La incorporación de empleados es uno de los momentos más críticos, y a menudo pasados por alto, del ciclo de vida de la seguridad de una empresa. Mientras que las empresas se centran en la productividad y la integración, las primeras horas y días de la incorporación de una nueva contratación con frecuencia introducen riesgos innecesarios.
Estas decisiones en las primeras etapas pueden establecer vulnerabilidades a largo plazo que afectan a cómo los empleados gestionan la seguridad en el futuro. Las configuraciones de cuenta apresuradas, el intercambio no seguro de credenciales y los permisos de acceso excesivos pueden tener consecuencias a largo plazo.
Un proceso de incorporación estructurado y centrado en la seguridad ayuda a las organizaciones a reducir la exposición desde el primer día, al tiempo que establece expectativas claras para un comportamiento digital seguro. Garantiza que el acceso se conceda de manera adecuada, que las credenciales se gestionen de forma segura y que los empleados comprendan su rol en la protección de los datos de la empresa.
Esta guía te ofrece un enfoque práctico para la seguridad en la incorporación de empleados, con pasos concretos que se pueden aplicar en equipos de diferentes tamaños. También destaca cómo un gestor de contraseñas para empresas puede respaldar un proceso más controlado y eficiente.
¿Por qué la incorporación supone un alto riesgo para la seguridad?
¿Cuáles son los fallos de seguridad más comunes en la incorporación de empleados?
Cómo prepararse para una incorporación segura
Cómo aplicar un acceso seguro desde el primer día
Cómo fomentar la concienciación sobre seguridad durante la primera semana
¿Cómo es una cultura de incorporación centrada en la seguridad?
Cómo gestionar la seguridad en la incorporación remota e híbrida
Cómo corregir los errores de acceso durante y después del proceso de incorporación
Cómo configurar buenos hábitos de seguridad a largo plazo
Transforma la incorporación con un gestor de contraseñas
¿Por qué la incorporación supone un alto riesgo para la seguridad?
La mayoría de las organizaciones se mueven con rapidez al incorporar a alguien nuevo. Pero con las prisas, los equipos a menudo escatiman en el acceso y las credenciales. Esto crea puntos débiles no deseados que los atacantes están listos para aprovechar.
Conceder acceso antes de verificar completamente la identidad, omitir la autenticación de dos factores (2FA) o simplemente compartir contraseñas por correo electrónico o aplicaciones de mensajería ocurre más a menudo de lo que crees. La urgencia puede imponerse a las mejores prácticas de incorporación de TI, especialmente al contratar por lotes o ajustar procesos para el trabajo remoto.
Estas brechas no solo dan una oportunidad a los atacantes: también enseñan a los nuevos empleados que los atajos forman parte de la cultura de la empresa.
¿Cuáles son los fallos de seguridad más comunes en la incorporación de empleados?
La incorporación marca la pauta para los hábitos de seguridad a largo plazo. Estas son algunas de las trampas en las que caen incluso las empresas consolidadas durante los primeros días cruciales:
- Compartir contraseñas de cuentas iniciales o enlaces sensibles por correo electrónico, aplicaciones de mensajería o hojas de cálculo.
- Conceder derechos de administrador para ahorrar tiempo y luego olvidarse de restringirlos.
- Permitir el acceso desde dispositivos desconocidos o no gestionados sin ninguna comprobación del dispositivo.
- Retrasar la configuración de la autenticación de dos factores.
- Conceder acceso antes de realizar la formación en seguridad.
Cada una de estas acciones puede resultar tentadora en medio del caos de la incorporación. Pero cada una de ellas debilita gravemente la postura de seguridad de una empresa. Y una vez que ocurre un error, solucionarlo requiere mucho más tiempo y dificultad.
Cómo prepararse para una incorporación segura
Un comienzo fluido y seguro para un nuevo miembro del equipo requiere preparación incluso antes de que llegue (o inicie sesión). Tu organización debe planificar su llegada con las siguientes acciones:
- Determinar exactamente a qué sistemas accederá el nuevo empleado según su rol, siguiendo el principio de menor privilegio.
- Crear previamente todas las cuentas, pero no enviar credenciales ni enlaces por canales no seguros.
- Configurar enlaces de invitación a tu gestor de contraseñas para empresas elegido, como Proton Pass for Business, personalizados para el nuevo empleado y listos para el primer día.
- Hacer que el registro en la 2FA y el primer inicio de sesión formen parte de tu lista de comprobación de incorporación oficial del día 1.
