El profesional medio recibe alrededor de 120 correos electrónicos al día(ventana nueva), lo que suma aproximadamente 43.800 correos electrónicos al año. No importa en qué industria trabajes, esa es una cantidad abrumadora de correo electrónico empresarial con la que lidiar.

Ya tengas cientos de correos electrónicos sin leer acumulándose o pases horas al día organizando tu bandeja de entrada, probablemente hayas deseado un enfoque mejor y más fácil para esta tarea omnipresent.

¿Qué pasaría si hubiera una manera de vaciar tu bandeja de entrada todos los días, sin perderte mensajes importantes ni interrumpir tu flujo de trabajo?

Entra en “bandeja de entrada cero”, un método que puede ayudar a los profesionales a mantener a raya su problema de correo electrónico, mientras liberan un tiempo precioso para el trabajo que realmente importa.

En este artículo, discutiremos formas en que puedes implementar este método de organización de la bandeja de entrada en tu flujo de trabajo para hacer la vida más fácil y menos estresante. Combina el método de bandeja de entrada cero con las herramientas centradas en la privacidad de Proton, y estarás en camino hacia un equilibrio entre vida laboral y personal más productivo y optimizado en poco tiempo.

¿Qué es la bandeja de entrada cero?

Administrar tu bandeja de entrada: es la tarea sisifea definitiva. En un momento tu bandeja de entrada se siente tolerable, y al siguiente, estás siendo inundado con correos electrónicos, respondiendo a uno tras otro mientras la carpeta de “sin leer” crece fuera de control.

Si mantener tu bandeja de entrada organizada se siente como si estuvieras constantemente rodando una roca montaña arriba, solo para que ruede hacia abajo cada vez que llegas a la cima, entonces sabes lo estresante que puede ser el correo electrónico.

Es por eso que el experto en productividad Merlin Mann acuñó originalmente el método de bandeja de entrada cero como una forma de fomentar una mejor gestión del correo electrónico, aumentar la productividad y, lo más importante, aliviar el estrés innecesario que puede traer una bandeja de entrada llena.

¿Por qué es tan difícil mantener mi bandeja de entrada organizada?

Hay un puñado de razones por las que tu bandeja de entrada nunca parece sentirse verdaderamente organizada, o si lo hace, es solo fugazmente.

Una forma de reducir una bandeja de entrada abarrotada es minimizar el número de boletines y correos electrónicos a los que estás suscrito. O tal vez tu dirección de correo electrónico está en listas de marketing o relaciones públicas que no necesitas. Si bien gran parte de tu bandeja de entrada puede estar llena de correos electrónicos que son importantes para tu trabajo, tómate un momento para identificar la raíz del desorden y eliminar cualquier correo electrónico recurrente que no sea necesario para el trabajo.

La vista de Boletines de Proton te permite ver y administrar todas tus suscripciones de correo electrónico en un solo lugar, lo que facilita cancelar la suscripción de listas que ya no son relevantes para ti.

¿No hay una aplicación para eso?

Hay muchas herramientas en el mercado que pueden ayudar con la organización de la bandeja de entrada, pero no todas son iguales.

Muchos de estos servicios gratuitos no son realmente gratuitos en absoluto: utilizan tus datos y los venden a empresas para mantener sus servicios funcionando. Herramientas como Unroll.me pueden ser tentadoras como una forma rápida y fácil de cancelar la suscripción a boletines sin tener que hacer el trabajo pesado, pero una vez se descubrió que la empresa vendía los datos de sus usuarios a Uber(ventana nueva).

En su lugar, opta por un proveedor de correo electrónico centrado en la privacidad como Proton Mail, que ofrece una función integrada de cancelación automática de suscripción y nunca, nunca vende tus datos.

Cómo lograr la bandeja de entrada cero

¿Listo para aprender cómo llegar realmente a la bandeja de entrada cero? Los cinco principios de este método de organización de la bandeja de entrada son en realidad bastante simples. Son:

Eliminar

Parece obvio, ¿verdad? Pero la realidad es que tenemos más miedo de hacer clic en eliminar del que deberíamos. No todos los correos electrónicos requieren una respuesta, y es físicamente imposible responder a cada correo electrónico que recibes. Si no planeas responder a un mensaje y no necesitas archivarlo, simplemente haz clic en el botón de eliminar.

