La incorporación de empleados es uno de los momentos más críticos, y que con frecuencia se pasa por alto, en el ciclo de vida de la seguridad de una empresa. Mientras las empresas se concentran en la productividad y la integración, las primeras horas y días del proceso de un nuevo empleado suelen introducir riesgos innecesarios.
Estas decisiones en las etapas iniciales pueden establecer vulnerabilidades a largo plazo que afecten la forma en que los empleados gestionan la seguridad en el futuro. Las configuraciones apresuradas de cuentas, el intercambio no seguro de credenciales y los permisos de acceso excesivos pueden tener consecuencias a largo plazo.
Un proceso de incorporación estructurado y centrado en la seguridad ayuda a las organizaciones a reducir la exposición desde el primer día, al tiempo que establece expectativas claras para un comportamiento digital seguro. Garantiza que el acceso se otorgue de manera adecuada, que las credenciales se gestionen de forma segura y que los empleados comprendan su rol en la protección de los datos de la empresa.
Esta guía le ofrece un enfoque práctico para la seguridad en la incorporación de empleados, con pasos concretos que se pueden aplicar en equipos de diferentes tamaños. También destaca cómo un gestor de contraseñas para empresas puede respaldar un proceso más controlado y eficiente.
¿Por qué la incorporación supone un alto riesgo para la seguridad?
¿Cuáles son los fallos de seguridad más comunes en la incorporación de empleados?
Cómo prepararse para una incorporación segura
Cómo garantizar un acceso seguro desde el primer día
Cómo fomentar la concientización sobre la seguridad en la primera semana
¿Cómo es una cultura de incorporación centrada en la seguridad?
Cómo gestionar la seguridad en la incorporación remota e híbrida
Cómo corregir los errores de acceso durante y después del proceso de incorporación
Cómo configurar buenos hábitos de seguridad a largo plazo
Transforme la incorporación con un gestor de contraseñas
¿Por qué la incorporación supone un alto riesgo para la seguridad?
La mayoría de las organizaciones actúan con rapidez al incorporar a alguien nuevo. Sin embargo, con esta prisa, los equipos a menudo toman atajos con el acceso y las credenciales. Esto crea puntos débiles involuntarios que los atacantes están listos para aprovechar.
Otorgar acceso antes de verificar completamente la identidad, omitir la autenticación de dos factores (2FA) o simplemente compartir contraseñas por correo electrónico o aplicaciones de mensajería ocurre más a menudo de lo que usted cree. La urgencia puede ignorar las buenas prácticas de incorporación de TI, especialmente al contratar por lotes o ajustar los procesos para el trabajo remoto.
Estas brechas no solo ofrecen una oportunidad a los atacantes: también enseñan a los nuevos empleados que los atajos son parte de la cultura de la empresa.
¿Cuáles son los fallos de seguridad más comunes en la incorporación de empleados?
La incorporación marca la pauta para los hábitos de seguridad a largo plazo. Estas son algunas de las trampas en las que caen incluso las empresas consolidadas durante los primeros días cruciales:
- Compartir contraseñas iniciales de cuentas o enlaces confidenciales a través de correo electrónico, aplicaciones de mensajería o hojas de cálculo.
- Otorgar derechos de administrador para ahorrar tiempo y luego olvidar restringirlos.
- Permitir el acceso desde dispositivos desconocidos o no gestionados sin ninguna comprobación del dispositivo.
- Retrasar la configuración de la autenticación de múltiples factores.
- Otorgar acceso antes de que se realice la capacitación en seguridad.
Cada una de estas acciones puede resultar tentadora en medio del caos de la incorporación. Pero cada una de ellas debilita gravemente la postura de seguridad de una empresa. Y una vez que ocurre un error, solucionarlo requiere mucho más tiempo y dificultad.
Cómo prepararse para una incorporación segura
Un inicio fluido y seguro para un nuevo miembro del equipo requiere preparación incluso antes de que ingrese (o inicie sesión). Su organización debe planificar su llegada con las siguientes acciones:
- Determinar exactamente a qué sistemas accederá el nuevo empleado según su rol, siguiendo el principio de privilegio mínimo.
- Crear previamente todas las cuentas, pero no enviar credenciales ni enlaces por canales no seguros.
- Configurar enlaces de invitación a su gestor de contraseñas para empresas elegido, como Proton Pass for Business, personalizados para el nuevo empleado y listos para el primer día.
- Hacer que el registro de 2FA y el primer inicio de sesión formen parte de su lista de verificación de incorporación oficial del día 1.
