Onboarding karyawan adalah salah satu momen paling krusial – dan sering terabaikan – dalam siklus hidup keamanan perusahaan. Di saat bisnis berfokus pada produktivitas dan integrasi, jam-jam dan hari-hari pertama dari perjalanan karyawan baru sering kali menimbulkan risiko yang tidak perlu.

Keputusan di tahap awal ini dapat memunculkan kerentanan jangka panjang yang memengaruhi cara karyawan mengelola keamanan ke depannya. Pengaturan akun yang terburu-buru, pembagian kredensial yang tidak aman, dan izin akses yang berlebihan dapat memiliki konsekuensi jangka panjang.

Proses onboarding yang terstruktur dan mengutamakan keamanan membantu organisasi mengurangi paparan risiko sejak hari pertama sekaligus menetapkan ekspektasi yang jelas tentang perilaku digital yang aman. Proses ini memastikan bahwa akses diberikan dengan tepat, kredensial dikelola secara aman, dan karyawan memahami peran mereka dalam melindungi data perusahaan.

Panduan ini memberikan pendekatan praktis untuk keamanan onboarding karyawan, dengan langkah-langkah praktis yang dapat diterapkan di berbagai tim dengan ukuran berbeda. Panduan ini juga menyoroti bagaimana pengelola kata sandi bisnis dapat mendukung proses yang lebih terkontrol dan efisien.

Mengapa onboarding berisiko tinggi bagi keamanan?

Apa saja kegagalan keamanan onboarding karyawan yang paling umum?

Cara bersiap untuk onboarding yang aman

Cara menerapkan akses aman sejak hari pertama

Cara membangun kesadaran keamanan di minggu pertama

Seperti apa budaya onboarding yang mengutamakan keamanan?

Cara mengelola keamanan dalam onboarding jarak jauh dan hibrida

Cara memperbaiki kesalahan akses selama dan setelah proses onboarding

Cara menyiapkan kebiasaan keamanan jangka panjang yang baik

Transformasi onboarding dengan pengelola kata sandi

Mengapa onboarding berisiko tinggi bagi keamanan?

Sebagian besar organisasi bergerak cepat saat menerima anggota baru. Namun dalam ketergesaan ini, tim sering kali mengambil jalan pintas terkait akses dan kredensial. Hal ini menciptakan titik lemah tak terduga yang siap dimanfaatkan oleh penyerang.

Memberikan akses sebelum memverifikasi identitas secara penuh, melewati autentikasi dua faktor (2FA), atau sekadar membagikan kata sandi melalui email atau aplikasi pesan terjadi lebih sering daripada yang disadari. Urgensi dapat mengesampingkan praktik terbaik onboarding TI, terutama saat merekrut secara massal atau menyesuaikan proses untuk kerja jarak jauh.

Celah-celah ini tidak hanya memberikan kesempatan bagi penyerang: celah ini juga mengajarkan karyawan baru bahwa pintasan adalah bagian dari budaya perusahaan.

Apa saja kegagalan keamanan onboarding karyawan yang paling umum?

Onboarding menentukan arah kebiasaan keamanan jangka panjang. Berikut adalah beberapa jebakan yang bahkan dialami oleh perusahaan mapan selama hari-hari pertama yang krusial:

  • Membagikan kata sandi akun awal atau tautan sensitif melalui email, aplikasi pesan, atau spreadsheet.
  • Memberikan hak admin untuk menghemat waktu, lalu lupa membatasinya.
  • Mengizinkan akses dari perangkat yang tidak dikenal atau tidak terkelola tanpa pemeriksaan perangkat apa pun.
  • Menunda pengaturan autentikasi multifaktor.
  • Memberikan akses sebelum pelatihan keamanan dilakukan.

Masing-masing tindakan ini mungkin menggiurkan di tengah kesibukan onboarding. Namun, setiap kesalahan tersebut sangat memperlemah postur keamanan bisnis. Dan begitu kesalahan terjadi, membereskannya membutuhkan waktu jauh lebih lama dan lebih sulit.

Cara bersiap untuk onboarding yang aman

Persiapan yang lancar dan aman bagi anggota tim baru memerlukan tindakan sebelum mereka masuk (atau log on). Organisasi harus merencanakan kedatangan mereka melalui langkah-langkah berikut:

  • Menentukan secara pasti sistem mana yang akan diakses oleh karyawan baru berdasarkan peran mereka, mengikuti prinsip hak akses terendah.
  • Membuat semua akun terlebih dahulu, tetapi tidak mengirimkan kredensial atau tautan apa pun melalui kanal yang tidak aman.
  • Menyiapkan tautan undangan ke pengelola kata sandi bisnis yang dipilih, seperti Proton Pass for Business, yang dipersonalisasi untuk karyawan baru dan siap digunakan di hari pertama.
  • Mewajibkan pendaftaran 2FA dan masuk pertama sebagai bagian dari daftar periksa onboarding resmi hari ke-1.


