วิธีทำให้กล่องขาเข้าว่างเปล่า: เคล็ดลับการจัดระเบียบกล่องขาเข้าโดยคำนึงถึงความเป็นส่วนตัวเป็นอันดับแรก

โดยเฉลี่ยแล้วมืออาชีพจะได้รับอีเมลประมาณ 120 ฉบับ ต่อวัน(หน้าต่างใหม่) คิดเป็นประมาณ 43,800 ฉบับต่อปี ไม่ว่าจะทำงานในอุตสาหกรรมใด นั่นเป็นจำนวนอีเมลธุรกิจมหาศาลที่ต้องจัดการ

ไม่ว่าจะมีอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านสะสมอยู่หลายร้อยฉบับ หรือใช้เวลาหลายชั่วโมงต่อวันในการจัดระเบียบกล่องขาเข้า ก็มีแนวโน้มว่าจะต้องการแนวทางที่ดีและง่ายกว่านี้สำหรับงานที่พบเจอได้ทั่วไปนี้

จะดีกว่าไหมหากมีวิธีทำให้กล่องขาเข้าว่างเปล่าในทุก ๆ วัน โดยไม่พลาดข้อความสำคัญหรือรบกวนขั้นตอนการทำงาน?

ขอแนะนำ “inbox zero” ซึ่งเป็นวิธีการที่สามารถช่วยให้มืออาชีพควบคุมปัญหาอีเมลได้ พร้อมทั้งคืนเวลาอันมีค่าให้กับงานที่สำคัญอย่างแท้จริง

ในบทความนี้ จะมีการอธิบายถึงวิธีการใช้วิธีการจัดระเบียบกล่องขาเข้าในขั้นตอนการทำงานเพื่อให้ชีวิตง่ายขึ้นและเครียดน้อยลง เมื่อจับคู่วิธี inbox zero เข้ากับเครื่องมือที่เน้นความเป็นส่วนตัวเป็นหลักของ Proton ก็จะช่วยให้สามารถสร้างสมดุลระหว่างการทำงานและการใช้ชีวิตที่ทำงานได้มีประสิทธิภาพและคล่องตัวยิ่งขึ้นได้ในเวลาไม่นาน

Inbox zero คืออะไร?

การจัดการกล่องขาเข้าคือสุดยอดงานที่ไม่มีวันสิ้นสุด ในช่วงเวลาหนึ่งกล่องขาเข้าอาจดูพอรับมือได้ แต่ในวินาทีถัดมา ก็อาจได้รับอีเมลอย่างล้นหลาม ต้องตอบกลับฉบับแล้วฉบับเล่า ในขณะที่โฟลเดอร์ “ยังไม่ได้อ่าน” เติบโตขึ้นจนควบคุมไม่ได้

หากการจัดระเบียบกล่องขาเข้ารู้สึกเหมือนต้องเข็นหินก้อนใหญ่ขึ้นภูเขาอยู่ตลอดเวลา เพียงเพื่อจะเห็นมันกลิ้งกลับลงมาทุกครั้งที่ไปถึงยอดเขา ก็คงจะรู้ดีว่าอีเมลสามารถสร้างความเครียดได้มากเพียงใด

นั่นคือเหตุผลที่ Merlin Mann ผู้เชี่ยวชาญด้านประสิทธิภาพการทำงาน ได้คิดค้นวิธี inbox zero ขึ้นมาเพื่อส่งเสริมการจัดการอีเมลที่ดีขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และที่สำคัญที่สุดคือช่วยผ่อนคลายความเครียดที่ไม่จำเป็นซึ่งเกิดจากกล่องขาเข้าที่เต็ม

เหตุใดการจัดระเบียบกล่องขาข้าวจึงเป็นเรื่องยากนัก?

มีเหตุผลหลายประการที่ทำให้กล่องขาเข้าไม่เคยรู้สึกว่าได้รับการจัดระเบียบอย่างแท้จริง — หรือถ้าจัดได้ ก็เป็นเพียงช่วงเวลาสั้น ๆ เท่านั้น

วิธีหนึ่งในการลดความยุ่งเหยิงในกล่องขาเข้าคือการลดจำนวนจดหมายข่าวและอีเมลที่สมัครรับข้อมูลไว้ หรือที่อยู่อีเมลอาจจะอยู่ในรายการการตลาดหรือประชาสัมพันธ์ที่ไม่จำเป็น แม้ว่ากล่องขาเข้าส่วนใหญ่จะเต็มไปด้วยอีเมลที่สำคัญต่องาน แต่ขอแนะนำให้ใช้เวลาสักครู่เพื่อระบุต้นตอของความยุ่งเหยิง และคัดกรองอีเมลที่ส่งมาซ้ำ ๆ ซึ่งไม่จำเป็นสำหรับงานออกไป

