Onboarding av ansatte er et av de mest kritiske – og ofte oversette – øyeblikkene i en bedrifts sikkerhetslivssyklus. Mens bedrifter fokuserer på produktivitet og integrering, fører de første timene og dagene for en nyansatt ofte til unødvendig risiko.
Disse tidlige avgjørelsene kan skape langsiktige sårbarheter som påvirker hvordan ansatte håndterer sikkerhet fremover. Hastverksarbeid med kontooppsett, usikker deling av påloggingsinformasjon og for rikelige tilgangsrettigheter kan få langsiktige konsekvenser.
En strukturert onboardingprosess med sikkerhet i høysetet hjelper organisasjoner med å redusere eksponeringen fra dag én, samtidig som det settes tydelige forventninger til trygg digital adferd. Det sikrer at tilgang gis på en hensiktsmessig måte, at påloggingsinformasjon håndteres sikkert, og at ansatte forstår sin rolle i å beskytte bedriftens data.
Denne guiden gir deg en praktisk tilnærming til sikkerhet ved onboarding av ansatte, med konkrete tiltak som kan brukes på tvers av team i ulike størrelser. Den belyser også hvordan en passordapp for bedrifter kan støtte en mer kontrollert og effektiv prosess.
Hvorfor innebærer onboarding høy risiko for sikkerheten?
Hva er de vanligste sikkerhetsfeilene ved onboarding av ansatte?
Slik forbereder du deg på en sikker onboarding
Slik håndhever du sikker tilgang fra dag én
Slik bygger du sikkerhetsbevissthet den første uken
Hvordan ser en onboardingkultur ut der sikkerheten kommer først?
Slik håndterer du sikkerheten ved onboarding på hjemmekontor og i hybridhverdag
Slik retter du opp tilgangsfeil under og etter onboardingprosessen
Slik konfigurerer du gode langsiktige sikkerhetsvaner
Forvandle onboardingen med en passordapp
Hvorfor innebærer onboarding høy risiko for sikkerheten?
De fleste organisasjoner handler raskt når de henter inn en ny ansatt. Men i dette hastverket tar team ofte snarveier med tilgang og påloggingsinformasjon. Dette skaper utilsiktede svake punkter som angripere står klare til å utnytte.
Å gi tilgang før identiteten er fullstendig verifisert, hoppe over tofaktorautentisering (2FA), eller ganske enkelt å dele passord via e-post eller lynmeldingsapper skjer oftere enn du kanskje tror. Hastverk kan overstyre beste praksis for IT-onboarding, spesielt når man ansetter mange samtidig eller tilpasser prosesser for hjemmekontor.
Disse smutthullene gir ikke bare angripere en mulighet: De lærer også nyansatte at snarveier er en del av bedriftskulturen.
Hva er de vanligste sikkerhetsfeilene ved onboarding av ansatte?
Onboarding legger grunnlaget for langsiktige sikkerhetsvaner. Her er noen av fellene selv etablerte bedrifter går i i løpet av de avgjørende første dagene:
- Deling av innledende kontopassord eller sensitive lenker via e-post, lynmeldingsapper eller regneark.
- Å gi administratorrettigheter for å spare tid, og deretter glemme å begrense dem.
- Å tillate tilgang fra ukjente eller uadministrerte enheter uten noen enhetskontroll.
- Utsettelse av oppsett for flerfaktorautentisering.
- Tildeling av tilgang før sikkerhetsopplæringen har funnet sted.
Hver av disse handlingene kan være fristende i et kaotisk onboardingløp. Men hver eneste en av dem svekker bedriftens sikkerhetstilstand alvorlig. Og når en feil først har skjedd, er oppryddingen langt mer tidkrevende og vanskelig.
Slik forbereder du deg på en sikker onboarding
En smidig og sikker start for et nytt teammedlem krever forberedelser før vedkommende i det hele tatt møter opp (eller logger på). Organisasjonen din bør planlegge ankomsten deres med følgende tiltak:
- Avgjør nøyaktig hvilke systemer den nyansatte skal ha tilgang til basert på sin rolle, i tråd med prinsippet om minste tilgang.
- Opprett alle kontoer på forhånd, men ikke send påloggingsinformasjon eller lenker via usikrede kanaler.
- Konfigurer invitasjonslenker til din valgte passordapp for bedrifter, som Proton Pass for Business, tilpasset den nyansatte og klar fra dag én.
- Gjør 2FA-registrering og første pålogging til en del av din offisielle onboarding-sjekkliste for dag 1.
