平均的なビジネスパーソンは1日に約120通のメール(新しいウィンドウ)を受け取ります。これは年間およそ43,800通に相当します。どの業界で働いていても、これは処理しきれないほどの膨大な業務メール量です。
何百通もの未読メールが溜まっている場合でも、受信トレイの整理に1日何時間も費やしている場合でも、このありふれたタスクに対するより良く、より簡単なアプローチを望んだことがあるでしょう。
重要なメッセージを見逃したり、ワークフローを妨げたりすることなく、毎日受信トレイを空にする方法があるとしたらどうでしょうか？
そこで「インボックスゼロ」の登場です。このメソッドは、本当に重要な仕事のための貴重な時間を確保しながら、専門家がメールの問題を食い止めるのに役立ちます。
この記事では、この受信トレイ整理メソッドをワークフローに導入し、生活をより楽にし、ストレスを軽減する方法について説明します。インボックスゼロメソッドとProtonのプライバシー重視のツールを組み合わせれば、すぐに生産性が向上し、合理化されたワークライフバランスを実現できるでしょう。
インボックスゼロとは？
受信トレイの管理、それは究極のシーシュポスの岩のようなタスクです。ある瞬間には受信トレイが許容範囲内に感じられても、次の瞬間にはメールが殺到し、次々と返信している間に「未読」フォルダーが制御不能なほど膨れ上がります。
受信トレイを整理し続けることが、山頂まで岩を押し上げても、頂上に着くたびに転がり落ちてくるような感覚なら、メールがいかにストレスフルであるかご存じでしょう。
だからこそ、生産性の専門家であるMerlin Mannは、より良いメール管理を促し、生産性を高め、そして何よりも満杯の受信トレイがもたらす不必要なストレスを軽減する方法として、元々インボックスゼロメソッドを考案しました。
なぜ受信トレイを整理しておくのは難しいのでしょうか？
受信トレイが本当の意味で整理されていると感じられない、あるいはそう感じても一瞬だけであるのには、いくつかの理由があります。
散らかった受信トレイを減らす一つの方法は、登録しているニュースレターやメールの数を最小限に抑えることです。あるいは、お客様のメールアドレスが不要なマーケティングやPRリストに載っているのかもしれません。受信トレイの多くは仕事に重要なメールで埋まっているかもしれませんが、一度時間を取って散らかりの原因を特定し、仕事に必要のない定期的なメールを取り除いてみましょう。
Protonのニュースレタービューを使用すると、すべてのメールサブスクリプションを1か所で確認および管理でき、不要になったリストからの登録解除が簡単になります。
そのためのアプリはないのですか？
市場には受信トレイの整理に役立つツールがたくさんありますが、どれも同じではありません。
これらの無料サービスの多くは、実際には無料ではありません。サービスを機能させ続けるために、お客様のデータを使用し、企業に販売しています。Unroll.meのようなツールは、手間をかけずにニュースレターの登録解除ができる手早く簡単な方法として魅力的かもしれませんが、その会社はかつてユーザーのデータをUberに販売していることが発覚しました(新しいウィンドウ)。
代わりに、組み込みの自動登録解除機能を備え、データを決して販売しないProton Mailのようなプライバシー重視のメールプロバイダーを選びましょう。
インボックスゼロを達成する方法
実際にインボックスゼロにする方法を学ぶ準備はできましたか？この受信トレイ整理メソッドの5つの信条は実はとてもシンプルです。それは以下の通りです。
削除（Delete）
当たり前のように思えますよね？しかし実際には、私たちは必要以上に削除ボタンを押すことを恐れています。すべてのメールに返信が必要なわけではありませんし、受け取ったすべてのメールに返信することは物理的に不可能です。メッセージに返信する予定がなく、アーカイブする必要もない場合は、単に削除ボタンをクリックしてください。
