การเขียนอีเมลที่เป็นมืออาชีพ เป็นทักษะที่ผู้มีความรอบรู้ทางธุรกิจทุกคนควรมีติดตัว อีเมลไม่ได้เป็นเพียงรูปแบบการสื่อสารที่พบบ่อยที่สุดรูปแบบหนึ่งเท่านั้น แต่ยังมักเป็นวิธีที่ผู้คนในบริษัทใช้ส่งข้อความได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ มอบหมายงาน จัดเก็บไฟล์โครงการ อัปเดตบันทึกข้อความที่สำคัญให้กันและกัน และอื่นๆ อีกมากมาย
แต่ก่อนที่จะเขียนอีเมล จำเป็นต้องสร้างสรรค์คำทักทายที่ดึงดูดความสนใจของผู้อ่าน เพื่อให้เปิดและอ่านข้อความจริงๆ
หากสงสัยว่าประโยคเริ่มต้นอีเมลที่ดีที่สุดคืออะไร บทความนี้จะสอนวิธีเริ่มต้นอีเมลอย่างมืออาชีพ รวมถึงวิธีเขียนระบุชื่อผู้รับในอีเมลธุรกิจ พร้อมตัวอย่างคำทักทายในอีเมลเพิ่มเติม และบริการพิเศษของ Proton ที่อาจช่วยเขียนร่างข้อความได้
วิธีเขียนหัวเรื่องที่ทำให้อีเมลถูกเปิดอ่าน
ในการเริ่มต้นอีเมล ขั้นแรกควรสร้างหัวเรื่องที่ให้ข้อมูลครบถ้วนแต่กระชับ
หัวเรื่องที่ดีจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าอีเมลจะได้รับการอ่าน หากไม่มีหัวเรื่องที่ดึงดูดความสนใจ อีเมลอาจถูกมองข้ามหรือสูญหายไปท่ามกลางอีเมลอื่นๆ ของผู้รับในกล่องขาเข้า
เมื่อเขียนหัวเรื่อง ควรระบุหัวข้อของอีเมลพร้อมคำกระตุ้นการตัดสินใจสั้นๆ และ/หรือเวลาที่คาดหวังว่าจะได้รับการตอบกลับ ตัวอย่างเช่น แทนที่จะใช้ “Memo” ให้ลองใช้ “Weekly Memo – Reply Requested EOD”
หัวเรื่องควรมีความยาวไม่เกิน 10 คำ แต่ยังคงแสดงถึงความเร่งด่วน
วิธีสร้างสรรค์คำทักทายและประโยคเริ่มต้นอีเมลที่ดีที่สุด
การทักทายเพื่อนร่วมงานอย่างเป็นมืออาชีพเป็นสิ่งสำคัญ การมีความสมดุลที่เหมาะสมระหว่าง มารยาทในการใช้อีเมล และความชัดเจน จะช่วยให้เขียนข้อความที่ตรงประเด็น มีประสิทธิภาพ และกระตุ้นให้เกิดการตอบกลับตามที่ต้องการ
1. ใช้คำทักทายในอีเมลที่เหมาะสม (+ 15 ตัวอย่าง)
เริ่มต้นอีเมลด้วยคำทักทายที่สุภาพและเป็นมืออาชีพ
ตัวอย่างคำทักทายที่เป็นทางการ 3 ตัวอย่าง
- เรียน คุณ Smith,
- สวัสดีตอนเช้า/บ่าย/เย็น [คำนำหน้าชื่อ + นามสกุล],
- เรียน ดร. Weber และศาสตราจารย์ Sato,
ตัวอย่างคำทักทายที่ไม่เป็นทางการ 7 ตัวอย่าง
- สวัสดี Jane,
- สวัสดี Martina และ Antonio,
- สวัสดี Joe,
- เฮ้ Anna,
- Nick,
- สวัสดีทีมงาน หรือ สวัสดีทุกคนในทีม,
- สวัสดีทุกคน,
ตัวอย่างคำทักทายที่ควรหลีกเลี่ยง 5 ตัวอย่าง
ประโยคเริ่มต้นอีเมลที่ไม่เป็นทางการเกินไปหรือเป็นทางการเกินไปอาจสร้างโทนเสียงและความคาดหวังที่ไม่ถูกต้อง นอกจากนี้ ขอแนะนำให้หลีกเลี่ยงการใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์ อีโมจิ คำย่อ หรือคำสแลง
- สวัสดีคุณ Smith! (ไม่เป็นทางการเกินไป)
- เฮ้ ทุกคนในทีม :) (ควรหลีกเลี่ยงการใช้อีโมจิในคำทักทาย)
- เป็นอย่างไรบ้างทุกคน? (ไม่เป็นทางการเกินไป แต่อาจเหมาะสมขึ้นอยู่กับบริบท)
- เรียนผู้เกี่ยวข้อง (ล้าสมัยและดูห่างเหิน)
- เรียนท่านสุภาพบุรุษหรือสุภาพสตรี (เป็นทางการและดูห่างเหินเกินไป)
2. แนะนำตัวเองและวัตถุประสงค์
หลังจากเขียนคำทักทายแล้ว ควรระบุเหตุผลในการเขียนอีเมลหรือวัตถุประสงค์ทันที หากไม่รู้จักผู้รับสาร ควรแนะนำตัวเองก่อนเสมอ
หลีกเลี่ยงมุกตลกและวลีที่ไม่เป็นทางการหรือไม่เหมาะสม หากอีเมลต้องการการตอบกลับ ควรระบุคำขอให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
ตัวอย่างประโยคเริ่มต้นที่น่าดึงดูดใจ 5 ตัวอย่าง
ต่อไปนี้เป็นวิธีเริ่มต้นอีเมลสองสามวิธี โดยขึ้นอยู่กับสถานการณ์:
แนะนำตัว: ดิฉันชื่อ Jane Doe และอยากเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับตำแหน่งงานว่าง [ตำแหน่ง] ที่ [บริษัท]
การสอบถาม/การร้องขอ: มีข้อสงสัยเกี่ยวกับงานที่ได้รับมอบหมายนี้ ขอความกรุณาช่วยเหลือในเรื่องต่อไปนี้ได้หรือไม่
การติดตามผล: ขอติดตามผลจากอีเมลก่อนหน้า พอจะมีโอกาสได้ตรวจสอบ (…) แล้วหรือยัง
การติดตามผลหลังการประชุม: ยินดีอย่างยิ่งที่ได้พบกันที่ [กิจกรรม/การประชุม] เมื่อสัปดาห์ที่แล้ว ขอขอบคุณที่สละเวลาพูดคุยเกี่ยวกับ [หัวข้อ]!
