Onboarding av anställda är ett av de mest kritiska – och ofta förbisedda – ögonblicken i ett företags säkerhetslivscykel. Medan företag fokuserar på produktivitet och integration medför de första timmarna och dagarna på en nyanställds resa ofta onödiga risker.
Dessa beslut i ett tidigt skede kan skapa långsiktiga sårbarheter som påverkar hur anställda hanterar säkerhet framöver. Brådskande konfigurationer av konton, osäker delning av inloggningsuppgifter och överdrivna behörigheter för att få åtkomst kan få långsiktiga konsekvenser.
En strukturerad onboardingprocess med säkerheten i första rummet hjälper organisationer att minska exponeringen från dag ett, samtidigt som tydliga förväntningar sätts upp för ett säkert digitalt beteende. Det säkerställer att åtkomst beviljas på lämpligt sätt, att inloggningsuppgifter hanteras säkert och att anställda förstår sin roll i att skydda företagets data.
Den här guiden ger dig ett praktiskt tillvägagångssätt för säkerhet vid onboarding av anställda, med konkreta steg som kan tillämpas i team av olika storlekar. Den lyfter också fram hur en lösenordshanterare för företag kan stödja en mer kontrollerad och effektiv process.
Varför innebär onboarding en hög säkerhetsrisk?
Vilka är de vanligaste säkerhetsmisstagen vid onboarding av anställda?
Hur du förbereder dig för en säker onboarding
Hur du säkerställer säker åtkomst från dag ett
Hur du bygger säkerhetsmedvetenhet under den första veckan
Hur ser en onboardingkultur med säkerheten i första rummet ut?
Hur du hanterar säkerhet vid distans- och hybridonboarding
Hur du korrigerar åtkomstfel under och efter onboardingprocessen
Hur du konfigurerar goda långsiktiga säkerhetsvanor
Förvandla onboardingen med en lösenordshanterare
Varför innebär onboarding en hög säkerhetsrisk?
De flesta organisationer agerar snabbt när de tar ombord någon ny. Men i denna brådska tar team ofta genvägar med åtkomst och inloggningsuppgifter. Det skapar oavsiktliga svaga punkter som angripare står redo att utnyttja.
Att ge åtkomst innan identiteten har verifierats helt, att hoppa över tvåfaktorsautentisering (2FA) eller att bara dela lösenord via e-post eller meddelandeappar händer oftare än du kanske tror. Tidspress kan övertrumfa de bästa metoderna för IT-onboarding, särskilt när man anställer många samtidigt eller anpassar processer för distansarbete.
Dessa luckor ger inte bara angripare en möjlighet: de lär också nyanställda att genvägar är en del av företagskulturen.
Vilka är de vanligaste säkerhetsmisstagen vid onboarding av anställda?
Onboarding sätter tonen för långsiktiga säkerhetsvanor. Här är några av fällorna som även etablerade företag hamnar i under de avgörande första dagarna:
- Att dela inledande kontolösenord eller känsliga länkar via e-post, meddelandeappar eller kalkylblad.
- Att ge adminrättigheter för att spara tid och sedan glömma att begränsa dem.
- Att tillåta åtkomst från okända eller ohanterade enheter utan några enhetskontroller.
- Att dröja med att konfigurera flerfaktorsautentisering.
- Att bevilja åtkomst innan säkerhetsutbildning har genomförts.
Var och en av dessa åtgärder kan vara lockande mitt i onboardingkaoset. Men var och en försvagar ett företags säkerhetsnivå avsevärt. Och när ett misstag väl har skett är det mycket mer tidskrävande och svårt att åtgärda.
Hur du förbereder dig för en säker onboarding
En smidig och säker start för en ny teammedlem kräver förberedelser innan personen ens kliver innanför dörren (eller loggar in). Din organisation bör planera för ankomsten med följande åtgärder:
- Bestäm exakt vilka system den nyanställde ska få åtkomst till baserat på sin roll, enligt principen om minsta möjliga behörighet.
- Skapa alla konton i förväg, men skicka inga inloggningsuppgifter eller länkar via osäkra kanaler.
- Konfigurera inbjudningslänkar till din valda lösenordshanterare för företag, till exempel Proton Pass for Business, personanpassade för den nyanställde och redo från dag ett.
