Průměrný profesionál obdrží přibližně 120 e-mailů denně(nové okno), což činí zhruba 43 800 e-mailů ročně. Bez ohledu na to, v jakém odvětví pracujete, je to ohromné množství pracovních e-mailů, které je třeba vyřídit.

Ať už se vám hromadí stovky nepřečtených e-mailů, nebo trávíte hodiny denně organizováním své doručené pošty, pravděpodobně jste si přáli lepší a snazší přístup k tomuto všudypřítomnému úkolu.

Co kdyby existoval způsob, jak každý den vyprázdnit doručenou poštu, aniž byste zmeškali důležité zprávy nebo narušili svůj pracovní postup?

Vstupte do metody „inbox zero“ (prázdná doručená pošta), která může profesionálům pomoci udržet problém s e-maily na uzdě a zároveň uvolnit drahocenný čas na práci, na které opravdu záleží.

V tomto článku probereme způsoby, jak můžete tuto metodu organizace doručené pošty implementovat do svého pracovního postupu, aby vám usnadnila život a snížila stres. Spojte metodu inbox zero s nástroji Proton zaměřenými na soukromí a během chvilky budete na cestě k produktivnější a efektivnější rovnováze mezi pracovním a soukromým životem.

Co je to inbox zero?

Správa doručené pošty – to je ten pravý sisyfovský úkol. Jednu chvíli se vaše schránka zdá snesitelná a v další jste zaplaveni e-maily, odpovídáte na jeden po druhém, zatímco složka „nepřečteno“ se vymyká kontrole.

Pokud máte při udržování pořádku v doručené poště pocit, že neustále valíte balvan na horu, jen aby se skutálel zpět dolů pokaždé, když dosáhnete vrcholu, pak víte, jak stresující e-mail může být.

Proto odborník na produktivitu Merlin Mann původně vymyslel metodu inbox zero jako způsob, jak podpořit lepší správu e-mailů, zvýšit produktivitu a co je nejdůležitější – zbavit se zbytečného stresu, který může plná doručená pošta přinášet.

Proč je udržování pořádku v doručené poště tak obtížné?

Existuje několik důvodů, proč se vaše doručená pošta nikdy nezdá být skutečně uspořádaná – nebo pokud ano, je to jen chvilkové.

Jedním ze způsobů, jak omezit přeplněnou doručenou poštu, je minimalizovat počet newsletterů a e-mailů, k jejichž odběru jste přihlášeni. Nebo je možná vaše e-mailová adresa na marketingových či PR seznamech, které nepotřebujete. I když velká část vaší doručené pošty může být zaplněna e-maily, které jsou důležité pro vaši práci, věnujte chvíli identifikaci kořene nepořádku a vytřiďte všechny opakující se e-maily, které nejsou pro práci nezbytné.

Zobrazení Newslettery od Protonu vám umožňuje vidět a spravovat všechna vaše e-mailová předplatná na jednom místě, takže se můžete snadno odhlásit ze seznamů, které pro vás již nejsou relevantní.

Není na to aplikace?

Na trhu je spousta nástrojů, které mohou pomoci s organizací doručené pošty, ale nejsou si rovny.

Mnoho z těchto bezplatných služeb ve skutečnosti vůbec není zdarma – používají vaše data a prodávají je společnostem, aby udržely své služby v chodu. Nástroje jako Unroll.me mohou být lákavé jako rychlý a snadný způsob, jak se odhlásit z newsletterů, aniž byste museli dělat nějakou práci – ale u této společnosti bylo zjištěno, že prodává data svých uživatelů Uberu(nové okno).

Místo toho zvolte poskytovatele e-mailu zaměřeného na soukromí, jako je Proton Mail, který nabízí vestavěnou funkci automatického odhlášení a nikdy, opravdu nikdy neprodává vaše data.

Jak dosáhnout inbox zero

Jste připraveni naučit se, jak se skutečně dostat na inbox zero? Pět zásad této metody organizace doručené pošty je ve skutečnosti docela jednoduchých. Jsou to:

Smazat

Zdá se to zřejmé, že? Ale realita je taková, že se bojíme kliknout na smazat víc, než bychom měli. Ne každý e-mail vyžaduje odpověď a je fyzicky nemožné odpovědět na každý e-mail, který obdržíte. Pokud neplánujete na zprávu odpovídat a nepotřebujete ji archivovat, jednoduše klikněte na tlačítko smazat.

