औसतन एक प्रोफेशनल को हर दिन लगभग 120 ईमेल मिलते हैं(नई विंडो), जो साल भर में लगभग 43,800 ईमेल बनते हैं। आप किसी भी फ़ील्ड में काम करें, संभालने के लिए बिज़नेस ईमेल की ये मात्रा बहुत ही ज़्यादा होती है
चाहे आपके इंबॉक्स में सैकड़ों अपठित ईमेल जमा हो रहे हों, या आप हर दिन घंटों अपना इंबॉक्स व्यवस्थित करने में लगे रहते हों, इस हर जगह मौजूद काम के लिए एक बेहतर, आसान तरीके की आपने तलाश ज़रूर की होगी।
अगर कोई तरीका हो जिससे आप हर दिन अपना इंबॉक्स खाली कर सकें, बिना कोई ज़रूरी संदेश छोड़े और बिना अपने काम में रुकावट डाले?
पेश है “इंबॉक्स ज़ीरो”, एक ऐसा तरीका जो प्रोफेशनल्स को अपनी ईमेल समस्या को काबू में रखने में मदद करता है, और उस काम के लिए कीमती समय आज़ाद करता है जो सच में मायने रखता है
इस लेख में हम बात करेंगे कि आप इस इंबॉक्स संगठन तरीके को अपने वर्कफ़्लो में कैसे शामिल कर सकते हैं, जिससे ज़िंदगी आसान और कम तनावपूर्ण बने। इंबॉक्स ज़ीरो तरीके को Proton के निजता-पहले टूल्स के साथ जोड़ें, और बहुत जल्द आप ज़्यादा प्रोडक्टिव और बेहतर वर्क-लाइफ़ बैलेंस की राह पे होंगे।
इंबॉक्स ज़ीरो क्या है?
अपने इंबॉक्स को संभालना, ये असली सिसिफ़ियन काम है। एक पल आपका इंबॉक्स सहने लायक लगता है, और अगले ही पल ईमेल आप पे टूट पड़ते हैं, एक के बाद एक उनका जवाब देते-देते “अपठित” फोल्डर काबू से बाहर निकल जाता है।
अगर अपने इंबॉक्स को व्यवस्थित रखना आपको लगातार पहाड़ पे चट्टान रोल करने जैसा लगता है, जो हर बार चोटी तक पहुंचने पे वापस नीचे लोट आती है, तो आप जानते हैं कि ईमेल कितना तनाव देने वाला हो सकता है
इसीलिए प्रोडक्टिविटी एक्सपर्ट Merlin Mann ने इंबॉक्स ज़ीरो तरीका गढ़ा था, ताकि बेहतर ईमेल मैनेजमेंट को बढ़ावा दिया जा सके, प्रोडक्टिविटी बढ़े और सबसे ज़रूरी — भरे हुए इंबॉक्स से आने वाला बेकार का तनाव कम हो
इंबॉक्स को व्यवस्थित रखना इतना मुश्किल क्यों है?
कई वजहें हैं जिनसे आपका इंबॉक्स कभी सच में व्यवस्थित महसूस नहीं होता, और अगर हो भी जाए, तो वो सिर्फ़ पल भर के लिए होता है
एक अव्यवस्थित इंबॉक्स को छोटा करने का एक तरीका है उन न्यूज़लेटर और ईमेल की संख्या कम करना जिनकी आपने सब्सक्राइब किया हुआ है। या शायद आपका ईमेल पता ऐसी मार्केटिंग या PR लिस्ट में हो जिनकी आपको ज़रूरत नहीं। आपके इंबॉक्स का बड़ा हिस्सा ऐसे ईमेल से भरा हो सकता है जो आपके काम के लिए ज़रूरी हैं, फिर भी एक पल निकाल के देखें कि अव्यवस्था की जड़ क्या है, और उन बार-बार आने वाले ईमेल को हटा दें जो काम के लिए ज़रूरी नहीं।
Proton का न्यूज़लेटर व्यू आपको एक ही जगह पे अपनी सभी ईमेल सदस्यताएं देखने और संभालने की सुविधा देता है, जिससे उन लिस्ट से सदस्यता रद्द करना आसान हो जाता है जो अब आपके लिए खास नहीं रहीं।
क्या इसके लिए कोई ऐप नहीं है?