Tener listos estos elementos evita improvisaciones de última hora y limita la exposición innecesaria. Esto es especialmente relevante para equipos distribuidos, donde la verificación en persona puede no ser posible.
Cómo aplicar un acceso seguro desde el primer día
Las primeras horas de un miembro del equipo conllevan un mayor riesgo. Tiene muchas ganas de acceder y empezar, y tu equipo de TI puede estar haciendo malabares con varias incorporaciones, nuevos proyectos e interrupciones del servicio a la vez.
Comprobar los siguientes elementos es obligatorio para una incorporación orientada a la seguridad:
- La autenticación de dos factores se configura de inmediato, antes de que se permita el acceso a cualquier sistema de producción o herramienta de trabajo.
- Las credenciales y los secretos compartidos se entregan únicamente a través de mecanismos de intercambio seguro.
- El nuevo empleado recibe un recorrido rápido en directo sobre lo esencial de la seguridad: creación de contraseñas robustas, intercambio seguro y cómo reconocer los ataques de suplantación.
Enfatizar la seguridad desde el principio muestra a los empleados cómo funcionan las cosas y que no se tolerarán atajos. Por eso, el primer día es el mejor momento posible para introducir buenos hábitos digitales que darán forma a las acciones futuras.
Cómo fomentar la concienciación sobre seguridad durante la primera semana
Una vez que los miembros del equipo completan su configuración de seguridad, debes centrar tu atención en ayudarlos a adquirir buenos hábitos y comprender tus políticas de contraseñas y seguridad.
Incluir una breve sesión de concienciación sobre seguridad durante la primera semana es mucho más eficaz que esperar un mes. Esto se debe a que:
- Las nuevas contrataciones aún no han desarrollado atajos, por lo que puedes definir adecuadamente las expectativas.
- Los empleados son más receptivos a los comentarios cuando aún se están adaptando.
- Es menos probable que las malas decisiones de seguridad se conviertan en un hábito si se corrigen a tiempo.
Debes asegurarte de que los nuevos empleados conozcan las normas de la empresa sobre la gestión de credenciales, el uso de dispositivos personales (BYOD), la gestión de datos sensibles, la notificación de comportamientos sospechosos y el almacenamiento seguro de contraseñas. Un debate interactivo que fomente las preguntas los mantiene motivados y aclara el motivo de cada norma.
¿Cómo es una cultura de incorporación centrada en la seguridad?
No importa lo buenas que sean tu tecnología o tus controles si la cultura de tu empresa es laxa: la seguridad debe ser la norma.
A continuación te explicamos cómo puedes fomentar la seguridad en la incorporación de empleados:
- Da ejemplo: el personal de TI y los responsables siempre siguen las mismas normas de acceso seguro que cualquier otro empleado.
- Habla de la seguridad como una forma de empoderamiento, no de castigo. Los errores se solucionan, no se ocultan.
- Recompensa a las personas por notificar problemas, incluso los más pequeños, especialmente durante su período de incorporación.
- Publica recordatorios breves e historias de éxito en los canales internos para mantener frescas las mejores prácticas de gestión de contraseñas en la mente de todos.
La clave está en hacer de la seguridad una parte visible y cotidiana de las rutinas laborales, no solo un evento de formación anual o un correo electrónico ocasional.
Cómo gestionar la seguridad en la incorporación remota e híbrida
Dado que el trabajo híbrido y remoto son cada vez más habituales, es necesario revisar algunas partes del proceso de incorporación. En entornos remotos, la verificación se vuelve más complicada, es posible que sea necesario conectar dispositivos domésticos y las zonas horarias dificultan la programación.
A la hora de gestionar la incorporación de personal remoto e híbrido, ten en cuenta lo siguiente:
- Utiliza videollamadas y métodos de verificación digital seguros para confirmar la identidad de cada nuevo empleado.
- Nunca permitas el acceso desde dispositivos domésticos hasta que los hayas comprobado y registrado. Esto es clave para controlar el flujo de datos de la empresa.
- Forma a los responsables y líderes de equipo sobre cómo explicar virtualmente la 2FA y las prácticas de contraseñas seguras para que todos los empleados, estén donde estén, reciban la misma atención a la seguridad.
La incorporación remota también facilita la grabación de sesiones de formación en seguridad o la configuración de cursos a tu propio ritmo, lo que puede ayudar a la coherencia. Sin embargo, ten en cuenta que el soporte práctico, especialmente para las personas menos familiarizadas con las herramientas digitales, es igual de importante.
