Ortalama bir profesyonel günde yaklaşık 120 e-posta(yeni pencere) alıyor; bu da yılda yaklaşık 43.800 e-posta anlamına geliyor. Hangi sektörde çalışırsanız çalışın, bu başa çıkılması gereken çok büyük miktarda iş e-postası demek.
İster biriken yüzlerce okunmamış e-postanız olsun, ister gelen kutunuzu düzenlemek için günde saatler harcıyor olun, muhtemelen bu her yerde bulunan görev için daha iyi ve daha kolay bir yaklaşım dilemişsinizdir.
Önemli iletileri kaçırmadan veya iş akışınızı bölmeden gelen kutunuzu her gün boşaltmanın bir yolu olsaydı ne olurdu?
Karşınızda “inbox zero”; profesyonellerin e-posta sorununu kontrol altında tutmasına yardımcı olurken gerçekten önemli işler için değerli zamanı boşa çıkaran bir yöntem.
Bu makalede, bu gelen kutusu düzenleme yöntemini hayatı daha kolay ve daha az stresli hale getirecek şekilde iş akışınıza nasıl uygulayabileceğinizi tartışacağız. Inbox zero yöntemini Proton’un önce gizlilik ilkesini benimseyen araçlarıyla eşleştirin ve kısa sürede daha üretken ve akıcı bir iş-yaşam dengesine doğru yola çıkın.
Inbox zero nedir?
Gelen kutunuzu yönetmek; tam bir Sisifos görevi. Bir an gelen kutunuz katlanılabilir hissettirirken, bir sonraki an e-postalarla dolup taşıyorsunuz, birbiri ardına yanıt verirken “okunmamış” klasörü kontrolden çıkıyor.
Gelen kutunuzu düzenli tutmak, sürekli bir kayayı dağın tepesine yuvarlamak ve her zirveye ulaştığınızda tekrar aşağı yuvarlanması gibi hissettiriyorsa, e-postanın ne kadar stresli olabileceğini biliyorsunuz demektir.
Bu nedenle üretkenlik uzmanı Merlin Mann, inbox zero yöntemini daha iyi e-posta yönetimini teşvik etmek, üretkenliği artırmak ve en önemlisi dolu bir gelen kutusunun getirebileceği gereksiz stresi azaltmak için bir yol olarak ortaya attı.
Gelen kutumu düzenli tutmak neden bu kadar zor?
Gelen kutunuzun asla gerçekten düzenli hissettirmemesinin (veya hissettirse bile bunun sadece geçici olmasının) bir avuç nedeni vardır.
Dağınık bir gelen kutusunu azaltmanın bir yolu, abone olduğunuz bülten ve e-posta sayısını en aza indirmektir. Veya belki de e-posta adresiniz ihtiyacınız olmayan pazarlama veya halkla ilişkiler listelerindedir. Gelen kutunuzun büyük bir kısmı işiniz için önemli e-postalarla dolu olsa da, dağınıklığın kökenini belirlemek için bir dakikanızı ayırın ve iş için gerekli olmayan tekrarlayan e-postaları ayıklayın.
Proton’un Bültenler görünümü, tüm e-posta aboneliklerinizi tek bir yerde görmenizi ve yönetmenizi sağlayarak artık sizinle ilgili olmayan listelerden abonelikten ayrılmayı kolaylaştırır.
Bunun için bir uygulama yok mu?
Piyasada gelen kutusu düzenlemesine yardımcı olabilecek pek çok araç var ancak hepsi eşit yaratılmamış.
Bu ücretsiz hizmetlerin çoğu aslında hiç de ücretsiz değildir; verilerinizi kullanır ve hizmetlerini çalışır durumda tutmak için şirketlere satarlar. Unroll.me gibi araçlar, ayak işlerini yapmak zorunda kalmadan bültenlerden abonelikten ayrılmanın hızlı ve kolay bir yolu olarak cazip gelebilir ancak şirketin bir zamanlar kullanıcılarının verilerini Uber’e sattığı ortaya çıkmıştı(yeni pencere).
Bunun yerine, yerleşik bir otomatik abonelikten ayrılma özelliği sunan ve verilerinizi asla ama asla satmayan Proton Mail gibi önce gizlilik ilkesini benimseyen bir e-posta hizmeti sağlayıcısını tercih edin.
Inbox zero’ya nasıl ulaşılır
Gerçekten inbox zero’ya nasıl ulaşacağınızı öğrenmeye hazır mısınız? Bu gelen kutusu düzenleme yönteminin beş ilkesi aslında oldukça basittir. Bunlar:
Sil
Bariz görünüyor, değil mi? Ancak gerçek şu ki, sil düğmesine basmaktan olmamız gerekenden daha fazla korkuyoruz. Her e-posta bir yanıt gerektirmez ve aldığınız her e-postayı yanıtlamak fiziksel olarak imkansızdır. Bir iletiyi yanıtlamayı planlamıyorsanız ve arşivlemeniz gerekmiyorsa, sadece sil düğmesine tıklayın.