बाज़ार में कई टूल्स हैं जो इंबॉक्स संगठन में मदद कर सकते हैं, लेकिन वो सब एक जैसे नहीं बने होते।
इनमें से कई फ्री सर्विसेज़ असल में फ्री नहीं होतीं — वो आपका डाटा इस्तेमाल करती हैं और अपनी सर्विसेज़ चालू रखने के लिए कंपनियों को बेच देती हैं। Unroll.me जैसे टूल्स आकर्षक लग सकते हैं, बिना कोई मेहनत किए न्यूज़लेटर से सदस्यता रद्द करने के फटाफट तरीके के रूप में, लेकिन ये कंपनी एक बार अपने यूज़र्स का डाटा Uber को बेचते पकड़ी गई थी(नई विंडो)।
इसके बजाय, Proton Mail जैसे निजता-पहले ईमेल प्रदाता को चुनें, जो बिल्ट-इन ऑटो-अनसब्सक्राइब खासियत देता है और कभी भी, कभी नहीं आपका डाटा बेचता।
इंबॉक्स ज़ीरो कैसे हासिल करें
इंबॉक्स ज़ीरो तक असल में पहुंचना सीखने के लिए तैयार हैं? इस इंबॉक्स संगठन तरीके के पांच उसूल असल में काफी आसान हैं। वो हैं:
मिटा दें
आसान लगता है, है ना? लेकिन असलियत ये है कि हम डिलीट दबाने से ज़रूरत से ज़्यादा डरते हैं। हर ईमेल को जवाब देने की ज़रूरत नहीं होती, और आपको मिले हर ईमेल का जवाब देना फ़िज़िकली नामुमकिन है। अगर आप किसी संदेश का जवाब देने का प्लैन नहीं कर रहे, और उसे संग्रह में रखने की ज़रूरत भी नहीं, तो बस डिलीट बटन दबा दें।
अगर आपको डर है कि कहीं आप कोई ज़रूरी ईमेल मिटा ना दें, तो टेंशन लेना छोड़ें। ज़्यादातर ईमेल क्लाइंट आपके मिटाए गए संदेश कचरा फोल्डर में रखते हैं, और Proton के साथ उसका कंटेंट 30 दिन तक उस फोल्डर में रहता है, तो अगर आपने गलती से कुछ ज़रूरी मिटाया हो, तो आप उसे वापस ला सकते हैं।
एक बार छोड़ने, की आदत पड़ जाने के बाद, एक कदम आगे बढ़ें और अपने इंबॉक्स में मौजूद तीन महीने से पुरानी हर चीज़ को संग्रहित करें या मिटा दें।
सौंपें
अगर कोई ईमेल आपको भेजा गया था लेकिन आप जानते हैं कि कोई और सहकर्मी उसका जवाब ज़्यादा तेज़ी से दे सकता है, तो वो ईमेल उन सहकर्मियों को फॉरवर्ड करें जिनके पास इस मामले को हैंडल करने के लिए ज़्यादा समय या अनुभव है।
ये कुछ ऐसा है जो हर कोई एक जैसे तरीके से नहीं कर सकता, और ये तय करते वक़्त कि आप कोई ईमेल या काम किसी और को सौंप सकते हैं या नहीं, आपको अपनी समझदारी का इस्तेमाल करना होगा।
अगर आपका वर्क एनवायरनमेंट आपको अपने सहकर्मियों को ईमेल सौंपने की इजाज़त नहीं देता, तो ये जानना बेहद ज़रूरी है कि अपने ईमेल को प्राथमिकता कैसे दें, और एक ऐसा सिस्टम बनाएं जो आपके लिए काम करे।
जवाब दें
अगर आप जानते हैं कि आपका जवाब सिर्फ़ एक मिनट लेगा और ये आपको हाथ के काम से नहीं रोकेगा, तो एक पल निकाल के जवाब दे दें, लेकिन तब नहीं जब इससे आपकी रफ़्तार टूटने का ख़तरा हो।