重要なメールを削除してしまうのではないかと心配な場合は、ご安心ください。ほとんどのメールクライアントは、削除されたメッセージをごみ箱フォルダーに保存します。Protonでは、その内容は30日間そのフォルダーに残るため、誤って重要なものを削除してしまっても取り戻すことができます。
手放すこと, に慣れてきたら、受信トレイにある3ヶ月以上前のものをすべてアーカイブまたは削除して、さらに一歩進めましょう。
委任（Delegate）
自分宛てにメールが届いたものの、別の同僚の方が早く対応できるとわかっている場合は、その件を処理するための時間や専門知識をより多く持っている同僚にそれらのメールを転送しましょう。
これは誰もが平等に実践できるわけではなく、メールやタスクを他の誰かに任せられるかどうかを判断する際には、最善の判断を下す必要があります。
職場環境が同僚へのメールの委任を許さない場合は、メールに優先順位を付ける方法を学び、自分に合ったシステムを開発することが不可欠です。
返信（Respond）
返信に1分しかかからず、手元のタスクを中断しないとわかっている場合は、時間を取って返信しましょう。ただし、勢いを失うリスクがある場合は別です。
延期（Defer）
もっと注意が必要なメールがありますか？それらを別のフォルダーに移動し、余裕があるときに返信しましょう。
フォルダー、フラグ（またはスター）、ラベルの使用は、返信が必要なメールを書き留めておき、時間があるときに戻れるようにするのに役立つ方法です。
Proton Mailではスヌーズを押してリマインダーをすぐに追加することもできるので、重要なメールが紛れてしまうことはありません。
実行（Do）
差出人があまり時間を要しないことを求めている場合は、後で雪だるま式に増えて問題にならないように、少し時間を取ってタスクを完了させましょう。
数分でタスクを完了できない場合は、期限付きでカレンダーにタスクを追加し、忘れないようにリマインダーを設定してください。
今日のインボックスゼロとはどのようなものか？
Mannがインボックスゼロメソッドを考案してから20年近くが経ち、それ以来、私たちのコミュニケーション方法やテクノロジーの使用方法は大きく変化しました。
この受信トレイ整理メソッドは当初、多忙なプロフェッショナルが受信トレイの未読メールをゼロにするよう動機付けるために使用されましたが、時が経つにつれ、より良い整理スキルを身につけ、メールに費やす時間と労力を大幅に削減する方法へと変化しました。結局のところ、メールを読む時間を節約できれば、それは他の場所で使える貴重な時間となるのです。
マンは、今年彼のウェブサイトに再投稿した(新しいウィンドウ)記事(新しいウィンドウ)の中で、自身の有名なメソッドの矛盾した名前についてさえ認めています。その中で、彼は次のように述べています：
「インボックスゼロのタイトルにある『ゼロ』は、ある時点で受信トレイにあるメールメッセージの数のことではありません。そして、一般的な意見とは対照的に、どんな犠牲を払ってでも受信トレイを空にするために貴重な1日の時間を何時間も費やすことでは絶対にありません。それはまったくのナンセンスです。」
そして、その言葉は今、これまで以上に響きます。
朝でも夜でも、職場でもそうでなくても、いつでもアクセスできる時代において、時間の使い方は重要です。受信トレイに管理されるのではなく、受信トレイを管理する方法を学ぶことは、より良いバランスと効率性のある生活を送るための鍵の一つにすぎません。それは職場でもそれ以外でも、より大きな幸福につながります。
Mannによれば、インボックスゼロメソッドは実際にメールを正味ゼロにすることではなく、むしろデジタルワークフローにどのような気晴らしを入れるか、そしていつ入れるかを学ぶ「哲学的実践」であり、「そして、私たちにとって本当に重要な仕事を遂行するという個人的なコミットメントを決して妨げない方法で、それらの入力に対して責任を持って、しかし注意深く対処すること」なのです。
インボックスゼロは現実的ではないかもしれません ― 代わりに私たちが提案すること
インボックスゼロメソッドは高尚な目標のように感じられるかもしれませんし、魅力的に聞こえるかもしれませんが、お客様のワークスタイルにとっては持続不可能かもしれません。