Önemli bir e-postayı silebileceğinizden endişeleniyorsanız rahatlayın. Çoğu e-posta uygulaması (istemcisi), silinen iletilerinizi bir Çöp kutusu klasöründe saklar ve Proton ile içeriği 30 gün boyunca o klasörde kalır, böylece yanlışlıkla önemli bir şeyi sildiyseniz geri alabilirsiniz.
Vazgeçmeyi öğrendikten sonra, gelen kutunuzdaki üç aydan eski olan her şeyi arşivleyerek veya silerek bir adım daha ileri gidin.
Devret
Size bir e-posta gönderildiyse ancak başka bir iş arkadaşınızın daha hızlı yanıt verebileceğini biliyorsanız, bu e-postaları konuyu ele almak için daha fazla zamanı veya uzmanlığı olan iş arkadaşlarınıza iletin.
Bu, herkesin eşit şekilde uygulayamayacağı bir şeydir ve bir e-postayı veya görevi başkasına devredip devredemeyeceğinize karar verirken en iyi muhakemenizi kullanmanız gerekecektir.
Çalışma ortamınız e-postaları iş arkadaşlarınıza devretmenize izin vermiyorsa, e-postalarınızı nasıl önceliklendireceğinizi öğrenmeniz ve sizin için çalışan bir sistem geliştirmeniz hayati önem taşır.
Yanıtla
Yanıtınızın sadece bir dakika süreceğini ve elinizdeki görevi bölmeyeceğini biliyorsanız, yanıtlamak için bir dakikanızı ayırın ancak momentumunuzu kaybetme riski varsa bunu yapmayın.
Ertele
Daha fazla dikkat gerektiren e-postalarınız mı var? Onları farklı bir klasöre taşıyın ve daha az işiniz olduğunda yanıtlayın.
Klasörler, yıldızlar ve etiketler kullanmak, yanıt gerektiren e-postaları not etmenin yararlı bir yolu olabilir, böylece vaktiniz olduğunda onlara dönebilirsiniz.
Proton Mail ile ayrıca ertele düğmesine basabilir ve hızlıca bir hatırlatıcı ekleyebilirsiniz, böylece önemli e-postalarınız asla karışıklıkta kaybolmaz.
Yap
Gönderici sizden çok zaman almayacağını bildiğiniz bir şey yapmanızı isterse, görevi tamamlamak için bir dakikanızı ayırın, böylece büyüyerek daha sonra bir sorun haline gelmez.
Görevi dakikalar içinde tamamlayamazsanız, görevi son tarihi olan bir takvime ekleyin ve unutmamak için bir hatırlatıcı ayarlayın.
Inbox Zero bugün neye benziyor?
Mann, inbox zero yöntemini yaklaşık yirmi yıl önce ortaya attı ve o zamandan beri iletişim kurma ve teknolojiyi kullanma şeklimizde çok şey değişti.
Gelen kutusu düzenleme yöntemi ilk başta meşgul profesyonelleri gelen kutularındaki okunmamış e-postaları sıfıra indirmeye motive etmek için kullanılırken, yöntem zamanla daha iyi organizasyon becerileri kazanmanın ve kişinin e-postaya harcadığı zamanı ve beyin gücünü önemli ölçüde azaltmanın bir yolu olarak dönüştü. Sonuçta, e-postaları okurken kazanılan zaman, başka yerlerde kullanılabilecek değerli zamandır.
Mann, bu yıl kendi sitesinde yeniden yayınladığı(yeni pencere) bir makalede(yeni pencere) ünlü yönteminin çelişkili adını bile kabul etti. İçinde şunları yazdı:
“Inbox Zero’daki itibari ‘sıfır’, belirli bir zamanda gelen kutunuzda duran e-posta iletilerinin sayısıyla ilgili değildir. Ve popüler görüşün aksine, kesinlikle değerli gününüzün saatlerini ne pahasına olursa olsun o boş gelen kutusuna ulaşmaya çalışarak geçirmekle ilgili değildir. Bu sadece saçmalık.”
Ve bu şimdi her zamankinden daha fazla yankı buluyor.
Günün herhangi bir saatinde, sabah veya akşam, işte veya değilken erişilebildiğimiz bir çağda, zamanımızı nasıl kullandığımız önemlidir. Gelen kutunuzun sizi yönetmesine izin vermek yerine onu yönetmeyi öğrenmek, daha iyi denge ve verimlilikle bir hayat yaşamanın sadece bir anahtarıdır. Bu da iş yerinde ve dışında daha iyi mutluluğa dönüşebilir.
Mann’e göre, inbox zero yöntemi aslında net sıfır e-postaya ulaşmakla ilgili olmaktan çok, dijital iş akışımıza hangi dikkat dağıtıcı unsurların girmesine izin verdiğimizi ve ne zaman izin verdiğimizi öğrenmenin “felsefi bir uygulamasıdır” — “ve sonra, bizim için gerçekten önemli olan işi yapmaya yönelik kişisel taahhüdümüzü engellemesine asla izin verilmeyecek şekilde bu girdilere sorumlu ama dikkatli bir şekilde yönelmektir.”