टालें
कुछ ईमेल हैं जिन्हें ज़्यादा ध्यान चाहिए? उन्हें किसी दूसरे फोल्डर में ले जाएं और जब आपके पास कम काम हो, तब उनका जवाब दें।
फोल्डर इस्तेमाल करना, फ्लैग (या तारे) और लेबल उन ईमेल पे नज़र रखने का एक मददगार तरीका हो सकता है जिनका जवाब देना है, ताकि समय मिलने पे आप उनकी तरफ लौट सकें।
Proton Mail के साथ आप सूचना बंद भी दबा सकते हैं, और फटाफट एक रिमाइंडर जोड़ सकते हैं ताकि आपके ज़रूरी ईमेल अफ़रा-तफ़री में कभी खोएं नहीं।
करें
अगर भेजने वाले आपसे कुछ ऐसा करवाना चाहते हैं जिसमें आपको ज़्यादा समय नहीं लगेगा, तो एक पल निकाल के काम पूरा कर लें ताकि वो बाद में बड़ी समस्या ना बन जाए।
अगर आप काम कुछ ही मिनटों में पूरा नहीं कर सकते, तो उसे डेडलाइन के साथ एक कैलेंडर में जोड़ें, और एक रिमाइंडर सेट करें ताकि आप भूलें नहीं।
इंबॉक्स ज़ीरो आज कैसा दिखता है?
Mann ने इंबॉक्स ज़ीरो तरीका लगभग दो दशक पहले गढ़ा था, और तब से हमारे संवाद करने और टेक्नोलॉजी इस्तेमाल करने के तरीके में बहुत कुछ बदल गया है।
चाहे ये इंबॉक्स संगठन तरीका पहले व्यस्त प्रोफेशनल्स को अपने इंबॉक्स को ज़ीरो अपठित ईमेल तक लाने के लिए प्रेरित करने के लिए इस्तेमाल होता था, समय के साथ ये तरीका बेहतर संगठन कौशल हासिल करने और ईमेल पे खर्च होने वाले समय और दिमाग़ी मेहनत को काफी कम करने का तरीका बन गया है। आख़िरकार, ईमेल पढ़ने में बचाया गया समय कीमती समय है जिसे कहीं और इस्तेमाल किया जा सकता है।
Mann ने अपने मशहूर तरीके के विरोधाभासी नाम को एक लेख(नई विंडो)में स्वीकार किया, जिसे उन्होंने इस साल अपनी वेबसाइट पे दोबारा पोस्ट किया(नई विंडो)। उसमें उन्होंने लिखा:
“इंबॉक्स ज़ीरो का प्रसिद्ध ‘ज़ीरो’ किसी दिए गए समय आपके इंबॉक्स में पड़े ईमेल संदेशों की संख्या के बारे में नहीं है। और, मशहूर राय के उलट, ये किसी भी कीमत पे खाली इंबॉक्स हासिल करने की कोशिश में आपके कीमती दिन के घंटों बर्बाद करने के बारे में बिल्कुल नहीं है। वो तो बस बकवास है।”
और ये बात आज पहले से कहीं ज़्यादा सही बैठती है
एक ऐसे दौर में, जब हमें दिन के किसी भी समय, सुबह हो या रात, काम पर हों या नहीं, संपर्क किया जा सकता है, हम अपना समय कैसे इस्तेमाल करते हैं, ये मायने रखता है। अपने इंबॉक्स को संभालना सीखना, इसके बजाय कि वो आपको संभाले, बेहतर संतुलन और कुशलता वाली ज़िंदगी जीने की एक कुंजी है। जो ऑफिस में और बाहर, दोनों में ज़्यादा खुशी की तरफ भी ले जा सकता है।
