A integração de colaboradores é um dos momentos mais críticos – e muitas vezes negligenciados – no ciclo de vida da segurança de uma empresa. Enquanto as empresas se focam na produtividade e na integração, as primeiras horas e dias da jornada de um novo colaborador introduzem frequentemente riscos desnecessários.
Estas decisões na fase inicial podem criar vulnerabilidades a longo prazo que afetam a forma como os colaboradores gerem a segurança no futuro. Configurações de conta apressadas, partilha não segura de credenciais e permissões de acesso excessivas podem ter consequências a longo prazo.
Um processo de integração estruturado e focado na segurança ajuda as organizações a reduzir a exposição desde o primeiro dia, ao mesmo tempo que estabelece expetativas claras para um comportamento digital seguro. Garante que o acesso é concedido adequadamente, que as credenciais são geridas de forma segura e que os colaboradores compreendem o seu cargo na proteção dos dados da empresa.
Este guia oferece-lhe uma abordagem prática à segurança da integração de colaboradores, com passos práticos que podem ser aplicados em equipas de diferentes tamanhos. Também destaca como um gestor de palavras-passe empresarial pode dar apoio ao cliente a um processo mais controlado e eficiente.
Por que razão a integração apresenta um elevado risco para a segurança?
Quais são as falhas de segurança mais comuns na integração de colaboradores?
Como se preparar para uma integração segura
Como impor um acesso seguro desde o primeiro dia
Como promover a consciencialização para a segurança na primeira semana
Como é uma cultura de integração focada na segurança?
Como gerir a segurança na integração remota e híbrida
Como corrigir erros de acesso durante e após o processo de integração
Como configurar bons hábitos de segurança a longo prazo
Transforme a integração com um gestor de palavras-passe
Por que razão a integração apresenta um elevado risco para a segurança?
A maioria das organizações age rapidamente ao integrar um novo membro na equipa. No entanto, nesta pressa, as equipas frequentemente facilitam no acesso e nas credenciais. Isto cria pontos fracos não intencionais que os atacantes estão prontos para explorar.
Conceder acesso antes de verificar totalmente a identidade, ignorar a autenticação de dois fatores (2FA) ou simplesmente partilhar palavras-passe por e-mail ou aplicações de mensagens acontece mais frequentemente do que se possa julgar. A urgência pode sobrepor-se às melhores práticas de integração de TI, especialmente ao contratar em lote ou ao ajustar processos para o trabalho remoto.
Estas lacunas não dão apenas uma oportunidade aos atacantes: também ensinam aos novos colaboradores que os atalhos fazem parte da cultura da empresa.
Quais são as falhas de segurança mais comuns na integração de colaboradores?
A integração define o tom para os hábitos de segurança a longo prazo. Aqui estão algumas das armadilhas em que até empresas consolidadas caem durante os primeiros dias cruciais:
- Partilhar palavras-passe iniciais de conta ou ligações confidenciais através de e-mail, aplicações de mensagens ou folhas de cálculo.
- Conceder direitos de administrador para poupar tempo e, em seguida, esquecer-se de os restringir.
- Permitir o acesso a partir de dispositivos desconhecidos ou não geridos sem qualquer verificação do dispositivo.
- Adiar a configuração da autenticação multifator.
- Conceder acesso antes de ser realizada a formação de segurança.
Cada uma destas ações pode ser tentadora no meio do caos da integração. No entanto, cada uma delas enfraquece gravemente a postura de segurança de uma empresa. E, uma vez cometido o erro, corrigi-lo é muito mais demorado e difícil.
Como se preparar para uma integração segura
Um início tranquilo e seguro para um novo membro da equipa exige preparação antes mesmo de este entrar nas instalações (ou iniciar sessão). A sua organização deve planear a sua chegada com as seguintes ações:
- Determinar exatamente a que sistemas o novo colaborador irá aceder com base no seu cargo, seguindo o princípio do menor privilégio.
- Criar previamente todas as contas, mas não enviar credenciais nem ligações por canais não seguros.
- Configurar ligações de convite para o gestor de palavras-passe empresarial escolhido, como o Proton Pass for Business, personalizadas para o novo colaborador e prontas para o primeiro dia.
- Tornar a ativação da 2FA e o primeiro início de sessão parte da sua lista de verificação oficial de integração para o dia 1.
