Det är en av de mest överanvända fraserna som du kan använda i ett professionellt e-postmeddelande. Och även om det inte är något fel i sig med att börja ditt meddelande på det här sättet, finns det betydligt bättre inledningar än den trötta frasen “I hope this email finds you well”.
Om du någonsin har tagit emot ett e-postmeddelande med den inledande frasen och tänkt, “faktiskt så hittar det här e-postmeddelandet mig inte väl”, då vet du redan hur opersonlig denna populära hälsning kan kännas.
Men vilka är några starka alternativ till “I hope this email finds you well”? I den här artikeln pratar vi om anledningen till att så många människor använder den här frasen i första hand, varför den inte har den effekt folk tror att den har, och vi ger några engagerande och professionella hälsningar som du kan använda istället.
Vad exakt betyder “I hope this email finds you well”?
Denna överanvända fras är vanlig i affärskommunikation eftersom det är ett artigt och professionellt sätt att börja ett e-postmeddelande.
Frasen kryssar tekniskt sett i alla rutor för en korrekt hälsning i affärs-e-post. Den är vänlig, den är kortfattad och den uttrycker intresse för mottagarens välbefinnande. Men ursprungsfrasen, “I hope this letter finds you well”, användes ursprungligen när människor bara kunde kommunicera via post. Före uppfinningen av telefonen var kommunikation över delstatsgränser gles och människor förlitade sig på leverans av post med häst eller järnväg. Det kunde ta dagar eller till och med veckor att veta hur en vän eller familjemedlem mådde, och därmed myntades frasen “I hope this letter finds you well”.
Idag har vi ständig åtkomst till varandra, vilket är anledningen till att frasen kan kännas generisk och, uppenbarligen, daterad. Även om det inte är det sämsta sättet att öppna ditt e-postmeddelande, finns det gott om modernare alternativ till “I hope this email finds you well” som ger ett fängslande, personligt och uppseendeväckande meddelande.
Hur man skriver e-postinledningar
Frågan om hur man inleder ett e-postmeddelande kan verka enkel, men rätt inledning kan göra din läsare mer benägen att svara. Här är några tips för att hjälpa dig:
Känn din publik. Om du inte känner mottagaren personligen, ta det säkra före det osäkra och anamma en formell ton. Det kan också hjälpa att göra lite research om mottagaren och skräddarsy ditt meddelande efter deras stil. Dessutom, om du känner mottagaren, kan du justera tonen i din e-posthälsning så att den passar arten av er relation.
Var genuin: Problemet med “I hope this email finds you well” är att den inte lyckas i sitt försök att vara genuin. Istället för att använda vanliga och överanvända fraser, försök att inleda en konversation på ett sätt som känns naturligt. Det är mindre sannolikt att din mottagare hoppar över din hälsning, och mer sannolikt att hen fortsätter läsa ditt e-postmeddelande, om det låter som om du lagt ner tanke på ditt meddelande.
Håll det kortfattat: En inledning behöver inte vara lång. Så länge du är artig och professionell kan du behålla din läsares uppmärksamhet genom att komma rakt på sak, utan att vara alltför mångordig.
10 alternativ till “I hope this email finds you well”
Nästa gång du frestas att skriva “I hope this email finds you well”, kom ihåg att vi inte rider med Pony Express. Lämna klyschorna bakom dig och prova en av dessa inledningar istället.
- Jag hoppas att du har en bra vecka.
- Bäst för: Lediga uttryck för intresse, särskilt om du redan känner mottagaren
- Varför: Det känns mer avslappnat och lämpligt för lättsamma men ändå professionella miljöer
- Exempel: “Hej Jane, jag hoppas att du har en bra vecka! Jag ville följa upp…”
- Jag skriver för att fråga om…
- Bäst för: Att kontakta en kollega, potentiell arbetsgivare eller källa
- Varför: Tar omedelbart upp att du har en fråga som behöver besvaras
- Exempel: “Hej herr Miller, jag skriver för att fråga om den lediga tjänsten på säljavdelningen…”
- Jag hör av mig angående…
- Bäst för: Att vara kortfattad
- Varför: Precis som föregående inledning låter den läsaren veta att du behöver få något löst
- Exempel: “Hej Samantha, jag hör av mig angående vårt möte nästa vecka…”
- Det är så roligt att få kontakt igen!