Pokud se obáváte, že byste mohli smazat důležitý e-mail, uklidněte se. Většina e-mailových klientů uchovává smazané zprávy ve složce Koš a u Protonu zůstává obsah v této složce po dobu 30 dnů, takže pokud něco důležitého smažete omylem, můžete to obnovit.

Jakmile si osvojíte umění nechat věci být,, jděte o krok dál a archivujte nebo smažte vše ve své doručené poště, co je starší než tři měsíce.

Delegovat

Pokud vám byl zaslán e-mail, ale víte, že jiný kolega může odpovědět rychleji, přepošlete tyto e-maily spolupracovníkům, kteří mají více času nebo odborných znalostí k vyřešení záležitosti.

To je něco, co ne každý bude moci implementovat stejně, a budete muset použít svůj nejlepší úsudek při rozhodování, zda můžete e-mail nebo úkol předat někomu jinému.

Pokud vám vaše pracovní prostředí nedovoluje delegovat e-maily na spolupracovníky, je nezbytné, abyste se naučili stanovit priority svých e-mailů a vyvinuli systém, který vám vyhovuje.

Odpovědět

Pokud víte, že vaše odpověď zabere jen minutu a nevytrhne vás od aktuálního úkolu, věnujte chvíli odpovědi – ale ne v případě, že hrozí ztráta vaší hybnosti.

Odložit

Máte e-maily, které vyžadují více pozornosti? Přesuňte je do jiné složky a odpovězte na ně, až budete mít méně práce.

Používání složek, příznaků (nebo hvězdiček) a štítků může být užitečným způsobem, jak si poznamenat e-maily, které vyžadují odpověď, abyste se k nim mohli vrátit, jakmile budete mít čas.

S Proton Mailem můžete také stisknout odložit a rychle přidat připomenutí, aby se vaše důležité e-maily nikdy neztratily v záplavě.

Vyřídit

Pokud vás odesílatel požádá, abyste udělali něco, o čem víte, že nebude vyžadovat mnoho času, věnujte chvíli dokončení úkolu, aby se nenabaloval a nestal se později problémem.

Pokud nemůžete úkol dokončit během několika minut, přidejte jej do kalendáře s termínem a nastavte připomenutí, abyste nezapomněli.

Jak vypadá Inbox Zero dnes?

Mann vymyslel metodu inbox zero před téměř dvěma desetiletími a od té doby se ve způsobu, jakým komunikujeme a používáme technologie, mnoho změnilo.

Zatímco metoda organizace doručené pošty byla poprvé použita k motivaci zaneprázdněných profesionálů, aby dostali své schránky na nulu nepřečtených e-mailů, postupem času se metoda transformovala na způsob, jak dosáhnout lepších organizačních schopností a výrazně snížit čas a mentální kapacitu, kterou člověk obvykle tráví nad e-maily. Koneckonců, čas ušetřený na čtení e-mailů je drahocenný čas, který lze využít jinde.

Mann dokonce uznal rozporuplný název své slavné metody v článk(nové okno)u, který letos znovu zveřejnil(nové okno) na svém webu. V něm napsal:

„Titulní ‚nula‘ v Inbox Zero není o počtu e-mailových zpráv, které v danou chvíli sedí ve vaší doručené poště. A na rozdíl od všeobecného názoru to rozhodně není o tom trávit hodiny svého drahocenného dne snahou dosáhnout této prázdné schránky za každou cenu. To je prostě blbost.“

A to nyní rezonuje více než kdy jindy.

V době, kdy jsme k zastižení v kteroukoli denní dobu, ráno nebo v noci, v práci nebo mimo ni, záleží na tom, jak využíváme svůj čas. Naučit se spravovat svou doručenou poštu, místo aby ona ovládala vás, je jen jedním z klíčů k životu s lepší rovnováhou a efektivitou. Což se může projevit i ve větší spokojenosti na pracovišti i mimo něj.

Podle Manna je metoda inbox zero méně o skutečném dosažení čisté nuly e-mailů a spíše o „filozofické praxi“ učení se, jaká rozptýlení vpouštíme do našeho digitálního pracovního toku a kdy – „a poté se zodpovědně, ale vědomě starat o tyto vstupy způsobem, který nikdy nesmí bránit našemu osobnímu závazku dělat práci, na které nám skutečně záleží.“

Inbox zero pro vás nemusí být realistický – zde je to, co navrhujeme místo toho

Metoda inbox zero může působit jako vznešený cíl, a i když zní lákavě, může být pro váš styl práce neudržitelná.