Cómo corregir los errores de acceso durante y después del proceso de incorporación
Un fallo común tras la incorporación es el acceso «temporal» a largo plazo. Los derechos de administrador y los permisos del sistema que rara vez se utilizan pueden quedarse sin revisar durante meses, lo que expone los datos mucho después de la incorporación.
Para evitar esto, conviene realizar una revisión al cabo de un mes para:
- Comprobar que cada cuenta y permiso concedido durante la incorporación sigan coincidiendo con el rol y las responsabilidades actuales de la persona.
- Eliminar cuentas o herramientas no utilizadas para limitar la superficie de ataque.
- Confirmar que el empleado tenga confianza con todas las medidas de seguridad requeridas.
Las revisiones programadas detectan y solucionan problemas de acceso antes de que provoquen una brecha de seguridad. La mayoría de los empleados no hacen un mal uso intencionado de los privilegios, pero es poco probable que informen si han mantenido un acceso que realmente no necesitan.
Cómo configurar buenos hábitos de seguridad a largo plazo
Transcurrido un mes, tu proceso de incorporación debería pasar del modo de nueva contratación al soporte continuo del empleado. Esto simplemente significa integrar recordatorios de seguridad continuos y ofrecer canales de soporte cuando surjan dudas.
A continuación te presentamos algunos métodos que puedes utilizar:
- Recordatorios periódicos y breves sobre seguridad compartidos a través de plataformas internas.
- Recordatorios para configurar o actualizar la 2FA, cuando corresponda.
- Una forma visible y sencilla de notificar problemas o solicitar ayuda relacionada con el acceso, incluso meses después de la incorporación.
La seguridad continua y la protección contra vulneraciones de datos es un proceso constante de revisión, comentarios y ajuste. En este contexto, las mejores prácticas de incorporación de TI, como comprobar si los sistemas están actualizados, o si las políticas de contraseñas son sólidas y cumplen con las directrices de la NIST, son clave para mejorar la seguridad a largo plazo. Consulta nuestras listas de comprobación de incorporación seguras para obtener más información.
Crear un proceso de incorporación seguro no consiste en ralentizar las cosas o dificultar la vida de los nuevos compañeros. Consiste en generar confianza, mostrar que tu empresa protege a su personal, que tu personal protege a tu empresa y que ambos crecen juntos.
Transforma la incorporación con un gestor de contraseñas
La gestión de credenciales es crítica para la seguridad, especialmente si tenemos en cuenta que, según el Observatorio de vulneraciones de datos de Proton, en los últimos meses las contraseñas estuvieron expuestas en el 47 % de las vulneraciones.
Dado que los nuevos empleados suelen tener que manejar credenciales para varios sistemas, la única forma de hacer que este proceso sea seguro es mediante el uso de un gestor de contraseñas para empresas para generar y administrar contraseñas únicas, impredecibles y seguras.
Proton Pass for Business se ha diseñado para responder a las necesidades de los equipos de TI, ya sea en grandes o pequeñas empresas.
Cuando integras Proton Pass for Business en tu proceso de incorporación de empleados, puedes agilizarlo significativamente:
- Los nuevos empleados reciben una invitación segura a su caja fuerte de contraseñas personal.
- Cualquier credencial que necesiten se comparte a través del gestor de contraseñas, en un entorno seguro.
- El acceso es específico según el rol. Los empleados solo obtienen lo que necesitan y no pueden ver inicios de sesión sensibles pertenecientes a otros equipos o departamentos.
- Los administradores disponen de controles integrados y funciones de informes, de modo que nada se pase por alto o se conceda «solo por ahora».
- Dado que nuestro software es de código abierto, con la protección de la privacidad suiza y auditorías independientes, tienes la tranquilidad adicional de que lo que estás utilizando es de confianza.
Como parte del ecosistema de Proton, Proton Pass for Business te permite garantizar la seguridad a escala, durante y después de la incorporación, con funciones como:
- Cifrado de extremo a extremo
- Políticas de contraseñas de equipo obligatorias
- Soporte para 2FA
- Reglas de uso compartido seguro
- Claves de acceso y autenticación biométrica
- Visibilidad y control para administradores
- Cumplimiento de marcos regulatorios como GDPR, HIPAA e ISO 27001
Crea un proceso de incorporación mejor con un gestor de contraseñas para empresas seguro.
