Onboarding zaměstnanců je jedním z nejdůležitějších – a často opomíjených – momentů v životním cyklu bezpečnosti společnosti. Zatímco se firmy soustředí na produktivitu a integraci, první hodiny a dny nového zaměstnance často přinášejí zbytečné riziko.
Tato počáteční rozhodnutí mohou vytvořit dlouhodobá zranitelná místa, která ovlivňují, jak zaměstnanci přistupují k bezpečnosti do budoucna. Uspěchané nastavení účtů, nezabezpečené sdílení přihlašovacích údajů a nadměrná přístupová oprávnění mohou mít dlouhodobé následky.
Strukturovaný proces onboardingu zaměřený na bezpečnost pomáhá organizacím snížit riziko hned od prvního dne a zároveň stanovuje jasná očekávání ohledně bezpečného digitálního chování. Zajišťuje, že je přístup udělován odpovídajícím způsobem, s přihlašovacími údaji se nakládá bezpečně a zaměstnanci rozumí své roli při ochraně firemních dat.
Tento průvodce vám poskytne praktický přístup k bezpečnosti onboardingu zaměstnanců s konkrétními kroky, které lze použít napříč týmy různých velikostí. Zdůrazňuje také, jak může firemní správce hesel podpořit lépe kontrolovaný a efektivnější proces.
Proč představuje onboarding vysoké bezpečnostní riziko?
Jaká jsou nejčastější bezpečnostní selhání při onboardingu zaměstnanců?
Jak se připravit na bezpečný onboarding
Jak vynutit bezpečný přístup hned od prvního dne
Jak v prvním týdnu budovat povědomí o bezpečnosti
Jak vypadá kultura onboardingu zaměřená na bezpečnost?
Jak řešit bezpečnost při vzdáleném a hybridním onboardingu
Jak opravit chyby v přístupu během procesu onboardingu a po něm
Jak nastavit dobré dlouhodobé bezpečnostní návyky
Proměňte onboarding pomocí správce hesel
Proč představuje onboarding vysoké bezpečnostní riziko?
Většina organizací postupuje při přivádění nového člena týmu rychle. V tomto spěchu však týmy často dělají ústupky v oblasti přístupu a přihlašovacích údajů. To vytváří neúmyslná slabá místa, která jsou útočníci připraveni zneužít.
Udělení přístupu před úplným ověřením identity, přeskočení dvoufázového ověření (2FA) nebo pouhé sdílení hesel přes e-mail či zprávy v aplikacích se stává častěji, než si možná uvědomujete. Naléhavost může převážit nad osvědčenými postupy IT onboardingu, zejména při hromadném náběru nebo přizpůsobování procesů pro práci na dálku.
Tyto mezery nedávají útočníkům pouze příležitost: učí také nové zaměstnance, že zkratkovitá řešení jsou součástí firemní kultury.
Jaká jsou nejčastější bezpečnostní selhání při onboardingu zaměstnanců?
Onboarding udává tón dlouhodobým bezpečnostním návykům. Zde jsou některé z pastí, do kterých během klíčových prvních dnů spadnou i zavedené společnosti:
- Sdílení počátečních hesel k účtu nebo citlivých odkazů prostřednictvím e-mailu, aplikací pro zasílání zpráv nebo tabulek.
- Poskytnutí práv správce pro úsporu času a následné zapomenutí na jejich omezení.
- Povolení přístupu z neznámých nebo nespravovaných zařízení bez jakýchkoli kontrol zařízení.
- Odkládání nastavení vícefázového ověření.
- Udělení přístupu před provedením bezpečnostního školení.
Každé z těchto jednání může být v chaosu onboardingu lákavé. Ale každé z nich vážně oslabuje bezpečnostní postoj firmy. A jakmile dojde k chybě, její náprava je mnohem časově náročnější a obtížnější.
Jak se připravit na bezpečný onboarding
Hladký a bezpečný začátek nového člena týmu vyžaduje přípravu ještě předtím, než vůbec vstoupí do kanceláře (nebo se přihlásí). Vaše organizace by měla naplánovat jeho příchod pomocí následujících kroků:
- Přesně určete, k jakým systémům bude nový zaměstnanec přistupovat na základě své role, v souladu s principem nejnižších práv.
- Vytvořte předem všechny účty, ale neposílejte žádné přihlašovací údaje ani odkazy nezabezpečenými kanály.
- Nastavte zvací odkazy na vámi zvoleného firemního správce hesel, jako je Proton Pass for Business, personalizované pro nového zaměstnance a připravené na první den.
- Učiňte registraci 2FA a první přihlášení součástí vašeho oficiálního kontrolního seznamu pro onboarding pro 1. den.
