นี่คือหนึ่งในวลีที่ใช้กันอย่างพร่ำเพรื่อที่สุดในอีเมลแบบมืออาชีพ และแม้ว่าการเริ่มต้นข้อความด้วยวิธีนี้จะไม่มีอะไรผิดในตัวมันเอง แต่ก็ยังมีคำขึ้นต้นที่ดีกว่าวลีที่น่าเบื่อหน่ายอย่าง “หวังว่าอีเมลนี้จะพบว่าคุณสบายดี” มากมาย
หากเคยได้รับอีเมลที่ขึ้นต้นด้วยวลีนั้นแล้วคิดว่า “ที่จริงแล้ว อีเมลนี้ไม่ได้พบว่าสบายดีสักเท่าไหร่” ก็คงรู้ดีอยู่แล้วว่าคำทักทายยอดนิยมนี้ให้ความรู้สึกที่ห่างเหินเพียงใด
แต่มีทางเลือกอื่นที่ดีแทนคำว่า “หวังว่าอีเมลนี้จะพบว่าคุณสบายดี” อะไรบ้าง ในบทความนี้ จะมาพูดถึงเหตุผลที่ว่าทำไมคนจำนวนมากจึงใช้วลีนี้ตั้งแต่แรก ทำไมมันจึงไม่ได้ผลลัพธ์อย่างที่คิด และจะขอนำเสนอคำทักทายที่เป็นมืออาชีพและน่าดึงดูดใจที่สามารถนำไปใช้แทนได้
“หวังว่าอีเมลนี้จะพบว่าคุณสบายดี” หมายความว่าอย่างไรกันแน่
วลีที่ถูกใช้บ่อยเกินไปนี้พบได้ทั่วไปในการสื่อสารทางธุรกิจ เนื่องจากเป็นวิธีเริ่มต้นอีเมลที่สุภาพและเป็นมืออาชีพ
ในทางเทคนิคแล้ว วลีนี้ตอบโจทย์ทุกข้อของการทักทายด้วยอีเมลธุรกิจที่เหมาะสม ทั้งเป็นมิตร กระชับ และแสดงความห่วงใยต่อความเป็นอยู่ที่ดีของผู้รับ แต่วลีดั้งเดิมอย่าง “หวังว่าจดหมายฉบับนี้จะพบว่าคุณสบายดี” นั้น เดิมทีใช้ในตอนที่ผู้คนทำได้เพียงสื่อสารกันทางไปรษณีย์เท่านั้น ก่อนที่จะมีการประดิษฐ์โทรศัพท์ การสื่อสารข้ามรัฐนั้นทำได้ยากและผู้คนต้องพึ่งพาการส่งจดหมายด้วยม้าหรือรถไฟ ซึ่งอาจต้องใช้เวลาหลายวันหรือหลายสัปดาห์กว่าจะรู้ว่าเพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัวเป็นอย่างไรบ้าง ด้วยเหตุนี้ วลี “หวังว่าจดหมายฉบับนี้จะพบว่าคุณสบายดี” จึงได้ถูกคิดค้นขึ้น
ในปัจจุบัน ทุกคนสามารถเข้าถึงกันได้ตลอดเวลา ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมวลีนี้จึงให้ความรู้สึกธรรมดาและล้าสมัยอย่างเห็นได้ชัด แม้ว่าจะไม่ใช่วิธีที่แย่ที่สุดในการเปิดอีเมล แต่ก็ยังมีทางเลือกอื่นที่ทันสมัยกว่าคำว่า “หวังว่าอีเมลนี้จะพบว่าคุณสบายดี” อีกมากมายที่ช่วยสร้างข้อความที่ดึงดูดใจ เป็นส่วนตัว และน่าสนใจ
วิธีเขียนคำขึ้นต้นอีเมล
คำถามที่ว่าควรเริ่มต้นอีเมลอย่างไรอาจดูเรียบง่าย แต่คำขึ้นต้นที่เหมาะสมจะช่วยให้ผู้อ่านมีแนวโน้มที่จะตอบกลับมากขึ้น เคล็ดลับบางประการที่จะช่วยมีดังนี้:
รู้จักผู้ฟัง หากไม่รู้จักผู้รับเป็นการส่วนตัว ควรระมัดระวังไว้ก่อนและใช้น้ำเสียงที่เป็นทางการ นอกจากนี้ การค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับและปรับแต่งข้อความให้เข้ากับสไตล์ของผู้รับก็ช่วยได้เช่นกัน ยิ่งไปกว่านั้น หากรู้จักผู้รับอยู่แล้ว ก็สามารถปรับน้ำเสียงของคำทักทายทางอีเมลให้เหมาะสมกับลักษณะของความสัมพันธ์ได้
