El profesional promedio recibe alrededor de 120 correos electrónicos al día(nueva ventana), lo que equivale a aproximadamente 43,800 correos electrónicos al año. No importa en qué industria trabaje, esa es una cantidad abrumadora de correo electrónico comercial con la que lidiar.

Ya sea que tenga cientos de correos electrónicos sin leer acumulándose o pase horas al día organizando su bandeja de entrada, es probable que haya deseado un enfoque mejor y más fácil para esta tarea omnipresente.

¿Qué pasaría si hubiera una manera de vaciar su bandeja de entrada todos los días, sin perder mensajes importantes ni interrumpir su flujo de trabajo?

Ingrese a «inbox zero» (bandeja de entrada cero), un método que puede ayudar a los profesionales a mantener a raya su problema de correo electrónico, al tiempo que libera un tiempo precioso para el trabajo que realmente importa.

En este artículo, discutiremos formas en que puede implementar este método de organización de la bandeja de entrada en su flujo de trabajo que hagan la vida más fácil y menos estresante. Combine el método de bandeja de entrada cero con las herramientas centradas en la privacidad de Proton, y estará en camino hacia un equilibrio entre el trabajo y la vida personal más productivo y optimizado en poco tiempo.

¿Qué es la bandeja de entrada cero?

Gestionar su bandeja de entrada: es la tarea de Sísifo definitiva. Un momento su bandeja de entrada se siente tolerable, y al siguiente, se ve inundado de correos electrónicos, respondiendo a uno tras otro mientras la carpeta «sin leer» crece fuera de control.

Si mantener su bandeja de entrada organizada se siente como si estuviera rodando constantemente una roca montaña arriba, solo para que ruede hacia abajo cada vez que llega a la cima, entonces sabe lo estresante que puede ser el correo electrónico.

Es por eso que el experto en productividad Merlin Mann acuñó originalmente el método de bandeja de entrada cero como una forma de fomentar una mejor gestión del correo electrónico, aumentar la productividad y, lo que es más importante, aliviar el estrés innecesario que puede traer una bandeja de entrada llena.

¿Por qué es tan difícil mantener mi bandeja de entrada organizada?

Hay un puñado de razones por las que su bandeja de entrada nunca parece sentirse realmente organizada, o si lo hace, es solo fugaz.

Una forma de reducir una bandeja de entrada desordenada es minimizar la cantidad de boletines y correos electrónicos a los que está suscrito. O tal vez su dirección de correo electrónico está en listas de marketing o relaciones públicas que no necesita. Si bien gran parte de su bandeja de entrada puede estar llena de correos electrónicos que son importantes para su trabajo, tómese un momento para identificar la raíz del desorden y elimine los correos electrónicos recurrentes que no son necesarios para el trabajo.

La vista de Boletines de Proton le permite ver y gestionar todas sus suscripciones de correo electrónico en un solo lugar, lo que facilita cancelar la suscripción de listas que ya no son relevantes para usted.

¿No hay una aplicación para eso?

Hay muchas herramientas en el mercado que pueden ayudar con la organización de la bandeja de entrada, pero no todas son iguales.

Muchos de estos servicios gratuitos no son realmente gratuitos en absoluto; utilizan sus datos y los venden a empresas para mantener sus servicios funcionando. Herramientas como Unroll.me pueden ser tentadoras como una forma rápida y fácil de cancelar la suscripción a boletines sin tener que hacer el trabajo preliminar, pero una vez se descubrió que la empresa vendía los datos de sus usuarios a Uber(nueva ventana).

En su lugar, opte por un proveedor de correo electrónico centrado en la privacidad como Proton Mail, que ofrece una función de cancelación automática de suscripción integrada y nunca, jamás vende sus datos.

Cómo lograr la bandeja de entrada cero

¿Listo para aprender cómo llegar realmente a la bandeja de entrada cero? Los cinco principios de este método de organización de la bandeja de entrada son en realidad bastante simples. Son:

Eliminar

Parece obvio, ¿verdad? Pero la realidad es que tenemos más miedo de hacer clic en eliminar de lo que deberíamos. No todos los correos electrónicos requieren una respuesta, y es físicamente imposible responder a cada correo electrónico que recibe. Si no planea responder a un mensaje y no necesita archivarlo, simplemente haga clic en el botón eliminar.