Implementar estes elementos evita correrias de última hora e restringe a exposição desnecessária. Isto é especialmente relevante para equipas distribuídas, onde a verificação presencial pode não ser possível.
Como impor um acesso seguro desde o primeiro dia
As primeiras horas de um membro da equipa envolvem um risco elevado. O colaborador está ansioso por obter acesso e começar, e a sua equipa de TI pode estar a gerir simultaneamente várias integrações, novos projetos e interrupções do serviço.
Verificar os seguintes itens é obrigatório para uma integração orientada para a segurança:
- A autenticação de dois fatores é configurada de imediato, antes de ser permitido o acesso a qualquer sistema de produção ou ferramenta de trabalho.
- As credenciais e segredos partilhados são entregues apenas através de mecanismos de partilha segura.
- O novo colaborador recebe uma breve apresentação em direto dos pontos essenciais da segurança: criação de palavras-passe fortes, partilha segura e como reconhecer ataques de phishing.
Dar relevância à segurança logo no início mostra aos colaboradores como as coisas funcionam – e que os atalhos não serão tolerados. É por isso que o primeiro dia é o melhor momento possível para introduzir bons hábitos digitais que moldarão as ações futuras.
Como promover a consciencialização para a segurança na primeira semana
Depois de os membros da equipa concluírem a sua configuração de segurança, a sua atenção deve passar para ajudá-los a criar bons hábitos e a compreender as suas políticas de segurança e de palavras-passe.
Incluir uma breve sessão de consciencialização para a segurança na primeira semana é muito mais eficaz do que esperar um mês. Isto porque:
- Os novos colaboradores ainda não criaram atalhos, pelo que pode definir as expetativas adequadamente.
- Os colaboradores estão mais recetivos a comentários quando ainda estão a aprender os procedimentos.
- Decisões de segurança inadequadas têm menos probabilidades de se tornarem um hábito se forem corrigidas atempadamente.
Deve garantir que os novos colaboradores conhecem as regras da empresa sobre a gestão de credenciais, a utilização de dispositivos pessoais (BYOD), o tratamento de dados confidenciais, a comunicação de comportamentos suspeitos e o armazenamento seguro de palavras-passe. Uma discussão interativa que incentive perguntas mantém os colaboradores envolvidos e clarifica a razão por trás de cada regra.
Como é uma cultura de integração focada na segurança?
Não importa o quão excelentes sejam a sua tecnologia ou os seus controlos se a cultura da sua empresa for permissiva: a segurança tem de ser a norma.
Eis como pode promover a segurança na integração de colaboradores:
- Liderar pelo exemplo: a equipa de TI e os gestores seguem sempre as mesmas regras de acesso seguro que qualquer outro colaborador.
- Falar sobre a segurança como um capacitar e não como uma punição. Os erros são corrigidos, não ocultados.
- Recompensar os colaboradores por comunicarem problemas, mesmo pequenos, especialmente durante o período de integração.
- Publicar pequenos lembretes e histórias de sucesso nos canais internos para manter as melhores práticas de gestão de palavras-passe bem presentes na mente de todos.
O segredo passa por tornar a segurança uma parte visível e quotidiana das rotinas de trabalho, e não apenas um evento de formação anual ou um e-mail ocasional.
Como gerir a segurança na integração remota e híbrida
Como o trabalho híbrido e o trabalho remoto são cada vez mais comuns, certas partes do processo de integração precisam de ser revistas. Em ambientes remotos, a verificação torna-se mais complexa, pode ser necessário ligar dispositivos pessoais e os fusos horários complicam o agendamento.
Ao lidar com a integração de equipas remotas e híbridas, tenha em consideração o seguinte:
- Utilizar videochamadas e métodos de verificação digital seguros para confirmar a identidade de cada novo colaborador.
- Nunca permitir o acesso a partir de dispositivos pessoais até que os tenha verificado e registado. Isto é fundamental para controlar o fluxo de dados da empresa.
- Dar formação a gestores e líderes de equipa sobre como explicar virtualmente a 2FA e as práticas seguras de palavras-passe, de modo a que cada colaborador — onde quer que esteja — receba a mesma atenção à segurança.
A integração remota também facilita a gravação de sessões de formação sobre segurança ou a configuração de cursos ao ritmo de cada um, o que pode ajudar na consistência. No entanto, note que o apoio ao cliente direto, especialmente para pessoas menos familiarizadas com ferramentas digitais, é igualmente importante.