Mann के मुताबिक इंबॉक्स ज़ीरो तरीका असल में ज़ीरो ईमेल हासिल करने के बारे में कम है, और ज़्यादा एक “दार्शनिक अभ्यास” के बारे में है, जिसमें सीखा जाता है कि हम अपने डिजिटल वर्कफ़्लो में कौन सी ध्यान भटकाने वाली चीज़ें और कब आने देते हैं, “और, फिर, उन इनपुट का ज़िम्मेदारी से लेकिन ध्यान से ख़याल रखना, ऐसे तरीके से जो हमारी उस काम के प्रति व्यक्तिगत प्रतिबद्धता में कभी रुकावट ना बनने दे जो सच में हमारे लिए मायने रखता है।”
इंबॉक्स ज़ीरो आपके लिए हक़ीक़त नहीं हो सकता — इसके बजाय हमारा सुझाव ये है
इंबॉक्स ज़ीरो तरीका एक बहुत ऊंचा लक्ष्य लग सकता है, और चाहे वो आकर्षक सुनाई दे, ये आपके काम करने के अंदाज़ के लिए टिकाऊ नहीं हो सकता।
कुछ लोगों के लिए इंबॉक्स को ज़ीरो पे ना देखना और ज़्यादा बेवजह का तनाव दे सकता है। अगर ये आपकी बात है, तो एक ऐसी रणनीति अपनाना ज़रूरी है जो आपकी लाइफ़स्टाइल के लिए काम करे। और सच में, Mann का तरीका असल में यही बात है। अगर आपको बोझ ज़्यादा लग रहा हो, तो ये आज़माएं:
- वास्तविक लक्ष्य रखें, जैसे कि अपने अपठित ईमेल 15 या उससे कम पे सीमित रखना।
- ईमेल का जवाब देने के लिए खुद को 24 या 48 घंटे का समय देकर सीमाएं तय करें।
- फोल्डर, फ्लैग और लेबल का इस्तेमाल करते हुए ऐसा सिस्टम बनाएं जो आपके लिए काम करे। इस तरह आप “इंबॉक्स ज़ीरो” हासिल किए बिना अपना इंबॉक्स व्यवस्थित कर सकते हैं, जो वैसे भी शायद असली इंबॉक्स ज़ीरो है।
- इस्तेमाल करें Proton का न्यूज़लेटर व्यू, जो आपको अपनी सदस्यताएं पढ़ने और व्यवस्थित करने के लिए एक अलग जगह देता है, आपके इंबॉक्स से अलग।
निजता का ध्यान रखते हुए अपना इंबॉक्स कैसे व्यवस्थित रखें
आप बिना नहाए और बिना दांत साफ़ किए काम पे नहीं जाते। आपकी ऑनलाइन हाइजीन भी उतनी ही ज़रूरी है। ये पक्का करने के लिए कि आपका डिजिटल फ़ुटप्रिंट हेल्दी और सुरक्षित रहे, ये साप्ताहिक आदतें अपनाने पे विचार करें:
- अपने इंबॉक्स की समीक्षा करें और उन ईमेल को मिटा दें या संग्रह में डालें जिनकी आपको ज़रूरत नहीं है।
- उन न्यूज़लेटर से सदस्यता रद्द करें जिनकी आपको ज़रूरत नहीं, और उन सदस्यताओं के लिए Proton का न्यूज़लेटर व्यू इस्तेमाल करें जिन्हें आप रखना चाहते हैं।
- अपने फिल्टर और फोल्डर अपडेट करें ताकि ज़रूरी ईमेल छूट ना जाएं।
- अपने ऐप की अनुमतियों की जांच करें ताकि ये सुनिश्चित हो सके कि आप अपना डाटा किसी गैर-भरोसेमंद स्रोत के साथ शेयर न करें।
स्क्रीन के सामने कम समय बिताने की कोशिश कर रहे हैं? हमारे डिजिटल मिनिमलिज़्म टिप्स देखें।