Si te preocupa que puedas eliminar un correo electrónico importante, relájate. La mayoría de los clientes de correo electrónico guardan tus mensajes eliminados en una carpeta de Papelera, y con Proton, su contenido permanece en esa carpeta durante 30 días, para que puedas recuperar algo si eliminaste algo importante por accidente.

Una vez que le hayas cogido el truco a dejar ir,, da un paso más archivando o eliminando todo en tu bandeja de entrada que tenga más de tres meses.

Delegar

Si te enviaron un correo electrónico pero sabes que otro colega puede responder más rápido, reenvía esos correos electrónicos a compañeros de trabajo que tengan más tiempo o experiencia para gestionar el asunto.

Esto es algo que no todos podrán implementar por igual, y tendrás que usar tu mejor criterio al decidir si puedes pasar un correo electrónico o tarea a otra persona.

Si tu entorno de trabajo no te permite delegar correos electrónicos a tus compañeros de trabajo, es vital que aprendas a priorizar tus correos electrónicos y desarrolles un sistema que funcione para ti.

Responder

Si sabes que tu respuesta solo tomará un minuto y no te interrumpirá de la tarea en cuestión, tómate un momento para responder, pero no si arriesga perder tu impulso.

Aplazar

¿Tienes correos electrónicos que requieren más atención? Muévelos a una carpeta diferente y respóndelos cuando tengas menos cosas en tu plato.

El uso de carpetas, banderas (o estrellas) y etiquetas puede ser una forma útil de tomar nota de los correos electrónicos que necesitan una respuesta, para que puedas volver a ellos una vez que tengas tiempo.

Con Proton Mail también puedes pulsar pausar y añadir rápidamente un recordatorio para que tus correos electrónicos importantes nunca se pierdan en la mezcla.

Hacer

Si el remitente te pide que hagas algo que sabes que no requerirá mucho tiempo, tómate un momento para completar la tarea para que no crezca como una bola de nieve y se convierta en un problema más tarde.

Si no puedes completar la tarea en cuestión de minutos, añade la tarea a un calendario con una fecha límite y establece un recordatorio para que no se te olvide.

¿Cómo se ve la Bandeja de Entrada Cero hoy?

Mann acuñó el método de bandeja de entrada cero hace casi dos décadas, y mucho ha cambiado en la forma en que nos comunicamos y usamos la tecnología desde entonces.

Si bien el método de organización de la bandeja de entrada se usó por primera vez para motivar a los profesionales ocupados a reducir sus bandejas de entrada a cero correos electrónicos sin leer, el método se ha transformado con el tiempo como una forma de lograr mejores habilidades organizativas y reducir significativamente el tiempo y la capacidad intelectual que uno suele gastar en el correo electrónico. Después de todo, el tiempo ahorrado en leer correos electrónicos es un tiempo precioso que se puede usar en otro lugar.

Mann incluso reconoció el nombre contradictorio de su famoso método en un artícul(ventana nueva)o que volvió a publicar(ventana nueva) en su sitio web este año. En él, escribió:

“El ‘cero’ titular en Bandeja de Entrada Cero no se trata del número de mensajes de correo electrónico que están en tu bandeja de entrada en un momento dado. Y, contrariamente a la opinión popular, no se trata en absoluto de pasar horas de tu precioso día intentando lograr esa bandeja de entrada vacía a cualquier coste. Eso es una tontería”.

Y eso resuena más ahora que nunca.

En una época en la que se puede acceder a nosotros en cualquier momento del día, mañana o noche, en el trabajo o no, cómo usamos nuestro tiempo importa. Aprender a administrar tu bandeja de entrada, en lugar de que ella te administre a ti, es solo una clave para vivir una vida con mejor equilibrio y eficiencia. Lo que también puede traducirse en una mayor felicidad en el lugar de trabajo y fuera de él.

Según Mann, el método de bandeja de entrada cero trata menos de lograr realmente cero correos electrónicos netos, y es más bien una “práctica filosófica” de aprender qué distracciones permitimos en nuestro flujo de trabajo digital y cuándo, “y, luego, atender de manera responsable pero consciente a esas entradas de una manera que nunca se permita obstaculizar nuestro compromiso personal de hacer el trabajo que realmente nos importa”.

La bandeja de entrada cero podría no ser realista para ti; esto es lo que sugerimos en su lugar

El método de bandeja de entrada cero puede parecer una meta elevada, y aunque suena tentador, podría ser insostenible para tu estilo de trabajo.

