これは、プロフェッショナルなメールで使用できる最も過度に使用されているフレーズの1つです。メッセージをこのように始めることに本質的に問題はありませんが、使い古されたフレーズ「I hope this email finds you well」よりもはるかに優れた書き出しがあります。
その冒頭のフレーズが含まれたメールを受け取り、「実は、このメールを受け取った私は元気ではない」と思ったことがあるなら、この人気のある挨拶がいかに非個人的に感じられるかすでにご存じでしょう。
しかし、「I hope this email finds you well」に代わる強力な表現にはどのようなものがあるでしょうか？この記事では、そもそもなぜこれほど多くの人がこのフレーズを使うのか、なぜ人々が思っているような効果がないのかについて話し、代わりに使用できる魅力的でプロフェッショナルな挨拶をいくつか紹介します。
「I hope this email finds you well」とは正確にはどういう意味ですか？
この使い古されたフレーズは、メールを始める丁寧でプロフェッショナルな方法であるため、ビジネスコミュニケーションでよく使われます。
このフレーズは、技術的には適切なビジネスメールの挨拶のすべての条件を満たしています。フレンドリーで簡潔で、宛先の健康への関心を表しています。しかし、元のフレーズ「I hope this letter finds you well」は、もともと人々が郵便でしか通信できなかった時代に使用されていました。電話が発明される前、州境を越えた通信はまばらで、人々は馬や鉄道による郵便配達に頼っていました。友人や家族がどうしているかを知るのに数日、あるいは数週間かかることもあったため、「I hope this letter finds you well（この手紙が届く頃、あなたが元気であることを願っています）」というフレーズが作られました。
今日、私たちはお互いに常に連絡を取り合うことができるため、このフレーズは一般的で、明らかに時代遅れに感じられる可能性があります。メールを始める最悪の方法ではありませんが、「I hope this email finds you well」に代わる、より現代的で、キャッチーでパーソナライズされた、注目を集めるメッセージを作成するための代替案はたくさんあります。
メールの書き出しの書き方
メールの始め方という質問は単純に思えるかもしれませんが、適切な書き出しは読者が返信する可能性を高めることができます。ここにいくつかのヒントがあります。
相手を知る。宛先を個人的に知らない場合は、慎重を期してフォーマルなトーンを採用してください。また、宛先について調査し、メッセージを相手のスタイルに合わせることも役立ちます。さらに、宛先を知っている場合は、関係の性質に合わせてメールの挨拶のトーンを調整できます。
誠実であること：「I hope this email finds you well」の問題点は、誠実であろうとする試みが成功していないことです。一般的で使い古されたフレーズを使用する代わりに、自然に感じられる方法で会話を始めるようにしてください。メッセージに配慮が感じられれば、宛先が挨拶を読み飛ばす可能性は低くなり、メールを読み続ける可能性が高くなります。
簡潔にする：書き出しは長くする必要はありません。礼儀正しくプロフェッショナルであれば、言葉数を多くすることなく要点に直接触れることで、読者の注意を引き続けることができます。
「I hope this email finds you well」に代わる10の表現
次に「I hope this email finds you well」と書きたくなったら、ポニー・エクスプレス（早馬郵便）の時代ではないことを思い出してください。決まり文句はやめて、代わりにこれらの書き出しのいずれかを試してみてください。
- I hope you’re having a great week.（素晴らしい一週間をお過ごしのことと思います。）
- 最適：特に宛先をすでに知っている場合の、カジュアルな関心の表現
- 理由：よりリラックスした感じで、くつろいだ雰囲気でありながらプロフェッショナルな設定に適している
- 例：“Hi Jane, I hope you’re having a great week! I wanted to follow up on…”（ジェーンさん、こんにちは。素晴らしい一週間をお過ごしのことと思います！～についてフォローアップしたく…）
- I’m writing to inquire about…（～についてお問い合わせしたくご連絡いたしました）
- 最適：同僚、潜在的な雇用主、または情報源への連絡
- 理由：回答が必要な質問があることを即座に伝える
- 例：“Hello Mr. Miller, I’m writing to inquire about the job opening in the sales department…”（ミラー様、営業部門の求人についてお問い合わせしたくご連絡いたしました…）
- I’m reaching out regarding…（～に関してご連絡いたしました）
- 最適：簡潔にする場合
- 理由：前の書き出しと同様に、解決が必要なことがあることを読者に知らせる
- 例：「サマンサさん、来週の会議の件でご連絡いたしました…」
- また接続できて嬉しいです！
- 最適な用途：しばらく話していない相手への連絡
- 理由：友好的な関係を認めます
- 例：「サラさん、また接続できて嬉しいです！…についてチャットする時間はありますか…」
- 週末はゆっくり休めたことと存じます。
- 最適な用途：週の始め
- 理由：関心を示し、読者を安心させます
- 例：「ティムさん、週末はゆっくり休めたことと存じます。レポートの到着予定時刻は…」
- [空白]が順調に進んだことを願っています！
- 最適な用途：仕事上の関係における信頼の構築
- 理由：読者について表面的な情報以上のことを知っていると表示するため
- 例：「スミスさん、引っ越しが順調に進んだことを願っています。…についてご意見を伺いたく…」
- お忙しい中、これを既読していただきありがとうございます
- 最適な用途：フォーマルな設定
- 理由：感謝の意を表し、読者の時間への配慮を表示するため
- 例：「お忙しい中、これを既読していただきありがとうございます。最近、休憩室の冷蔵庫が故障していることに気づきまして…」
- 最近の[空白]、おめでとうございます！
- 最適な用途：宛先を知っている場合
- 理由：宛先を第一に考え、信頼を築くため
- 例：「ジルさん、昇進おめでとうございます！これらのレポートに目を通すお時間はありますか…」
- …の件でフォローアップのご連絡をいたしました
- 最適な用途：以前のメールのフォローアップ
- 理由：直接的であり、返信が必要であることを読者に伝えます
- 例：「マニーさん、先週のメールの件でフォローアップのご連絡をいたしました。」
- …についてまたお話ししたいのですが
- 最適な用途：以前のトピックのフォローアップ
- 理由：カジュアルでありながら、宛先に返信を促します
- 例：「ティファニーさん、昨日の会話についてまたお話ししたいのですが。…についてフィードバックはありますか…」
「I hope this email finds you well」の代わりに使用すべき理由
メールはビジネスパーソンにとって最も人気のあるコミュニケーション手段であり、そのため、構造的にしっかりとしたメールの書き方を学ぶことは重要です。これにはメールの書き出しも含まれます。
しかし、プロフェッショナルらしく見せるために、メールで決まり文句に頼る必要はありません。メールの挨拶に個性を加えることで、読者に強い印象を与え、期待していた返信が得られる可能性が高まります。
「I hope this email finds you well（お元気でお過ごしのことと存じます）」で始まるメールを開くたびにうんざりするなら、それはおそらく、あなたのライティングツールキットにはもう必要のないフレーズだということを忘れないでください。
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