- Gör 2FA-registrering och första inloggning till en del av din officiella onboardingchecklista för dag 1.
Att ha dessa element på plats förhindrar stress i sista minuten och begränsar onödig exponering. Detta är särskilt relevant för distansbaserade team, där verifiering på plats kanske inte är möjlig.
Hur du säkerställer säker åtkomst från dag ett
En teammedlems första timmar medför förhöjd risk. De är ivriga att få åtkomst och komma igång, och ditt IT-team kan behöva hantera flera onboardings, nya projekt och avbrott samtidigt.
Att kontrollera följande punkter är obligatoriskt för en säkerhetsorienterad onboarding:
- Tvåfaktorsautentisering konfigureras direkt, innan åtkomst till något produktionssystem eller arbetsplatsverktyg tillåts.
- Inloggningsuppgifter och delade hemligheter levereras endast via säkra delningsmekanismer.
- Den nyanställde får en snabb genomgång i realtid av de viktigaste säkerhetsdelarna: att skapa starka lösenord, säker delning och hur man känner igen nätfiskeattacker.
Att poängtera säkerheten från start visar anställda hur saker fungerar – och att genvägar inte tolereras. Det är därför den första dagen är det bästa tillfället att introducera goda digitala vanor som kommer att forma framtida handlingar.
Hur du bygger säkerhetsmedvetenhet under den första veckan
När teammedlemmarna har slutfört sin säkerhetskonfiguration behöver ditt fokus flyttas till att hjälpa dem skapa goda vanor och förstå dina säkerhets- och lösenordspolicyer.
Att inkludera ett kort tillfälle om säkerhetsmedvetenhet under den första veckan är långt mer effektivt än att vänta en månad. Det beror på följande:
- Nyanställda har inte utvecklat genvägar än, så du kan ställa in förväntningarna på rätt sätt.
- Anställda är mer mottagliga för feedback när de fortfarande håller på att lära sig rutinerna.
- Dåliga säkerhetsbeslut blir mindre benägna att bli en vana om de korrigeras tidigt.
Du måste se till att nyanställda känner till företagets regler om hantering av inloggningsuppgifter, användning av privata enheter (BYOD), hantering av känsliga data, rapportering av misstänkt beteende och säker lagring av lösenord. En interaktiv diskussion som uppmuntrar till frågor håller dem engagerade och förtydligar orsaken bakom varje regel.
Hur ser en onboardingkultur med säkerheten i första rummet ut?
Det spelar ingen roll hur bra din teknik eller dina kontroller är om företagskulturen är slapp: säkerhet måste vara normen.
Så här kan du främja säkerheten vid onboarding av anställda:
- Föregå med gott exempel: IT-personal och chefer följer alltid samma regler för säker åtkomst som alla andra anställda.
- Tala om säkerhet som en möjlighet, inte ett straff. Misstag åtgärdas, döljs inte.
- Belöna personer som rapporterar problem, även små sådana, särskilt under deras onboardingperiod.
- Publicera korta påminnelser och framgångssagor på interna kanaler för att hålla bästa praxis för lösenordshantering färsk i allas medvetande.
Nyckeln är att göra säkerhet till en synlig, daglig del av arbetsplatsens rutiner, inte bara ett årligt utbildningstillfälle eller ett enstaka e-postmeddelande.
Hur du hanterar säkerhet vid distans- och hybridonboarding
Eftersom hybrid- och distansarbete nu är allt vanligare behöver delar av onboardingprocessen ses över. I distansmiljöer blir verifiering svårare, hemenheter kan behöva anslutas och tidszoner krånglar till schemaläggningen.
När det gäller att hantera onboarding för distans- och hybridpersonal bör du ta hänsyn till följande:
- Använd videosamtal och säkra digitala verifieringsmetoder för att bekräfta varje nyanställds identitet.
- Tillåt aldrig åtkomst från hemenheter förrän du har kontrollerat och registrerat dem. Detta är avgörande för att kontrollera företagets dataflöde.
- Utbilda chefer och teamledare i hur man går igenom 2FA och säkra lösenordsrutiner virtuellt så att varje anställd – oavsett var de befinner sig – får samma fokus på säkerhet.
Distansonboarding gör det också lättare att spela in säkerhetsutbildningar eller konfigurera kurser i egen takt, vilket kan hjälpa med enhetligheten. Observera dock att praktisk support, särskilt för personer som är mindre vana vid digitala verktyg, är minst lika viktigt.