Inbox zero sizin için gerçekçi olmayabilir; işte bunun yerine önerdiklerimiz
Inbox zero yöntemi yüksek bir hedef gibi hissettirebilir ve kulağa cazip gelse de çalışma tarzınız için sürdürülemez olabilir.
Bazı insanlar için sıfırda olmayan bir gelen kutusu görmek daha fazla gereksiz stresi tetikleyebilir. Bu size benziyorsa, yaşam tarzınıza uygun bir strateji uygulamak önemlidir; ve gerçekten Mann’in yöntemi aslında bununla ilgilidir. Bunalmış hissediyorsanız şunları deneyin:
- Gerçekçi hedefler belirleyin, okunmamış e-postalarınızı 15 veya daha azıyla sınırlamak gibi.
- E-postaları yanıtlamak için kendinize 24 veya 48 saat vererek sınırlar koyun.
- Sizin için çalışan, klasörler, yıldızlar ve etiketler kullanan bir sistem oluşturun. Bu şekilde, zaten gerçek inbox zero olabilecek “inbox zero”ya ulaşmak zorunda kalmadan gelen kutunuzu düzenleyebilirsiniz.
- Aboneliklerinizi gelen kutunuzdan ayrı olarak okumanız ve düzenlemeniz için size özel bir alan sunan Proton’un Bültenler görünümünü kullanın.
Gizliliği göz önünde bulundurarak gelen kutunuzu nasıl düzenli tutarsınız
Duş almadan ve dişlerinizi fırçalamadan işe gitmezsiniz. Çevrim içi hijyeniniz de aynı derecede önemlidir. Dijital ayak izinizin sağlıklı ve güvenli olduğundan emin olmak için aşağıdaki haftalık alışkanlıkları uygulamayı düşünün:
- Gelen kutunuzu denetleyin ve ihtiyacınız olmayan e-postaları silin veya arşivleyin.
- İhtiyacınız olmayan bültenlerden abonelikten ayrılın ve saklamak istediğiniz abonelikler için Proton’un Bültenler görünümünü kullanın.
- Filtrelerinizi ve klasörlerinizi güncelleyin, böylece önemli e-postalar gözden kaçmasın.
- Verilerinizi güvenilmeyen kaynaklarla paylaşmadığınızdan emin olmak için uygulamalarınızın izinlerini kontrol edin.
Proton ile gelen kutunuzu dağınıklıktan uzak tutun
Proton Mail sadece gelen kutusu düzenlemesinde size yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda verilerinizi güvende tutar ve e-postalarınızın sizden başka kimse tarafından erişilememesini sağlar.
Bunun nedeni Proton Mail’in uçtan uca şifrelenmiş olmasıdır; böylece e-postalarınızı taramamız veya hassas bilgilerinizi satmamız konusunda asla endişelenmenize gerek kalmaz.
Bültenler görünümü, erteleme ve otomatik abonelikten ayrılma gibi özelliklerle Proton Mail, önce gizlilik ilkesini benimseyen bir platformda inbox zero’ya ulaşmayı her zamankinden daha kolay hale getirir.
İş akışınızın ve gizliliğinizin kontrolünü ele almaya hazırsanız, bugün Proton Mail ile ücretsiz bir e-posta hesabı açın.
Inbox zero hakkında sıkça sorulan sorular
Inbox zero nedir?
Inbox zero yöntemi, üretkenlik uzmanı Merlin Mann tarafından ortaya atılan bir e-posta yönetimi tekniğidir. Yöntem, insanlara görevleri nasıl devredeceklerini, e-postaları nasıl yanıtlayacaklarını ve zamanlarını verimli bir şekilde nasıl kullanacaklarını öğreten yaygın bir stratejidir ve bu da onları gün boyunca yolda tutabilir.
Inbox zero gerçekten bu kadar yararlı mı?
Olabilir. Mann’in stratejisini nasıl kullandığınıza bağlı olarak, inbox zero yöntemi inanılmaz derecede yararlı bir araç olabilir. Unutmayın, inbox zero gelen kutunuzda hiç e-posta olmamasıyla ilgili değildir, daha çok e-postaları okumak ve yanıtlamak için harcanan zamanı en aza indirmekle ilgilidir, böylece aslında yapmak için para aldığınız işi yapabilirsiniz.
Gizliliğimi sağlarken gelen kutumu nasıl düzenleyebilirim?
İletilerinizin taranmadığından ve verilerinizin alınıp satılmadığından emin olurken gelen kutunuzu yönetmek için Proton Mail gibi önce gizlilik ilkesini benimseyen bir e-posta hizmeti sağlayıcısı kullanın.
E-posta aboneliğinden ayrılmak inbox zero’nun bir parçası mı?
Inbox zero’nun ilkelerinden biri olmasa da, silmek öyledir ve gereksiz aboneliklerden ve bültenlerden ayrılmak her gün silecek daha az e-postanız olmasını sağlayabilir.
Kaç tane okunmamış e-postam olmalı?
Bu sayı kişisel bir tercihtir, ancak her günün sonunda okunmamış e-postalarınızı 15’in altında tutmaya çalışmanızı öneririz, böylece ertesi gün işe stres yapacak daha az şeyle dönebilirsiniz.