- Passar bäst för: Att kontakta någon du inte har pratat med på ett tag
- Varför: Bekräftar er vänskapliga relation
- Exempel: “Hej Sarah, det är så roligt att få kontakt med dig igen! Har du tid att prata om…”
- Jag hoppas att du hade en avkopplande helg.
- Passar bäst för: Början av veckan
- Varför: Det visar intresse och får läsaren att känna sig bekväm
- Exempel: “Hej Tim, jag hoppas att du hade en avkopplande helg. När beräknar du vara klar med rapporterna…”
- Jag hoppas att din [blank] gick smidigt!
- Passar bäst för: Att bygga förtroende inom den professionella relationen
- Varför: Det visar att du vet mer än bara ytlig information om din läsare
- Exempel: “Hej herr Smith, jag hoppas att flytten gick smidigt. Jag ville höra din åsikt om…”
- Tack för att du tar dig tid i din upptagna dag för att läsa detta
- Passar bäst för: Formella sammanhang
- Varför: Det uttrycker tacksamhet och visar hänsyn till läsarens tid
- Exempel: “Tack för att du tar dig tid att läsa detta. Jag har nyligen uppmärksammat att kylskåpet i personalrummet inte fungerar… “
- Grattis till din senaste [blank]!
- Passar bäst för: När du känner mottagaren
- Varför: Det sätter mottagaren i första rummet och bygger förtroende
- Exempel: “Hej Jill, grattis till befordran! Jag undrade om du hade en minut att titta igenom de här rapporterna…”
- Jag hör av mig för att följa upp…
- Passar bäst för: Uppföljning av ett tidigare e-postmeddelande
- Varför: Det är rakt på sak och låter läsaren veta att du behöver ett svar
- Exempel: “Hej Manny, jag hör av mig för att följa upp vår e-post från förra veckan.”
- Ville bara återkoppla angående…
- Passar bäst för: Uppföljning av ett tidigare ämne
- Varför: Det är avslappnat, men uppmanar ändå mottagaren att svara
- Exempel: “Hej Tiffany, ville bara återkoppla till vårt samtal igår. Har du någon feedback om…”
Varför du bör använda ett alternativ till “Jag hoppas allt är bra med dig”
E-post är den mest populära kommunikationsformen för yrkesverksamma, vilket är anledningen till att det är viktigt att lära sig hur man skriver ett strukturellt korrekt e-postmeddelande – och det inkluderar dina inledningsfraser.
Men du behöver inte förlita dig på klyschor i dina e-postmeddelanden för att låta professionell. Genom att lägga in lite personlighet i dina e-posthälsningar kan du göra ett starkt intryck på din läsare, och förhoppningsvis få det svar du letar efter.
Kom ihåg, om du ryser varje gång du öppnar ett e-postmeddelande som inleds med “Jag hoppas allt är bra med dig”, så är det förmodligen en fras du inte behöver i din verktygslåda längre.
Vill du skriva bättre professionella e-postmeddelanden? Använd Scribe.
Att skriva en bra inledning på ett e-postmeddelande är bara början. Om du vill skriva starka professionella e-postmeddelanden kan Proton Mails inbyggda skrivverktyg hjälpa dig att utforma e-post som fångar mottagarens uppmärksamhet varje gång.
Scribe skapades för att hjälpa dig att skriva professionella e-postmeddelanden snabbt och effektivt. Och till skillnad från andra verktyg för e-postskrivande hjälper Scribe dig att skriva och redigera dina e-postmeddelanden för tydlighet och ton, allt medan din personliga information och dina data hålls säkra.
Vill du imponera på dina kollegor och kunder med din e-postetikett? Scribe gör det enkelt att skriva e-post. Registrera dig för ett e-postkonto för företag hos Proton Mail och gå med miljontals människor som anförtror sin viktigaste kommunikation åt Proton, idag.
