Hoe u een veilig onboardingproces voor medewerkers opzet voor uw bedrijf

Onboarding van medewerkers is een van de meest cruciale – en vaak over het hoofd geziene – momenten in de beveiligingslevenscyclus van een bedrijf. Terwijl bedrijven zich richten op productiviteit en integratie, brengen de eerste uren en dagen van een nieuwe medewerker vaak onnodige risico’s met zich mee.

Deze beslissingen in het beginstadium kunnen kwetsbaarheden voor de lange termijn creëren die van invloed zijn op hoe medewerkers in de toekomst omgaan met beveiliging. Haastige account-setups, het onveilig delen van inloggegevens en buitensporige toegangsrechten kunnen gevolgen hebben op de lange termijn.

Een gestructureerd, op beveiliging gericht onboardingproces helpt organisaties vanaf dag één de blootstelling te verminderen, terwijl er duidelijke verwachtingen worden geschapen voor veilig digitaal gedrag. Het zorgt ervoor dat toegang op passende wijze wordt verleend, inloggegevens veilig worden behandeld en medewerkers hun functie bij het beschermen van bedrijfsgegevens begrijpen.

Deze gids geeft u een praktische aanpak voor de beveiliging van de onboarding van medewerkers, met toepasbare stappen die kunnen worden toegepast in teams van verschillende grootte. Het belicht ook hoe een wachtwoordbeheerder voor bedrijven een meer gecontroleerd en efficiënt proces kan ondersteunen.

Waarom vormt onboarding een hoog risico voor de beveiliging?

Wat zijn de meest voorkomende fouten bij de beveiliging van de onboarding van medewerkers?

Hoe u zich voorbereidt op een veilige onboarding

Hoe u vanaf dag één veilige toegang afdwingt

Hoe u in de eerste week beveiligingsbewustzijn opbouwt

Hoe ziet een onboardingcultuur eruit waarin beveiliging vooropstaat?

Hoe om te gaan met beveiliging bij onboarding op afstand en hybride onboarding

Hoe u toegangsfouten corrigeert tijdens en na het onboardingproces

Hoe u goede beveiligingsgewoonten voor de lange termijn instelt

Transformeer onboarding met een wachtwoordbeheerder

Waarom vormt onboarding een hoog risico voor de beveiliging?

De meeste organisaties handelen snel wanneer ze iemand nieuw aan boord halen. Maar in deze haast nemen teams vaak bochten af met toegang en inloggegevens. Dit creëert onbedoelde zwakke plekken die aanvallers graag misbruiken.

Toegang verlenen voordat de identiteit volledig is geverifieerd, tweestapsverificatie (2FA) overslaan of gewoon wachtwoorden delen via e-mail of messaging-apps gebeurt vaker dan u denkt. Urgentie kan de best practices voor IT-onboarding overstijgen, vooral wanneer er in grote aantallen wordt aangenomen of bij het aanpassen van processen voor werken op afstand.

Deze hiaten bieden niet alleen aanvallers een kans: ze leren nieuwe medewerkers ook dat sneltoetsen onderdeel zijn van de bedrijfscultuur.

Wat zijn de meest voorkomende fouten bij de beveiliging van de onboarding van medewerkers?

Onboarding zet de toon voor beveiligingsgewoonten op de lange termijn. Hier zijn enkele valkuilen waar zelfs gevestigde bedrijven tijdens de cruciale eerste dagen in trappen:

• Eerste accountwachtwoorden of gevoelige koppelingen delen via e-mail, messaging-apps of spreadsheets.
• Beheerdersrechten verlenen om tijd te besparen en vervolgens vergeten deze te beperken.
• Toegang toestaan vanaf onbekende of onbeheerde apparaten zonder enige apparaatcontrole.
• Het instellen van meervoudige verificatie uitstellen.
• Toegang verlenen voordat er een beveiligingstraining plaatsvindt.

Elk van deze acties kan verleidelijk zijn tijdens de chaos van de onboarding. Maar elk ervan verzwakt de beveiligingshouding van een bedrijf ernstig. En als er eenmaal een fout is gemaakt, is het herstellen ervan veel tijdrovender en moeilijker.

Hoe u zich voorbereidt op een veilige onboarding

Een soepele, veilige start voor een nieuw teamlid vereist voorbereiding voordat deze überhaupt binnenkomt (of inlogt). Uw organisatie moet hun komst plannen met de volgende acties:

• Bepaal exact tot welke systemen de nieuwe medewerker toegang krijgt op basis van hun functie, volgens een principe van de minste rechten.
• Maak vooraf alle accounts aan, maar verzend geen inloggegevens of koppelingen via onbeveiligde kanalen.
• Stel uitnodigingskoppelingen in naar de door u gekozen wachtwoordbeheerder voor bedrijven, zoals Proton Pass for Business, gepersonaliseerd voor de nieuwe medewerker en klaar voor dag één.
• Maak 2FA-registratie en het eerste inloggen onderdeel van uw officiële onboarding-checklist voor dag 1.