Zajištění těchto prvků předem zabrání zmatkům na poslední chvíli a omezí zbytečná rizika. To je zvláště důležité pro distribuované týmy, kde osobní ověření nemusí být možné.
Jak vynutit bezpečný přístup hned od prvního dne
První hodiny člena týmu nenesou zvýšené riziko. Nováčci se těší, až získají přístup a začnou pracovat, zatímco váš IT tým může současně řešit několik onboardingů, nové projekty a výpadky.
Kontrola následujících položek je pro bezpečnostně orientovaný onboarding povinná:
- Dvoufázové ověření je nakonfigurováno ihned, ještě před povolením přístupu k jakémukoli produkčnímu systému nebo pracovnímu nástroji.
- Přihlašovací údaje a sdílené tajné klíče jsou doručovány pouze prostřednictvím mechanismů bezpečného sdílení.
- Nový zaměstnanec absolvuje krátkou živou prohlídku bezpečnostních základů: vytváření silných hesel, bezpečné sdílení a rozpoznání phishingových útoků.
Zdůraznění bezpečnosti na začátku ukáže zaměstnancům, jak věci fungují – a že zkratky nebudou tolerovány. Proto je první den nejlepším možným momentem pro zavedení dobrých digitálních návyků , které budou utvářet budoucí jednání.
Jak v prvním týdnu budovat povědomí o bezpečnosti
Poté, co členové týmu dokončí nastavení bezpečnosti, je třeba přesunout vaši pozornost na pomoc s vytvářením dobrých návyků a pochopením vašich bezpečnostních zásad pro hesla.
Zařazení krátkého školení o bezpečnosti během prvního týdne je mnohem efektivnější než čekat měsíc. Důvodem je:
- Noví zaměstnanci si ještě nevytvořili špatné návyky, takže můžete správně nastavit očekávání.
- Zaměstnanci jsou vnímavější vůči zpětné vazbě, když se teprve zaučují.
- Špatná bezpečnostní rozhodnutí se méně pravděpodobně stanou zvykem, pokud jsou včas opravena.
Musíte zajistit, aby noví zaměstnanci znali firemní pravidla pro správu přihlašovacích údajů, používání osobních zařízení (BYOD), nakládání s citlivými daty, hlášení podezřelého chování a bezpečné ukládání hesel. Interaktivní diskuse, která podporuje dotazy, je udrží zapojené a objasní důvod každého pravidla.
Jak vypadá kultura onboardingu zaměřená na bezpečnost?
Nezáleží na tom, jak skvělá je vaše technologie nebo ovládací prvky, pokud je vaše firemní kultura laxní: bezpečnost musí být normou.
Zde je návod, jak můžete podpořit bezpečnost onboardingu zaměstnanců:
- Jděte příkladem: Pracovníci IT a manažeři vždy dodržují stejná pravidla bezpečného přístupu jako jakýkoli jiný zaměstnanec.
- Mluvte o bezpečnosti jako o posílení pravomocí, ne o trestu. Chyby se opravují, neskrývají.
- Odměňujte lidi za hlášení problémů, i těch malých, zejména během jejich období onboardingu.
- Publikujte krátká připomenutí a příběhy úspěchu na interních kanálech, aby byly osvědčené postupy pro správu hesel stále všem na očích.
Klíčem je učinit z bezpečnosti viditelnou, každodenní součást pracovních rutin, nikoli pouze roční školení nebo příležitostný e-mail.
Jak řešit bezpečnost při vzdáleném a hybridním onboardingu
Jelikož jsou hybridní práce a práce na dálku stále běžnější, je třeba přezkoumat části procesu onboardingu. Ve vzdáleném prostředí se ověření stává složitějším, domácí zařízení mohou vyžadovat připojení a časová pásma komplikují plánování.
Pokud jde o řešení onboardingu vzdálených a hybridních pracovníků, vezměte v úvahu následující:
- K potvrzení identity každého nového zaměstnance použijte videohovory a bezpečné digitální metody ověření.
- Nikdy nedovolte přístup z domácích zařízení, dokud je nezkontrolujete a nezaregistrujete. To je klíčem k řízení toku firemních dat.
- Proškolte manažery a vedoucí týmů v tom, jak virtuálně projít postupy pro 2FA a bezpečná hesla, aby každý zaměstnanec – ať je kdekoli – získal stejnou pozornost věnovanou bezpečnosti.
Vzdálený onboarding také usnadňuje nahrávání bezpečnostních školení nebo nastavení kurzů podle vlastního tempa, což může pomoci s konzistencí. Mějte však na paměti, že praktická podpora, zejména pro lidi méně obeznámené s digitálními nástroji, je stejně důležitá.
