一般專業人士每天約收到 120 封電子郵件(新視窗)，相當於一年約 43,800 封電子郵件。無論您身處哪個產業，這都是極為龐大的商務電子郵件量。

無論您是有數百封未讀電子郵件堆積如山，還是每天花幾個小時整理收件匣，您可能都希望能有更好、更簡單的方法來處理這項無處不在的任務。

如果有辦法每天清空您的收件匣，而不會錯過重要訊息或干擾您的工作流程，那會怎樣？

輸入「收件匣歸零」，這是一種可以協助專業人士控制電子郵件問題的方法，同時騰出寶貴的時間來處理真正重要的工作。

在本文中，我們將討論如何將此收件匣整理方法實作到您的工作流程中，讓生活更輕鬆、壓力更小。將收件匣歸零方法與 Proton 的隱私優先工具配對，您很快就能達到更具生產力和精簡的工作與生活平衡。

什麼是收件匣歸零？

管理您的收件匣——這是終極的薛西弗斯任務。前一刻您的收件匣感覺還可以忍受，下一刻，您就被電子郵件淹沒，一封接一封地回覆，而「未讀」資料夾卻失控地增長。

如果保持收件匣井然有序感覺就像您不斷地把巨石推上山頂，結果每次到達山頂它又滾下來，那麼您就知道電子郵件有多令人壓力大了。

這就是為什麼生產力專家 Merlin Mann 最初創造了收件匣歸零法，作為一種鼓勵更好的電子郵件管理、提高生產力，最重要的是——減輕滿溢的收件匣可能帶來的不必要壓力的方法。

為什麼保持我的收件匣井然有序如此困難？

有幾個原因導致您的收件匣似乎永遠無法真正感到井然有序——或者即使有，也只是短暫的。

減少雜亂收件匣的一種方法是盡量減少您訂閱的電子報和電子郵件數量。或者也許您的電子郵件地址在您不需要的行銷或公關清單上。雖然您的收件匣中可能有許多對您工作很重要的電子郵件，但請花點時間找出雜亂的根源，並剔除任何對工作不必要的重複電子郵件。

Proton 的電子報檢視讓您可以在一個地方查看和管理所有的電子郵件訂閱，讓您可以輕鬆取消訂閱不再相關的清單。

難道沒有應用程式可以處理嗎？

市面上有許多工具可以協助整理收件匣，但它們並非生而平等。

許多這些免費服務根本不是真正的免費——它們使用您的資料並將其出售給公司以維持其服務運作。像 Unroll.me 這樣的工具可能是一種快速簡便的方法，讓您無需做任何跑腿工作即可取消訂閱電子報——但該公司曾被發現將其使用者的資料出售給 Uber(新視窗)。

相反地，選擇像 Proton Mail 這樣的隱私優先電子郵件提供者，它提供內建的自動取消訂閱功能，而且絕不出售您的資料。

如何達成收件匣歸零

準備好學習如何真正達成收件匣歸零了嗎？這個收件匣整理方法的五個原則其實相當簡單。它們是：

刪除

看似顯而易見，對吧？但事實是，我們比應該的更害怕點擊刪除。並非每封電子郵件都需要回覆，而且實際上不可能回覆您收到的每封電子郵件。如果您不打算回覆訊息，且不需要將其封存，只需點擊刪除按鈕即可。

如果您擔心可能會刪除重要的電子郵件，放輕鬆。大多數電子郵件用戶端會將您已刪除的訊息保留在垃圾桶資料夾中，而在 Proton，其內容會在該資料夾中保留 30 天，因此如果您不小心刪除了重要內容，可以將其擷取回來。

一旦您掌握了放手的訣竅，，進一步將收件匣中超過三個月的所有內容封存或刪除。

委派

如果一封電子郵件寄給了您，但您知道另一位同事可以更快回覆，請將這些電子郵件轉寄給有更多時間或專業知識來處理此事的同事。

這是並非每個人都能平等實作的事情，在決定是否可以將電子郵件或任務交給其他人時，您需要運用最佳判斷。

如果您的工作環境不允許您將電子郵件委派給同事，那麼學習如何優先處理您的電子郵件並開發適合您的系統至關重要。

回應

如果您知道您的回應只需要一分鐘，而且不會打斷您手頭的任務，請花點時間回覆——但前提是這不會讓您失去動力。

延後

有需要更多關注的電子郵件嗎？將它們移至不同的資料夾，並在您手頭工作較少時回覆它們。

使用資料夾、旗標（或星號）和標籤可以是註記需要回覆的電子郵件的有用方法，以便您有時間時可以返回處理它們。

使用 Proton Mail，您還可以點擊延後，並快速新增提醒，這樣您的重要電子郵件就永遠不會在混亂中遺失。

執行

如果寄件者要求您做一些您知道不需要太多時間的事情，請花點時間完成該任務，以免它像滾雪球一樣變大並在以後成為問題。

如果您無法在幾分鐘內完成任務，請將任務新增至有截止日期的行事曆中，並設定提醒以免忘記。

今天的收件匣歸零看起來是什麼樣子？

Mann 在將近二十年前創造了收件匣歸零法，從那時起，我們溝通和使用科技的方式發生了很大變化。

雖然收件匣整理方法最初是用來激勵忙碌的專業人士將收件匣中的未讀電子郵件減少到零，但隨著時間的推移，該方法已轉變為一種實現更好的組織技能並顯著減少通常花在電子郵件上的時間和腦力的方法。畢竟，省下的閱讀電子郵件時間是可以花在其他地方的寶貴時間。