การนัดหมายการประชุม: อยากขอรับฟังความคิดเห็นเกี่ยวกับ [หัวข้อ] จะสามารถนัดหมายการโทรคุย 30 นาทีในอีกไม่กี่วันข้างหน้าเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับเรื่องนี้ได้หรือไม่
3. ตรวจสอบการสะกดชื่ออีกครั้ง
การสะกดข้อความทั้งหมดในอีเมลเป็นสิ่งสำคัญ แต่การตรวจสอบให้แน่ใจว่าสะกดชื่อผู้รับถูกต้องนั้นเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่ง การสะกดชื่อผู้รับสารผิดจะสร้างโทนเสียงที่ไม่สุภาพและส่งผลเสียต่อความรู้สึกของผู้รับที่ตั้งใจไว้
เพื่อสร้างความไว้วางใจและการติดต่อสื่อสารในเชิงบวก ควรตรวจสอบการสะกดชื่อผู้รับอีกครั้งก่อนส่งเสมอ
4. คำนึงถึงโทนเสียงของคำทักทายในอีเมล
รู้จักผู้รับหรือไม่ เป็นหัวหน้า เพื่อน หรือเพื่อนร่วมงาน วิธีการเขียนอีเมลอาจเปลี่ยนแปลงไปตามผู้รับสาร
หากกำลังเขียนถึงผู้มีอำนาจหรือผู้บังคับบัญชา ควรรักษาระดับความเป็นมืออาชีพของอีเมลเสมอ หากเขียนถึงเพื่อนร่วมงานที่สนิทสนมกันดี อาจเลือกใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการมากขึ้น อย่างไรก็ตาม ควรเขียนอีเมลทุกฉบับด้วยความเคารพ และพึงระลึกไว้เสมอว่าเมื่อส่งแล้ว ทุกคนอาจมีโอกาสได้อ่านข้อความนั้น
หากไม่ต้องการให้เจ้านายอ่านอีเมลของตนเอง ควรพิจารณาเขียนข้อความใหม่
5. ใช้เครื่องมือช่วยเขียนสำหรับประโยคเริ่มต้นอีเมล (และส่วนอื่นๆ)
Proton Scribe สามารถช่วยสร้างสรรค์ประโยคเริ่มต้นที่สมบูรณ์แบบสำหรับอีเมลที่เป็นมืออาชีพ
Scribe คือเครื่องมือช่วยเขียนในตัวที่มาพร้อมกับ Proton Mail และสามารถช่วยเหลือในทุกขั้นตอนของการเขียนอีเมล
ตรวจสอบข้อผิดพลาดในการสะกดคำและไวยากรณ์ ตรวจทานคำผิด และตรวจสอบให้แน่ใจว่าใช้โทนเสียงที่เหมาะสมอย่างสม่ำเสมอตลอดทั้งอีเมล
เช่นเดียวกับบริการทั้งหมดของ Proton, Scribe ได้รับการปกป้องด้วยการเข้ารหัสลับจากต้นทางถึงปลายทางของ Proton Mail เพื่อให้มั่นใจว่าจะไม่มีใครเห็นข้อความหรือฉบับร่างได้เลย นอกจากผู้รับสารที่ตั้งใจไว้
เขียนอีเมลได้ดียิ่งขึ้นด้วย Proton
การเขียนอีเมลที่เป็นมืออาชีพก็เรื่องหนึ่ง แต่การเลือกผู้ให้บริการอีเมลที่ปลอดภัยและมั่นคงก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน
Proton คือบริการอีเมลที่เข้ารหัสลับจากต้นทางถึงปลายทาง ซึ่งได้รับการสนับสนุนโดยกฎหมายความเป็นส่วนตัวของสวิสที่เข้มงวดที่สุด
เมื่อส่งอีเมลด้วย Proton ข้อมูลและอีเมลจะเป็นของตัวเอง — ไม่ใช่ของใครอื่น
Proton ได้รับความไว้วางใจจากผู้คนและธุรกิจกว่า 100 ล้านรายทั่วโลก โดยมุ่งมั่นในเรื่องความเป็นส่วนตัวและสร้างอินเทอร์เน็ตที่ดีขึ้นและโปร่งใสยิ่งขึ้นสำหรับทุกคน
