這是您可以在專業電子郵件中使用的最過度使用的片語之一。雖然以這種方式開始您的訊息本身並沒有錯，但有比「I hope this email finds you well」(希望這封電子郵件找到您時您一切安好) 這個老套片語更好的開場白。
如果您曾經收到一封帶有該開場白片語的電子郵件並想，「其實，這封電子郵件找到我時我並不安好」，那麼您已經知道這種流行的問候語會讓人感覺多麼不帶感情。
但是，有哪些強有力的「I hope this email finds you well」替代方案？在本文中，我們將討論為什麼這麼多人首先使用這個片語，為什麼它沒有產生人們認為的效果，並且我們將提供一些您可以使用的引人入勝且專業的問候語。
「I hope this email finds you well」到底是什麼意思？
這個過度使用的片語在商務通訊中很常見，因為它是開始電子郵件的一種禮貌且專業的方式。
這個片語技術上符合適當商務電子郵件問候的所有條件。它很友善，簡潔，並且表達了對收件者福祉的興趣。但原始片語「I hope this letter finds you well」最初是在人們只能透過郵件通訊時使用的。在電話發明之前，跨州通訊稀少，人們依賴騎馬或鐵路遞送郵件。可能需要幾天甚至幾週才能知道朋友或家人的近況，因此創造了「I hope this letter finds you well」這個片語。
今天，我們可以隨時聯絡彼此，這就是為什麼這個片語會讓人感覺通用且顯然過時。雖然這不是開啟電子郵件最糟糕的方式，但有很多更現代的「I hope this email finds you well」替代方案，可以製作出朗朗上口、個人化且引人注目的訊息。
如何撰寫電子郵件開場白
如何開始一封電子郵件的問題看似簡單，但正確的開場白可以讓您的讀者更有可能回覆。以下是一些協助您的提示：
瞭解您的受眾。如果您不認識收件者本人，請謹慎行事並採用正式語氣。對收件者進行一些研究並根據他們的風格量身定製您的訊息也會有所幫助。此外，如果您確實認識收件者，您可以調整電子郵件問候的語氣以適應你們關係的性質。
真誠：「I hope this email finds you well」的問題在於它在嘗試真誠方面沒有成功。與其使用常見和過度使用的片語，不如嘗試以感覺自然的方式展開對話。如果您的訊息聽起來像是經過深思熟慮，您的收件者就不太可能略過您的問候，而更有可能繼續閱讀您的電子郵件。
保持簡潔：開場白不需要很長。只要您禮貌且專業，您就可以透過直接切入正題來保持讀者的注意力，而不必過於囉嗦。
「I hope this email finds you well」的 10 個替代方案
下次當您想寫「I hope this email finds you well」時，請記住我們不是在小馬快遞時代。拋開陳腔濫調，試試這些開場白。
- I hope you’re having a great week. (希望您這週過得愉快。)
- 最適合：隨意表達興趣，特別是如果您已經認識收件者
- 原因：感覺更輕鬆，適合悠閒但專業的設定
- 範例：“Hi Jane, I hope you’re having a great week! I wanted to follow up on…”
- I’m writing to inquire about… (我寫信是為了詢問…)
- 最適合：聯絡同事、潛在雇主或來源
- 原因：迅速提出您有需要回答的問題
- 範例：“Hello Mr. Miller, I’m writing to inquire about the job opening in the sales department…”
- I’m reaching out regarding… (我聯絡您是關於…)
- 最適合：簡潔
- 原因：像前一個開場白一樣，它讓讀者知道您需要解決某些問題
- 範例：「嗨 Samantha，我寫這封信是關於我們下週的會議…」
- 很高興能再次連線！
- 最適合：聯絡一段時間沒講話的人
- 原因：確認你們的友好關係
- 範例：「嘿 Sarah，很高興能再次與妳連線！妳有空聊聊關於…」
- 希望你有個放鬆的週末。
- 最適合：一週的開始
- 原因：這表達了興趣並讓讀者感到自在
- 範例：「嘿 Tim，希望你有個放鬆的週末。報告的預計完成時間是…」
- 希望你的 [空格] 進展順利！
- 最適合：在專業關係中建立信任
- 原因：這顯示你對讀者的了解不僅僅是表面資訊
- 範例：「嗨 Smith 先生，希望你的搬家過程順利。我想聽聽你對…」
- 感謝您在百忙之中抽空已讀這封信
- 最適合：正式設定
- 原因：這表達了感激之情，並顯示對讀者時間的體貼
- 範例：「感謝您在百忙之中抽空已讀這封信。我最近注意到休息室的冰箱壞了…」
- 恭喜你最近 [空格]！
- 最適合：當你認識收件者時
- 原因：這將收件者放在首位並建立信任
- 範例：「嗨 Jill，恭喜妳最近升遷！我想知道妳是否有時間看一下這些報告…」
- 我寫信是為了跟進…
- 最適合：跟進先前的電子郵件
- 原因：這很直接，並讓讀者知道你需要回應
- 範例：「嗨 Manny，我寫信是為了跟進我們上週的電子郵件。」
- 只是想回頭談談…
- 最適合：跟進先前的主題
- 原因：這很隨意，但能提示收件者回覆
- 範例：「嗨 Tiffany，只是想回頭談談我們昨天的對話。妳對…有什麼意見回饋嗎？」
為什麼你應該使用「希望這封電子郵件找到你時一切安好」的替代方案
電子郵件是商務專業人士最受歡迎的通訊形式，這就是為什麼學習如何撰寫結構健全的電子郵件很重要——這包括你的電子郵件開場白。
但你不必依賴電子郵件中的陳腔濫調來聽起來很專業。透過在你的電子郵件問候語中加入一些個性，你可以給你的讀者留下深刻的印象，並希望能得到你正在尋找的回覆。
請記住，如果你每次打開以「希望這封電子郵件找到你時一切安好」開頭的電子郵件時都會感到尷尬，那麼這可能是一個你不再需要在你的寫作工具包中使用的片語。
想寫出更好的專業電子郵件嗎？使用抄寫。
寫一個好的電子郵件開場白僅僅是個開始。如果你想寫出強有力的專業電子郵件，Proton Mail 的內建寫作工具可以幫助你撰寫每次都能抓住收件者注意力的電子郵件。
抄寫 旨在幫助你快速高效地撰寫專業電子郵件。與其他電子郵件寫作工具不同，抄寫可幫助你撰寫和編輯電子郵件以提高清晰度和語氣，同時確保你的個人資訊和資料安全。
想用你的電子郵件禮儀給同事和客戶留下深刻印象嗎？抄寫 讓撰寫電子郵件變得容易。立即向 Proton Mail 註冊 商務電子郵件帳號，加入數百萬信任 Proton 處理其最重要通訊的人們的行列。