U některých lidí může pohled na doručenou poštu, která není na nule, vyvolat ještě větší zbytečný stres. Pokud to zní jako vy, je důležité implementovat strategii, která funguje pro váš životní styl – a o tom Mannova metoda ve skutečnosti je. Pokud se cítíte zahlceni, zkuste následující:

  • Udržujte realistické cíle, jako je omezení nepřečtených e-mailů na 15 nebo méně.
  • Nastavte hranice tím, že si dáte 24 nebo 48 hodin na odpověď na e-maily.
  • Vytvořte si systém pomocí složek, příznaků a štítků, který vám vyhovuje. Takto můžete organizovat svou doručenou poštu, aniž byste museli dosáhnout „inbox zero“, což by stejně mohlo být tím skutečným inbox zero.
  • Používejte Zobrazení Newslettery od Protonu, které vám poskytuje vyhrazený prostor pro čtení a organizaci vašich odběrů odděleně od doručené pošty.

Jak udržet doručenou poštu organizovanou s ohledem na soukromí

Nešli byste do práce bez osprchování a vyčištění zubů. Vaše online hygiena je stejně důležitá. Abyste se ujistili, že vaše digitální stopa je zdravá a bezpečná, zvažte zavedení následujících týdenních návyků:

  • Auditujte svou doručenou poštu a smažte nebo archivujte e-maily, které nepotřebujete.
  • Odhlaste se z newsletterů, které nepotřebujete, a pro odběry, které si chcete ponechat, používejte Zobrazení Newslettery od Protonu.
  • Aktualizujte své filtry a složky, aby vám neunikly důležité e-maily.
  • Zkontrolujte oprávnění svých aplikací, abyste se ujistili, že nesdílíte svá data s nedůvěryhodnými zdroji.

Udržujte svou doručenou poštu bez nepořádku s Protonem

Proton Mail vám nepomáhá jen s organizací doručené pošty, ale také udržuje vaše data v bezpečí a zajišťuje, že vaše e-maily nejsou přístupné nikomu jinému než vám.

Je to proto, že Proton Mail je koncově šifrovaný – takže se nikdy nemusíte bát, že bychom skenovali vaše e-maily nebo prodávali vaše citlivé informace.

Díky funkcím, jako je Zobrazení Newslettery, odložení a automatické odhlášení, Proton Mail usnadňuje dosažení inbox zero v rámci platformy zaměřené na soukromí více než kdy dříve.

Pokud jste připraveni převzít kontrolu nad svým pracovním postupem – a svým soukromím – zaregistrujte se k bezplatnému e-mailu s Proton Mailem ještě dnes.

Často kladené otázky o inbox zero

Co je to inbox zero?

Metoda inbox zero je technika správy e-mailů vymyšlená odborníkem na produktivitu Merlinem Mannem. Tato metoda je běžnou strategií, která učí lidi, jak delegovat úkoly, odpovídat na e-maily a efektivně využívat svůj čas, což jim pomůže udržet se v obraze po celý den.

Je inbox zero opravdu tak užitečný?

Může být. V závislosti na tom, jak Mannovu strategii používáte, může být metoda inbox zero neuvěřitelně užitečným nástrojem. Pamatujte, že inbox zero není o tom, že ve své doručené poště nikdy nemáte žádné e-maily, ale spíše o minimalizaci času stráveného čtením a odpovídáním na e-maily, abyste mohli dělat práci, za kterou jste skutečně placeni.

Jak mohu organizovat svou doručenou poštu a zároveň zajistit své soukromí?

Používejte poskytovatele e-mailu zaměřeného na soukromí, jako je Proton Mail, ke správě doručené pošty a zároveň zajistěte, aby vaše zprávy nebyly skenovány a vaše data kupována a prodávána.

Je odhlašování z e-mailů součástí inbox zero?

Ačkoli to není jedna ze zásad inbox zero, mazání ano, a odhlášení se ze zbytečných odběrů a newsletterů může zajistit, že budete mít každý den méně e-mailů k mazání.

Kolik nepřečtených e-mailů bych měl mít?

Toto číslo je osobní volbou, nicméně doporučujeme snažit se udržet nepřečtené e-maily pod 15 na konci každého dne, abyste se mohli druhý den vrátit do práce s méně věcmi, kterými byste se museli stresovat.