Среднестатистический профессионал получает около 120 электронных писем в день(новое окно), что составляет примерно 43 800 писем в год. В какой бы отрасли вы ни работали, это огромное количество рабочей электронной почты, с которой приходится иметь дело.

Будь у вас сотни непрочитанных писем, накапливающихся в ящике, или вы тратите часы в день на организацию своего почтового ящика, вы наверняка мечтали о лучшем и более простом подходе к этой вездесущей задаче.

Что если бы существовал способ опустошать ваш почтовый ящик каждый день, не пропуская важные сообщения и не нарушая рабочий процесс?

Встречайте «inbox zero» (ноль входящих) — метод, который может помочь профессионалам держать проблему электронной почты под контролем, освобождая драгоценное время для работы, которая действительно важна.

В этой статье мы обсудим способы внедрения этого метода организации почтового ящика в ваш рабочий процесс, чтобы сделать жизнь проще и спокойнее. Совместите метод «inbox zero» с инструментами Proton, ориентированными на конфиденциальность, и вы в кратчайшие сроки встанете на путь к более продуктивному и оптимизированному балансу между работой и личной жизнью.

Что такое inbox zero?

Управление почтовым ящиком — это настоящий сизифов труд. В одну минуту ваш почтовый ящик кажется сносным, а в следующую вас заваливают письмами, вы отвечаете на одно за другим, пока папка «Непрочитанные» не разрастается до неконтролируемых размеров.

Если поддержание порядка в почтовом ящике напоминает вам постоянное закатывание валуна на гору только для того, чтобы он каждый раз скатывался обратно, когда вы достигаете вершины, то вы знаете, насколько стрессовой может быть электронная почта.

Вот почему эксперт по продуктивности Мерлин Манн изначально придумал метод «inbox zero» как способ поощрить лучшее управление электронной почтой, повысить продуктивность и, что самое важное, — снять ненужный стресс, который может вызвать переполненный почтовый ящик.

Почему поддерживать порядок в почтовом ящике так сложно?

Есть несколько причин, по которым ваш почтовый ящик никогда не кажется по-настоящему организованным — или, если и кажется, то лишь мимолетно.

Один из способов сократить беспорядок в почтовом ящике — минимизировать количество рассылок и писем, на которые вы подписаны. Или, возможно, ваш адрес электронной почты находится в маркетинговых или PR-списках, которые вам не нужны. Хотя значительная часть вашего почтового ящика может быть заполнена письмами, важными для вашей работы, найдите время, чтобы выявить корень беспорядка и отсеять любые повторяющиеся письма, которые не нужны для работы.

Режим просмотра рассылок в Proton позволяет видеть все ваши подписки по электронной почте и управлять ими в одном месте, упрощая отписку от списков, которые больше не актуальны для вас.

Разве для этого нет приложения?

На рынке существует множество инструментов, которые могут помочь с организацией почтового ящика, но они не равны между собой.

Многие из этих бесплатных сервисов на самом деле совсем не бесплатны — они используют ваши данные и продают их компаниям, чтобы поддерживать функционирование своих услуг. Такие инструменты, как Unroll.me, могут показаться заманчивыми как быстрый и простой способ отписаться от рассылок, не выполняя никакой рутинной работы, — но однажды выяснилось, что компания продавала данные своих пользователей Uber(новое окно).

Вместо этого выберите ориентированного на конфиденциальность провайдера электронной почты, такого как Proton Mail, который предлагает встроенную функцию автоматической отписки и никогда не продает ваши данные.

Как достичь inbox zero

Готовы узнать, как на самом деле достичь inbox zero? Пять принципов этого метода организации почтового ящика на самом деле довольно просты. Вот они:

Удалить

Кажется очевидным, правда? Но на самом деле мы боимся нажать кнопку удаления больше, чем следовало бы. Не каждое электронное письмо требует ответа, и физически невозможно ответить на каждое полученное письмо. Если вы не планируете отвечать на сообщение и вам не нужно его архивировать, просто нажмите кнопку удаления.