Como corrigir erros de acesso durante e após o processo de integração
Uma falha comum após a integração é o acesso “temporário” a longo prazo. Os direitos de administrador e as permissões de sistema raramente utilizadas podem ficar sem verificação durante meses, expondo dados muito depois da integração.
Para evitar isto, vale a pena realizar uma revisão ao fim de um mês, com vista a:
- Verificar se todas as contas e permissões concedidas durante a integração ainda correspondem ao cargo e às responsabilidades atuais da pessoa.
- Remover contas ou ferramentas não utilizadas para limitar a superfície de ataque.
- Confirmar que o colaborador se sente confiante em relação a todas as medidas de segurança exigidas.
As revisões agendadas detetam e corrigem problemas de acesso antes que conduzam a um incidente de segurança. A maioria dos colaboradores não utiliza indevidamente os privilégios de forma intencional, mas é pouco provável que comunique se manteve um acesso de que já não precisa realmente.
Como configurar bons hábitos de segurança a longo prazo
Após um mês, o seu processo de integração deve passar do modo de novo colaborador para o apoio ao cliente contínuo aos colaboradores. Isto significa simplesmente integrar lembretes de segurança contínuos e oferecer canais de apoio ao cliente quando surgirem dúvidas.
Eis alguns métodos que pode utilizar:
- Ações curtas e regulares de reciclagem sobre segurança, partilhadas através de plataformas internas.
- Lembretes para configurar ou atualizar a 2FA, quando aplicável.
- Uma forma simples e visível de comunicar problemas ou solicitar ajuda relacionada com o acesso, mesmo meses após a integração.
A segurança contínua e a proteção contra incidentes de dados são um processo constante de revisão, comentários e ajuste. Neste contexto, as melhores práticas de integração de TI, como verificar se os sistemas estão atualizados e se as políticas de palavras-passe são fortes e estão em conformidade com as diretrizes do NIST, são fundamentais para reforçar a segurança a longo prazo. Consulte as nossas listas de verificação de integração seguras para obter mais informações.
Criar um processo de integração seguro não se trata de atrasar as coisas ou de complicar a vida aos novos colegas. Consiste em criar confiança, mostrar que a sua empresa protege as suas pessoas, que as suas pessoas protegem a sua empresa e que ambas crescem juntas.
Transforme a integração com um gestor de palavras-passe
A gestão de credenciais é crítica para a segurança, especialmente se considerarmos que, de acordo com o Data Breach Observatory da Proton, nos últimos meses, as palavras-passe estiveram expostas em 47% dos incidentes.
Como os novos colaboradores normalmente precisam de lidar com credenciais para vários sistemas, a única forma de tornar este processo seguro é utilizar um gestor de palavras-passe empresarial para gerar e gerir palavras-passe únicas, imprevisíveis e seguras.
O Proton Pass for Business foi concebido para responder às necessidades das equipas de TI, quer em grandes quer em pequenas empresas.
Quando integra o Proton Pass for Business no seu processo de integração de colaboradores, pode simplificá-lo significativamente:
- Os novos colaboradores recebem um convite seguro para o seu cofre de palavras-passe pessoal.
- Todas as credenciais de que necessitam são partilhadas através do gestor de palavras-passe, num ambiente seguro.
- O acesso é específico para cada cargo. Os colaboradores obtêm apenas o que necessitam e não podem ver inícios de sessão confidenciais pertencentes a outras equipas ou departamentos.
- Os administradores dispõem de controlo integrado e de funcionalidades de relatórios, para que nada seja esquecido nem concedido “apenas por agora”.
- Como o nosso software é de código aberto, com proteção da privacidade suíça e auditorias independentes, tem garantias acrescidas de que o produto que está a utilizar é de confiança.
Fazendo parte do ecossistema Proton, o Proton Pass for Business permite-lhe garantir a segurança à escala, durante e após a integração, com funcionalidades como:
- Encriptação ponto a ponto
- Políticas de palavras-passe aplicáveis às equipas
- Apoio ao cliente para 2FA
- Regras de partilha segura
- Passkeys e autenticação biométrica
- Visibilidade e controlo do administrador
- Conformidade com enquadramentos regulamentares como o GDPR, HIPAA e ISO 27001
Crie um melhor processo de integração com um gestor de palavras-passe empresarial seguro.
