Un profesionist obișnuit primește aproximativ 120 de e-mailuri pe zi(fereastră nouă), ceea ce înseamnă aproximativ 43.800 de e-mailuri pe an. Indiferent în ce industrie lucrați, aceasta este o cantitate copleșitoare de e-mailuri de afaceri de gestionat.
Indiferent dacă aveți sute de e-mailuri necitite care se adună sau petreceți ore pe zi organizându-vă inboxul, probabil că v-ați fi dorit o abordare mai bună și mai ușoară a acestei sarcini omniprezente.
Cum ar fi dacă ar exista o modalitate de a vă goli inboxul în fiecare zi, fără a pierde mesaje importante sau a vă întrerupe fluxul de lucru?
Faceți cunoștință cu „inbox zero”, o metodă care poate ajuta profesioniștii să-și țină sub control problema e-mailului, eliberând în același timp timp prețios pentru munca care contează cu adevărat.
În acest articol, vom discuta modalități prin care puteți implementa această metodă de organizare a inboxului în fluxul dvs. de lucru, care fac viața mai ușoară și mai puțin stresantă. Asociați metoda inbox zero cu instrumentele Proton axate pe confidențialitate și veți fi pe drumul către un echilibru mai productiv și mai eficient între viața profesională și cea privată în cel mai scurt timp.
Ce este inbox zero?
Gestionarea inboxului — este sarcina supremă a lui Sisif. Într-un moment inboxul dvs. pare tolerabil, iar în următorul sunteți inundat cu e-mailuri, răspunzând la unul după altul în timp ce folderul „necitite” crește necontrolat.
Dacă păstrarea inboxului organizat pare ca și cum ați rostogoli constant un bolovan pe un munte, doar pentru ca acesta să se rostogolească înapoi de fiecare dată când ajungeți în vârf, atunci știți cât de stresant poate fi e-mailul.
De aceea, expertul în productivitate Merlin Mann a inventat inițial metoda inbox zero ca o modalitate de a încuraja o mai bună gestionare a e-mailului, de a crește productivitatea și, cel mai important — de a elibera stresul inutil pe care îl poate aduce un inbox plin.
De ce este atât de dificil să-mi păstrez inboxul organizat?
Există o serie de motive pentru care inboxul dvs. nu pare niciodată să se simtă cu adevărat organizat — sau dacă o face, este doar trecător.
O modalitate de a reduce un inbox aglomerat este să minimizați numărul de buletine informative și e-mailuri la care sunteți abonat. Sau poate adresa dvs. de e-mail se află pe liste de marketing sau PR de care nu aveți nevoie. Deși o mare parte din inboxul dvs. poate fi plină de e-mailuri care sunt importante pentru jobul dvs., acordați-vă un moment pentru a identifica rădăcina aglomerației și eliminați orice e-mailuri recurente care nu sunt necesare pentru muncă.
Vizualizarea Buletine informative de la Proton vă permite să vedeți și să gestionați toate abonamentele dvs. de e-mail într-un singur loc, facilitând dezabonarea de la listele care nu mai sunt relevante pentru dvs.
Nu există o aplicație pentru asta?
Există o mulțime de instrumente pe piață care pot ajuta la organizarea inboxului, dar nu sunt create egale.
Multe dintre aceste servicii gratuite nu sunt chiar gratuite — folosesc datele dvs. și le vând companiilor pentru a-și menține serviciile funcționale. Instrumente precum Unroll.me pot fi tentante ca o modalitate rapidă și ușoară de dezabonare de la buletine informative fără a fi nevoie să faceți nicio muncă — dar compania a fost odată găsită vânzând datele utilizatorilor săi către Uber(fereastră nouă).
În schimb, optați pentru un furnizor de e-mail axat pe confidențialitate precum Proton Mail, care oferă o caracteristică încorporată de dezabonare automată și nu vă vinde niciodată, niciodată datele.
Cum să obțineți inbox zero
Sunteți gata să aflați cum să ajungeți efectiv la inbox zero? Cei cinci piloni ai acestei metode de organizare a inboxului sunt de fapt destul de simpli. Aceștia sunt:
Ștergere
Pare evident, nu? Dar realitatea este că ne este mai frică să dăm clic pe ștergere decât ar trebui. Nu orice e-mail necesită un răspuns și este fizic imposibil să răspundeți la fiecare e-mail pe care îl primiți. Dacă nu intenționați să răspundeți la un mesaj și nu trebuie să-l arhivați, pur și simplu faceți clic pe butonul de ștergere.