จริงใจ: ปัญหาของวลี “หวังว่าอีเมลนี้จะพบว่าคุณสบายดี” คือไม่สามารถแสดงความจริงใจได้สำเร็จ แทนที่จะใช้วลีทั่วไปที่ใช้ซ้ำซาก ให้ลองเริ่มบทสนทนาในแบบที่รู้สึกเป็นธรรมชาติ ผู้รับจะมีโอกาสน้อยลงที่จะมองข้ามคำทักทาย และมีแนวโน้มที่จะอ่านอีเมลต่อไป หากข้อความนั้นฟังดูเหมือนผ่านการคิดมาเป็นอย่างดี
กระชับ: คำขึ้นต้นไม่จำเป็นต้องยาว ตราบใดที่สุภาพและเป็นมืออาชีพ ก็สามารถดึงดูดความสนใจของผู้อ่านได้โดยการเข้าสู่ประเด็นโดยตรง โดยไม่ต้องใช้คำฟุ่มเฟือย
10 ทางเลือกอื่นแทนคำว่า “หวังว่าอีเมลนี้จะพบว่าคุณสบายดี”
ครั้งต่อไปที่อยากจะเขียนคำว่า “หวังว่าอีเมลนี้จะพบว่าคุณสบายดี” โปรดจำไว้ว่าไม่ได้อยู่ในยุค Pony Express อีกต่อไปแล้ว ทิ้งคำเชยๆ เหล่านั้นไปแล้วลองใช้คำขึ้นต้นแบบนี้แทน
- หวังว่าสัปดาห์นี้จะเป็นสัปดาห์ที่ดี
- เหมาะสำหรับ: การแสดงความสนใจแบบเป็นกันเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากรู้จักผู้รับอยู่แล้ว
- เหตุผล: ให้ความรู้สึกที่ผ่อนคลายและเหมาะสมกับการตั้งค่าที่เป็นกันเองแต่ยังคงมีความเป็นมืออาชีพ
- ตัวอย่าง: “สวัสดี Jane หวังว่าสัปดาห์นี้จะเป็นสัปดาห์ที่ดีนะ! อยากจะติดตามผลเรื่อง…”
- เขียนมาเพื่อสอบถามเกี่ยวกับ…
- เหมาะสำหรับ: การติดต่อเพื่อนร่วมงาน ผู้ว่าจ้างที่มีศักยภาพ หรือแหล่งข้อมูล
- เหตุผล: ระบุอย่างรวดเร็วว่ามีคำถามที่ต้องการคำตอบ
- ตัวอย่าง: “สวัสดีคุณ Miller เขียนมาเพื่อสอบถามเกี่ยวกับตำแหน่งงานว่างในแผนกขาย…”
- ติดต่อมาเกี่ยวกับ…
- เหมาะสำหรับ: ความกระชับ
- เหตุผล: เช่นเดียวกับคำขึ้นต้นก่อนหน้านี้ ช่วยให้ผู้อ่านทราบว่าต้องการแก้ไขปัญหาบางอย่าง
- ตัวอย่าง: “สวัสดี Samantha ติดต่อมาเกี่ยวกับเรื่องการประชุมในสัปดาห์หน้า…”
- ดีใจที่ได้เชื่อมต่อกันอีกครั้ง!
- เหมาะสำหรับ: การติดต่อผู้ที่ไม่ได้คุยด้วยมาระยะหนึ่งแล้ว
- เหตุผล: แสดงถึงความสัมพันธ์อันดีที่เป็นกันเอง
- ตัวอย่าง: “สวัสดี Sarah ดีใจที่ได้เชื่อมต่อกันอีกครั้ง! สะดวกที่จะพูดคุยเกี่ยวกับ… หรือไม่”
- หวังว่าจะมีวันหยุดสุดสัปดาห์ที่ผ่อนคลาย
- เหมาะสำหรับ: ช่วงเริ่มต้นสัปดาห์
- เหตุผล: แสดงความใส่ใจและทำให้ผู้อ่านรู้สึกผ่อนคลาย
- ตัวอย่าง: “สวัสดี Tim หวังว่าจะมีวันหยุดสุดสัปดาห์ที่ผ่อนคลาย กำหนดส่งรายงานคือเมื่อไหร่…”
- หวังว่า [blank] จะเป็นไปด้วยดี!
- เหมาะสำหรับ: การสร้างความน่าเชื่อถือในความสัมพันธ์แบบมืออาชีพ
- เหตุผล: แสดงให้เห็นว่าใส่ใจในรายละเอียดที่มากกว่าข้อมูลผิวเผินของผู้อ่าน
- ตัวอย่าง: “สวัสดีคุณ Smith หวังว่าการย้ายจะเป็นไปด้วยดี อยากขอความเห็นเกี่ยวกับ…”
- ขอบคุณที่สละเวลาอันมีค่ามาอ่านแล้วข้อความนี้
- เหมาะสำหรับ: การตั้งค่าที่เป็นทางการ
- เหตุผล: แสดงความขอบคุณและแสดงถึงความเกรงใจต่อเวลาของผู้อ่าน
- ตัวอย่าง: “ขอบคุณที่สละเวลาอันมีค่ามาอ่านแล้วข้อความนี้ เพิ่งทราบว่าตู้เย็นในห้องพักผ่อนใช้งานไม่ได้… “
- ขอแสดงความยินดีกับ [blank] เมื่อเร็วๆ นี้!