มุมมองจดหมายข่าวของ Proton ช่วยให้มองเห็นและจัดการการสมัครรับอีเมลทั้งหมดได้ในที่เดียว ทำให้ยกเลิกการเป็นสมาชิกจากรายการที่ไม่มีความเกี่ยวข้องอีกต่อไปได้ง่ายขึ้น

ไม่มีแอปสำหรับเรื่องนั้นหรือ?

มีเครื่องมือมากมายในตลาดที่สามารถช่วยในการจัดระเบียบกล่องขาเข้าได้ แต่เครื่องมือเหล่านั้นไม่ได้ถูกสร้างขึ้นมาให้มีประสิทธิภาพเท่ากันหมด

บริการฟรีเหล่านี้จำนวนมากไม่ได้ให้บริการฟรีอย่างแท้จริง — เนื่องจากมีการนำข้อมูลไปใช้และขายให้กับบริษัทต่าง ๆ เพื่อให้สามารถเปิดให้บริการต่อไปได้ เครื่องมืออย่าง Unroll.me อาจดึงดูดใจเนื่องจากเป็นวิธีที่รวดเร็วและง่ายดายในการยกเลิกการเป็นสมาชิกจากจดหมายข่าวโดยไม่ต้องลงมือทำเอง — แต่เคยมีข้อมูลพบว่าบริษัทดังกล่าวขายข้อมูลของผู้ใช้ให้กับ Uber(หน้าต่างใหม่)

แต่ควรเลือกผู้ให้บริการอีเมลที่เน้นความเป็นส่วนตัวเป็นหลักอย่าง Proton Mail ซึ่งมีคุณสมบัติยกเลิกการเป็นสมาชิกอัตโนมัติในตัว และจะไม่มีวันขายข้อมูลอย่างเด็ดขาด

วิธีทำให้บรรลุเป้าหมาย inbox zero

พร้อมที่จะเรียนรู้วิธีกำจัดกล่องขาเข้าให้เป็นศูนย์อย่างแท้จริงหรือยัง? หลักการห้าประการของวิธีการจัดระเบียบกล่องขาเข้านี้นั้นง่ายมาก ได้แก่:

ลบ

ดูเหมือนชัดเจนใช่ไหม? แต่ในความเป็นจริง มีความกลัวที่จะคลิกลบมากกว่าที่ควรจะเป็น ไม่ใช่อีเมลทุกฉบับที่ต้องได้รับความตอบกลับ และเป็นไปไม่ได้เลยที่จะตอบกลับอีเมลทุกฉบับที่ได้รับ หากไม่มีแผนที่จะตอบกลับข้อความ และไม่จำเป็นต้องเก็บถาวร ก็เพียงแค่คลิกปุ่มลบ

หากกังวลว่าจะลบอีเมลสำคัญไป ก็ขอให้ผ่อนคลาย เพราะโปรแกรมอีเมลส่วนใหญ่จะเก็บข้อความที่ลบไว้ในโฟลเดอร์ถังขยะ และสำหรับ Proton เนื้อหาเหล่านั้นจะคงอยู่ในโฟลเดอร์นั้นเป็นเวลา 30 วัน จึงสามารถกู้คืนข้อมูลกลับมาได้หากลบสิ่งสำคัญไปโดยไม่ได้ตั้งใจ

เมื่อเริ่มคุ้นเคยกับการปล่อยวางแล้ว_, ก็สามารถก้าวไปอีกขั้นด้วยการเก็บถาวรหรือลบทุกอย่างในกล่องขาเข้าที่มีอายุมากกว่าสามเดือน

มอบหมายงาน

หากมีอีเมลถูกส่งมาถึง แต่ทราบว่าเพื่อนร่วมงานคนอื่นสามารถตอบได้เร็วกว่า ให้ส่งต่ออีเมลเหล่านั้นไปยังเพื่อนร่วมงานที่มีเวลาหรือความเชี่ยวชาญมากกว่าในการจัดการเรื่องดังกล่าว