Proton के साथ अपना इंबॉक्स अव्यवस्था-मुक़्त रखें
Proton Mail सिर्फ़ इंबॉक्स संगठन में ही मदद नहीं करता, वो आपका डाटा भी सुरक्षित रखता है, और पक्का करता है कि आपके ईमेल सिर्फ़ आप ही देख सकें, कोई और नहीं।
ऐसा इसलिए, क्योंकि Proton Mail शुरु-से-अंत तक एन्क्रिप्ट किया होता है। इसलिए आपको कभी चिंता नहीं करनी पड़ती कि हम आपके ईमेल स्कैन कर रहे हैं या आपकी सेंसिटिव जानकारी बेच रहे हैं।
न्यूज़लेटर व्यू, सूचना बंद और ऑटो-अनसब्सक्राइब जैसी खासियतों के साथ, Proton Mail निजता-पहले प्लैटफॉर्म पे इंबॉक्स ज़ीरो हासिल करना पहले से कहीं आसान बनाता है
अगर आप अपने वर्कफ़्लो और अपनी निजता, दोनों पे काबू पाने के लिए तैयार हैं, तो आज ही Proton Mail के साथ फ्री ईमेल लेने के लिए साइनअप करें।
इंबॉक्स ज़ीरो के बारे में अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
इंबॉक्स ज़ीरो क्या है?
इंबॉक्स ज़ीरो तरीका एक ईमेल मैनेजमेंट तकनीक है, जिसे प्रोडक्टिविटी एक्सपर्ट Merlin Mann ने गढ़ा। ये तरीका एक आम रणनीति है जो लोगों को सिखाती है कि काम कैसे सौंपें, ईमेल का जवाब कैसे दें, और अपना समय कुशल तरीके से कैसे इस्तेमाल करें, जिससे वो पूरे दिन पटरी पे रह सकें।
क्या इंबॉक्स ज़ीरो सच में इतना मददगार है?
हो सकता है। इस पे निर्भर करता है कि आप Mann की रणनीति का इस्तेमाल कैसे करते हैं, इंबॉक्स ज़ीरो तरीका एक बेहद मददगार टूल हो सकता है। याद रखें, इंबॉक्स ज़ीरो आपके इंबॉक्स में कभी कोई ईमेल ना होने के बारे में नहीं है, बल्कि ईमेल पढ़ने और उनका जवाब देने में लगने वाले समय को छोटा करने के बारे में है, ताकि आप वो काम कर सकें जिसके लिए आपको असल में पैसे मिलते हैं।
अपनी निजता पक्की रखते हुए इंबॉक्स कैसे व्यवस्थित करें?
एक निजता-पहले ईमेल प्रदाता इस्तेमाल करें, जैसे Proton Mail, ताकि अपना इंबॉक्स संभालें और साथ ही पक्का करें कि आपके संदेश स्कैन नहीं हो रहे और आपका डाटा ख़रीदा-बेचा नहीं जा रहा।
क्या ईमेल से सदस्यता रद्द करना इंबॉक्स ज़ीरो का हिस्सा है?
चाहे वो इंबॉक्स ज़ीरो के उसूलों में से एक नहीं है, मिटाना तो है, और गैर-ज़रूरी सदस्यताओं और न्यूज़लेटर से सदस्यता रद्द करने से पक्का होता है कि आपके पास हर दिन मिटाने के लिए कम ईमेल रहेंगे।
मेरे पास कितने अपठित ईमेल होने चाहिए?
वो संख्या एक निजी चुनाव है, हालांकि हम सुझाव देते हैं कि हर दिन के आख़िर में अपठित ईमेल 15 से कम रखने की कोशिश करें, ताकि अगले दिन कम चिंताओं के साथ काम पे लौट सकें।