Å få disse elementene på plass forhindrer panikk i siste liten og begrenser unødvendig eksponering. Dette er spesielt relevant for desentraliserte team, der personlig verifisering kanskje ikke er mulig.
Slik håndhever du sikker tilgang fra dag én
Et teammedlems første timer innebærer økt risiko. Vedkommende er ivrig etter å få tilgang og komme i gang, og IT-teamet ditt sjonglerer kanskje flere onboardinger, nye prosjekter og avbrudd samtidig.
Å kontrollere følgende elementer er obligatorisk for en sikkerhetsorientert onboarding:
- Tofaktorautentisering konfigureres umiddelbart, før tilgang til produksjonssystemer eller verktøy på arbeidsplassen tillates.
- Påloggingsinformasjon og delte hemmeligheter leveres kun gjennom mekanismer for sikker deling.
- Den nyansatte får en rask gjennomgang av det viktigste innen sikkerhet: opprettelse av sterke passord, sikker deling og hvordan man gjenkjenner nettfiskingangrep.
Å fremheve sikkerhet fra starten viser de ansatte hvordan ting fungerer – og at snarveier ikke vil bli tolerert. Det er derfor den første dagen er det best mulige øyeblikket for å introdusere gode digitale vaner som vil forme fremtidige handlinger.
Slik bygger du sikkerhetsbevissthet den første uken
Etter at teammedlemmene har fullført sitt sikkerhetsoppsett, må du flytte oppmerksomheten over på å hjelpe dem med å skape gode vaner og forstå dine sikkerhets- og passordretningslinjer.
Å inkludere en kort økt om sikkerhetsbevissthet i løpet av den første uken er langt mer effektivt enn å vente en måned. Dette er fordi:
- Nyansatte har ikke utviklet snarveier ennå, så du kan stille tydelige forventninger fra starten.
- Ansatte er mer mottakelige for tilbakemelding når de fortsatt lærer rutinene.
- Dårlige sikkerhetsbeslutninger har mindre sannsynlighet for å bli en vane hvis de korrigeres tidlig.
Du må sørge for at nyansatte kjenner bedriftens regler for administrasjon av påloggingsinformasjon, bruk av private enheter (BYOD), håndtering av sensitive data, rapportering av mistenkelig adferd og trygg lagring av passord. En interaktiv diskusjon som oppfordrer til spørsmål, holder dem engasjert og forklarer årsaken bak hver enkelt regel.
Hvordan ser en onboardingkultur ut der sikkerheten kommer først?
Det spiller ingen rolle hvor fantastisk teknologien eller kontrollene dine er dersom bedriftskulturen er slapp: Sikkerhet må være normen.
Slik kan du fremme sikkerhet ved onboarding av ansatte:
- Gå foran som et godt eksempel: IT-ansatte og ledere følger alltid de samme reglene for sikker tilgang som alle andre ansatte.
- Snakk om sikkerhet som en styrke, ikke som straff. Feil blir rettet, ikke skjult.
- Belønn folk for å rapportere problemer, selv små, spesielt i onboardingperioden.
- Publiser korte påminnelser og suksesshistorier i interne kanaler for å holde beste praksis for passordhåndtering friskt i minne hos alle.
Nøkkelen er å gjøre sikkerhet til en synlig, daglig del av rutinene på arbeidsplassen, ikke bare en årlig opplæringshendelse eller en usammenhengende e-post.
Slik håndterer du sikkerheten ved onboarding på hjemmekontor og i hybridhverdag
Ettersom hybridhverdag og fjernarbeid nå er stadig mer vanlig, må deler av onboardingprosessen gjennomgås på nytt. I digitale miljøer blir verifisering vanskeligere, hjemmeenheter må kanskje kobles til, og tidssoner gjør planleggingen mer komplisert.
Når du skal håndtere onboarding for ansatte på hjemmekontor eller i hybridordninger, bør du ta følgende i betraktning:
- Bruk videosamtaler og sikre digitale verifiseringsmetoder for å bekrefte hver nyansatts identitet.
- Tillat aldri tilgang fra private enheter før du har kontrollert og registrert dem. Dette er avgjørende for å kontrollere flyten av bedriftsdata.
- Lær opp ledere og teamledere i hvordan de gjennomgår 2FA og praksis for sikre passord virtuelt, slik at alle ansatte – uansett hvor de befinner seg – får samme fokus på sikkerhet.
Onboarding på avstand gjør det også enklere å ta opp sikkerhetsopplæringsøkter eller konfigurere kurs i eget tempo, noe som kan bidra til kontinuitet. Vær imidlertid oppmerksom på at praktisk støtte, spesielt for personer som er mindre vant til digitale verktøy, er like viktig.
