专业人士平均 120 封每日邮件（新窗口），每年总计约 43,800 封。无论从事哪个行业，这都是需要处理的巨量 商务 电子邮件。
无论您有成百上千封未读电子邮件堆积如山，还是每天花费数小时整理收件箱，您很可能都曾希望有一种更好、更轻松的方式来应对这项无处不在的任务。
如果有一种方法可以每天清空收件箱，既不错过重要消息，也不打断工作流程，会怎样？
这就是“收件箱清零”——一种能帮助专业人士控制电子邮件问题、并为真正重要的工作腾出宝贵时间的方法。
本文将介绍如何将这种收件箱整理方法融入您的工作流程，让生活更轻松、压力更小。将收件箱清零方法与 Proton 的隐私优先工具相结合，您将很快实现更高效、更精简的工作与生活平衡。
什么是收件箱清零？
管理收件箱——这是一项永无止境的西西弗斯式任务。前一秒收件箱还勉强可以应付，下一秒电子邮件便汹涌而至，您一封接一封地回复，而“未读”文件夹却已经失控般增长。
如果保持收件箱井井有条让您感觉就像不断将巨石推上山顶，而每次到达顶端巨石又滚落下来，那么您一定深知电子邮件可能带来的压力。
正因如此，生产力专家 Merlin Mann 最初提出了收件箱清零方法，旨在鼓励更好的 电子邮件管理，提高生产力，最重要的是——减轻收件箱爆满可能带来的不必要压力。
为什么保持收件箱井井有条如此困难？
您的收件箱似乎总是难以真正井井有条——即使偶尔做到了，也只是昙花一现。造成这种情况的原因有几个。
减少收件箱的杂乱的一种方法是尽量减少您订阅的新闻通讯和电子邮件数量。或者，您的电子邮件地址可能在不必要的营销或公关列表中。虽然收件箱中可能充满了对您工作很重要的电子邮件，但请花点时间找出杂乱的根源，清除工作中不必要的重复邮件。
Proton 的 新闻通讯视图可让您在一个位置查看和管理所有电子邮件订阅，轻松取消订阅不再相关的列表。
难道没有一款应用能解决这个问题吗？
市面上有很多可以帮助整理收件箱的工具，但它们的质量参差不齐。
这些免费服务中有许多其实并非真正免费——它们使用您的数据并将其出售给其他公司以维持自身服务运转。像 Unroll.me 这样的工具看似可以快速轻松地取消订阅新闻通讯而无需自己费心，颇有吸引力——但 该公司曾被发现在向 Uber 出售用户数据（新窗口）。
不妨选择像 Proton Mail 这样的隐私优先电子邮件提供商，它提供内置的 自动取消订阅功能，并且绝不会出售您的数据。
如何实现收件箱清零
准备好了解如何真正实现收件箱清零了吗？这种收件箱整理方法的五大原则其实非常简单。它们是：
删除
看起来很显而易见，对吧？但现实是，我们点击删除时的顾虑往往超出了必要的程度。并非每封电子邮件都需要回复，而且实际上也不可能回复收到的每封邮件。如果您不打算回复某条消息，也不需要将其存档，只需点击删除按钮即可。
如果您担心会误删重要的电子邮件，请放心。大多数电子邮件客户端都会将已删除的消息保存在废件箱文件夹中，使用 Proton 时，其中的内容会保留在该文件夹中 30 天，因此即使不小心误删了重要邮件，也可以找回。
一旦掌握了放手的诀窍，就可以更进一步，将收件箱中超过三个月的所有内容存档或删除。
委派
如果一封电子邮件发送给了您，但您知道另一位同事能更快回复，可以将这些邮件转发给有更多时间或专业知识来处理此事的同事。
并非每个人都能同等地做到这一点，在决定是否可以将电子邮件或任务交给他人时，您需要做出最合理的判断。
如果您的工作环境不允许将电子邮件委派给同事，那么学会如何确定邮件的优先级并建立一套适合自己的系统就至关重要。
回复
如果您知道回复只需一分钟，且不会打断手头的任务，可以花点时间回复——但如果这可能会让您失去工作节奏，则不必如此。
推迟
有需要更多关注的电子邮件？将它们移至其他文件夹，在日程较少时再回复。
使用文件夹、旗标（或星标）和标签可以帮助您标记需要回复的电子邮件，以便有时间时再回头处理。
使用 Proton Mail，您还可以点击 推迟，快速添加提醒，确保重要的电子邮件永远不会被遗忘。
执行
如果发件人要求您做一件您知道不会花费太多时间的事情，请花点时间完成该任务，以免日后积重难返，演变成问题。
如果您无法在几分钟内完成任务，请将该任务连同截止日期添加到 日历中，并设置 提醒，以免遗忘。
如今的收件箱清零是什么样的？
Mann 在近二十年前提出了收件箱清零方法，自那时以来，我们的沟通方式和技术使用方式已经发生了很大变化。