人によっては、受信トレイがゼロでないことを見ると、さらに不当なストレスを引き起こすかもしれません。もしあなたがそうなら、自分のライフスタイルに合った戦略を実行することが重要です。そして実際、それこそがMannのメソッドが本当に意図していることなのです。もし圧倒されていると感じたら、以下を試してみてください。
- 未読メールを15通以下に制限するなど、現実的な目標を維持する。
- メールへの返信に24時間または48時間の猶予を持たせることで、境界線を設定する。
- フォルダー、フラグ、ラベルを使用して、自分に合ったシステムを作成する。そうすれば、「インボックスゼロ」を達成しなくても受信トレイを整理できます。実際のところ、それこそが真のインボックスゼロなのかもしれません。
- Protonの「ニュースレター」ビューを利用する。これは、受信トレイとは別に、サブスクリプションを読んだり整理したりするための専用スペースを提供します。
プライバシーを念頭に置いて受信トレイを整理する方法
シャワーを浴びたり歯を磨いたりせずに仕事に行くことはないでしょう。オンラインでの衛生管理も同様に重要です。デジタルフットプリントを健全かつ安全に保つために、以下の週間習慣を取り入れることを検討してください。
- 受信トレイを監査し、不要なメールを削除またはアーカイブする。
- 不要なニュースレターから登録解除し、維持したいサブスクリプションにはProtonのニュースレタービューを使用する。
- 重要なメールを見逃さないように、フィルターとフォルダーを更新してください。
- アプリの権限をチェックし、信頼できないソースとデータを共有していないことを確認する。
Protonで受信トレイをすっきりと保つ
Proton Mailは受信トレイの整理に役立つだけでなく、データを安全に保ち、お客様以外の誰にもメールが見られないようにします。
なぜなら、Proton Mailはエンドツーエンド暗号化されているからです。そのため、私たちがメールをスキャンしたり、機密情報を販売したりする心配をする必要は一切ありません。
ニュースレタービュー、スヌーズ、自動登録解除などの機能を備えたProton Mailは、プライバシー重視のプラットフォーム内でインボックスゼロを達成するのをかつてないほど簡単にします。
ワークフローとプライバシーを管理する準備ができたら、今すぐProton Mailの無料のメールにサインアップしてください。
インボックスゼロに関するよくある質問
インボックスゼロとは？
インボックスゼロメソッドは、生産性の専門家Merlin Mannによって考案されたメール管理テクニックです。このメソッドは、タスクの委任、メールへの返信、効率的な時間の使い方を人々に教える一般的な戦略であり、一日を通して順調に作業を進めるのに役立ちます。
受信トレイゼロは本当に役立つのでしょうか？
役立つ可能性があります。Mannの戦略をどのように使うかによりますが、インボックスゼロメソッドは非常に役立つツールになり得ます。忘れないでください。インボックスゼロは受信トレイのメールを皆無にすることではなく、メールを読んだり返信したりする時間を最小化し、実際に報酬を得ている仕事ができるようにすることです。
プライバシーを確保しながら受信トレイを整理するにはどうすればよいですか？
Proton Mailのようなプライバシー重視のメールプロバイダーを使用して受信トレイを管理し、メッセージがスキャンされたり、データが売買されたりしないようにしましょう。
メールの登録解除はインボックスゼロの一部ですか？
インボックスゼロの信条の一つではありませんが、削除はそうであり、不要なサブスクリプションやニュースレターから登録解除することで、毎日削除しなければならないメールを確実に減らすことができます。
未読メールは何通くらいにすべきですか？
その数は個人の選択ですが、1日の終わりには未読メールを15通以下に抑えるようにして、翌日仕事に戻ったときにストレスを感じる対象を減らすことをお勧めします。