นี่เป็นสิ่งที่ไม่ใช่ทุกคนจะสามารถนำไปใช้ได้เท่ากัน และจำเป็นต้องใช้วิจารณญาณที่ดีที่สุดเมื่อต้องตัดสินใจว่าจะส่งต่ออีเมลหรือภารกิจให้ผู้อื่นดีหรือไม่

หากสภาพแวดล้อมการทำงานไม่อนุญาตให้มอบหมายงานจากอีเมลให้เพื่อนร่วมงาน สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือต้องเรียนรู้วิธีกำหนดลำดับความสำคัญของอีเมล และพัฒนาระบบที่เหมาะสมกับตนเอง

ตอบกลับ

หากทราบว่าการตอบกลับจะใช้เวลาเพียงนาทีเดียวและจะไม่รบกวนภารกิจที่ทำอยู่ ให้ใช้เวลาสักครู่เพื่อตอบกลับ แต่ไม่ควรทำหากมีความเสี่ยงที่จะทำให้เสียจังหวะในการทำงาน

เลื่อนออกไป

มีอีเมลที่ต้องการความใส่ใจมากกว่านี้หรือไม่? ให้ย้ายอีเมลเหล่านั้นไปยังโฟลเดอร์อื่นและตอบกลับเมื่อมีภาระงานน้อยลง

การใช้โฟลเดอร์ ธง (หรือดาว) และป้ายกำกับสามารถเป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการบันทึกอีเมลที่ต้องการการตอบกลับ เพื่อให้สามารถย้อนกลับมาจัดการได้เมื่อมีเวลา

เมื่อใช้ Proton Mail ยังสามารถกด ปิดเสียงเตือนชั่วคราว และเพิ่มการแจ้งเตือนได้อย่างรวดเร็วเพื่อไม่ให้อีเมลสำคัญสูญหายไปในระหว่างการทำงาน

ลงมือทำ

หากผู้ส่งขอให้ทำบางสิ่งที่จะไม่ใช้เวลามากนัก ให้ใช้เวลาสักครู่เพื่อทำภารกิจนั้นให้เสร็จสิ้น เพื่อไม่ให้เรื่องบานปลายและกลายเป็นปัญหาในภายหลัง

หากไม่สามารถทำภารกิจนั้นให้เสร็จสิ้นได้ในเวลาไม่กี่นาที ให้เพิ่มภารกิจนั้นลงในปฏิทินพร้อมกำหนดส่ง และตั้งค่าการแจ้งเตือนเพื่อไม่ให้ลืม

ปัจจุบัน Inbox Zero มีลักษณะอย่างไร?

Mann ได้คิดค้นวิธีการ inbox zero ขึ้นมาเมื่อเกือบสองทศวรรษก่อน และตั้งแต่นั้นมา วิธีการสื่อสารและการใช้เทคโนโลยีก็ได้เปลี่ยนไปอย่างมาก

แม้ว่าในตอนแรกจะมีการนำวิธีการจัดระเบียบกล่องขาเข้าดังกล่าวมาใช้เพื่อกระตุ้นให้มืออาชีพที่ยุ่งวุ่นวายลดจำนวนอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านในกล่องขาเข้าให้เหลือศูนย์ แต่วิธีการนี้ก็ได้ปรับเปลี่ยนไปตามกาลเวลาเพื่อเป็นวิธีในการเพิ่มพูนทักษะการจัดระเบียบที่ดีขึ้น และลดเวลาและพลังสมองที่ปกติแล้วต้องเสียไปกับอีเมลได้อย่างมาก เพราะเวลาที่ประหยัดได้จากการอ่านอีเมลคือเวลาอันมีค่าที่สามารถนำไปใช้ในด้านอื่น ๆ ได้

Mann ถึงกับยอมรับชื่อที่ขัดแย้งกันของวิธีการที่มีชื่อเสียงในบทความ(หน้าต่างใหม่)ที่นำมาโพสต์ใหม่(หน้าต่างใหม่)บนเว็บไซต์ในปีนี้ โดยได้เขียนไว้ว่า:

“คำว่า ‘ศูนย์’ ใน Inbox Zero ไม่ได้เกี่ยวกับจำนวนข้อความอีเมลที่ค้างอยู่ในกล่องขาเข้า ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง และตรงกันข้ามกับความคิดเห็นส่วนใหญ่ มันไม่ใช่เรื่องของการใช้เวลาอันมีค่าหลายชั่วโมงในแต่ละวันเพื่อพยายามทำให้กล่องขาเข้าว่างเปล่าไม่ว่าจะต้องเสียอะไรไปก็ตาม นั่นเป็นเรื่องที่ไร้สาระสิ้นดี”