Para algunas personas, ver una bandeja de entrada que no está en cero podría desencadenar más estrés indebido. Si eso te suena familiar, es importante implementar una estrategia que funcione para tu estilo de vida; y realmente, de eso se trata realmente el método de Mann. Si te sientes abrumado, prueba lo siguiente:

  • Mantén objetivos realistas, como limitar tus correos electrónicos sin leer a 15 o menos.
  • Establece límites, dándote 24 o 48 horas para responder a los correos electrónicos.
  • Crea un sistema, usando carpetas, banderas y etiquetas, que funcione para ti. De esa manera, puedes organizar tu bandeja de entrada sin tener que lograr la “bandeja de entrada cero”, que de hecho podría ser la verdadera bandeja de entrada cero, de todos modos.
  • Usa la vista de Boletines de Proton, que te da un espacio dedicado para leer y organizar tus suscripciones, por separado de tu bandeja de entrada.

Cómo mantener tu bandeja de entrada organizada teniendo en cuenta la privacidad

No irías a trabajar sin ducharte y cepillarte los dientes. Tu higiene online es igualmente importante. Para asegurarte de que tu huella digital sea saludable y segura, considera implementar los siguientes hábitos semanalmente:

  • Audita tu bandeja de entrada y elimina o archiva los correos electrónicos que no necesitas.
  • Cancela la suscripción de los boletines que no necesitas y usa la vista de Boletines de Proton para las suscripciones que quieras conservar.
  • Actualiza tus filtros y carpetas para que los correos electrónicos importantes no se escapen.
  • Comprueba los permisos de tus aplicaciones para asegurarte de que no estás compartiendo tus datos con fuentes no confiables.

Mantén tu bandeja de entrada libre de desorden con Proton

Proton Mail no solo te ayuda con la organización de la bandeja de entrada, también mantiene tus datos seguros, asegurándose de que tus correos electrónicos no sean accesibles para nadie más que para ti.

Eso es porque Proton Mail está cifrado de extremo a extremo, por lo que nunca tendrás que preocuparte de que escaneemos tus correos electrónicos o vendamos tu información confidencial.

Con funciones como la vista de Boletines, pausar y cancelación automática de suscripción, Proton Mail hace que sea más fácil que nunca lograr la bandeja de entrada cero dentro de una plataforma centrada en la privacidad.

Si estás listo para tomar el control de tu flujo de trabajo (y tu privacidad), regístrate para obtener un correo electrónico gratuito con Proton Mail hoy.

Preguntas frecuentes sobre la bandeja de entrada cero

¿Qué es la bandeja de entrada cero?

El método de bandeja de entrada cero es una técnica de gestión de correo electrónico acuñada por el experto en productividad Merlin Mann. El método es una estrategia común que enseña a las personas cómo delegar tareas, responder a correos electrónicos y usar su tiempo de manera eficiente, lo que puede mantenerlos encaminados durante todo el día.

¿Es realmente tan útil la bandeja de entrada cero?

Puede serlo. Dependiendo de cómo uses la estrategia de Mann, el método de bandeja de entrada cero puede ser una herramienta increíblemente útil. Recuerda, la bandeja de entrada cero no se trata de no tener nunca correos electrónicos en tu bandeja de entrada, sino más bien de minimizar el tiempo que uno pasa leyendo y respondiendo correos electrónicos, para que puedas hacer el trabajo por el que realmente te pagan.

¿Cómo puedo organizar mi bandeja de entrada mientras garantizo mi privacidad?

Usa un proveedor de correo electrónico centrado en la privacidad, como Proton Mail, para administrar tu bandeja de entrada mientras te aseguras de que tus mensajes no estén siendo escaneados y tus datos comprados y vendidos.

¿Es cancelar la suscripción de correos electrónicos parte de la bandeja de entrada cero?

Si bien no es uno de los principios de la bandeja de entrada cero, eliminar sí lo es, y cancelar la suscripción de suscripciones y boletines innecesarios puede garantizar que tengas menos correo electrónico para eliminar todos los días.

¿Cuántos correos electrónicos sin leer debería tener?

Ese número es una elección personal; sin embargo, recomendamos intentar mantener tus correos electrónicos sin leer por debajo de 15 al final de cada día, para que puedas volver al trabajo al día siguiente con menos cosas por las que estresarte.