Si le preocupa que pueda eliminar un correo electrónico importante, relájese. La mayoría de los clientes de correo electrónico guardan sus mensajes eliminados en una carpeta de papelera, y con Proton, su contenido permanece en esa carpeta durante 30 días, por lo que puede recuperar algo si eliminó algo importante por accidente.

Una vez que haya aprendido a dejarlos ir,, vaya un paso más allá archivando o eliminando todo en su bandeja de entrada que tenga más de tres meses.

Delegar

Si se le envió un correo electrónico pero sabe que otro colega puede responder más rápido, reenvíe esos correos electrónicos a compañeros de trabajo que tengan más tiempo o experiencia para manejar el asunto.

Esto es algo que no todos podrán implementar por igual, y deberá usar su mejor juicio al decidir si puede pasar un correo electrónico o tarea a otra persona.

Si su entorno de trabajo no le permite delegar correos electrónicos a sus compañeros de trabajo, es vital que aprenda a priorizar sus correos electrónicos y desarrollar un sistema que funcione para usted.

Responder

Si sabe que su respuesta solo tomará un minuto y no le interrumpirá la tarea en cuestión, tómese un momento para responder, pero no si corre el riesgo de perder el impulso.

Aplazar

¿Tiene correos electrónicos que requieren más atención? Muévalos a una carpeta diferente y responda cuando tenga menos cosas que hacer.

El uso de carpetas, indicadores (o estrellas) y etiquetas puede ser una forma útil de tomar nota de los correos electrónicos que necesitan una respuesta, para que pueda volver a ellos una vez que tenga tiempo.

Con Proton Mail también puede pulsar posponer y agregar rápidamente un recordatorio para que sus correos electrónicos importantes nunca se pierdan en la confusión.

Hacer

Si el remitente le pide que haga algo que sabe que no requerirá mucho tiempo, tómese un momento para completar la tarea para que no se convierta en una bola de nieve y en un problema más adelante.

Si no puede completar la tarea en cuestión de minutos, agregue la tarea a un calendario con una fecha límite y establezca un recordatorio para que no se le olvide.

¿Cómo se ve la Bandeja de entrada cero hoy?

Mann acuñó el método de bandeja de entrada cero hace cerca de dos décadas, y mucho ha cambiado en la forma en que nos comunicamos y usamos la tecnología desde entonces.

Si bien el método de organización de la bandeja de entrada se utilizó por primera vez para motivar a los profesionales ocupados a reducir sus bandejas de entrada a cero correos electrónicos no leídos, el método se ha transformado con el tiempo como una forma de lograr mejores habilidades organizativas y reducir significativamente el tiempo y la capacidad intelectual que uno gasta típicamente en el correo electrónico. Después de todo, el tiempo ahorrado en leer correos electrónicos es un tiempo precioso que se puede utilizar en otros lugares.

Mann incluso reconoció el nombre contradictorio de su famoso método en un artícul(nueva ventana)o que volvió a publicar(nueva ventana) en su sitio web este año. En él, escribió:

«El ‘cero’ titular en Inbox Zero no se trata del número de mensajes de correo electrónico que se encuentran en su bandeja de entrada en un momento dado. Y, contrariamente a la opinión popular, no se trata en absoluto de pasar horas de su precioso día tratando de lograr esa bandeja de entrada vacía a cualquier costo. Eso es solo una tontería».

Y eso resuena más ahora que nunca.

En una época en la que se nos puede acceder en cualquier momento del día, mañana o noche, en el trabajo o no, cómo usamos nuestro tiempo importa. Aprender a gestionar su bandeja de entrada, en lugar de que ella le gestione a usted, es solo una clave para vivir una vida con mejor equilibrio y eficiencia. Lo que también puede traducirse en una mayor felicidad en el lugar de trabajo y fuera de él.

Según Mann, el método de bandeja de entrada cero se trata menos de lograr realmente cero correos electrónicos netos, y es más bien una «práctica filosófica» de aprender qué distracciones permitimos en nuestro flujo de trabajo digital y cuándo, «y, luego, atender de manera responsable pero consciente esas entradas de una manera que nunca permita obstaculizar nuestro compromiso personal de hacer el trabajo que realmente nos importa».

La bandeja de entrada cero podría no ser realista para usted; esto es lo que sugerimos en su lugar

El método de bandeja de entrada cero puede parecer un objetivo elevado y, si bien suena tentador, puede ser insostenible para su estilo de trabajo.