Menyiapkan elemen-elemen ini dapat menghindari ketergesaan di menit-menit terakhir dan membatasi paparan yang tidak perlu. Hal ini sangat relevan untuk tim yang terdistribusi, di mana verifikasi secara langsung mungkin tidak memungkinkan.

Cara menerapkan akses aman sejak hari pertama

Jam-jam pertama anggota tim membawa risiko yang lebih tinggi. Mereka antusias untuk mendapatkan akses dan memulai, sementara tim TI mungkin sedang menangani beberapa onboarding, proyek baru, dan gangguan sistem secara bersamaan.

Memeriksa item berikut adalah hal wajib untuk onboarding yang berorientasi pada keamanan:

  • Autentikasi dua faktor dikonfigurasi segera, sebelum akses ke sistem produksi atau alat tempat kerja apa pun diizinkan.
  • Kredensial dan rahasia bersama dikirimkan hanya melalui mekanisme berbagi yang aman.
  • Karyawan baru menerima panduan langsung secara singkat mengenai dasar-dasar keamanan: pembuatan kata sandi yang kuat, berbagi secara aman, dan cara mengenali serangan phishing.


Menekankan keamanan di awal menunjukkan kepada karyawan cara kerja yang berlaku – dan bahwa pintasan tidak akan ditoleransi. Itulah mengapa hari pertama adalah momen terbaik untuk memperkenalkan kebiasaan digital yang baik yang akan membentuk tindakan di masa depan.

Cara membangun kesadaran keamanan di minggu pertama

Setelah anggota tim menyelesaikan pengaturan keamanan mereka, perhatian perlu beralih ke membantu mereka membentuk kebiasaan yang baik serta memahami kebijakan keamanan dan kebijakan kata sandi.

Menyertakan sesi kesadaran keamanan yang singkat pada minggu pertama jauh lebih efektif daripada menunggu satu bulan. Hal ini karena:

  • Karyawan baru belum mengembangkan pintasan, sehingga ekspektasi dapat ditetapkan dengan benar.
  • Karyawan lebih menerima masukan saat masih mempelajari hal-hal dasar.
  • Keputusan keamanan yang buruk cenderung kecil kemungkinannya menjadi kebiasaan jika dikoreksi sejak dini.


Harus dipastikan bahwa karyawan baru mengetahui aturan perusahaan tentang manajemen kredensial, penggunaan perangkat pribadi (BYOD), penanganan data sensitif, pelaporan perilaku mencurigakan, dan penyimpanan kata sandi secara aman. Diskusi interaktif yang mendorong pertanyaan akan membuat mereka tetap terlibat dan memperjelas alasan di balik setiap aturan.

Seperti apa budaya onboarding yang mengutamakan keamanan?

Tidak masalah seberapa hebat teknologi atau kendali yang dimiliki jika budaya perusahaan longgar: keamanan harus menjadi norma.

Berikut cara menumbuhkan keamanan onboarding karyawan:

  • Memberikan contoh: Staf TI dan manajer selalu mengikuti aturan akses aman yang sama seperti karyawan lainnya.
  • Membicarakan keamanan sebagai pemberdayaan, bukan hukuman. Kesalahan diperbaiki, bukan disembunyikan.
  • Memberikan penghargaan kepada orang-orang yang melaporkan isu, bahkan yang kecil sekalipun, terutama selama periode onboarding mereka.
  • Menerbitkan pengingat singkat dan kisah sukses di kanal internal agar praktik terbaik pengelola kata sandi tetap segar di pikiran semua orang.

Kuncinya adalah menjadikan keamanan bagian rutinitas tempat kerja yang terlihat dan terjadi setiap hari, bukan hanya acara pelatihan tahunan atau email sesekali.

Cara mengelola keamanan dalam onboarding jarak jauh dan hibrida

Karena kerja hibrida dan kerja jarak jauh kini semakin umum, bagian dari proses onboarding perlu ditinjau. Dalam lingkungan jarak jauh, verifikasi menjadi lebih rumit, perangkat rumah mungkin perlu dihubungkan, dan zona waktu menyulitkan penjadwalan.

Saat menangani onboarding tenaga kerja jarak jauh dan hibrida, pertimbangkan hal-hal berikut:

  • Menggunakan panggilan video dan metode verifikasi digital yang aman untuk mengonfirmasi identitas setiap karyawan baru.
  • Jangan pernah mengizinkan akses dari perangkat rumah sebelum memeriksa dan mendaftarkannya. Ini adalah kunci untuk mengontrol alur data perusahaan.
  • Melatih manajer dan pemimpin tim tentang cara memandu praktik 2FA dan kata sandi yang aman secara virtual sehingga setiap karyawan — di mana pun berada — mendapatkan perhatian keselamatan yang sama.

Onboarding jarak jauh juga memudahkan perekaman sesi pelatihan keamanan atau menyiapkan kursus mandiri, yang dapat membantu konsistensi. Namun, perlu dicatat bahwa dukungan langsung, terutama bagi orang yang kurang terbiasa dengan alat digital, sama pentingnya.

