Onboarding af medarbejdere er et af de mest kritiske – og ofte oversete – øjeblikke i en virksomheds sikkerhedslivscyklus. Mens virksomheder fokuserer på produktivitet og integration, medfører de første timer og dage af en ny medarbejders forløb hyppigt en unødvendig risiko.
Disse tidlige beslutninger kan skabe langvarige sårbarheder, som påvirker, hvordan medarbejdere håndterer sikkerhed fremover. Hastige kontokonfigurationer, usikker deling af legitimationsoplysninger og overdrevne adgangstilladelser kan have langvarige konsekvenser.
En struktureret, sikkerhedsorienteret onboardingproces hjælper organisationer med at reducere eksponeringen fra dag ét, samtidig med at der opstilles klare forventninger til sikker digital adfærd. Den sikrer, at der gives adgang på passende vis, at legitimationsoplysninger håndteres sikkert, og at medarbejderne forstår deres rolle i at beskytte virksomhedens data.
Denne vejledning giver Deres virksomhed en praktisk tilgang til sikkerhed ved onboarding af medarbejdere med konkrete trin, der kan anvendes på tværs af teams af forskellig størrelse. Den fremhæver også, hvordan en adgangskodeadministrator til erhverv kan understøtte en mere kontrolleret og effektiv proces.
Hvorfor indebærer onboarding en høj sikkerhedsrisiko?
Hvad er de mest almindelige sikkerhedsfejl ved onboarding af medarbejdere?
Sådan forberedes en sikker onboarding
Sådan håndhæves sikker adgang fra dag ét
Sådan opbygges sikkerhedsbevidsthed i den første uge
Hvordan ser en sikkerhedsorienteret onboardingkultur ud?
Sådan håndteres sikkerhed ved onboarding af fjern- og hybridmedarbejdere
Sådan rettes adgangsfejl under og efter onboardingprocessen
Sådan etableres gode langsigtede sikkerhedsvaner
Transformer onboarding med en adgangskodeadministrator
Hvorfor indebærer onboarding en høj sikkerhedsrisiko?
De fleste organisationer handler hurtigt, når en ny medarbejder skal ombord. Men i denne travlhed springer teams ofte over, hvor gærdet er lavest vedrørende adgang og legitimationsoplysninger. Dette skaber utilsigtede svage punkter, som angribere står klar til at udnytte.
Tildeling af adgang før fuldstændig bekræftelse af identitet, overspringelse af to-faktor-godkendelse (2FA) eller blot deling af adgangskoder via e-mail eller beskedapps sker oftere, end De måske tror. Hastesager kan tilsidesætte de bedste fremgangsmåder for IT-onboarding, især ved ansættelse af flere medarbejdere på én gang eller tilpasning af processer til fjernarbejde.
Disse huller giver ikke blot angribere en mulighed: De lærer også nye medarbejdere, at genveje er en del af virksomhedskulturen.
Hvad er de mest almindelige sikkerhedsfejl ved onboarding af medarbejdere?
Onboarding angiver tonen for langsigtede sikkerhedsvaner. Her er nogle af de fælder, som selv etablerede virksomheder falder i i løbet af de afgørende første dage:
- Deling af indledende konto-adgangskoder eller følsomme links via e-mail, beskedapps eller regneark.
- Tildeling af admin-rettigheder for at spare tid og derefter glemme at begrænse dem igen.
- At tillade adgang fra ukendte eller uadministrerede enheder uden nogen enhedskontrol.
- Udsættelse af konfiguration af multifaktorgodkendelse.
- Tildeling af adgang, før sikkerhedstræning har fundet sted.
Hver af disse handlinger kan være fristende midt i onboardingkaosset. Men hver enkelt svækker i alvorlig grad en virksomheds sikkerhedsposition. Og når en fejl først er opstået, er det langt mere tidskrævende og vanskeligt at oprydde efter den.
Sådan forberedes en sikker onboarding
En gnidningsfri og sikker start for et nyt teammedlem kræver forberedelse, før vedkommende overhovedet træder ind ad døren (eller logger på). Deres organisation bør planlægge ankomsten med følgende handlinger:
- Fastlæg præcist, hvilke systemer den nye medarbejder skal have adgang til baseret på vedkommendes rolle, i overensstemmelse med princippet om færrest mulige rettigheder.
- Opret alle konti på forhånd, men send ingen legitimationsoplysninger eller links via usikre kanaler.
- Opret invitationslinks til Deres valgte adgangskodeadministrator til erhverv, såsom Proton Pass for Business, tilpasset den nye medarbejder og klar til dag ét.
- Gør 2FA-tilmelding og første login til en del af Deres officielle onboarding-tjekliste for dag 1.