Contar con estos elementos evita las prisas de último momento y limita la exposición innecesaria. Esto es especialmente relevante para equipos distribuidos, donde la verificación presencial puede no ser posible.
Cómo garantizar un acceso seguro desde el primer día
Las primeras horas de un miembro del equipo conllevan un mayor riesgo. Tienen ansias de obtener acceso y comenzar, y su equipo de TI puede estar gestionando varias incorporaciones, nuevos proyectos e interrupciones del servicio al mismo tiempo.
Comprobar los siguientes elementos es obligatorio para una incorporación orientada a la seguridad:
- La autenticación de dos factores se configura de inmediato, antes de que se permita el acceso a cualquier sistema de producción o herramienta de trabajo.
- Las credenciales y los secretos compartidos se entregan únicamente a través de mecanismos para compartir de forma segura.
- El nuevo empleado recibe un recorrido rápido en vivo por los aspectos esenciales de la seguridad: creación de contraseñas seguras, intercambio seguro y cómo reconocer los ataques de suplantación de identidad.
Hacer hincapié en la seguridad desde el principio muestra a los empleados cómo funcionan las cosas y que no se tolerarán los atajos. Es por eso que el primer día es el mejor momento posible para inculcar buenos hábitos digitales que guiarán las acciones futuras.
Cómo fomentar la concientización sobre la seguridad en la primera semana
Una vez que los miembros del equipo completan su configuración de seguridad, su atención debe centrarse en ayudarlos a formar buenos hábitos y comprender sus políticas de contraseñas y seguridad.
Incluir una breve sesión de concientización sobre seguridad durante la primera semana es mucho más efectivo que esperar un mes. Esto se debe a que:
- Los nuevos empleados aún no han desarrollado atajos, por lo que usted puede establecer las expectativas adecuadamente.
- Los empleados son más receptivos a los comentarios mientras aún se están adaptando.
- Es menos probable que las malas decisiones de seguridad se conviertan en un hábito si se corrigen a tiempo.
Usted debe asegurarse de que los nuevos empleados conozcan las reglas de la empresa sobre la gestión de credenciales, el uso de dispositivos personales (BYOD), el manejo de datos confidenciales, el reporte de comportamientos sospechosos y el almacenamiento seguro de contraseñas. Una conversación interactiva que fomente las preguntas los mantiene comprometidos y aclara la razón de ser de cada regla.
¿Cómo es una cultura de incorporación centrada en la seguridad?
No importa lo excelente que sea su tecnología o sus controles si la cultura de su empresa es laxa: la seguridad debe ser la norma.
A continuación, le mostramos cómo puede fomentar la seguridad en la incorporación de empleados:
- Dar el ejemplo: el personal de TI y los gerentes siempre siguen las mismas reglas de acceso seguro que cualquier otro empleado.
- Hablar de la seguridad como algo que empodera, no como un castigo. Los errores se solucionan, no se ocultan.
- Recompensar a las personas por reportar problemas, incluso los pequeños, especialmente durante su período de incorporación.
- Publicar recordatorios breves e historias de éxito en los canales internos para mantener frescas en la mente de todos las mejores prácticas de gestión de contraseñas.
La clave es hacer de la seguridad una parte visible y cotidiana de las rutinas laborales, no solo un evento de capacitación anual o un correo electrónico ocasional.
Cómo gestionar la seguridad en la incorporación remota e híbrida
Dado que el trabajo híbrido y el trabajo remoto son cada vez más comunes, es necesario revisar algunas partes del proceso de incorporación. En entornos remotos, la verificación se vuelve más compleja, puede ser necesario conectar dispositivos personales y las zonas horarias dificultan la programación.
Cuando se trate de abordar la incorporación del personal remoto e híbrido, tenga en cuenta lo siguiente:
- Utilizar videollamadas y métodos de verificación digital seguros para confirmar la identidad de cada nuevo empleado.
- Nunca permitir el acceso desde dispositivos personales hasta que los haya verificado y registrado. Esto es clave para controlar el flujo de datos de la empresa.
- Capacitar a los gerentes y líderes de equipo sobre cómo explicar de forma virtual las prácticas de 2FA y contraseñas seguras para que cada empleado, sin importar dónde se encuentre, reciba la misma atención en materia de seguridad.