Cara memperbaiki kesalahan akses selama dan setelah proses onboarding

Satu kegagalan umum setelah onboarding adalah akses “sementara” jangka panjang. Hak admin dan izin sistem yang jarang digunakan mungkin tidak diperiksa selama berbulan-bulan, mencetuskan risiko data lama setelah onboarding.

Untuk menghentikan ini, penting untuk melakukan peninjauan setelah satu bulan, untuk:

  • Memeriksa bahwa setiap akun dan izin yang diberikan selama onboarding masih sesuai dengan peran dan tanggung jawab orang tersebut saat ini.
  • Menghapus akun atau alat yang tidak digunakan untuk membatasi area serangan.
  • Mengonfirmasi bahwa karyawan yakin dan paham dengan semua langkah keamanan yang diperlukan.


Peninjauan terjadwal mendeteksi dan memperbaiki isu akses sebelum menyebabkan pembobolan keamanan. Sebagian besar karyawan tidak sengaja menyalahgunakan hak akses, tetapi mereka tidak mungkin melapor jika mempertahankan akses yang tidak benar-benar mereka butuhkan.

Cara menyiapkan kebiasaan keamanan jangka panjang yang baik

Setelah satu bulan, proses onboarding harus bertransisi dari mode karyawan baru ke dukungan karyawan yang berkelanjutan. Ini berarti mengintegrasikan pengingat keamanan secara terus-menerus dan menawarkan kanal dukungan saat pertanyaan muncul.

Berikut beberapa metode yang dapat digunakan:

  • Penyegaran keamanan secara singkat dan berkala yang dibagikan melalui platform internal.
  • Pengingat untuk mengatur atau memperbarui 2FA, jika berlaku.
  • Cara yang jelas dan sederhana untuk melaporkan isu atau meminta bantuan terkait akses, bahkan berbulan-bulan setelah onboarding.

Keamanan berkelanjutan dan perlindungan pembobolan data adalah proses peninjauan, masukan, dan penyesuaian yang terus-menerus. Dalam konteks ini, praktik terbaik onboarding TI, seperti memeriksa apakah sistem diperbarui, kebijakan kata sandi kuat dan sesuai dengan panduan NIST, adalah kunci untuk meningkatkan keamanan jangka panjang. Periksa daftar periksa onboarding kami yang aman untuk informasi lebih lanjut.

Membangun proses onboarding yang aman bukanlah tentang memperlambat hal-hal atau menyulitkan rekan kerja baru. Ini bertujuan menciptakan kepercayaan, menampilkan bahwa bisnis melindungi anggotanya, bahwa anggota melindungi bisnis, dan bahwa keduanya berkembang bersama.

Transformasi onboarding dengan pengelola kata sandi

Manajemen kredensial sangat penting untuk keamanan, terutama jika mempertimbangkan bahwa, menurut Data Breach Observatory milik Proton, selama beberapa bulan terakhir, kata sandi terekspos dalam 47% pembobolan.

Karena karyawan baru biasanya perlu menangani kredensial untuk beberapa sistem, satu-satunya cara untuk membuat proses ini aman adalah dengan menggunakan pengelola kata sandi bisnis untuk membuat dan mengelola kata sandi yang unik, tidak dapat ditebak, dan aman.

Proton Pass for Business telah dirancang untuk memenuhi kebutuhan tim TI, baik di bisnis besar maupun bisnis kecil.

Saat mengintegrasikan Proton Pass for Business ke dalam proses onboarding karyawan, proses tersebut dapat disederhanakan secara signifikan:

  • Karyawan baru menerima undangan aman ke brankas kata sandi pribadi mereka.
  • Kredensial apa pun yang mereka butuhkan dibagikan melalui pengelola kata sandi, di lingkungan yang aman.
  • Akses bersifat spesifik berdasarkan peran. Karyawan hanya mendapatkan apa yang dibutuhkan dan tidak dapat melihat masuk sensitif milik tim atau departemen lain.
  • Admin memiliki kendali bawaan dan fitur pelaporan, sehingga tidak ada yang terlewatkan atau diberikan “hanya untuk saat ini.”
  • Karena perangkat lunak kami bersifat sumber terbuka, dengan perlindungan privasi Swiss dan audit independen, terdapat jaminan tambahan bahwa apa yang digunakan dapat dipercaya.


Sebagai bagian dari ekosistem Proton, Proton Pass for Business memungkinkan Anda memastikan keamanan dalam skala besar, selama dan setelah onboarding, dengan fitur-fitur seperti:

  • Enkripsi end-to-end
  • Kebijakan tim kata sandi yang dapat diterapkan
  • Dukungan untuk 2FA
  • Aturan berbagi yang aman
  • Passkey dan autentikasi biometrik
  • Visibilitas dan kendali admin
  • Kepatuhan terhadap kerangka kerja regulasi seperti GDPR, HIPAA, dan ISO 27001

Membangun proses onboarding yang lebih baik dengan pengelola kata sandi bisnis yang aman.