Når disse elementer er på plads, undgås panik i sidste øjeblik og unødvendig eksponering begrænses. Dette er særligt relevant for distribuerede teams, hvor personlig bekræftelse måske ikke er mulig.
Sådan håndhæves sikker adgang fra dag ét
Et teammedlems første timer indebærer en forhøjet risiko. Vedkommende er ivrig efter at få adgang og komme i gang, og Deres IT-team jonglerer måske med adskillige onboardinger, nye projekter og nedbrud på samme tid.
Kontrol af følgende elementer er obligatorisk for en sikkerhedsorienteret onboarding:
- To-faktor-godkendelse konfigureres med det samme, før der gives adgang til produktionssystemer eller arbejdspladsværktøjer.
- Legitimationsoplysninger og delte hemmeligheder leveres udelukkende via mekanismer til sikker deling.
- Den nye medarbejder modtager en hurtig live-gennemgang af de vigtigste sikkerhedselementer: oprettelse af stærke adgangskoder, sikker deling og hvordan man genkender phishing-angreb.
At lægge vægt på sikkerhed fra starten viser medarbejderne, hvordan tingene fungerer – og at genveje ikke accepteres. Det er grunden til, at den første dag er det bedst mulige tidspunkt til at introducere gode digitale vaner, som vil forme fremtidige handlinger.
Sådan opbygges sikkerhedsbevidsthed i den første uge
Når teammedlemmerne har fuldført deres sikkerhedskonfiguration, skal Deres opmærksomhed rettes mod at hjælpe dem med at skabe gode vaner og forstå Deres sikkerheds- og adgangskodepolitikker.
At afholde en kort session om sikkerhedsbevidsthed inden for den første uge er langt mere effektivt end at vente en måned. Dette skyldes, at:
- Nye medarbejdere har endnu ikke udviklet genveje, så De kan opstille forventningerne korrekt.
- Medarbejdere er mere modtagelige over for feedback, mens de stadig lærer rutinerne at kende.
- Dårlige sikkerhedsbeslutninger er mindre tilbøjelige til at blive en vane, hvis de rettes tidligt.
De skal sikre, at nye medarbejdere kender virksomhedens regler for håndtering af legitimationsoplysninger, brug af private enheder (BYOD), håndtering af følsomme data, indberetning af mistænkelig adfærd og sikker opbevaring af adgangskoder. En interaktiv diskussion, der opfordrer til spørgsmål, holder dem engagerede og afklarer årsagen bag hver enkelt regel.
Hvordan ser en sikkerhedsorienteret onboardingkultur ud?
Det er underordnet, hvor fantastisk Deres teknologi eller kontrolforanstaltninger er, hvis virksomhedskulturen er slap: Sikkerhed skal være normen.
Sådan kan De fremme sikkerheden ved onboarding af medarbejdere:
- Gå forrest som et godt eksempel: IT-medarbejdere og ledere følger altid de samme regler for sikker adgang som alle andre medarbejdere.
- Tal om sikkerhed som en styrkelse, ikke en straf. Fejl bliver rettet, ikke skjult.
- Beløn medarbejdere for at indberette problemer, selv små, især i deres onboardingperiode.
- Offentliggør korte påmindelser og succeshistorier på interne kanaler for at holde de bedste fremgangsmåder for håndtering af adgangskoder frisk i erindringen hos alle.
Nøglen er at gøre sikkerhed til en synlig, daglig del af rutinerne på arbejdspladsen, ikke blot en årlig træningsbegivenhed eller en lejlighedsvis e-mail.
Sådan håndteres sikkerhed ved onboarding af fjern- og hybridmedarbejdere
Da hybrid- og fjernarbejde i dag bliver mere og mere udbredt, skal dele af onboardingprocessen tages op til revision. I fjernarbejdsmiljøer bliver bekræftelse vanskeligere, hjemmeenheder skal måske forbindes, og tidszoner komplicerer planlægningen.
Når det drejer sig om onboarding af fjern- og hybridmedarbejdere, bør De tage følgende i betragtning:
- Brug videoopkald og sikre digitale verifikationsmetoder til at bekræfte hver ny medarbejders identitet.
- Tillad aldrig adgang fra hjemmeenheder, før De har kontrolleret og registreret dem. Dette er afgørende for at kontrollere virksomhedens datastrøm.
- Uddan ledere og teamleads i, hvordan de gennemgår 2FA og sikker adgangskodepraksis virtuelt, så enhver medarbejder – uanset hvor vedkommende befinder sig – får den samme opmærksomhed på sikkerheden.
Onboarding af fjernmedarbejdere gør det også nemmere at optage sikkerhedstræningssessioner eller konfigurere kurser i eget tempo, hvilket kan hjælpe på ensartetheden. Bemærk dog, at praktisk support, især for personer, der er mindre fortrolige med digitale værktøjer, er lige så vigtig.
