Đó là một trong những cụm từ bị lạm dụng nhiều nhất mà bạn có thể sử dụng trong một email chuyên nghiệp. Và mặc dù không có gì sai trái khi bắt đầu thư theo cách này, nhưng có nhiều câu mở đầu tốt hơn nhiều so với cụm từ mệt mỏi, “Tôi hy vọng email này đến với bạn trong tình trạng tốt đẹp.”
Nếu bạn từng nhận được một email có câu mở đầu đó và nghĩ rằng, “thực ra, email này không đến với tôi trong tình trạng tốt đẹp,” thì bạn đã hiểu lời chào phổ biến này có cảm giác thiếu cá nhân như thế nào.
Nhưng đâu là một số giải pháp thay thế mạnh mẽ cho “Tôi hy vọng email này đến với bạn trong tình trạng tốt đẹp”? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ nói về lý do tại sao rất nhiều người sử dụng cụm từ này ngay từ đầu, tại sao nó không mang lại hiệu quả như mọi người vẫn nghĩ, và chúng tôi sẽ cung cấp một số lời chào hấp dẫn và chuyên nghiệp mà bạn có thể sử dụng thay thế.
Chính xác thì “Tôi hy vọng email này đến với bạn trong tình trạng tốt đẹp” nghĩa là gì?
Cụm từ bị lạm dụng quá mức này rất phổ biến trong giao tiếp kinh doanh vì đó là một cách lịch sự và chuyên nghiệp để bắt đầu một email.
Cụm từ này về mặt kỹ thuật đáp ứng tất cả các tiêu chí của một lời chào email kinh doanh phù hợp. Nó thân thiện, ngắn gọn và bày tỏ sự quan tâm đến sức khỏe của người nhận. Nhưng cụm từ ban đầu, “Tôi hy vọng bức thư này đến với bạn trong tình trạng tốt đẹp,” ban đầu được sử dụng khi mọi người chỉ có thể liên lạc bằng thư bưu điện. Trước khi điện thoại được phát minh, việc liên lạc qua các ranh giới tiểu bang rất thưa thớt và mọi người phụ thuộc vào việc chuyển thư bằng ngựa hoặc bằng đường sắt. Có thể mất nhiều ngày hoặc thậm chí nhiều tuần để biết bạn bè hoặc thành viên gia đình đang thế nào, và do đó, cụm từ “Tôi hy vọng bức thư này đến với bạn trong tình trạng tốt đẹp” đã ra đời.
Ngày nay, chúng ta có thể liên tục truy cập lẫn nhau, đó là lý do tại sao cụm từ này có cảm giác chung chung và rõ ràng là lỗi thời. Mặc dù đây không phải là cách tồi tệ nhất để mở đầu email, nhưng có rất nhiều giải pháp thay thế “Tôi hy vọng email này đến với bạn trong tình trạng tốt đẹp” hiện đại hơn, giúp tạo nên một thư hấp dẫn, mang tính cá nhân hóa và thu hút sự chú ý.
Cách viết câu mở đầu email
Câu hỏi về cách bắt đầu một email có vẻ đơn giản, nhưng một câu mở đầu phù hợp có thể giúp người đọc dễ phản hồi hơn. Dưới đây là một vài mẹo giúp ích cho bạn:
Hiểu rõ đối tượng. Nếu không quen biết cá nhân người nhận, hãy thận trọng và áp dụng giọng điệu trang trọng. Việc nghiên cứu một chút về người nhận và điều chỉnh thư cho phù hợp với phong cách của họ cũng có thể giúp ích. Ngoài ra, nếu biết người nhận, có thể điều chỉnh giọng điệu của lời chào email để phù hợp với tính chất mối quan hệ.
Chân thành: Vấn đề với cụm từ “Tôi hy vọng email này đến với bạn trong tình trạng tốt đẹp” là nó không thành công trong việc thể hiện sự chân thành. Thay vì sử dụng các cụm từ phổ biến và bị lạm dụng quá mức, hãy cố gắng khơi gợi một cuộc hội thoại theo cách tự nhiên. Người nhận sẽ ít có khả năng bỏ qua lời chào của bạn và có nhiều khả năng tiếp tục đọc email hơn nếu họ cảm thấy bạn đã thực sự suy nghĩ chu đáo cho thư của mình.
Ngắn gọn: Một câu mở đầu không cần phải dài dòng. Chỉ cần bạn lịch sự và chuyên nghiệp, bạn có thể giữ được sự chú ý của người đọc bằng cách đi thẳng vào vấn đề mà không rườm rà.
10 giải pháp thay thế cho “Tôi hy vọng email này đến với bạn trong tình trạng tốt đẹp”
Lần tới khi bạn muốn viết “Tôi hy vọng email này đến với bạn trong tình trạng tốt đẹp,” hãy nhớ rằng chúng ta không còn ở thời kỳ Pony Express nữa. Hãy bỏ lại các sáo rỗng đó và thử một trong những câu mở đầu này để thay thế.
- Hy vọng bạn đang có một tuần tuyệt vời.
