Ini adalah salah satu frasa yang paling sering digunakan dalam email profesional. Dan meskipun tidak ada yang salah dengan memulai pesan dengan cara ini, ada kalimat pembuka yang jauh lebih baik daripada frasa klise, “Saya harap email ini menemui Anda dalam keadaan sehat.”
Jika pernah menerima email dengan frasa pembuka tersebut dan berpikir, “sebenarnya, keadaan saya sedang tidak baik saat membaca email ini,” maka sudah diketahui betapa tidak personalnya sapaan populer ini.
Namun apa saja alternatif frasa “Saya harap email ini menemui Anda dalam keadaan sehat” yang kuat? Dalam artikel ini, akan dibahas alasan mengapa begitu banyak orang menggunakan frasa ini, mengapa dampaknya tidak seperti yang diperkirakan, dan akan disediakan beberapa sapaan menarik serta profesional yang dapat digunakan sebagai gantinya.
Apa sebenarnya arti dari “Saya harap email ini menemui Anda dalam keadaan sehat”?
Frasa yang terlalu sering digunakan ini umum dalam komunikasi bisnis karena merupakan cara yang sopan dan profesional untuk memulai email.
Frasa tersebut secara teknis memenuhi semua kriteria sapaan email bisnis yang tepat. Sapaannya ramah, singkat, dan menunjukkan perhatian terhadap kesejahteraan penerima. Namun frasa aslinya, “Saya harap surat ini menemui Anda dalam keadaan sehat,” awalnya digunakan ketika orang hanya dapat berkomunikasi melalui pos. Sebelum penemuan telepon, komunikasi lintas negara bagian sangat jarang dan orang mengandalkan pengiriman surat dengan menunggang kuda atau kereta api. Butuh waktu berhari-hari atau bahkan berminggu-minggu untuk mengetahui kabar teman atau anggota keluarga, dan dengan demikian, frasa “Saya harap surat ini menemui Anda dalam keadaan sehat” pun tercipta.
Kini, akses satu sama lain tersedia secara konstan, itulah sebabnya frasa tersebut terasa generik dan tentu saja kuno. Meskipun bukan cara terburuk untuk membuka email, ada banyak alternatif “Saya harap email ini menemui Anda dalam keadaan sehat” yang lebih modern yang dapat menghasilkan pesan yang menarik, personal, dan mencuri perhatian.
Cara menulis pembuka email
Pertanyaan tentang cara memulai email mungkin tampak sederhana, tetapi kalimat pembuka yang tepat dapat membuat pembaca lebih cenderung membalas. Berikut adalah beberapa tips untuk membantu:
Kenali audiens. Jika tidak mengenal penerima secara pribadi, bersikaplah hati-hati dan gunakan nada formal. Melakukan riset tentang penerima dan menyesuaikan pesan dengan gaya mereka juga dapat membantu. Selain itu, jika mengenal penerima, nada sapaan email dapat disesuaikan dengan jenis hubungan Anda.
Bersikaplah tulus: Masalah dengan “Saya harap email ini menemui Anda dalam keadaan sehat” adalah frasa tersebut gagal dalam upayanya untuk terasa tulus. Alih-alih menggunakan frasa yang umum dan terlalu sering digunakan, cobalah memulai percakapan dengan cara yang terasa alami. Penerima cenderung tidak akan melewatkan sapaan, dan lebih mungkin untuk terus membaca email, jika pesan tersebut terdengar seperti ditulis dengan penuh pertimbangan.
Buat tetap singkat: Kalimat pembuka tidak perlu panjang. Selama tetap sopan dan profesional, perhatian pembaca dapat dipertahankan dengan langsung menuju ke inti masalah, tanpa bertele-tele.
10 alternatif untuk “Saya harap email ini menemui Anda dalam keadaan sehat”
Saat ingin menulis “Saya harap email ini menemui Anda dalam keadaan sehat” di lain waktu, ingatlah bahwa ini bukan zaman Pony Express. Tinggalkan klise lama dan cobalah salah satu pembuka ini sebagai gantinya.
- Semoga minggu Anda menyenangkan.
- Paling cocok untuk: Ungkapan minat kasual, terutama jika sudah mengenal penerima
- Mengapa: Terasa lebih santai dan cocok untuk pengaturan yang rileks tetapi tetap profesional
- Contoh: “Hai Jane, semoga minggu Anda menyenangkan! Saya ingin menindaklanjuti…”
- Saya menulis untuk menanyakan tentang…
- Paling cocok untuk: Menghubungi kolega, calon pemberi kerja, atau sumber
- Mengapa: Menyampaikan secara langsung bahwa ada pertanyaan yang perlu dijawab
- Contoh: “Halo Bpk. Miller, saya menulis untuk menanyakan tentang lowongan pekerjaan di departemen penjualan…”
- Saya menghubungi terkait…
- Paling cocok untuk: Menyampaikan secara ringkas
- Mengapa: Seperti pembuka sebelumnya, ini memberi tahu pembaca bahwa ada sesuatu yang perlu diselesaikan
- Contoh: “Halo Samantha, saya menghubungi terkait rapat kita minggu depan…”
- Senang bisa terhubung kembali!