虽然这种收件箱整理方法最初是为了激励忙碌的专业人士将收件箱中的未读邮件减少到零，但随着时间的推移，该方法已转变为一种培养更强组织能力、大幅减少通常花在电子邮件上的时间和精力的方式。毕竟，节省下来的阅读邮件时间是可以用于其他方面的宝贵时间。
Mann 今年在其网站上转（新窗口）发的一篇文章（新窗口）中甚至承认了他这一著名方法的名称存在矛盾。在文中，他写道：
“收件箱清零”这一名称中的“零”并非指在某一时刻停留在收件箱中的电子邮件消息数量。而且，与普遍看法相反，它绝对不是要花费一天中的宝贵时间，不惜任何代价去实现清空收件箱。那纯粹是无稽之谈。
如今，这一点比以往任何时候都更能引起共鸣。
在这个白天或夜晚、工作与否都可能随时被联系上的时代，如何利用时间至关重要。学会管理收件箱，而不是被收件箱管理，是实现生活更加平衡高效的关键之一。这也能让您在工作内外都获得更多幸福感。
按照 Mann 的说法，收件箱清零方法与其说是真正实现邮件净零，不如说是一种“哲学实践”，即了解我们允许哪些干扰在何时进入数字工作流程——“然后，以负责任但专注的方式处理这些输入，绝不让其妨碍我们对完成真正重要之事的承诺。”
收件箱清零对您来说可能不太现实——以下是我们建议的替代方案
收件箱清零方法可能感觉像是一个高远的目标，虽然听起来很诱人，但对于您的工作方式而言可能难以持续。
对某些人来说，看到收件箱不为零反而可能引发更多不必要的压力。如果您也是这样，那么实施一种适合自己生活方式的策略就很重要——而这其实正是 Mann 方法的真正要义。如果您感到不堪重负，可以尝试以下方法：
- 保持切合实际的目标，例如将未读电子邮件控制在 15 封或更少。
- 设定界限， 给自己 24 或 48 小时的时间来回复电子邮件。
- 创建一套适合自己的体系，利用文件夹、旗标和标签来管理邮件。这样，无需做到“收件箱清零”，也能整理好自己的收件箱——况且适合自己的体系，或许才是真正的收件箱清零。
- 使用 Proton 的 新闻通讯视图，它为您提供一个专属空间，用于阅读和整理订阅内容，与收件箱分开。
如何在保护隐私的同时保持收件箱井井有条
您不会不洗澡、不刷牙就去上班。在线卫生同样重要。为确保您的数字足迹健康安全，可以考虑养成以下每周习惯：
- 审查自己的收件箱，删除或存档不需要的电子邮件。
- 取消订阅不需要的新闻通讯，并将 Proton 的新闻通讯视图用于想要保留的订阅。
- 更新您的过滤器和文件夹，确保重要的电子邮件不会被遗漏。
- 检查应用的权限，确保没有将个人数据分享给不可信的来源。
想减少面对屏幕的时间？不妨看看我们的数字极简主义建议。
使用 Proton 保持收件箱整洁有序
Proton Mail 不仅能帮助您整理收件箱，还能保障您的数据安全，确保除您之外任何人都无法访问您的电子邮件。
这是因为 Proton Mail 采用端到端加密——因此您无需担心我们会扫描您的电子邮件或出售您的敏感信息。
凭借新闻通讯视图、推迟和自动取消订阅等功能，Proton Mail 让在隐私优先平台上实现收件箱清零变得前所未有地轻松。
如果您已准备好掌控自己的工作流程——以及隐私——请立即注册 Proton Mail 的 免费电子邮件。
关于收件箱清零的常见问题
什么是收件箱清零？
收件箱清零方法是由生产力专家 Merlin Mann 提出的一种 电子邮件管理技巧。这种方法是一种常见策略，教人们如何委派任务、回复电子邮件并高效利用时间，从而全天保持正轨。
收件箱清零真的那么有用吗？
确实可能如此。取决于您如何运用 Mann 的策略，收件箱清零方法可以成为一个非常有用的工具。请记住，收件箱清零并不是指收件箱中永远没有任何电子邮件，而是要尽量减少阅读和回复电子邮件所花费的时间，以便您能去做真正领取薪水要做的工作。
如何在确保隐私的同时整理我的收件箱？
使用像 Proton Mail 这样的隐私优先电子邮件提供商来管理收件箱，同时确保您的消息不会被扫描，您的数据不会被买卖。
取消订阅电子邮件是收件箱清零的一部分吗？
虽然取消订阅并不是收件箱清零的原则之一，但删除是；取消订阅不必要的订阅和新闻通讯可以确保您每天需要删除的电子邮件更少。
我应该保留多少封未读电子邮件？
这个数字取决于个人选择，不过我们建议尽量让每天结束时未读电子邮件保持在 15 封以内，这样第二天上班时需要操心的事情就更少。