Para algunas personas, ver una bandeja de entrada que no está en cero podría desencadenar más estrés indebido. Si eso le suena familiar, es importante implementar una estrategia que funcione para su estilo de vida, y realmente, de eso se trata en realidad el método de Mann. Si se siente abrumado, intente lo siguiente:

  • Mantenga objetivos realistas, como limitar sus correos electrónicos no leídos a 15 o menos.
  • Establezca límites, dándose 24 o 48 horas para responder a los correos electrónicos.
  • Cree un sistema, usando carpetas, indicadores y etiquetas, que funcione para usted. De esa manera, puede organizar su bandeja de entrada sin tener que lograr la «bandeja de entrada cero», que podría ser de hecho la verdadera bandeja de entrada cero, de todos modos.
  • Use la vista de Boletines de Proton, que le brinda un espacio dedicado para leer y organizar sus suscripciones, por separado de su bandeja de entrada.

Cómo mantener su bandeja de entrada organizada teniendo en cuenta la privacidad

No iría a trabajar sin ducharse y cepillarse los dientes. Su higiene en línea es igualmente importante. Para asegurarse de que su huella digital sea saludable y segura, considere implementar los siguientes hábitos semanales:

  • Audite su bandeja de entrada y elimine o archive los correos electrónicos que no necesita.
  • Cancele la suscripción a los boletines que no necesita y use la vista de Boletines de Proton para las suscripciones que desea conservar.
  • Actualice sus filtros y carpetas para que los correos electrónicos importantes no se pasen por alto.
  • Verifique los permisos de sus aplicaciones para asegurarse de que no está compartiendo sus datos con fuentes que no son de confianza.

Mantenga su bandeja de entrada libre de desorden con Proton

Proton Mail no solo le ayuda con la organización de la bandeja de entrada, sino que también mantiene sus datos seguros, asegurándose de que sus correos electrónicos no sean accesibles para nadie más que usted.

Eso es porque Proton Mail tiene cifrado de extremo a extremo, por lo que nunca tendrá que preocuparse de que escaneemos sus correos electrónicos o vendamos su información confidencial.

Con funciones como la vista de Boletines, posponer y la cancelación automática de suscripción, Proton Mail hace que sea más fácil que nunca lograr la bandeja de entrada cero dentro de una plataforma centrada en la privacidad.

Si está listo para tomar el control de su flujo de trabajo, y su privacidad, regístrese para obtener un correo electrónico gratuito con Proton Mail hoy.

Preguntas frecuentes sobre la bandeja de entrada cero

¿Qué es la bandeja de entrada cero?

El método de bandeja de entrada cero es una técnica de gestión de correo electrónico acuñada por el experto en productividad Merlin Mann. El método es una estrategia común que enseña a las personas cómo delegar tareas, responder a correos electrónicos y usar su tiempo de manera eficiente, lo que puede mantenerlos encaminados durante todo el día.

¿Es realmente tan útil la bandeja de entrada cero?

Puede serlo. Dependiendo de cómo use la estrategia de Mann, el método de bandeja de entrada cero puede ser una herramienta increíblemente útil. Recuerde, la bandeja de entrada cero no se trata de no tener nunca correos electrónicos en su bandeja de entrada, sino de minimizar el tiempo que uno pasa leyendo y respondiendo correos electrónicos, para que pueda hacer el trabajo por el que realmente le pagan.

¿Cómo puedo organizar mi bandeja de entrada mientras aseguro mi privacidad?

Use un proveedor de correo electrónico centrado en la privacidad, como Proton Mail, para gestionar su bandeja de entrada mientras se asegura de que sus mensajes no sean escaneados y sus datos comprados y vendidos.

¿Cancelar la suscripción a correos electrónicos es parte de la bandeja de entrada cero?

Si bien no es uno de los principios de la bandeja de entrada cero, eliminar sí lo es, y cancelar la suscripción a suscripciones y boletines innecesarios puede garantizar que tenga menos correos electrónicos para eliminar todos los días.

¿Cuántos correos electrónicos sin leer debería tener?

Ese número es una elección personal, sin embargo, recomendamos tratar de mantener sus correos electrónicos no leídos por debajo de 15 al final de cada día, para que pueda regresar al trabajo al día siguiente con menos cosas por las que estresarse.