Dacă vă faceți griji că ați putea șterge un e-mail important, relaxați-vă. Majoritatea clienților de e-mail vă păstrează mesajele șterse într-un folder de gunoi, iar cu Proton, conținutul acestuia rămâne în acel folder timp de 30 de zile, astfel încât să puteți recupera ceva dacă ați șters ceva important din greșeală.
Odată ce v-ați obișnuit să renunțați,, faceți un pas mai departe arhivând sau ștergând totul din inbox care este mai vechi de trei luni.
Delegare
Dacă v-a fost trimis un e-mail dar știți că un alt coleg poate răspunde mai repede, redirecționați acele e-mailuri colegilor care au mai mult timp sau expertiză pentru a gestiona problema.
Acesta este un lucru pe care nu toți vor putea să-l implementeze în mod egal și va trebui să vă folosiți cea mai bună judecată atunci când decideți dacă puteți transmite un e-mail sau o sarcină altcuiva.
Dacă mediul dvs. de lucru nu vă permite să delegați e-mailuri colegilor, este vital să învățați cum să vă prioritizați e-mailurile și să dezvoltați un sistem care funcționează pentru dvs.
Răspuns
Dacă știți că răspunsul dvs. va dura doar un minut și nu vă va întrerupe de la sarcina curentă, acordați-vă un moment pentru a răspunde — dar nu dacă riscă să vă piardă elanul.
Amânare
Aveți e-mailuri care necesită mai multă atenție? Mutați-le într-un folder diferit și răspundeți la ele când aveți mai puține pe cap.
Folosirea folderelor, steagurilor (sau stelelor) și etichetelor poate fi o modalitate utilă de a nota e-mailurile care necesită un răspuns, astfel încât să puteți reveni la ele odată ce aveți timp.
Cu Proton Mail puteți, de asemenea, să apăsați amânare și să adăugați rapid un memento, astfel încât e-mailurile dvs. importante să nu se piardă niciodată în agitație.
Acțiune
Dacă expeditorul vă cere să faceți ceva ce știți că nu va necesita mult timp, acordați-vă un moment pentru a finaliza sarcina, astfel încât să nu se acumuleze și să devină o problemă mai târziu.
Dacă nu puteți finaliza sarcina în câteva minute, adăugați sarcina într-un calendar cu un termen limită și setați un memento ca să nu uitați.
Cum arată Inbox Zero astăzi?
Mann a inventat metoda inbox zero acum aproape două decenii și multe s-au schimbat în modul în care comunicăm și folosim tehnologia de atunci.
Deși metoda de organizare a inboxului a fost folosită inițial pentru a motiva profesioniștii ocupați să-și aducă inboxurile la zero e-mailuri necitite, metoda s-a transformat în timp într-o modalitate de a obține abilități organizatorice mai bune și de a reduce semnificativ timpul și efortul mental pe care cineva îl petrece de obicei pe e-mail. La urma urmei, timpul economisit citind e-mailuri este timp prețios care poate fi folosit în altă parte.
Mann a recunoscut chiar numele contradictoriu al metodei sale celebre într-un articol(fereastră nouă) pe care l-a repostat(fereastră nouă) pe site-ul său web în acest an. În el, a scris:
„Titularul «zero» din Inbox Zero nu se referă la numărul de mesaje de e-mail care se află în inboxul dvs. la un moment dat. Și, contrar opiniei populare, nu este absolut deloc vorba despre a petrece ore din ziua dvs. prețioasă încercând să obțineți acel inbox gol cu orice preț. Asta e doar o prostie.”
Iar asta rezonează acum mai mult ca oricând.
Într-o epocă în care putem fi accesați în orice moment al zilei, dimineața sau noaptea, la serviciu sau nu, modul în care ne folosim timpul contează. A învăța cum să vă gestionați inboxul, mai degrabă decât să vă gestioneze el pe dvs., este doar o cheie pentru a trăi o viață cu un echilibru și o eficiență mai bune. Ceea ce se poate traduce, de asemenea, într-o fericire mai mare la locul de muncă și în afara acestuia.
Potrivit lui Mann, metoda inbox zero este mai puțin despre obținerea efectivă a zero e-mailuri nete și este mai degrabă o „practică filozofică” de a învăța ce distrageri permitem în fluxul nostru de lucru digital și când — „și, apoi, să ne ocupăm responsabil, dar conștient, de acele intrări într-un mod care nu este niciodată lăsat să împiedice angajamentul nostru personal de a face munca care contează cu adevărat pentru noi”.
Inbox zero s-ar putea să nu fie realist pentru dvs. — iată ce vă sugerăm în schimb
Metoda inbox zero poate părea un obiectiv măreț și, deși sună atrăgător, ar putea fi nesustenabilă pentru stilul dvs. de lucru.
