Как выстроить безопасный процесс онбординга сотрудников в вашей компании

Онбординг сотрудников — один из самых важных и при этом часто упускаемых из виду этапов в цикле обеспечения безопасности компании. Пока бизнес сосредоточен на продуктивности и интеграции, первые часы и дни работы нового сотрудника нередко создают ненужный риск.

Эти решения, принимаемые на раннем этапе, могут заложить долгосрочные уязвимости, влияющие на то, как сотрудники будут обеспечивать безопасность в дальнейшем. Поспешная настройка аккаунтов, незащищенная передача учетных данных и избыточные права доступа могут иметь долгосрочные последствия.

Структурированный процесс онбординга, сфокусированный на безопасности, помогает организациям снизить риски с первого дня и установить четкие требования к безопасному поведению в цифровой среде. Он гарантирует, что доступ предоставляется надлежащим образом, учетные данные обрабатываются безопасно, а сотрудники понимают свою роль в защите данных компании.

Это руководство предлагает вам практический подход к обеспечению безопасности при онбординге сотрудников с конкретными шагами, которые можно применить в командах любого размера. В нем также рассказывается, как менеджер паролей для бизнеса помогает сделать этот процесс более контролируемым и эффективным.

Почему онбординг сопряжен с высоким риском для безопасности?

Каковы самые распространенные ошибки безопасности при онбординге сотрудников?

Как подготовиться к безопасному онбордингу

Как обеспечить безопасный доступ с первого дня

Как сформировать осведомленность о безопасности в первую неделю

Как выглядит культура онбординга, ориентированная на безопасность?

Как обеспечить безопасность при удаленном и гибридном онбординге

Как исправить ошибки доступа во время и после процесса онбординга

Как сформировать полезные долгосрочные привычки безопасности

Улучшите онбординг с помощью менеджера паролей

Почему онбординг сопряжен с высоким риском для безопасности?

Большинство организаций действуют быстро при найме нового сотрудника. Но в этой спешке команды часто ищут обходные пути при предоставлении доступа и передаче учетных данных. Это создает непреднамеренные уязвимости, которыми готовы воспользоваться злоумышленники.

Предоставление доступа до полной проверки личных данных, пропуск двухфакторной аутентификации (2FA) или простая передача паролей по электронной почте или в мессенджерах происходят чаще, чем вы можете себе представить. Спешка может помешать соблюдению лучших практик онбординга в IT, особенно при массовом найме или адаптации процессов для удаленной работы.

Эти пробелы не просто дают возможность злоумышленникам: они также приучают новых сотрудников к тому, что использование обходных путей — это часть культуры компании.

Каковы самые распространенные ошибки безопасности при онбординге сотрудников?

Онбординг задает тон долгосрочным привычкам безопасности. Вот некоторые ловушки, в которые попадают даже опытные компании в первые критически важные дни:

Передача начальных паролей аккаунтов или конфиденциальных ссылок по электронной почте, через приложения для обмена сообщениями или электронные таблицы.
Предоставление прав администратора для экономии времени и последующее забывание их ограничить.
Разрешение доступа с неизвестных или неуправляемых устройств без какой-либо проверки устройств.
Откладывание настройки многофакторной аутентификации.
Предоставление доступа до проведения обучения по безопасности.

Каждое из этих действий может казаться заманчивым в хаосе онбординга. Но любое из них серьезно ослабляет уровень безопасности бизнеса. И как только ошибка совершена, её исправление требует гораздо больше времени и сил.

Как подготовиться к безопасному онбордингу

Плавное и безопасное начало работы нового члена команды требует подготовки еще до того, как он придет в офис (или войдет в систему). Ваша организация должна спланировать его появление, выполнив следующие действия:

Определите, к каким именно системам новый сотрудник получит доступ в соответствии со своей должностью, следуя принципу наименьших привилегий.
Заранее создайте все аккаунты, но не отправляйте учетные данные или ссылки по незащищенным каналам.
Настройте ссылки-приглашения в выбранный вами менеджер паролей для бизнеса, такой как Proton Pass for Business, персонализированные для нового сотрудника и готовые к использованию с первого дня.
Сделайте подключение двухфакторной аутентификации и первый вход в систему частью вашего официального чек-листа по онбордингу на 1-й день.