La incorporación remota también facilita la grabación de sesiones de capacitación en seguridad o la configuración de cursos a su propio ritmo, lo que puede ayudar a mantener la coherencia. Sin embargo, tenga en cuenta que la asistencia práctica, especialmente para las personas menos familiarizadas con las herramientas digitales, es igual de importante.
Cómo corregir los errores de acceso durante y después del proceso de incorporación
Un error común tras la incorporación es el acceso “temporal” a largo plazo. Los derechos de administrador y los permisos del sistema que rara vez se usan pueden permanecer sin revisar durante meses, lo que expone los datos mucho tiempo después de la incorporación.
Para evitar esto, vale la pena realizar una revisión transcurrido un mes, con el fin de:
- Comprobar que cada cuenta y permiso otorgado durante la incorporación aún coincida con el rol y las responsabilidades actuales de la persona.
- Eliminar cuentas o herramientas no utilizadas para limitar la superficie de ataque.
- Confirmar que el empleado se sienta seguro con todas las medidas de seguridad requeridas.
Las revisiones programadas detectan y corrigen los problemas de acceso antes de que provoquen una vulneración de seguridad. La mayoría de los empleados no hacen un mal uso intencionado de los privilegios, pero es poco probable que informen si han mantenido accesos que en realidad no necesitan.
Cómo configurar buenos hábitos de seguridad a largo plazo
Después de un mes, su proceso de incorporación debe pasar del modo de nueva contratación al soporte continuo del empleado. Esto simplemente significa integrar recordatorios constantes de seguridad y ofrecer canales de soporte cuando surjan dudas.
A continuación, se presentan algunos métodos que puede utilizar:
- Recordatorios breves y periódicos de seguridad compartidos a través de plataformas internas.
- Recordatorios para configurar o actualizar la 2FA, cuando corresponda.
- Una forma visible y sencilla de reportar problemas o solicitar ayuda sobre el acceso, incluso meses después de la incorporación.
La seguridad continua y la protección contra vulneraciones de datos es un proceso constante de revisión, comentarios y ajuste. En este contexto, las buenas prácticas de incorporación de TI, como verificar si los sistemas están actualizados, si las políticas de contraseñas son sólidas y de acuerdo con las pautas de NIST, son clave para mejorar la seguridad a largo plazo. Consulte nuestras listas de verificación de incorporación seguras para obtener más información.
Crear un proceso de incorporación seguro no se trata de ralentizar las cosas ni de dificultar la vida de los nuevos compañeros. Consiste en generar confianza, demostrar que su empresa protege a su personal, que su personal protege a su empresa y que ambos crecen juntos.
Transforme la incorporación con un gestor de contraseñas
La gestión de credenciales es crítica para la seguridad, especialmente si consideramos que, según el Observatorio de vulneraciones de datos de Proton, durante los últimos meses las contraseñas estuvieron expuestas en un 47% de las vulneraciones.
Dado que los nuevos empleados suelen tener que manejar credenciales para varios sistemas, la única forma de hacer que este proceso sea seguro es utilizar un gestor de contraseñas para empresas para generar y gestionar contraseñas únicas, impredecibles y seguras.
Proton Pass for Business ha sido diseñado para responder a las necesidades de los equipos de TI, ya sea en empresas grandes o pequeñas.
Cuando integra Proton Pass for Business en su proceso de incorporación de empleados, puede agilizarlo de manera significativa:
- Los nuevos empleados reciben una invitación segura a su bóveda de contraseñas personal.
- Cualquier credencial que necesiten se comparte a través del gestor de contraseñas, en un entorno seguro.
- El acceso es específico para cada rol. Los empleados solo obtienen lo que requieren y no pueden ver inicios de sesión confidenciales pertenecientes a otros equipos o departamentos.
- Los administradores cuentan con controles integrados y funciones de informes, por lo que nada se pasa por alto ni se otorga “solo por ahora”.
- Debido a que nuestro software es de código abierto, con protección de la privacidad suiza y auditorías independientes, usted tiene la garantía adicional de que lo que utiliza es confiable.
Como parte del ecosistema de Proton, Proton Pass for Business le permite garantizar la seguridad a escala, durante y después de la incorporación, con funciones como:
- Cifrado de extremo a extremo
- Políticas de contraseñas de equipo de cumplimiento obligatorio
- Soporte para 2FA
- Reglas para compartir de forma segura
- Passkeys y autenticación biométrica
- Visibilidad y control para administradores
- Cumplimiento de marcos regulatorios como GDPR, HIPAA e ISO 27001
Cree un mejor proceso de incorporación con un gestor de contraseñas para empresas seguro.