- เหมาะสำหรับ: เมื่อรู้จักผู้รับ
- เหตุผล: ให้ความสำคัญกับผู้รับเป็นอันดับแรกและสร้างความน่าเชื่อถือ
- ตัวอย่าง: “สวัสดี Jill ขอแสดงความยินดีกับการเลื่อนตำแหน่งเมื่อเร็วๆ นี้! พอจะมีเวลาสักครู่เพื่อดูรายงานเหล่านี้หรือไม่…”
- ติดต่อมาเพื่อติดตามผลเกี่ยวกับ…
- เหมาะสำหรับ: การติดตามผลจากอีเมลก่อนหน้า
- เหตุผล: ตรงไปตรงมาและทำให้ผู้อ่านทราบว่าต้องการการตอบกลับ
- ตัวอย่าง: “สวัสดี Manny ติดต่อมาเพื่อติดตามผลเกี่ยวกับอีเมลจากสัปดาห์ที่แล้ว”
- เพียงต้องการกลับมาพูดคุยเกี่ยวกับ…
- เหมาะสำหรับ: การติดตามผลในหัวข้อก่อนหน้า
- เหตุผล: เป็นกันเอง แต่กระตุ้นให้ผู้รับตอบกลับ
- ตัวอย่าง: “สวัสดี Tiffany เพียงต้องการกลับมาพูดคุยเกี่ยวกับบทสนทนาจากเมื่อวาน มีข้อเสนอแนะเกี่ยวกับ… หรือไม่”
ทำไมควรใช้คำอื่นแทน “หวังว่าอีเมลนี้จะมาถึงในตอนที่สบายดี”
อีเมลเป็นรูปแบบการสื่อสารที่ได้รับความนิยมมากที่สุดสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านธุรกิจ นั่นคือเหตุผลว่าทำไมการเรียนรู้วิธีเขียนอีเมลที่มีโครงสร้างที่ดีจึงมีความสำคัญ — และนั่นรวมถึงคำขึ้นต้นอีเมลด้วย
แต่ไม่จำเป็นต้องพึ่งพาคำซ้ำซากจำเจในอีเมลเพื่อให้ดูเป็นมืออาชีพ การใส่ความเป็นตัวเองลงในคำทักทายอีเมลจะช่วยสร้างความประทับใจให้กับผู้อ่าน และหวังว่าจะได้รับตอบกลับที่กำลังมองหาอยู่
โปรดจำไว้ว่า หากรู้สึกอึดอัดทุกครั้งที่เปิดอีเมลที่ขึ้นต้นด้วย “หวังว่าอีเมลนี้จะมาถึงในตอนที่สบายดี” นั่นอาจเป็นวลีที่ไม่จำเป็นต้องมีในกล่องเครื่องมือการเขียนอีกต่อไป
ต้องการเขียนอีเมลที่เป็นมืออาชีพมากขึ้นหรือไม่ ใช้ Scribe
การเขียนคำขึ้นต้นอีเมลที่ดีเป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น หากต้องการเขียนอีเมลที่เป็นมืออาชีพและทรงพลัง เครื่องมือการเขียนในตัวของ Proton Mail สามารถช่วยสร้างสรรค์อีเมลที่ดึงดูดความสนใจของผู้รับได้ทุกครั้ง
Scribe ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยเขียนอีเมลที่เป็นมืออาชีพอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ และแตกต่างจากเครื่องมือเขียนอีเมลอื่นๆ Scribe ช่วยเขียนและแก้ไขอีเมลเพื่อความชัดเจนและน้ำเสียง ทั้งหมดนี้ทำได้พร้อมกับรักษาข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลให้ปลอดภัย
ต้องการสร้างความประทับใจให้แก่เพื่อนร่วมงานและลูกค้าด้วย มารยาทในการเขียนอีเมล ใช่หรือไม่? Scribe ช่วยให้การเขียนอีเมลกลายเป็นเรื่องง่าย ลงทะเบียนใช้งาน บัญชีอีเมลสำหรับธุรกิจ กับ Proton Mail และร่วมเป็นส่วนหนึ่งกับผู้คนนับล้านที่ไว้วางใจให้ Proton ดูแลข้อมูลการติดต่อสื่อสารที่สำคัญที่สุดตั้งแต่วันนี้
