Se on yksi käytetyimmistä ilmauksista, joita voitte käyttää ammatillisessa sähköpostissa. Ja vaikka viestin aloittamisessa tällä tavalla ei ole mitään luonnostaan väärää, on olemassa paljon parempia aloituksia kuin kulunut fraasi ”I hope this email finds you well”.
Jos olette koskaan saaneet sähköpostin, jossa on tuo aloituslause, ja ajatelleet: ”itse asiassa tämä sähköposti ei löydä minua hyvinvoivana”, tiedätte jo, kuinka persoonattomalta tämä suosittu tervehdys voi tuntua.
Mutta mitkä ovat vahvoja vaihtoehtoja ”I hope this email finds you well” -ilmaukselle? Tässä artikkelissa puhumme syystä, miksi niin monet ihmiset käyttävät tätä fraasia ylipäätään, miksi sillä ei ole sitä vaikutusta, jonka ihmiset luulevat sillä olevan, ja tarjoamme joitakin mukaansatempaavia ja ammattimaisia tervehdyksiä, joita voitte käyttää sen sijaan.
Mitä ”I hope this email finds you well” tarkalleen ottaen tarkoittaa?
Tämä liikaa käytetty fraasi on yleinen liiketoimintaviestinnässä, koska se on kohtelias ja ammattimainen tapa aloittaa sähköposti.
Ilmaisu täyttää teknisesti kaikki kunnollisen yrityssähköpostitervehdyksen vaatimukset. Se on ystävällinen, lyhyt ja ilmaisee kiinnostusta vastaanottajan hyvinvointia kohtaan. Mutta alkuperäistä fraasia ”I hope this letter finds you well” käytettiin alun perin silloin, kun ihmiset pystyivät kommunikoimaan vain postitse. Ennen puhelimen keksimistä viestintä osavaltioiden rajojen yli oli harvaa ja ihmiset luottivat postin kuljetukseen hevosen selässä tai rautateitse. Saattoi kestää päiviä tai jopa viikkoja tietää, mitä ystävälle tai perheenjäsenelle kuului, ja siksi fraasi ”toivottavasti tämä kirje tavoittaa sinut hyvinvoivana” (I hope this letter finds you well) keksittiin.
Nykyään meillä on jatkuva yhteys toisiimme, minkä vuoksi fraasi voi tuntua geneeriseltä ja tietysti vanhentuneelta. Vaikka se ei ole huonoin tapa avata sähköpostinne, on olemassa runsaasti modernimpia vaihtoehtoja ”I hope this email finds you well” -ilmaukselle, jotka tekevät viestistä tarttuvan, henkilökohtaisen ja huomiota herättävän.
Kuinka kirjoittaa sähköpostin aloituksia
Kysymys siitä, miten aloittaa sähköposti, voi vaikuttaa yksinkertaiselta, mutta oikea aloitus voi saada lukijanne vastaamaan todennäköisemmin. Tässä on muutamia vinkkejä avuksenne:
Tuntekaa yleisönne. Jos ette tunne vastaanottajaa henkilökohtaisesti, olkaa varovaisia ja omaksukaa muodollinen sävy. Voi myös olla hyödyllistä tehdä hieman tutkimusta vastaanottajasta ja räätälöidä viestinne heidän tyyliinsä. Lisäksi, jos tunnette vastaanottajan, voitte säätää sähköpostitervehdyksenne sävyä suhteenne luonteeseen sopivaksi.
Olkaa aitoja: Ongelma ilmauksessa ”I hope this email finds you well” on se, että se ei onnistu yrityksessään olla aito. Sen sijaan, että käyttäisitte yleisiä ja liikaa käytettyjä fraaseja, yrittäkää aloittaa keskustelu tavalla, joka tuntuu luonnolliselta. Vastaanottajanne sivuuttaa tervehdyksenne epätodennäköisemmin ja jatkaa sähköpostinne lukemista todennäköisemmin, jos se kuulostaa siltä, että olette nähneet vaivaa viestinne eteen.
Pitäkää se lyhyenä: Aloituksen ei tarvitse olla pitkä. Kunhan olette kohteliaita ja ammattimaisia, voitte säilyttää lukijanne huomion menemällä suoraan asiaan ilman liiallista sanailua.
10 vaihtoehtoa ilmaukselle ”I hope this email finds you well”
Kun seuraavan kerran tunnette houkutusta kirjoittaa ”I hope this email finds you well”, muistakaa, että emme ole Pony Expressin aikaan. Jättäkää kliseet taakse ja kokeilkaa sen sijaan jotakin näistä aloituksista.
- Toivottavasti teillä on loistava viikko.
- Paras: Rentoihin kiinnostuksen ilmauksiin, varsinkin jos tunnette vastaanottajan jo entuudestaan
- Miksi: Se tuntuu rennommalta ja sopii vapautuneisiin mutta ammattimaisiin ympäristöihin
- Esimerkki: ”Hei Jane, toivottavasti sinulla on loistava viikko! Halusin palata asiaan liittyen…”
- Kirjoitan tiedustellakseni…
- Paras: Yhteydenottoon kollegaan, potentiaaliseen työnantajaan tai lähteeseen
- Miksi: Osoittaa viipymättä, että teillä on kysymys, joka kaipaa vastausta
- Esimerkki: ”Hei herra Miller, kirjoitan tiedustellakseni avoimesta työpaikasta myyntiosastolla…”
- Otan yhteyttä koskien…
- Paras: Ytimekkyyteen
- Miksi: Kuten edellinen aloitus, se kertoo lukijalle, että tarvitsette asian ratkaistuksi
- Esimerkki: ”Hei Samantha, otan yhteyttä liittyen ensi viikon kokoukseemme…”
- On hienoa olla taas yhteydessä!