Hur du korrigerar åtkomstfel under och efter onboardingprocessen
Ett vanligt misstag efter onboarding är långvarig ”tillfällig” åtkomst. Adminrättigheter och sällan använda systembehörigheter kan lämnas okontrollerade i månader, vilket exponerar data långt efter onboardingen.
För att förhindra detta är det värt att göra en granskning efter en månad för att:
- Kontrollera att varje konto och behörighet som beviljades under onboardingen fortfarande matchar personens nuvarande roll och ansvar.
- Ta bort oanvända konton eller verktyg för att begränsa attackytan.
- Bekräfta att den anställde känner sig trygg med alla säkerhetsåtgärder som krävs.
Schemalagda granskningar upptäcker och åtgärdar åtkomstproblem innan de leder till ett säkerhetsintrång. De flesta anställda missbrukar inte behörigheter avsiktligt, men det är osannolikt att de rapporterar om de har behållit åtkomst som de inte egentligen behöver.
Hur du konfigurerar goda långsiktiga säkerhetsvanor
Efter en månad bör din onboardingprocess övergå från nyanställningsläge till löpande support för anställda. Detta innebär helt enkelt att integrera kontinuerliga säkerhetspåminnelser och erbjuda supportkanaler när frågor uppstår.
Här är några metoder du kan använda:
- Korta, regelbundna säkerhetsuppfräschningar som delas via interna plattformar.
- Påminnelser om att ställa in eller uppdatera 2FA, när det är tillämpligt.
- Ett synligt och enkelt sätt att rapportera problem eller begära hjälp gällande åtkomst, även flera månader efter onboardingen.
Kontinuerlig säkerhet och skydd mot dataintrång är en ständig process av granskning, feedback och anpassning. I detta sammanhang är bästa praxis för IT-onboarding, såsom att kontrollera att systemen är uppdaterade, att lösenordspolicyerna är starka och i enlighet med NIST-riktlinjer, avgörande för att förbättra den långsiktiga säkerheten. Se våra säkra onboardingchecklistor för mer information.
Att skapa en säker onboardingprocess handlar inte om att sakta ner saker och ting eller göra livet svårare för nya kollegor. Det handlar om att skapa förtroende, visa att ditt företag skyddar sina medarbetare, att dina medarbetare skyddar ditt företag och att båda växer tillsammans.
Förvandla onboardingen med en lösenordshanterare
Hantering av inloggningsuppgifter är avgörande för säkerheten, särskilt om vi tänker på att lösenord, enligt Protons Data Breach Observatory, under de senaste månaderna var exponerade i 47 % av alla intrång.
Eftersom nyanställda vanligtvis behöver hantera inloggningsuppgifter för flera system är det enda sättet att göra denna process säker att använda en lösenordshanterare för företag för att generera och hantera unika, förutsägbara och säkra lösenord.
Proton Pass for Business har utformats för att möta behoven hos IT-team, oavsett om det gäller stora eller små företag.
När du bygger in Proton Pass for Business i din onboardingprocess för anställda kan du effektivisera den avsevärt:
- Nyanställda får en säker inbjudan till sitt personliga lösenordsvalv.
- Alla inloggningsuppgifter de behöver delas via lösenordshanteraren i en säker miljö.
- Åtkomsten är rollspecifik. Anställda får bara det de behöver och kan inte se känsliga inloggningar som tillhör andra team eller avdelningar.
- Admin har inbyggda kontroller och rapporteringsfunktioner, så att ingenting förbises eller beviljas ”bara för stunden”.
- Eftersom vår mjukvara är öppen källkod, med schweiziskt integritetsskydd och oberoende granskningar, har du en extra trygghet i att det du använder är pålitligt.
Proton Pass for Business ingår i Protons ekosystem och gör det möjligt för dig att säkerställa säkerhet i stor skala, under och efter onboarding, med funktioner som:
- End-to-end-kryptering
- Tvingande lösenordspolicyer för team
- Stöd för 2FA
- Regler för säker delning
- Passkeys och biometrisk autentisering
- Admininsyn och kontroll
- Efterlevnad av regelverk som GDPR, HIPAA och ISO 27001
Skapa en bättre onboardingprocess med en säker lösenordshanterare för företag.