Pentru unii oameni, a vedea un inbox care nu este la zero ar putea declanșa mai mult stres nejustificat. Dacă asta sună ca dvs., este important să implementați o strategie care funcționează pentru stilul dvs. de viață — și, într-adevăr, despre asta este de fapt vorba în metoda lui Mann. Dacă vă simțiți copleșit, încercați următoarele:
- Păstrați obiective realiste, cum ar fi limitarea e-mailurilor necitite la 15 sau mai puțin.
- Stabiliți limite, acordându-vă 24 sau 48 de ore pentru a răspunde la e-mailuri.
- Creați un sistem, folosind foldere, steaguri și etichete, care funcționează pentru dvs. În acest fel, vă puteți organiza inboxul fără a trebui să obțineți „inbox zero”, care ar putea fi de fapt adevăratul inbox zero, oricum.
- Utilizați vizualizarea Buletine informative de la Proton, care vă oferă un spațiu dedicat pentru a citi și organiza abonamentele, separat de inboxul dvs.
Cum să vă păstrați inboxul organizat având în vedere confidențialitatea
Nu ați merge la serviciu fără să faceți duș și să vă spălați pe dinți. Igiena online este la fel de importantă. Pentru a vă asigura că amprenta dvs. digitală este sănătoasă și sigură, luați în considerare implementarea următoarelor obiceiuri săptămânale:
- Auditați-vă inboxul și ștergeți sau arhivați e-mailurile de care nu aveți nevoie.
- Dezabonați-vă de la buletinele informative de care nu aveți nevoie și folosiți vizualizarea Buletine informative de la Proton pentru abonamentele pe care doriți să le păstrați.
- Actualizați-vă filtrele și folderele, astfel încât e-mailurile importante să nu scape printre rânduri.
- Verificați permisiunile aplicațiilor pentru a vă asigura că nu vă partajați datele cu surse neîncrezătoare.
Păstrați-vă inboxul ordonat cu Proton
Proton Mail nu vă ajută doar cu organizarea inboxului, ci vă păstrează și datele în siguranță, asigurându-se că e-mailurile dvs. nu sunt accesibile nimănui altcuiva decât dvs.
Asta pentru că Proton Mail este criptat de la un capăt la altul — așa că nu trebuie să vă faceți niciodată griji că vă scanăm e-mailurile sau că vă vindem informațiile sensibile.
Cu caracteristici precum vizualizarea Buletine informative, amânare și dezabonare automată, Proton Mail face mai ușor ca niciodată obținerea inbox zero într-o platformă care pune confidențialitatea pe primul loc.
Dacă sunteți gata să preluați controlul asupra fluxului dvs. de lucru — și a confidențialității dvs. — înregistrați-vă pentru un e-mail gratuit cu Proton Mail astăzi.
Întrebări frecvente despre inbox zero
Ce este inbox zero?
Metoda inbox zero este o tehnică de gestionare a e-mailului inventată de expertul în productivitate Merlin Mann. Metoda este o strategie comună care îi învață pe oameni cum să delege sarcini, să răspundă la e-mailuri și să-și folosească timpul într-un mod eficient, ceea ce îi poate menține pe drumul cel bun pe tot parcursul zilei.
Este inbox zero chiar atât de util?
Poate fi. În funcție de modul în care utilizați strategia lui Mann, metoda inbox zero poate fi un instrument incredibil de util. Amintiți-vă, inbox zero nu este despre a nu avea niciodată e-mailuri în inbox, ci mai degrabă despre minimizarea timpului pe care îl petrece cineva citind și răspunzând la e-mailuri, astfel încât să puteți face munca pentru care sunteți plătit de fapt.
Cum îmi pot organiza inboxul asigurându-mi în același timp confidențialitatea?
Folosiți un furnizor de e-mail axat pe confidențialitate, cum ar fi Proton Mail, pentru a vă gestiona inboxul, asigurându-vă în același timp că mesajele dvs. nu sunt scanate și datele dvs. nu sunt cumpărate și vândute.
Dezabonarea de la e-mailuri face parte din inbox zero?
Deși nu este unul dintre pilonii inbox zero, ștergerea este, iar dezabonarea de la abonamentele și buletinele informative inutile vă poate asigura că aveți mai puține e-mailuri de șters în fiecare zi.
Câte e-mailuri necitite ar trebui să am?
Acel număr este o alegere personală, totuși, vă recomandăm să încercați să vă păstrați e-mailurile necitite sub 15 la sfârșitul fiecărei zile, astfel încât să vă puteți întoarce la muncă a doua zi cu mai puține lucruri pentru care să vă stresați.