Если вы беспокоитесь, что можете удалить важное письмо, расслабьтесь. Большинство почтовых клиентов хранят удаленные сообщения в папке «Корзина», а в Proton ее содержимое остается в этой папке в течение 30 дней, так что вы можете восстановить что-то, если удалили важное случайно.

Как только вы освоитесь с отпусканием,, сделайте следующий шаг, заархивировав или удалив все в вашем почтовом ящике, что старше трех месяцев.

Делегировать

Если письмо было отправлено вам, но вы знаете, что другой коллега может ответить быстрее, перешлите эти письма сотрудникам, у которых больше времени или опыта для решения вопроса.

Это то, что не все смогут реализовать в равной степени, и вам нужно будет руководствоваться своим здравым смыслом, решая, можете ли вы передать письмо или задачу кому-то другому.

Если ваша рабочая среда не позволяет вам делегировать письма коллегам, жизненно важно научиться расставлять приоритеты в письмах и разработать систему, которая работает для вас.

Ответить

Если вы знаете, что ваш ответ займет всего минуту и не отвлечет вас от текущей задачи, уделите момент, чтобы ответить — но не в том случае, если это грозит потерей темпа.

Отложить

Есть письма, требующие большего внимания? Переместите их в другую папку и ответьте на них, когда будете менее загружены.

Использование папок, флагов (или звездочек) и ярлыков может быть полезным способом отметить письма, требующие ответа, чтобы вы могли вернуться к ним, когда появится время.

С Proton Mail вы также можете нажать отложить и быстро добавить напоминание, чтобы ваши важные письма никогда не затерялись в суете.

Сделать

Если отправитель просит вас сделать что-то, что, как вы знаете, не потребует много времени, уделите момент, чтобы выполнить задачу, чтобы она не росла как снежный ком и не стала проблемой позже.

Если вы не можете выполнить задачу за несколько минут, добавьте ее в календарь с дедлайном и установите напоминание, чтобы не забыть.

Как выглядит Inbox Zero сегодня?

Манн придумал метод «inbox zero» почти два десятилетия назад, и с тех пор многое изменилось в том, как мы общаемся и используем технологии.

Хотя этот метод организации почтового ящика впервые использовался для мотивации занятых профессионалов свести количество непрочитанных писем в ящике к нулю, со временем он трансформировался в способ достижения лучших организационных навыков и значительного сокращения времени и умственных усилий, которые обычно тратятся на электронную почту. В конце концов, время, сэкономленное на чтении писем, — это драгоценное время, которое можно использовать в другом месте.

Манн даже признал противоречивое название своего знаменитого метода в статье(новое окно), которую он перепостил(новое окно) на своем веб-сайте в этом году. В ней он написал:

«Титульный ‘ноль’ в Inbox Zero — это не количество сообщений электронной почты, находящихся в вашем ящике в данный момент. И, вопреки расхожему мнению, это абсолютно не о том, чтобы тратить часы своего драгоценного дня, пытаясь достичь этого пустого ящика любой ценой. Это просто чушь собачья».

И сейчас это находит отклик как никогда.

В эпоху, когда мы доступны в любое время дня, утром или ночью, на работе или нет, то, как мы используем свое время, имеет значение. Научиться управлять своим почтовым ящиком, а не позволять ему управлять вами, — это лишь один из ключей к жизни с лучшим балансом и эффективностью. Что также может привести к большему счастью на рабочем месте и вне его.

По словам Манна, метод «inbox zero» — это не столько фактическое достижение нулевого количества писем, сколько «философская практика» изучения того, какие отвлекающие факторы мы допускаем в наш цифровой рабочий процесс и когда — «а затем ответственная, но осознанная обработка этих входящих данных таким образом, чтобы это никогда не мешало нашему личному обязательству выполнять работу, которая действительно важна для нас».

Inbox zero может быть нереалистичным для вас — вот что мы предлагаем вместо этого

Метод «inbox zero» может казаться высокой целью, и, хотя он звучит заманчиво, он может быть непосильным для вашего стиля работы.