- Paling cocok untuk: Menghubungi seseorang yang sudah lama tidak diajak bicara
- Mengapa: Menunjukkan hubungan baik yang sudah terjalin
- Contoh: “Hai Sarah, senang bisa terhubung dengan Anda kembali! Apakah Anda memiliki waktu untuk mengobrol tentang…”
- Semoga akhir pekan Anda menyenangkan dan santai.
- Paling cocok untuk: Awal minggu
- Mengapa: Hal ini menunjukkan perhatian dan membuat pembaca merasa nyaman
- Contoh: “Hai Tim, semoga akhir pekan Anda menyenangkan. Kapan eta untuk laporan tersebut…”
- Semoga [blank] Anda berjalan lancar!
- Paling cocok untuk: Membangun kepercayaan dalam hubungan profesional
- Mengapa: Hal ini menampilkan bahwa Anda mengetahui lebih dari sekadar informasi dasar tentang pembaca Anda
- Contoh: “Halo Pak Smith, semoga proses pindahan Anda berjalan lancar. Saya ingin meminta pendapat Anda tentang…”
- Terima kasih telah meluangkan waktu di sela-sela kesibukan Anda untuk membaca ini
- Paling cocok untuk: Konteks formal
- Mengapa: Hal ini mengungkapkan rasa terima kasih dan menampilkan perhatian terhadap waktu pembaca Anda
- Contoh: “Terima kasih telah meluangkan waktu di sela-sela kesibukan Anda untuk membaca ini. Baru-baru ini saya mengetahui bahwa lemari es di ruang istirahat tidak berfungsi… “
- Selamat atas [blank] Anda baru-baru ini!
- Paling cocok untuk: Saat mengenal penerima
- Mengapa: Hal ini mengutamakan penerima dan membangun kepercayaan
- Contoh: “Hai Jill, selamat atas promosi Anda baru-baru ini! Saya ingin tahu apakah Anda memiliki waktu sebentar untuk memeriksa laporan ini…”
- Saya menghubungi Anda untuk menindaklanjuti…
- Paling cocok untuk: Menindaklanjuti email sebelumnya
- Mengapa: Hal ini langsung pada tujuan dan memberi tahu pembaca bahwa respons diperlukan
- Contoh: “Hai Manny, saya menghubungi untuk menindaklanjuti email kita minggu lalu.”
- Hanya ingin membahas kembali tentang…
- Paling cocok untuk: Menindaklanjuti topik sebelumnya
- Mengapa: Bersifat kasual, tetapi mendorong penerima untuk memberikan balasan
- Contoh: “Hai Tiffany, hanya ingin membahas kembali percakapan kita kemarin. Apakah Anda memiliki masukan tentang…”
Mengapa harus menggunakan alternatif untuk “I hope this email finds you well”
Email adalah bentuk komunikasi paling populer bagi para profesional bisnis, itulah sebabnya mempelajari cara menulis email dengan struktur yang baik sangatlah penting — termasuk pembuka email Anda.
Namun tidak perlu bergantung pada klise dalam email agar terdengar profesional. Dengan memasukkan kepribadian ke dalam salam email, kesan yang kuat dapat diberikan kepada pembaca, dan semoga, mendapatkan balasan yang dicari.
Ingat, jika merasa risih setiap kali membuka email yang dimulai dengan “I hope this email finds you well,” maka itu mungkin frasa yang tidak diperlukan lagi dalam alat bantu menulis.
Ingin menulis email profesional yang lebih baik? Gunakan Scribe.
Menulis pembuka email yang baik barulah permulaan. Jika ingin menulis email profesional yang kuat, alat bantu menulis bawaan Proton Mail dapat membantu menyusun email yang menarik perhatian penerima setiap saat.
Scribe dibuat untuk membantu menulis email profesional dengan cepat dan efisien. Dan tidak seperti alat bantu menulis email lainnya, Scribe membantu menulis dan mengedit email untuk kejelasan dan nada, sembari menjaga keamanan informasi pribadi dan data.
Ingin mengesankan rekan kerja dan klien dengan etika email? Scribe memudahkan penulisan email. Daftar akun email bisnis dengan Proton Mail dan bergabunglah dengan jutaan orang yang memercayakan komunikasi terpenting mereka kepada Proton hari ini.