และสิ่งนั้นก็สร้างความเข้าใจและเข้าถึงได้ดีขึ้นกว่าที่เคยเป็นมา

ในยุคที่สามารถเข้าถึงกันได้ตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็นช่วงเช้าหรือกลางคืน ในเวลาทำงานหรือนอกเวลาทำงาน วิธีการใช้เวลาจึงมีความสำคัญ มาก การเรียนรู้วิธีกำลาดกล่องขาเข้า แทนที่จะปล่อยให้กล่องขาเข้าควบคุม คือกุญแจสำคัญประการหนึ่งในการดำเนินชีวิตที่มีสมดุลและมีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น ซึ่งสามารถเปลี่ยนเป็นความสุขในการทำงานและนอกสถานที่ทำงานได้ดีขึ้นเช่นกัน

จากข้อมูลของ Mann วิธีการ inbox zero ไม่ใช่เรื่องของการทำให้อีเมลสุทธิเหลือศูนย์จริง ๆ แต่เป็น “แนวปฏิบัติทางปรัชญา” ในการเรียนรู้ว่ายอมให้สิ่งรบกวนใด ๆ เข้ามาในขั้นตอนการทำงานดิจิทัล และเมื่อใด — “จากนั้นจึงจัดการกับข้อมูลที่ป้อนเข้ามาเหล่านั้นด้วยความรับผิดชอบและมีสติ โดยไม่ยอมให้สิ่งเหล่านั้นมาขัดขวางความมุ่งมั่นส่วนตัวในการทำงานที่สำคัญอย่างแท้จริง”

Inbox zero อาจไม่สามารถเกิดขึ้นได้จริง — ขอเสนอแนะแนวทางอื่นทดแทนดังนี้

วิธีการ inbox zero อาจรู้สึกเหมือนเป็นเป้าหมายที่สูงส่ง และแม้จะฟังดูน่าดึงดูดใจ แต่อาจไม่ยั่งยืนสำหรับสไตล์การทำงาน

สำหรับบางคน การเห็นกล่องขาเข้า ไม่ เป็นศูนย์อาจกระตุ้นให้เกิดความเครียดโดยไม่จำเป็นได้ หากรู้สึกเช่นนั้น สิ่งสำคัญคือต้องนำกลยุทธ์ที่เหมาะกับไลฟ์สไตล์ไปใช้ — และนั่นคือสิ่งที่วิธีการของ Mann ต้องการสื่อ อย่างแท้จริง หากรู้สึกรับมือไม่ไหว ให้ทดลองทำสิ่งต่อไปนี้:

• รักษาเป้าหมายที่สมจริง เช่น การจำกัดอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านให้เหลือ 15 ฉบับหรือน้อยกว่านั้น
• ตั้งขอบเขต โดยให้เวลา 24 หรือ 48 ชั่วโมงในการตอบกลับอีเมล
• สร้างระบบที่เหมาะสมกับตนเองโดยใช้โฟลเดอร์ ธง และป้ายกำกับ วิธีนี้จะช่วยให้สามารถจัดระเบียบกล่องขาเข้าได้โดยไม่จำเป็นต้องบรรลุเป้าหมาย “inbox zero” ซึ่งในความเป็นจริงแล้วอาจเป็นเป้าหมาย inbox zero ที่ แท้จริง อยู่แล้วก็เป็นได้
• ใช้มุมมองจดหมายข่าวของ Proton ซึ่งช่วยให้มีพื้นที่เฉพาะสำหรับอ่านและจัดระเบียบการสมัครรับข้อมูล โดยแยกต่างหากจากกล่องขาเข้า

วิธีจัดระเบียบกล่องขาเข้าโดยคำนึงถึงความเป็นส่วนตัว

คงจะไม่ไปทำงานโดยไม่อาบน้ำและแปรงฟัน สุขอนามัยออนไลน์ก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน เพื่อให้แน่ใจว่ารอยเท้าดิจิทัลมีความปลอดภัยและมีประโยชน์ ขอแนะนำให้สร้างนิสัยรายสัปดาห์ดังต่อไปนี้:

• ตรวจสอบกล่องขาเข้า และลบหรือเก็บถาวรอีเมลที่ไม่ต้องการ
• ยกเลิกการเป็นสมาชิกจากจดหมายข่าวที่ไม่ต้องการ และใช้มุมมองจดหมายข่าวของ Proton สำหรับการสมัครรับข้อมูลที่ต้องการเก็บไว้
• อัปเดตตัวกรองและโฟลเดอร์ เพื่อไม่ให้อีเมลสำคัญตกหล่นไป
• ตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงของแอปเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการแชร์ข้อมูลกับแหล่งที่มาที่ไม่น่าเชื่อถือ

ดูแลกล่องขาเข้าให้ปราศจากความยุ่งเหยิงด้วย Proton

Proton Mail ไม่เพียงแต่ช่วยจัดระเบียบกล่องขาเข้าเท่านั้น แต่ยังช่วยรักษาข้อมูลให้ปลอดภัยอีกด้วย เพื่อให้มั่นใจว่าจะไม่มีผู้ใดสามารถเข้าถึงอีเมลได้นอกจากตนเอง

เนื่องจาก Proton Mail เป็นข้อมูลที่เข้ารหัสลับจากต้นทางถึงปลายทาง — จึงไม่ต้องกังวลเรื่องการสแกนอีเมลหรือการขายข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอย่างเด็ดขาด

ด้วยคุณสมบัติต่าง ๆ เช่น มุมมองจดหมายข่าว การปิดเสียงเตือนชั่วคราว และการยกเลิกการเป็นสมาชิกอัตโนมัติ Proton Mail จะช่วยให้การบรรลุเป้าหมาย inbox zero บนแพลตฟอร์มที่คำนึงถึงความเป็นส่วนตัวเป็นอันดับแรกนั้นง่ายขึ้นกว่าที่เคย

หากพร้อมที่จะควบคุมขั้นตอนการทำงานและความเป็นส่วนตัวแล้ว สามารถลงทะเบียนอีเมลฟรีกับ Proton Mail ได้แล้ววันนี้

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ inbox zero

Inbox zero คืออะไร?

วิธีการ inbox zero คือเทคนิคการจัดการอีเมลที่คิดค้นขึ้นโดย Merlin Mann ผู้เชี่ยวชาญด้านประสิทธิภาพการทำงาน วิธีการนี้เป็นกลยุทธ์ทั่วไปที่จะสอนผู้คนถึงวิธีการมอบหมายงาน ตอบกลับอีเมล และใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะช่วยให้ทำงานได้อย่างเป็นระบบตลอดทั้งวัน

Inbox zero มีประโยชน์จริงหรือ?

สามารถมีได้ ขึ้นอยู่กับว่านำกลยุทธ์ของ Mann ไปใช้คุณอย่างไร วิธีการ inbox zero อาจเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์อย่างยิ่ง โปรดจำไว้ว่า inbox zero ไม่ใช่การไม่มีอีเมลเหลืออยู่ในกล่องขาเข้าเลย แต่เป็นการลดเวลาในการอ่านและตอบกลับอีเมลให้น้อยที่สุด เพื่อให้สามารถไปทำงานที่ได้รับค่าจ้างจริง ๆ ได้

จะสามารถจัดระเบียบกล่องขาเข้าในขณะที่ยังคงรับประกันความเป็นส่วนตัวได้อย่างไร?

เลือกใช้ผู้ให้บริการอีเมลที่เน้นความเป็นส่วนตัวเป็นหลักอย่าง Proton Mail เพื่อจัดการกล่องขาเข้า พร้อมทั้งมั่นใจได้ว่าข้อความจะไม่ถูกสแกน และข้อมูลจะไม่ถูกซื้อและขาย

การยกเลิกการเป็นสมาชิกอีเมลเป็นส่วนหนึ่งของ inbox zero หรือไม่?

แม้ว่าจะไม่ใช่หนึ่งในหลักการของ inbox zero แต่การลบนั้นใช่ และการยกเลิกการเป็นสมาชิกจากบริการสมัครสมาชิกและจดหมายข่าวที่ไม่จำเป็นสามารถช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะมีอีเมลให้ลบน้อยลงในแต่ละวัน

ควรมีอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านจำนวนเท่าใด?

ตัวเลขดังกล่าวขึ้นอยู่กับการเลือกส่วนบุคคล อย่างไรก็ตาม ขอแนะนำให้พยายามรักษาจำนวนอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านให้ต่ำกว่า 15 ฉบับเมื่อสิ้นสุดในแต่ละวัน เพื่อให้สามารถกลับไปทำงานในวันถัดไปโดยมีเรื่องให้กังวลน้อยลง