У некоторых людей вид почтового ящика не на нуле может вызвать еще больший лишний стресс. Если это про вас, важно внедрить стратегию, которая работает для вашего образа жизни — и на самом деле именно в этом и заключается суть метода Манна. Если вы чувствуете перегрузку, попробуйте следующее:

  • Ставьте реалистичные цели, например, ограничивать количество непрочитанных писем 15 или меньше.
  • Устанавливайте границы, давая себе 24 или 48 часов на ответ на письма.
  • Создайте систему, используя папки, флаги и ярлыки, которая работает для вас. Таким образом, вы сможете организовать свой почтовый ящик, не стремясь достичь «inbox zero», что, возможно, и есть настоящий inbox zero.
  • Используйте Режим просмотра рассылок Proton, который дает вам отдельное пространство для чтения и организации ваших подписок, отдельно от вашего почтового ящика.

Как поддерживать порядок в почтовом ящике с учетом конфиденциальности

Вы бы не пошли на работу, не приняв душ и не почистив зубы. Ваша онлайн-гигиена не менее важна. Чтобы убедиться, что ваш цифровой след здоров и безопасен, рассмотрите возможность внедрения следующих еженедельных привычек:

  • Проводите аудит своего почтового ящика и удаляйте или архивируйте письма, которые вам не нужны.
  • Отписывайтесь от рассылок, которые вам не нужны, и используйте режим просмотра рассылок Proton для подписок, которые вы хотите сохранить.
  • Обновляйте свои фильтры и папки, чтобы важные письма не проскальзывали мимо.
  • Проверяйте разрешения ваших приложений, чтобы убедиться, что вы не делитесь своими данными с ненадежными источниками.

Избавьтесь от беспорядка в почтовом ящике с Proton

Proton Mail не просто помогает вам с организацией почтового ящика, он также обеспечивает безопасность ваших данных, гарантируя, что ваши письма не будут доступны никому, кроме вас.

Это потому, что почта в Proton Mail зашифрована сквозным методом — так что вам никогда не придется беспокоиться о том, что мы сканируем ваши письма или продаем вашу конфиденциальную информацию.

Благодаря таким функциям, как просмотр рассылок, откладывание и автоматическая отписка, Proton Mail упрощает достижение inbox zero на платформе, ориентированной на конфиденциальность.

Если вы готовы взять под контроль свой рабочий процесс — и свою конфиденциальность — зарегистрируйте бесплатную почту в Proton Mail сегодня.

Часто задаваемые вопросы об inbox zero

Что такое inbox zero?

Метод «inbox zero» — это техника управления электронной почтой, придуманная экспертом по продуктивности Мерлином Манном. Этот метод представляет собой распространенную стратегию, которая учит людей делегировать задачи, отвечать на письма и эффективно использовать свое время, что позволяет им не сбиваться с курса в течение дня.

Действительно ли inbox zero так полезен?

Может быть. В зависимости от того, как вы используете стратегию Манна, метод «inbox zero» может быть невероятно полезным инструментом. Помните, что inbox zero — это не отсутствие писем в ящике, а минимизация времени, которое тратится на чтение и ответы на письма, чтобы вы могли выполнять работу, за которую вам на самом деле платят.

Как я могу организовать свой почтовый ящик, обеспечив при этом свою конфиденциальность?

Используйте провайдера электронной почты, ориентированного на конфиденциальность, такого как Proton Mail, чтобы управлять своим почтовым ящиком, будучи уверенным, что ваши сообщения не сканируются, а данные не покупаются и не продаются.

Является ли отписка от писем частью inbox zero?

Хотя это не является одним из принципов inbox zero, удаление им является, а отписка от ненужных подписок и рассылок может гарантировать, что вам придется удалять меньше писем каждый день.

Сколько непрочитанных писем у меня должно быть?

Это число — личный выбор, однако мы рекомендуем стараться, чтобы количество непрочитанных писем не превышало 15 в конце каждого дня, чтобы на следующий день вы могли вернуться к работе с меньшим количеством поводов для стресса.