Sådan rettes adgangsfejl under og efter onboardingprocessen
En almindelig fejl efter onboarding er den langvarige ”midlertidige” adgang. Admin-rettigheder og sjældent brugte systemtilladelser kan henstå ukontrolleret i månedsvis, hvilket eksponerer data længe efter onboardingen.
For at forhindre dette er det værd at gennemføre en gennemgang efter én måned for at:
- Kontrollere, at enhver konto og tilladelse, der er tildelt under onboardingen, stadig matcher personens nuværende rolle og ansvarsområder.
- Fjerne ubrugte konti eller værktøjer for at begrænse angrebsfladen.
- Bekræfte, at medarbejderen er fortrolig med alle påkrævede sikkerhedsforanstaltninger.
Planlagte gennemgange opdager og retsmæssigt udbedrer adgangsproblemer, før de fører til et sikkerhedsbrud. De fleste medarbejdere misbruger ikke bevidst deres rettigheder, men det er usandsynligt, at de indberetter det, hvis de har beholdt en adgang, de reelt ikke har brug for.
Sådan etableres gode langsigtede sikkerhedsvaner
Efter en måned bør Deres onboardingproces gå fra nyansættelsestilstand til løbende medarbejdersupport. Dette betyder blot, at der integreres kontinuerlige sikkerhedspåmindelser og tilbydes supportkanaler, når der opstår spørgsmål.
Her er et par metoder, De kan anvende:
- Korte, regelmæssige genopfriskninger af sikkerheden, der deles via interne platforme.
- Påmindelser om at indstille eller opdatere 2FA, hvor det er relevant.
- En synlig, enkel måde at indberette problemer eller anmode om hjælp vedrørende adgang, selv måneder efter onboardingen.
Kontinuerlig sikkerhed og beskyttelse mod databrud er en konstant proces med gennemgang, feedback og tilpasning. I denne sammenhæng er de bedste fremgangsmåder for IT-onboarding, såsom kontrol af, om systemer er opdaterede, samt at adgangskodepolitikker er stærke og i overensstemmelse med NIST-retningslinjerne, afgørende for at forbedre den langsigtede sikkerhed. Se vores sikre onboarding-tjeklister for at få flere oplysninger.
Opbygning af en sikker onboardingproces handler ikke om at sænke tempoet eller gøre livet sværere for nye kolleger. Det handler om at skabe tillid, vise at Deres virksomhed beskytter sine medarbejdere, at Deres medarbejdere beskytter Deres virksomhed, og at begge vokser sammen.
Transformer onboarding med en adgangskodeadministrator
Håndtering af legitimationsoplysninger er afgørende for sikkerheden, især hvis vi tager i betragtning, at adgangskoder i løbet af de seneste måneder ifølge Protons Data Breach Observatory blev eksponeret i 47 % af alle databrud.
Da nye medarbejdere som regel skal håndtere legitimationsoplysninger til adskillige systemer, er den eneste måde at gøre denne proces sikker på at anvende en adgangskodeadministrator til erhverv til at generere og administrere unikke, uforudsigelige og sikre adgangskoder.
Proton Pass for Business er designet til at imødekomme behovene hos IT-teams, uanset om det er i store eller små virksomheder.
Når De integrerer Proton Pass for Business i Deres onboardingproces for medarbejdere, kan De effektivisere den markant:
- Nye medarbejdere modtager en sikker invitation til deres personlige adgangskodeboks.
- Alle legitimationsoplysninger, de har brug for, deles via adgangskodeadministratoren i et sikkert miljø.
- Adgangen er rollespecifik. Medarbejdere får kun det, de har brug for, og kan ikke se følsomme logins, der tilhører andre teams eller afdelinger.
- Administratorer har indbyggede kontrolforanstaltninger og rapporteringsfunktioner, så intet overses eller tildeles ”bare for nu”.
- Da vores software er open source med schweizisk privatlivsbeskyttelse og uafhængige audits, har De en ekstra sikkerhed for, at det, De bruger, er tillidsvækkende.
Som en del af Proton-økosystemet giver Proton Pass for Business Dem mulighed for at sikre sikkerhed i stor skala, både under og efter onboarding, med funktioner som:
- End-to-end kryptering
- Håndhævbare adgangskodepolitikker for teams
- Support til 2FA
- Regler for sikker deling
- Adgangsnøgler og biometrisk godkendelse
- Admin-synlighed og -kontrol
- Overholdelse af lovgivningsmæssige rammer som GDPR, HIPAA og ISO 27001
Opbyg en bedre onboardingproces med en sikker adgangskodeadministrator til erhverv.