Het goed regelen van deze elementen voorkomt gehaast op het laatste moment en beperkt onnodige blootstelling. Dit is vooral van belang voor gedistribueerde teams, waar persoonlijke verificatie mogelijk niet mogelijk is.

Hoe u vanaf dag één veilige toegang afdwingt

De eerste uren van een teamlid brengen een verhoogd risico met zich mee. Ze willen graag toegang krijgen en aan de slag gaan, en uw IT-team moet mogelijk meerdere onboardings, nieuwe projecten en storingen tegelijk combineren.

Het controleren van de volgende items is verplicht voor een beveiligingsgerichte onboarding:

• Tweestapsverificatie wordt meteen geconfigureerd, voordat toegang tot een productiesysteem of werkplektool is toegestaan.
• Inloggegevens en gedeelde geheimen worden alleen geleverd via mechanismen voor veilig delen.
• De nieuwe medewerker krijgt een snelle live rondleiding langs de basisprincipes van beveiliging: het aanmaken van sterke wachtwoorden, veilig delen en het herkennen van phishingaanvallen.

Het benadrukken van beveiliging bij de start toont medewerkers hoe de dingen werken – en dat sneltoetsen niet worden getolereerd. Daarom is de eerste dag het best mogelijke moment om goede digitale gewoonten te introduceren die toekomstige acties vorm zullen geven.

Hoe u in de eerste week beveiligingsbewustzijn opbouwt

Nadat teamleden hun beveiligings-setup hebben voltooid, moet uw aandacht verschuiven naar het helpen vormen van goede gewoonten en het begrijpen van uw beveiligings- en wachtwoordbeleid.

Het opnemen van een korte sessie over beveiligingsbewustzijn in de eerste week is veel effectiever dan een maand wachten. Dit komt doordat:

• Nieuwe medewerkers nog geen sneltoetsen hebben ontwikkeld, zodat u de verwachtingen goed kunt instellen.
• Medewerkers opener staan voor feedback wanneer ze de kneepjes van het vak nog leren.
• Slechte beveiligingsbeslissingen minder snel een gewoonte worden als ze vroegtijdig worden gecorrigeerd.

U moet ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers de bedrijfsregels kennen over beheer van inloggegevens, het gebruik van persoonlijke apparaten (BYOD), het omgaan met gevoelige gegevens, het melden van verdacht gedrag en het veilig opslaan van wachtwoorden. Een interactieve discussie die vragen aanmoedigt, houdt hen betrokken en verduidelijkt de reden achter elke regel.

Hoe ziet een onboardingcultuur eruit waarin beveiliging vooropstaat?

Het maakt niet uit hoe geweldig uw technologie of controles zijn als uw bedrijfscultuur laks is: beveiliging moet de norm zijn.

Zo kunt u de beveiliging van de onboarding van medewerkers bevorderen:

• Geef het goede voorbeeld: IT-personeel en managers volgen altijd dezelfde regels voor veilige toegang als elke andere medewerker.
• Praat over beveiliging als versterking, niet als straf. Fouten worden hersteld, niet verborgen.
• Beloon mensen voor het melden van problemen, zelfs kleine, vooral tijdens hun onboardingperiode.
• Publiceer korte herinneringen en succesverhalen op interne kanalen om de beste praktijken voor wachtwoordbeheer bij iedereen vers in het geheugen te houden.
  

De sleutel is om beveiliging een zichtbaar, dagelijks onderdeel van de werkplekroutines te maken, niet alleen een jaarlijkse trainingsafspraak of incidentele e-mail.

Hoe om te gaan met beveiliging bij onboarding op afstand en hybride onboarding

Omdat hybride en werken op afstand steeds gebruikelijker worden, moeten onderdelen van het onboardingproces opnieuw worden bekeken. In omgevingen op afstand wordt verificatie lastiger, moeten apparaten thuis mogelijk worden verbonden en compliceren tijdzones de planning.

Houd bij het omgaan met de onboarding van personeel op afstand en hybride personeel rekening met het volgende:

• Gebruik videogesprekken en veilige digitale verificatiemethoden om de identiteit van elke nieuwe medewerker te bevestigen.
• Sta nooit toegang toe vanaf apparaten thuis totdat u deze hebt gecontroleerd en geregistreerd. Dit is essentieel voor het beheren van de gegevensstroom van het bedrijf.
• Train managers en teamleads in het virtueel doorlopen van 2FA en veilige wachtwoordpraktijken, zodat elke medewerker — waar deze zich ook bevindt — dezelfde aandacht krijgt voor veiligheid.
  

Onboarding op afstand maakt het ook gemakkelijker om beveiligingstrainingssessies op te nemen of zelfstudiecursussen in te stellen, wat kan helpen met de consistentie. Houd er echter rekening mee dat praktische ondersteuning, vooral voor mensen die minder bekend zijn met digitale tools, even belangrijk is.