Mann 今年在他的網站上轉貼的一篇文(新視窗)章(新視窗)中，甚至承認了他著名方法名稱的矛盾之處。他在文中寫道：

「收件匣歸零這個標題中的『零』並不是關於特定時間收件匣中的電子郵件訊息數量。而且，與普遍看法相反，這絕對不是關於花費您寶貴的一天中的數小時不惜一切代價來清空收件匣。那簡直是胡扯。」

這一點現在比以往任何時候都更能引起共鳴。

在這個我們可以隨時隨地，無論早晚、是否在工作都能被聯繫到的時代，我們如何利用時間很重要。學習如何管理您的收件匣，而不是讓它管理您，只是過上更平衡和高效生活的關鍵之一。這也可以轉化為職場內外更好的幸福感。

根據 Mann 的說法，收件匣歸零法較少關於實際達成淨零電子郵件，而更多的是一種「哲學實踐」，學習我們允許哪些干擾進入我們的數位工作流程，以及何時允許——「然後，以負責任但謹慎的方式處理這些輸入，絕不允許其阻礙我們對做真正重要工作的個人承諾。」

收件匣歸零對您來說可能不切實際——以下是我們的建議

收件匣歸零法可能感覺像是一個崇高的目標，雖然聽起來很誘人，但對於您的工作風格來說可能是不可持續的。

對於某些人來說，看到收件匣不是零可能會引發更多不必要的壓力。如果這聽起來像您，那麼實作適合您生活方式的策略很重要——實際上，這才是 Mann 方法的真正含義。如果您感到不知所措，請嘗試以下方法：

  • 保持實際的目標，例如將未讀電子郵件限制在 15 封或更少。
  • 設定界線，給自己 24 或 48 小時的時間回覆電子郵件。
  • 建立一個使用資料夾、旗標和標籤且適合您的系統。這樣，您無需達成「收件匣歸零」即可整理收件匣，反正這可能才是真正的收件匣歸零。
  • 使用 Proton 的電子報檢視，它提供一個專屬空間來閱讀和整理您的訂閱，與收件匣分開。

如何以隱私為考量保持收件匣井然有序

您不會不洗澡、不刷牙就去上班。您的線上衛生同樣重要。為了確保您的數位足跡健康且安全，請考慮實作以下每週習慣：

  • 審核您的收件匣並刪除或封存您不需要的電子郵件。
  • 取消訂閱您不需要的電子報，並使用 Proton 的電子報檢視來查看您想保留的訂閱。
  • 更新您的篩選條件和資料夾，以免重要的電子郵件漏掉。
  • 檢查應用程式的權限，以確保您沒有與不受信任的來源共享資料。

使用 Proton 讓您的收件匣保持整潔

Proton Mail 不僅協助您整理收件匣，還能確保您的資料安全，確保除了您之外沒有其他人可以存取您的電子郵件。

這是因為 Proton Mail 是端對端加密的——所以您永遠不必擔心我們掃描您的電子郵件或出售您的敏感資訊。

有了電子報檢視、延後和自動取消訂閱等功能，Proton Mail 讓您在隱私優先的平台上比以往任何時候都更容易達成收件匣歸零。

如果您準備好掌控您的工作流程——和您的隱私——請立即註冊 Proton Mail 的免費電子郵件。

關於收件匣歸零的常見問題

什麼是收件匣歸零？

收件匣歸零法是由生產力專家 Merlin Mann 創造的一種電子郵件管理技術。該方法是一種常見的策略，教導人們如何委派任務、回覆電子郵件並以有效率的方式利用時間，這可以讓他們整天保持正軌。

收件匣歸零真的那麼有用嗎？

這是有可能的。根據您如何使用 Mann 的策略，收件匣歸零法可能是一個非常有用的工具。請記住，收件匣歸零不是關於收件匣中永遠沒有任何電子郵件，而是關於盡量減少花在閱讀和回覆電子郵件上的時間，這樣您就可以做您實際領薪水該做的工作。

如何在確保隱私的同時整理我的收件匣？

使用像 Proton Mail 這樣的隱私優先電子郵件提供者來管理您的收件匣，同時確保您的訊息不會被掃描，資料也不會被買賣。

從電子郵件取消訂閱是收件匣歸零的一部分嗎？

雖然這不是收件匣歸零的原則之一，但刪除是，而取消訂閱不必要的訂閱和電子報可以確保您每天需要刪除的電子郵件更少。

我應該有多少封未讀電子郵件？

這個數字是個人選擇，不過，我們建議盡量讓您每天結束時的未讀電子郵件保持在 15 封以下，這樣您隔天回去工作時就有較少的事情需要煩惱。