Slik retter du opp tilgangsfeil under og etter onboardingprosessen
En vanlig feil etter onboarding er den langvarige «midlertidige» tilgangen. Administratorrettigheter og sjeldent brukte systemtillatelser kan bli stående ukontrollert i månedsvis, noe som eksponerer data lenge etter onboardingen.
For å forhindre dette er det verdt å gjennomføre en gjennomgang etter én måned, for å:
- Sjekke at hver konto og rettighet som ble tildelt under onboardingen fortsatt samsvarer med personens nåværende rolle og ansvarsområder.
- Fjerne ubrukte kontoer eller verktøy for å begrense angrepsflaten.
- Bekrefte at den ansatte er trygg på alle nødvendige sikkerhetstiltak.
Planlagte gjennomganger avdekker og retter opp tilgangsproblemer før de fører til et sikkerhetsbrudd. De fleste ansatte misbruker ikke rettigheter med vilje, men det er lite sannsynlig at de rapporterer om de har beholdt tilgang de egentlig ikke trenger.
Slik konfigurerer du gode langsiktige sikkerhetsvaner
Etter en måned bør onboardingprosessen gå over fra nyansattmodus til løpende brukerstøtte for ansatte. Dette betyr ganske enkelt å integrere kontinuerlige sikkerhetspåminnelser og tilby støttekanaler når det oppstår spørsmål.
Her er noen metoder du kan bruke:
- Korte, regelmessige oppfriskninger om sikkerhet som deles via interne plattformer.
- Påminnelser om å konfigurere eller oppdatere 2FA, der det er aktuelt.
- En synlig, enkel måte å rapportere problemer på eller be om hjelp knyttet til tilgang, selv måneder etter onboarding.
Kontinuerlig sikkerhet og beskyttelse mot databrudd er en uavbrutt prosess med gjennomgang, tilbakemelding og justering. I denne sammenhengen er beste praksis for IT-onboarding, som å sjekke om systemene er oppdatert, og om passordretningslinjene er sterke og i samsvar med NIST-retningslinjene, avgjørende for å styrke sikkerheten på lang sikt. Sjekk våre sikre sjekklister for onboarding for mer informasjon.
Å bygge en sikker onboardingprosess handler ikke om å bremse ting eller gjøre hverdagen vanskeligere for nye kolleger. Det handler om å skape tillit, vise at bedriften din beskytter sine ansatte, at de ansatte beskytter bedriften din, og at begge vokser sammen.
Forvandle onboardingen med en passordapp
Administrasjon av påloggingsinformasjon er avgjørende for sikkerheten, spesielt hvis vi tar i betraktning at, ifølge Protons Data Breach Observatory, har passord de siste månedene blitt eksponert i 47 % av bruddene.
Siden nyansatte vanligvis må forholde seg til påloggingsinformasjon for flere systemer, er den eneste måten å gjøre denne prosessen sikker på ved å bruke en passordapp for bedrifter til å generere og administrere unike, uforutsigbare og sikre passord.
Proton Pass for Business er utformet for å dekke behovene til IT-team, enten det er i store eller små bedrifter.
Når du bygger Proton Pass for Business inn i onboardingprosessen for ansatte, kan du effektivisere den betraktelig:
- Nyansatte mottar en sikker invitasjon til sitt personlige passordhvelv.
- All påloggingsinformasjon de trenger, deles via passordappen i et sikkert miljø.
- Tilgangen er rollespesifikk. Ansatte får bare det de har behov for, og kan ikke se følsomme pålogginger som tilhører andre team eller avdelinger.
- Administratorer har innebygde kontroller og rapporteringsfunksjoner, slik at ingenting blir oversett eller tildelt «bare for nå».
- Fordi programvaren vår er åpen kildekode, med sveitsisk personvern og uavhengige revisjoner, har du ekstra trygghet for at det du bruker er til å stole på.
Som en del av Proton-økosystemet lar Proton Pass for Business deg ivareta sikkerheten i stor skala, både under og etter onboarding, med funksjoner som:
- Ende-til-ende-kryptering
- Håndhevbare passordretningslinjer for team
- Støtte for 2FA
- Regler for sikker deling
- Passnøkler og biometrisk autentisering
- Administratorsikt og -kontroll
- Samsvar med regelverk som GDPR, HIPAA og ISO 27001
Bygg en bedre onboardingprosess med en sikker passordapp for bedrifter.