Hoe u toegangsfouten corrigeert tijdens en na het onboardingproces

Een veelvoorkomende fout na de onboarding is de langdurige “tijdelijke” toegang. Beheerdersrechten en zelden gebruikte systeemmachtigingen kunnen maandenlang ongecontroleerd blijven, waardoor gegevens lang na de onboarding worden blootgesteld.

Om dit te stoppen, is het de moeite waard om na één maand een beoordeling uit te voeren, om:

• Te controleren of elk account en elke machtiging die tijdens de onboarding is verleend, nog steeds overeenkomt met de huidige functie en verantwoordelijkheden van de persoon.
• Ongebruikte accounts of tools te verwijderen om het aanvalsoppervlak te beperken.
• Te bevestigen dat de medewerker vertrouwd is met alle vereiste beveiligingsmaatregelen.

Geplande beoordelingen sporen toegangsproblemen op en lossen deze op voordat ze leiden tot een inbreuk op de beveiliging. De meeste medewerkers maken niet opzettelijk misbruik van rechten, maar het is onwaarschijnlijk dat ze het melden als ze toegang hebben behouden die ze niet echt nodig hebben.

Hoe u goede beveiligingsgewoonten voor de lange termijn instelt

Na een maand moet uw onboardingproces overgaan van de modus voor nieuwe medewerkers naar doorlopende ondersteuning van medewerkers. Dit betekent simpelweg het integreren van continue beveiligingsherinneringen en het aanbieden van ondersteuningskanalen wanneer er vragen opkomen.

Hier zijn een paar methoden die u kunt gebruiken:

• Korte, regelmatige beveiligingsopfrissers die worden gedeeld via interne platformen.
• Herinneringen om 2FA in te stellen of te updaten, indien van toepassing.
• Een zichtbare, eenvoudige manier om problemen te melden of hulp te vragen met betrekking tot toegang, zelfs maanden na de onboarding.

Continu beveiliging en bescherming tegen datalekkage is een voortdurend proces van beoordeling, feedback en aanpassing. In deze context zijn IT-onboarding best practices, zoals controleren of systemen zijn bijgewerkt en het wachtwoordbeleid sterk is en in overeenstemming met NIST-richtlijnen, essentieel voor het verbeteren van de beveiliging op de lange termijn. Bekijk onze veilige onboarding-checklists voor meer informatie.

Het opzetten van een veilig onboardingproces gaat er niet om zaken te vertragen of het leven van nieuwe collega’s moeilijker te maken. Het bestaat uit het creëren van vertrouwen, tonen dat uw bedrijf zijn mensen beschermt, dat uw mensen uw bedrijf beschermen en dat beide samen groeien.

Transformeer onboarding met een wachtwoordbeheerder

Het beheer van inloggegevens is van essentieel belang voor de beveiliging, vooral als we bedenken dat volgens Protons Data Breach Observatory de afgelopen maanden wachtwoorden in 47% van de schendingen werden blootgesteld.

Aangezien nieuwe medewerkers meestal moeten omgaan met inloggegevens voor meerdere systemen, is de enige manier om dit proces veilig te maken het gebruik van een wachtwoordbeheerder voor bedrijven om unieke, onvoorspelbare, veilige wachtwoorden te genereren en te beheren.

Proton Pass for Business is ontworpen om in te spelen op de behoeften van IT-teams, of het nu gaat om grote of kleine bedrijven.

Wanneer u Proton Pass for Business inbouwt in het onboardingproces voor uw medewerkers, kunt u dit aanzienlijk stroomlijnen:

• Nieuwe medewerkers ontvangen een veilige uitnodiging voor hun persoonlijke wachtwoordkluis.
• Alle inloggegevens die ze nodig hebben, worden gedeeld via de wachtwoordbeheerder, in een veilige omgeving.
• Toegang is functiespecifiek. Medewerkers krijgen alleen wat ze nodig hebben en kunnen geen gevoelige inloggegevens zien die bij andere teams of afdelingen horen.
• Beheerders beschikken over ingebouwde kwaliteitscontroles en rapportagefuncties, zodat niets over het hoofd wordt gezien of “zomaar voor even” wordt verleend.
• Omdat onze software open-source is, met Zwitserse privacybescherming en onafhankelijke audits, hebt u de extra zekerheid dat wat u gebruikt betrouwbaar is.

Proton Pass for Business maakt deel uit van het Proton-ecosysteem en stelt u in staat om beveiliging op grote schaal te waarborgen, tijdens en na de onboarding, met functies zoals:

• End-to-end versleuteling
• Afdwingbaar teambeleid voor wachtwoorden
• Ondersteuning voor 2FA
• Regels voor veilig delen
• Passkeys en biometrische verificatie
• Zichtbaarheid en controle voor beheerders
• Naleving van regelgevingskaders zoals GDPR, HIPAA en ISO 27001

Bouw een beter onboardingproces met een veilige wachtwoordbeheerder voor bedrijven.