Jak opravit chyby v přístupu během procesu onboardingu a po něm
Jedním z běžných selhání po onboardingu je dlouhodobý „dočasný“ přístup. Práva správce a zřídka používaná systémová oprávnění mohou zůstat celé měsíce bez kontroly, což vystavuje data riziku dlouho po onboardingu.
Komu: Abyste tomu zabránili, vyplatí se po jednom měsíci provést kontrolu s cílem:
- Zkontrolovat, zda každý účet a oprávnění udělené během onboardingu stále odpovídají aktuální roli a odpovědnostem dané osoby.
- Odebrat nepoužívané účty nebo nástroje pro omezení plochy úroku.
- Potvrdit, že si je zaměstnanec jistý všemi požadovanými bezpečnostními opatřeními.
Plánované kontroly zachytí a vyřeší problémy s přístupem dříve, než vedou k únikům informací. Většina zaměstnanců nezneužívá oprávnění úmyslně, ale je nepravděpodobné, že by nahlásili, pokud si ponechali přístup, který doopravdy nepotřebují.
Jak nastavit dobré dlouhodobé bezpečnostní návyky
Po měsíci by se váš proces onboardingu měl přesunout z režimu nového zaměstnance do průběžné podpory zaměstnanců. To jednoduše znamená integraci průběžných bezpečnostních připomenutí a nabízení kanálů podpory, když se objeví otázky.
Zde je několik metod, které můžete použít:
- Krátká, pravidelná opakovací školení o bezpečnosti sdílená prostřednictvím interních platforem.
- Připomenutí k nastavení nebo aktualizaci 2FA, pokud je to relevantní.
- Viditelný a jednoduchý způsob, jak nahlásit problémy nebo požádat o pomoc související s přístupem, a to i měsíce po onboardingu.
Nepřetržitá bezpečnost a ochrana před úniky informací je neustálý proces kontroly, zpětné vazby a přizpůsobování. V tomto kontextu jsou osvědčené postupy IT onboardingu, jako je kontrola, zda jsou systémy aktualizovaný, zásady pro hesla silné a v souladu s pokyny NIST, klíčové pro posílení dlouhodobé bezpečnosti. Pro více informací si prohlédněte naše bezpečné kontrolní seznamy pro onboarding.
Vybudování bezpečného procesu onboardingu není o zpomalování věcí nebo ztěžování života novým kolegům. Spočívá v vytváření důvěry, zobrazování, že vaše firma chráni své lidi, že vaši lidé chráni vaši firmu a že obojí roste společně.
Proměňte onboarding pomocí správce hesel
Správa přihlašovacích údajů je pro bezpečnost klíčová, zejména pokud vezmeme v úvahu, že podle Proton Data Breach Observatory byla v posledních měsících hesla vystavena v 47 % úniků informací.
Jelikož noví zaměstnanci obvykle potřebují pracovat s přihlašovacími údajy pro několik systémů, jediným způsobem, jak tento proces zabezpečit, je použití firemního správce hesel k generování a správě jedinečných, nepředvídatelných a bezpečných hesel.
Proton Pass for Business byl navržen tak, aby řešil potřeby IT týmů, ať už ve velkých, nebo malých firmách.
Pokud začleníte Proton Pass for Business do svého procesu onboardingu zaměstnanců, můžete jej výrazně zjednodušit:
- Noví zaměstnanci obdrží bezpečnou pozvánku do svého osobního trezoru hesel.
- Veškeré přihlašovací údaje, které potřebují, jsou sdíleny prostřednictvím správce hesel v bezpečném prostředí.
- Přístup je specifický pro danou roli. Zaměstnanci získají pouze to, co vyžadují, a nevidí citlivá přihlášení patřící jiným týmům nebo oddělením.
- Správci mají k dispozici vestavěné prvky řízení a funkce podávání zpráv, takže nic nepřehlédnou ani neudělí „jen prozatím“.
- Díky tomu, že je náš software open-source, se švýcarskou ochranou soukromí a nezávislými audity, máte dodatečnou jistotu, že to, co používáte, je důvěryhodné.
Jako součást ekosystému Proton vám Proton Pass for Business umožňuje zajistit bezpečnost ve velkém měřítku, během onboardingu i po něm, díky funkcím, jako jsou:
- Koncové šifrování
- Vynutitelné týmové zásady pro hesla
- Podpora pro 2FA
- Pravidla pro bezpečné sdílení
- Přístupové klíče a biometrické ověření
- Viditelnost a kontrola správce
- Soulad s regulačními rámce jako GDPR, HIPAA a ISO 27001
Vybudujte lepší proces onboardingu pomocí bezpečného firemního správce hesel.