Подготовка этих элементов позволяет избежать суеты в последний момент и снижает ненужные риски. Это особенно актуально для распределенных команд, где личная проверка может быть невозможна.

Как обеспечить безопасный доступ с первого дня

Первые часы работы нового сотрудника несут в себе повышенный риск. Он стремится получить доступ и приступить к работе, а ваша IT-команда может одновременно заниматься несколькими онбордингами, новыми проектами и сбоями.

Проверка следующих элементов обязательна для онбординга, ориентированного на безопасность:

Двухфакторная аутентификация настраивается сразу, до того как будет разрешен доступ к какой-либо рабочей системе или инструменту.
Учетные данные и секретные ключи передаются только через механизмы безопасного обмена.
Новый сотрудник проходит краткий инструктаж по основам безопасности: создание надежного пароля, безопасный обмен данными и распознавание фишинговых атак.

Акцент на безопасности в самом начале показывает сотрудникам, как устроены процессы, и что использование обходных путей недопустимо. Именно поэтому первый день — лучший момент для внедрения полезных цифровых привычек, которые определят их будущие действия.

Как сформировать осведомленность о безопасности в первую неделю

После того как сотрудники завершат настройку безопасности, вам следует переключить внимание на то, чтобы помочь им сформировать полезные привычки и разобраться в вашей политике безопасности и политике паролей.

Проведение короткого сеанса по повышению осведомленности о безопасности в течение первой недели гораздо эффективнее, чем ожидание в течение месяца. Это обусловлено тем, что:

У новых сотрудников еще не сформировалась привычка использовать обходные пути, поэтому вы можете правильно задать ожидания.
Сотрудники более восприимчивы к обратной связи, пока только осваиваются в работе.
Ошибочные решения в сфере безопасности с меньшей вероятностью войдут в привычку, если их исправить на раннем этапе.

Вы должны убедиться, что новые сотрудники знают правила компании по управлению учетными данными, использованию личных устройств (BYOD), работе с конфиденциальными данными, информированию о подозрительном поведении и надежному хранению паролей. Интерактивное обсуждение с ответами на вопросы помогает вовлечь сотрудников и объясняет причины каждого правила.

Как выглядит культура онбординга, ориентированная на безопасность?

Неважно, насколько совершенны ваши технологии или средства контроля, если культура в компании попустительская: безопасность должна быть нормой.

Вот как вы можете содействовать безопасности при онбординге сотрудников:

Подавайте пример: сотрудники IT-отдела и руководители всегда следуют тем же правилам безопасного доступа, что и остальные сотрудники.
Говорите о безопасности как о расширении возможностей, а не как о наказании. Ошибки должны исправляться, а не скрываться.
Вознаграждайте сотрудников за сообщения о проблемах, даже незначительных, особенно в период онбординга.
Публикуйте короткие напоминания и истории успеха на внутренних каналах, чтобы освежать в памяти лучшие практики управления паролями.

Главное — сделать безопасность видимой, ежедневной частью рабочей рутины, а не просто ежегодным обучающим событием или эпизодическим электронным письмом.

Как обеспечить безопасность при удаленном и гибридном онбординге

Поскольку гибридная и удаленная работа становятся все более распространенными, некоторые этапы процесса онбординга требуют пересмотра. В условиях удаленной работы проверка данных усложняется, домашние устройства может потребоваться подключить, а часовые пояса затрудняют планирование.

При онбординге удаленных и гибридных сотрудников учитывайте следующее:

Используйте видеозвонки и надежные цифровые методы проверки, чтобы подтвердить личные данные каждого нового сотрудника.
Никогда не разрешайте доступ с домашних устройств, пока вы их не проверите и не зарегистрируете. Это ключевой фактор контроля потока данных компании.
Обучите менеджеров и руководителей команд тому, как в онлайн-режиме разбирать подключение двухфакторной аутентификации и методы работы с надежными паролями, чтобы каждый сотрудник, где бы он ни находился, получил одинаковое внимание к безопасности.