- Phù hợp nhất cho: Các biểu hiện quan tâm thân mật, đặc biệt là khi bạn đã quen biết người nhận
- Tại sao: Nó mang lại cảm giác thư thái hơn và phù hợp với các cài đặt thoải mái nhưng vẫn chuyên nghiệp
- Ví dụ: “Chào Jane, hy vọng bạn đang có một tuần tuyệt vời! Tôi muốn tiếp tục trao đổi về…”
- Tôi viết thư này để yêu cầu thông tin về…
- Phù hợp nhất cho: Liên hệ với đồng nghiệp, nhà tuyển dụng tiềm năng hoặc nguồn tin
- Tại sao: Đề cập nhanh chóng rằng bạn có một câu hỏi cần được giải đáp
- Ví dụ: “Chào ông Miller, tôi viết thư này để hỏi về vị trí tuyển dụng trong bộ phận bán hàng…”
- Tôi liên hệ về việc…
- Phù hợp nhất cho: Sự ngắn gọn
- Tại sao: Giống như câu mở đầu trước, nó giúp người đọc biết bạn cần giải quyết một vấn đề gì đó
- Ví dụ: “Chào Samantha, tôi liên hệ về cuộc họp tuần tới…”
- Rất vui được kết nối lại!
- Phù hợp nhất cho: Liên hệ với người đã lâu không trò chuyện
- Lý do: Ghi nhận mối quan hệ thân thiết
- Ví dụ: “Chào Sarah, rất vui được kết nối lại! Bạn có rảnh để trò chuyện về…”
- Hy vọng bạn đã có một cuối tuần thư giãn.
- Phù hợp nhất cho: Đầu tuần
- Lý do: Thể hiện sự quan tâm và giúp người đọc cảm thấy thoải mái
- Ví dụ: “Chào Tim, hy vọng bạn đã có một cuối tuần thư giãn. Thời gian dự kiến hoàn thành báo cáo là khi nào…”
- Hy vọng [blank] đã diễn ra suôn sẻ!
- Phù hợp nhất cho: Xây dựng lòng tin trong mối quan hệ công việc
- Lý do: Điều này hiển thị sự hiểu biết sâu sắc hơn về người đọc thay vì chỉ thông tin bề nổi
- Ví dụ: “Chào ông Smith, hy vọng việc chuyển nhà đã diễn ra suôn sẻ. Tôi muốn tham khảo ý kiến của ông về…”
- Cảm ơn vì đã dành thời gian bận rộn để đọc thư này
- Phù hợp nhất cho: Các bối cảnh trang trọng
- Lý do: Thể hiện sự trân trọng và hiển thị sự cân nhắc đối với thời gian của người đọc
- Ví dụ: “Cảm ơn vì đã dành thời gian bận rộn để đọc thư này. Tôi vừa nhận thấy tủ lạnh trong phòng nghỉ không hoạt động… “
- Chúc mừng về [blank] gần đây!
- Phù hợp nhất cho: Khi biết rõ người nhận
- Lý do: Đặt người nhận lên hàng đầu và xây dựng lòng tin
- Ví dụ: “Chào Jill, chúc mừng bạn vừa được thăng chức gần đây! Tôi tự hỏi liệu bạn có một phút để xem qua các báo cáo này không…”
- Tôi liên hệ để theo dõi về…
- Phù hợp nhất cho: Theo dõi một email trước đó
- Lý do: Trực tiếp và giúp người đọc biết rằng cần có phản hồi
- Ví dụ: “Chào Manny, tôi liên hệ để theo dõi về email tuần trước của chúng ta.”
- Chỉ muốn quay lại về…
- Phù hợp nhất cho: Theo dõi một chủ đề trước đó
- Lý do: Thân mật nhưng vẫn thôi thúc người nhận trả lời
- Ví dụ: “Chào Tiffany, tôi chỉ muốn quay lại cuộc hội thoại ngày hôm qua của chúng ta. Bạn có phản hồi nào về…”
Tại sao nên sử dụng phương án thay thế cho “Hy vọng email này đến với bạn khi mọi việc tốt đẹp”
Email là hình thức giao tiếp phổ biến nhất đối với các chuyên gia kinh doanh, đó là lý do tại sao việc học cách viết một email có cấu trúc tốt lại quan trọng — và điều đó bao gồm cả phần mở đầu email.
Nhưng không cần phải dựa vào những lời sáo rỗng trong email để có vẻ chuyên nghiệp. Bằng cách đưa một chút cá tính vào lời chào email, có thể tạo ấn tượng mạnh mẽ với người đọc và hy vọng nhận được câu trả lời mong muốn.
Hãy nhớ rằng, nếu cảm thấy ái ngại mỗi khi mở một email bắt đầu bằng “Hy vọng email này đến với bạn khi mọi việc tốt đẹp,” thì đó có lẽ là một cụm từ không còn cần thiết trong bộ công cụ viết lách nữa.
Muốn viết email chuyên nghiệp tốt hơn? Hãy sử dụng Scribe.
Viết một phần mở đầu email hay chỉ là khởi đầu. Nếu muốn viết những email chuyên nghiệp mạnh mẽ, công cụ viết tích hợp sẵn của Proton Mail có thể giúp soạn thảo những email thu hút sự chú ý của người nhận mỗi lần gửi.
Scribe được tạo ra để giúp soạn email chuyên nghiệp một cách nhanh chóng và hiệu quả. Và không giống như các công cụ viết email khác, Scribe giúp viết và chỉnh sửa email để đảm bảo sự rõ ràng và giọng điệu phù hợp, đồng thời giữ cho thông tin cá nhân và dữ liệu luôn an toàn.
Muốn gây ấn tượng với đồng nghiệp và khách hàng bằng phép lịch sự qua email? Scribe giúp việc viết email trở nên dễ dàng. Đăng ký tài khoản email doanh nghiệp với Proton Mail và đồng hành cùng hàng triệu người tin cậy giao phó các thông tin liên lạc quan trọng nhất cho Proton ngay hôm nay.