- Paras tilanteeseen: Otatte yhteyttä henkilöön, jonka kanssa ette ole puhuneet vähään aikaan
- Miksi: Tunnustaa ystävällisen suhteenne
- Esimerkki: ”Hei Sarah, on hienoa olla taas yhteydessä! Ehtisitkö jutella…”
- Toivottavasti viikonloppunne oli rentouttava.
- Paras tilanteeseen: Viikon alku
- Miksi: Se ilmaisee kiinnostusta ja saa lukijan tuntemaan olonsa mukavaksi
- Esimerkki: ”Hei Tim, toivottavasti viikonloppusi oli rentouttava. Mikä on arvioitu valmistumisaika raporteille…”
- Toivottavasti [tyhjä] sujui ongelmitta!
- Paras tilanteeseen: Luottamuksen rakentaminen ammatillisessa suhteessa
- Miksi: Se näyttää, että tiedätte lukijastanne enemmän kuin vain pintapuolisia asioita
- Esimerkki: ”Hei herra Smith, toivottavasti muuttonne sujui ongelmitta. Haluaisin kuulla mielipiteenne…”
- Kiitos, että otitte kiireisestä päivästänne aikaa lukea tämän
- Paras tilanteeseen: Muodolliset tilanteet
- Miksi: Se ilmaisee kiitollisuutta ja näyttää, että arvostatte lukijan aikaa
- Esimerkki: ”Kiitos, että otitte kiireisestä päivästänne aikaa lukea tämän. Tietooni tuli äskettäin, että taukotilan jääkaappi ei toimi…”
- Onnittelut äskettäisestä [tyhjä] johdosta!
- Paras tilanteeseen: Kun tunnette vastaanottajan
- Miksi: Se asettaa vastaanottajan etusijalle ja rakentaa luottamusta
- Esimerkki: ”Hei Jill, onnittelut äskettäisestä ylennyksestäsi! Mietin, olisiko sinulla hetki aikaa katsoa näitä raportteja…”
- Otan yhteyttä palatakseni asiaan…
- Paras tilanteeseen: Aiempaan sähköpostiin palaaminen
- Miksi: Se on suora ja antaa lukijan tietää, että tarvitsette vastauksen
- Esimerkki: ”Hei Manny, otan yhteyttä palatakseni viimeviikkoiseen sähköpostiimme.”
- Halusin vain palata aiheeseen…
- Paras tilanteeseen: Aiempaan aiheeseen palaaminen
- Miksi: Se on rento, mutta kehottaa vastaanottajaa vastaamaan
- Esimerkki: ”Hei Tiffany, halusin vain palata eiliseen keskusteluumme. Onko sinulla palautetta…”
Miksi teidän kannattaisi käyttää vaihtoehtoa ilmaisulle ”I hope this email finds you well”
Sähköposti on suosituin viestintämuoto liike-elämän ammattilaisille, minkä vuoksi on tärkeää oppia kirjoittamaan rakenteellisesti toimiva sähköposti – ja tähän sisältyvät myös sähköpostin aloitukset.
Teidän ei kuitenkaan tarvitse turvautua kliseisiin kuulostaaksenne ammattimaiselta. Tuomalla hieman persoonallisuutta sähköpostitervehdyksiinne voitte tehdä vahvan vaikutuksen lukijaan ja toivottavasti saada etsimänne vastauksen.
Muistakaa, että jos tunnette myötähäpeää joka kerta avatessanne sähköpostin, joka alkaa sanoilla ”I hope this email finds you well”, se on todennäköisesti fraasi, jota ette enää tarvitse kirjoitustyökalupakissanne.
Haluatteko kirjoittaa parempia ammatillisia sähköposteja? Käyttäkää Scribea.
Hyvän sähköpostialoituksen kirjoittaminen on vasta alkua. Jos haluatte kirjoittaa vahvoja ammatillisia sähköposteja, Proton Mailin sisäänrakennettu kirjoitustyökalu voi auttaa teitä laatimaan sähköposteja, jotka kiinnittävät vastaanottajan huomion joka kerta.
Scribe tehtiin auttamaan teitä kirjoittamaan ammatillisia sähköposteja nopeasti ja tehokkaasti. Toisin kuin muut sähköpostin kirjoitustyökalut, Scribe auttaa teitä kirjoittamaan ja muokkaamaan sähköpostinne selkeyden ja sävyn osalta pitäen samalla henkilökohtaiset tietonne ja datanne turvassa.
Haluatteko tehdä vaikutuksen kollegoihinne ja asiakkaisiinne sähköpostietiketillänne? Scribe tekee sähköpostien kirjoittamisesta helppoa. Rekisteröitykää yrityssähköpostitilille Proton Mailissa ja liittykää miljoonien ihmisten joukkoon, jotka luottavat tärkeimmän viestintänsä Protonille jo tänään.
