertransformasi seiring berjalannya waktu sebagai cara untuk mencapai keterampilan organisasi yang lebih baik dan secara signifikan mengurangi waktu serta energi otak yang biasanya dihabiskan untuk email. Lagipula, waktu yang dihemat untuk membaca email adalah waktu berharga yang dapat digunakan di tempat lain.

Mann bahkan mengakui nama kontradiktif dari metodenya yang terkenal dalam sebuah artike(jendela baru)l yang ia posting ulang(jendela baru) di situs webnya tahun ini. Di dalamnya, ia menulis:

“Nama ‘zero’ dalam Inbox Zero bukanlah tentang jumlah pesan email yang ada di kotak masuk Anda pada waktu tertentu. Dan, bertolak belakang dengan pendapat umum, ini sama sekali bukan tentang menghabiskan waktu berjam-jam dari hari Anda yang berharga demi mengosongkan kotak masuk dengan cara apa pun. Itu adalah omong kosong.”

Dan hal itu kini terasa lebih relevan dibanding sebelumnya.

Di era di mana kita dapat diakses kapan saja, baik pagi maupun malam, saat bekerja atau tidak, bagaimana kita menggunakan waktu itu sangat penting. Mempelajari cara mengelola kotak masuk Anda, alih-alih kotak masuk yang mengelola Anda, hanyalah salah satu kunci untuk menjalani kehidupan dengan keseimbangan dan efisiensi yang lebih baik. Hal ini juga dapat menghasilkan kebahagiaan yang lebih baik di tempat kerja maupun di luar.

Menurut Mann, metode inbox zero bukan tentang benar-benar mencapai nol email, melainkan sebuah “praktik filosofis” untuk mempelajari gangguan apa yang kita izinkan masuk ke dalam alur kerja digital kita, dan kapan — “dan, kemudian, untuk menangani input-input tersebut secara bertanggung jawab namun penuh kesadaran dengan cara yang tidak akan pernah menghalangi komitmen pribadi kita untuk melakukan pekerjaan yang benar-benar penting bagi kita.”

Inbox zero mungkin tidak realistis bagi Anda — inilah saran kami sebagai gantinya

Metode inbox zero bisa terasa seperti tujuan yang muluk-muluk, dan meskipun terdengar menarik, hal itu mungkin tidak berkelanjutan untuk gaya kerja Anda.

Bagi sebagian orang, melihat kotak masuk yang tidak kosong mungkin memicu lebih banyak stres yang tidak perlu. Jika demikian, penting untuk menerapkan strategi yang sesuai dengan gaya hidup — dan sebenarnya, itulah tujuan sebenarnya dari metode Mann. Jika merasa kewalahan, cobalah hal berikut:

  • Tetapkan tujuan yang realistis, seperti membatasi email yang belum dibaca menjadi 15 atau kurang.
  • Buat batasan, dengan memberi diri Anda waktu 24 atau 48 jam untuk merespons email.
  • Buat sistem, menggunakan folder, penanda, dan label, yang cocok untuk Anda. Dengan begitu, Anda dapat mengatur kotak masuk Anda tanpa harus mencapai “inbox zero”, yang sebenarnya mungkin merupakan inbox zero yang sesungguhnya.
  • Gunakan Tampilan Buletin Proton, yang memberi Anda ruang khusus untuk membaca dan mengatur langganan Anda, terpisah dari kotak masuk Anda.

Cara menjaga kotak masuk tetap teratur dengan memperhatikan privasi

Anda tidak akan pergi bekerja tanpa mandi dan menyikat gigi. Kebersihan daring Anda sama pentingnya. Untuk memastikan jejak digital Anda sehat dan aman, pertimbangkan untuk menerapkan kebiasaan mingguan berikut:

  • Audit kotak masuk Anda lalu hapus atau arsipkan email yang tidak Anda butuhkan.
  • Berhenti berlangganan dari buletin yang tidak Anda butuhkan, dan gunakan tampilan Buletin Proton untuk langganan yang ingin Anda simpan.
  • Perbarui filter dan folder Anda agar email penting tidak terlewatkan.
  • Periksa izin aplikasi Anda untuk memastikan Anda tidak membagikan data Anda dengan sumber yang tidak tepercaya.

Buat kotak masuk Anda tetap terkelola dengan Proton

Proton Mail tidak hanya membantu Anda dengan organisasi kotak masuk, tetapi juga menjaga keamanan data Anda, memastikan bahwa email Anda tidak dapat diakses oleh siapa pun selain Anda sendiri.

Itu karena Proton Mail terenkripsi secara end-to-end — jadi Anda tidak perlu khawatir kami memindai email Anda atau menjual informasi sensitif Anda.

Dengan fitur-fitur seperti tampilan Buletin, tunda, dan berhenti berlangganan otomatis, Proton Mail memudahkan Anda mencapai inbox zero dalam platform yang mengutamakan privasi.

Jika Anda siap mengendalikan alur kerja — dan privasi Anda — daftarlah untuk mendapatkan email gratis dengan Proton Mail hari ini.

Pertanyaan yang sering diajukan tentang inbox zero

Apa itu inbox zero?

Metode inbox zero adalah teknik manajemen email yang diciptakan oleh pakar produktivitas Merlin Mann. Metode ini merupakan strategi umum yang mengajarkan orang-orang cara mendelegasikan tugas, merespons email, dan menggunakan waktu mereka secara efisien, yang dapat menjaga mereka tetap berada di jalur yang tepat sepanjang hari.

Apakah inbox zero benar-benar sangat membantu?

Bisa saja. Tergantung pada bagaimana Anda menggunakan strategi Mann, metode inbox zero dapat menjadi alat yang sangat membantu. Ingat, inbox zero bukan tentang tidak pernah memiliki email apa pun di kotak masuk Anda, melainkan tentang meminimalkan waktu yang dihabiskan seseorang untuk membaca dan membalas email, sehingga Anda dapat melakukan pekerjaan yang sebenarnya menghasilkan bayaran bagi Anda.

Bagaimana cara mengatur kotak masuk sembari memastikan privasi saya?

Gunakan penyedia email yang mengutamakan privasi, seperti Proton Mail, untuk mengelola kotak masuk Anda sembari memastikan pesan Anda tidak dipindai dan data Anda tidak dibeli atau dijual.

Apakah berhenti berlangganan dari email merupakan bagian dari inbox zero?

Meskipun itu bukan salah satu pilar inbox zero, menghapus adalah bagian darinya, dan berhenti berlangganan dari langganan serta buletin yang tidak perlu dapat memastikan Anda memiliki lebih sedikit email untuk dihapus setiap hari.

Berapa banyak email belum dibaca yang sebaiknya saya miliki?

Jumlah tersebut adalah pilihan pribadi, namun kami menyarankan untuk mencoba menjaga agar email belum dibaca tetap di bawah 15 pada setiap akhir hari, sehingga Anda dapat kembali bekerja keesokan harinya dengan lebih sedikit hal yang memicu stres.