Удаленный онбординг также упрощает запись обучающих сеансов по безопасности или настройку курсов для самостоятельного изучения, что помогает обеспечить последовательность. Однако учтите, что практическая поддержка, особенно для людей, менее знакомых с цифровыми инструментами, не менее важна.

Как исправить ошибки доступа во время и после процесса онбординга

Одна из распространенных ошибок после онбординга — сохранение «временного» доступа на долгий срок. Права администратора и редко используемые системные разрешения могут не проверяться месяцами, подвергая данные риску еще долго после завершения онбординга.

Чтобы предотвратить это, через месяц стоит провести проверку, чтобы:

Убедиться, что каждый аккаунт и разрешение, предоставленные во время онбординга, все еще соответствуют текущей должности и обязанностям сотрудника.
Удалить неиспользуемые аккаунты или инструменты, чтобы сократить поверхность атаки.
Подтвердить, что сотрудник уверенно применяет все необходимые меры безопасности.

Плановые проверки позволяют выявить и исправить проблемы с доступом до того, как они приведут к утечке данных или нарушению безопасности. Большинство сотрудников не злоупотребляют привилегиями намеренно, но они вряд ли сообщат о сохранении доступа, который им больше не нужен.

Как сформировать полезные долгосрочные привычки безопасности

Через месяц ваш процесс онбординга должен перейти из режима найма новых сотрудников в режим постоянной поддержки персонала. Это просто означает регулярные напоминания о безопасности и предоставление каналов поддержки при возникновении вопросов.

Вот несколько методов, которые вы можете использовать:

Короткие регулярные материалы для освежения знаний по безопасности, распространяемые через внутренние платформы.
Напоминания о необходимости настроить или обновить двухфакторную аутентификацию, где это применимо.
Наглядный и простой способ сообщать о проблемах или запрашивать помощь, связанную с доступом, даже спустя месяцы после онбординга.

Непрерывная безопасность и защита от утечек данных — это постоянный процесс проверки, обратной связи и корректировки. В этом контексте лучшие практики онбординга в IT, такие как проверка своевременности обновления систем и соответствия политики паролей требованиям надежности и руководству NIST, имеют решающее значение для повышения долгосрочной безопасности. Ознакомьтесь с нашими чек-листами по безопасному онбордингу для получения дополнительной информации.

Построение безопасного процесса онбординга заключается не в том, чтобы замедлить работу или усложнить жизнь новым коллегам. Оно состоит в создании доверия, демонстрации того, что ваш бизнес защищает своих людей, люди защищают ваш бизнес, и вы вместе развиваетесь.

Улучшите онбординг с помощью менеджера паролей

Управление учетными данными крайне важно для безопасности, особенно если учесть, что, по данным Data Breach Observatory от Proton, за последние месяцы пароли были раскрыты в 47% утечек.

Поскольку новым сотрудникам обычно приходится работать с учетными данными для нескольких систем, единственный способ сделать этот процесс безопасным — использовать менеджер паролей для бизнеса для генерации уникальных, непредсказуемых и надежных паролей и управления ими.

Сервис Proton Pass for Business создан для удовлетворения потребностей IT-команд как в крупных, так и в малых компаниях.

Интегрировав Proton Pass for Business в процесс онбординга сотрудников, вы сможете существенно его оптимизировать:

Новые сотрудники получают безопасное приглашение в свое личное хранилище паролей.
Все необходимые им учетные данные передаются через менеджер паролей в защищенной среде.
Доступ разграничен в соответствии с должностью. Сотрудники получают только то, что им требуется, и не видят конфиденциальные учетные данные других команд или отделов.
Администраторы обладают встроенными функциями контроля и отчетности, поэтому ничто не останется без внимания и не будет предоставлено «просто на время».
Поскольку наше программное обеспечение имеет открытый исходный код, швейцарскую защиту конфиденциальности и проходит независимый аудит, у вас есть дополнительная уверенность в надежности используемого решения.

Будучи частью экосистемы Proton, Proton Pass for Business позволяет обеспечивать безопасность в любых масштабах, во время и после онбординга, благодаря таким функциям, как: